ВЫСШИЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Содержание
  1. Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?
  2. История возникновения тайм-менеджмента
  3. Принципы тайм-менеджмента
  4. Планирование
  5. Разделение сложных процессов на простые
  6. Поиск скрытых резервов времени
  7. Мотивация
  8. Правила тайм-менеджмента
  9. Методы тайм-менеджмента
  10. 6 принципов тайм-менеджмента
  11. Принцип 1. Планируй заранее
  12. Принцип 2. Целься в конкретный результат
  13. Принцип 3. Расставляй приоритеты
  14. ABC-принцип
  15. Матрица Эйзенхауэра
  16. Принцип 4. Сфокусируйся на главном, остальное — делегируй
  17. Принцип 5. Визуализируй планы и задачи
  18. Принцип 6. Анализируй, оптимизируй и отдыхай
  19. Управлять временем просто, если знать эти правила и техники тайм-менеджмента
  20. Что такое тайм-менеджмент
  21. 1. «Матрица Эйзенхауэра»
  22. 2. Метод «Помидора»
  23. 3. Пирамида Франклина
  24. 4. «АБВГД»
  25. 5. Техника управления временем «Хронометраж»
  26. 6. Метод «Съешь лягушку»
  27. 7. «Найденное время»
  28. 8. Метод «швейцарского сыра»
  29. 9. Закон Парето
  30. 10. «Формула 10-3-2-1-0»
  31. 1. Составляйте списки дел
  32. 2. Ставьте чёткие цели
  33. 3. Выполняйте цели поэтапно
  34. 4. Меньше отвлекайтесь
  35. 5. Организуйте рутинные дела
  36. 6. Делегируйте
  37. 7. Научитесь говорить «нет»
  38. 8. Ведите ежедневники
  39. 9. Следуйте «биоритмам»
  40. 10. Хвалите себя
  41. Алексей Мась: «Высший тайм-менеджмент»
  42. Время принадлежит вам, а не вы времени
  43. 1. Необходимость времени (причины)
  44. 2. Принятие времени (аксиомы)
  45. 3. Существование над временем (концепции)
  46. 4. Производство времени (основные приемы)
  47. 5. Сохранение времени (предостережения)
  48. 6. Внедрение (методики)
  49. Приложения (излишнее)

Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?

ВЫСШИЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт: Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека.

Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями  и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

  1. расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
  2. ранжирование целей по степени важности;
  3. распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
  4. построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
  5. построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
  6. повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
  7. поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени  для труда и отдыха.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий.

При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере.

Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени.

Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Правила тайм-менеджмента

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

  • используйте различные средства и методики планирования своего времени;
  • сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
  • не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
  • не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
  • не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
  • учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. Как правильно делегировать);
  • определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
  • находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

  • Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

  1. Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
  2. Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
  3. Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.
  1. Работай меньше, успевай больше — К. Глисон
  2. Экстремальный тайм-менеджмент — Н. Мрочковский, А. Толкачев
  3. Искусство успевать — А. Лакейн
  4. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать — Г. Архангельский
  5. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль — Дэн С. Кеннеди

Как создать свой бизнес? Подготовка к открытию компании

Источник: https://promdevelop.ru/rabota/sistema-tajm-menedzhmenta-eyo-zadachi-printsipy-pravila-osnovnye-metody-kakie-est-nedostatki/

6 принципов тайм-менеджмента

ВЫСШИЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Time management буквально переводится как «управление временем». Ясное дело, что ты не Флэш и не Доктор Манхэттен — по-настоящему управлять временем ты вряд ли сможешь (хотя, признайся, хотелось бы). Но вот максимально эффективно им распоряжаться — вполне.

Основные принципы тайм-менеджмента формируются на основе четырёх составляющих:

  • — хронометраж и контроль времени,
  • — оптимизация временных затрат,
  • — планирование дня/недели/месяца,
  • — создание мотивации.

Давай разбираться.

Не хочешь читать? Слушай!

Принцип 1. Планируй заранее

Планировать — круто. Когда у тебя есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности.

Как всё это работает:

  • — план состоит из последовательности действий;
  • — каждое действие приносит определённый результат;
  • — результаты помогают продвинуться в достижении цели.

В зависимости от глубины планирования, есть три вида целей:

  • — тактические (от 1 дня до 3 месяцев),
  • — стратегические (от 3 месяцев до года),
  • — общий вектор (на несколько лет).

Общий вектор диктует стратегические цели, которые, в свою очередь, определяют тактику на короткие периоды времени: день, неделю или месяц. Взявшись за проработку плана, начни с глобальных целей и двигайся к небольшим, постоянно задавая себе вопрос: «А что мне для этого нужно?»

Пример

Я хочу поднять свой уровень английского, накопить на первичный ипотечных взнос и заняться фронтенд-разработкой. Это мои векторы на ближайшие годы. Да, именно векторы, потому что работать в каком-то одном направлении не так продуктивно — жизнь очень ограничена.

Чтобы прокачать английский и навыки фронтендера, мне нужно пройти курсы и больше практиковаться. Чтобы накопить на первичный взнос, мне нужно откладывать около 30 000 в месяц, а значит больше зарабатывать. Это мои стратегические цели на год.

Курсы английского и фронтенд-разработки мне дадут много тактических целей: от изучения какого-то правила английской грамматики до освоения принципов программирования на JS. Чтобы зарабатывать больше, мне нужно найти дополнительную работу или попросить прибавку — в любом случае, может потребоваться обрасти какими-то дополнительными компетенциями.

С этим уже можно работать.

Постоянно фиксируй как и на что тратишь время. Потом сможешь составлять планы, опираясь на реальные данные. Всё фиксировать помогут различные приложения для тайм-трекинга.

Не планируй больше 10 задач на день, берите ровно столько, сколько реально успеешь сделать. Дроби большие задачи на мелкие.

Принцип 2. Целься в конкретный результат

Итак, результаты твоих действий ведут к достижению целей. А значит нужно планировать каждый рабочий день так, чтобы там не было задач (а значит и результатов), которые не согласуются с твоими целями.

Для проверки можно использовать систему SMART. Все твои действия должны:

  • — быть конкретными (Specific),
  • — измеримыми (Measurable),
  • — иметь исполнителя (Assignable),
  • — быть выполнимыми (Realistic),
  • — иметь конкретные сроки реализации (Timebound).

Основной критерий полезности задачи — её конкретика. Понимаешь ли ты, какие конкретно действия и в какой последовательности приведут к достижению результата? Результат должен быть измеримым — так будет проще распределить бюджет времени.

Пример

«Проверить почту» — это не конкретная и не измеримая задача.

«Составить 5 писем-ответов для клиентов и отправить по почте» — конкретная и измеримая.

Главный общий критерий продуктивности — всегда двигаться к выполнению цели через выполнение задач разной степени сложности.

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Я использую два: AB-принципу и матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Оцени каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получишь три группы задач:

ТипКонкретные действия
Важные дела (А)Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты
Менее важные дела (B)Второстепенные, но важные проекты, оперативные поручения руководства
Неважные дела (C)

Самые важные дела — это 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели — около 65%, поэтому ими лучше заняться самому и сразу.

Важные задачи — 20% от общего количества. Их значимость для достижения цели — около 20%. С этими задачами нужно решить: делегировать их или нет — всё зависит от важности конечной цели и компетенций коллег.

Внимание!

Не допускай «перетекания» задач из одной категории в другую. Это признак того, что ты просто не успеваешь их выполнять или неправильно расставляешь приоритеты.

Оперативные задачи составляют 65% от общего количества. При этом их значимость — всего 15%. Такие задачи желательно сразу делегировать.

Матрица Эйзенхауэра

Подходит для экспресс-анализа и быстрого принятия решений по приоритезации.

Принцип 4. Сфокусируйся на главном, остальное — делегируй

Если с точки зрения денежных и временных затрат задачу лучше кому-то передать, нужно обязательно это сделать. Проще говоря, чем «дороже» твоё время, тем меньше второстепенных задач должно быть в твоём расписании.

Пример

Составить сводную таблицу предложений потенциальных подрядчиков можно самому, но лучше поручить это кому-то из подчинённых. С точки зрения результата, это не самая важная задача.

Определи часы, когда тебе легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую ресурсоёмкую работу именно на это время. Менее важные задачи выполняй в оставшуюся часть дня. Ответить на письма можно и вечером.

Научись говорить «нет» — отвлекающим факторам, любым делам и людям, которые тратят твоё время впустую.

Принцип 5. Визуализируй планы и задачи

Визуализировать информации помогает всё упорядочить в голове. В том числе планы и задачи. Сделать это можно множеством способов: от интеллект-карты до диаграммы Ганта.

Пример

Для ремонта в квартире, мне нужно: подготовить проект, купить необходимые материалы, сделать ремонт в комнате, сделать ремонт на кухне, организовать вечеринку в честь новоселья. Всё это можно очень наглядно представить в виде в диаграммы Ганта.

Так сразу видно, какие процессы идут последовательно, а какие можно запустить параллельно или делегировать, чтобы точнее спланировать финансовый и временной бюджет.

Принцип 6. Анализируй, оптимизируй и отдыхай

Заведи привычку оглядываться назад и анализировать эффективность управления личным временем. Особое внимание удели ситуациям, где всё пошло не так: ты потратил слишком много ресурсов, неверно определил приоритет и т. п.

Придумай, как решать такие ситуации в будущем. Если чувствуешь, что теряешь контроль — возьми небольшой перерыв и вновь сконцентрируйся на собственных действиях. Придумывай свои правила и принципы тайм-менеджмента, учитывая особенности своей личности и рабочего процесса.

Не забывай отдыхать. Включи периоды отдыха в план на день и неделю. Оставаться эффективным можно только на пике активности, поэтому, если ты не отдыхаешь, не жди от себя выдающихся результатов.

Короче, эффективное управление временем поможет освободить огромное количество ресурсов для полноценной рабочей и личной жизни. Используй принципы тайм-менеджмента, о которых я рассказал выше, и скоро одной причиной для стресса будет меньше. Жить и работать нужно в кайф.

Источник: https://weeek.net/ru/blog/printsipy-taim-menedzhmenta-v-rabote

Управлять временем просто, если знать эти правила и техники тайм-менеджмента

ВЫСШИЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.

Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

  • Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.
  • Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.
  • Срочные, но не важные – делегируйте их.
  • Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

  • Поставьте задачу, которую нужно сделать.
  • Установите таймер на 25 минут.
  • Работайте и не отвлекайтесь.
  • После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.
  • После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.
  • Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

  • А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.
  • Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.
  • В — незначительные задачи, которые можно не делать.
  • Г — то, что необходимо делегировать другому.
  • Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7. «Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

  • За 10 часов до сна откажитесь от кофе.
  • За 3 часа от еды и алкоголя.
  • За 1 час выключите все гаджеты.
  • 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

1. Составляйте списки дел

Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях.

Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.

2. Ставьте чёткие цели

Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.

Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».

3. Выполняйте цели поэтапно

Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.

Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.

Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).

4. Меньше отвлекайтесь

Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация. Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.

Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.

Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.

Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com. Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.

Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket. Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.

5. Организуйте рутинные дела

Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.

Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.

6. Делегируйте

Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма.

Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.

7. Научитесь говорить «нет»

Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:

  • «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.
  • «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.
  • «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.

8. Ведите ежедневники

Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.

Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?

Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.

9. Следуйте «биоритмам»

Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).

Пользуйтесь специальными мобильными приложениями, которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.

10. Хвалите себя

Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.

Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.

Особенно это важно в рамках тайм-менеджмента для женщин, которые в быту забывают, что забота о себе – тоже часть вклада в семью.

Читайте: Стресс-менеджмент: 4 методики, которые помогут успокоиться

Источник: https://invlab.ru/biznes/taym-menedzhment/

Алексей Мась: «Высший тайм-менеджмент»

ВЫСШИЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Алексей Мась, один из самых успешных украинских предпринимателей в интернет-отрасли, поделился с нами своими мыслями о тайм-менеджменте. Текст ниже немного непривычен для этого блога, но в нем собраны годы изысканий Алексея на тему личной продуктивности и методов достижения поставленных целей.

Время принадлежит вам, а не вы времени

Этот текст служит цели оптимизации вашей деятельности. Но не увлекайтесь оптимизацией — делайте дело.

Следствие: Традиционная учеба (стационар, 5 лет) — это опасная вещь. Нужно иметь очень веские основания (конкретную цель), чтобы потратить столь огромный кусок времени на неизвестный результат. К тому же принцип 50-50 (теория-практика) неприменим при учебе, там всё с точностью наоборот, что, на мой взгляд, свидетельствует об ущербности текущих методов обучения.

1. Необходимость времени (причины)

Мы будем понимать под «Эффективным тайм-менеджментом» способ, при котором в вашей жизни выполняется следующие условия:

1. Вы довольны результатами (продвижением к цели);

2. Вы совершенно свободны от срочных и неинтересных дел.

Идеал недостижим, но чем вы более довольны и более свободны — тем лучше тайм-менеджмент.

Следствие: Если у вас нет цели — вам не нужно время.

ПРИМЕНЯТЬ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ БЕЗ ЦЕЛИ — ЗАПРЕЩЕНО

Совет: Не укоряйте себя за бездействие! Зачастую лучше ничего не делать, чем делать что-то не то.

Как выработать цель?

Как бы не повернулась судьба, единственная цель, которая вас достойна — изменить мир. Все остальные цели — либо эгоистичны (тогда вы просто ещё не разобрались в себе и ВАМ РАНО ДУМАТЬ О ЦЕЛИ), либо сводятся к «изменить мир».

Следствие: ВАША ЦЕЛЬ формулируется так: Я решил (за период своей жизни) изменить мир, чтобы в нём было больше (перечисление любимых дел и чувств, но не вещей). Вещи — главные враги времени.

2. Принятие времени (аксиомы)

Фраза «время-деньги» не очень верна. Время — многограннее денег.

Время — это всё, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы.

Время можно инвестировать. Ничто другое нельзя инвестировать без времени.

Человек нуждался и нуждается в универсальной Валюте, для оценки пути, который он выбирает ежесекундно. Исторически сложилось, что это деньги. Но время — натуральное и намного более универсальное мерило. Поэтому бизнес естественнее строить на временных ресурсах, а не на денежных.

3. Существование над временем (концепции)

Занимайтесь только любимыми делами. Если вы не можете позволить себе это — этот текст не для вас.

Обоснования:

1. Ничего нельзя хорошо делать, если вам это не нравится.

2. Возможность делать неинтересные вещи, приводит к дилемме выбора, которую, на мой взгляд, объективно решить нельзя.

Совет: ДЕЛАТЬ НЕИНТЕРЕСНЫЕ ДЕЛА ЗАПРЕЩЕНО

КАК ВЫБРАТЬ НУЖНЫЕ ДЕЛА

1. Нужные дела интересны.

2. Нужные дела не нужно делать срочно.

3. Нужные дела работают на перспективу.

(ВНИМАНИЕ: ЛЮБЫЕ ДРУГИЕ ДЕЛА ВЫНУЖДЕНЫ И НЕ НУЖНЫ)

Переходя на высшую ступень тайм-менеджмента выбросите ЧАСЫ И ЕЖЕДНЕВНИК — ОНИ ВАМ НЕ НУЖНЫ.

Обоснование:

1. Человек обладает памятью и чувством времени. Обе этих способности — уникальны и совершенно необходимы. Поэтому избавившись от ЧАСОВ и ЕЖЕДНЕВНИКА, ВЫ БУДЕТЕ ТРЕНИРОВАТЬ ПАМЯТЬ.

2. Выбрасывая часы, помните, время — это ваша собственность, оно принадлежит вам, а не вы ему.

Совет не для начинающих!

Если у вас не было часов и ежедневника, ВАМ сначала нужно ПРИОБРЕСТИ и то и другое, понять, зачем они нужны. А лишь потом выбросить. Я думаю, что неэффективно избегать вещей, с которыми не знаком.

Не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения — это их личное счастье.

Что делать? Выскажите им собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете, и не согласитесь с теми, какие не признаете. Закончите разговор. Будьте при этом абсолютно открыты и честны. При этом у ваших собеседников не возникнет вопросов.

Любите людей и себя в первую очередь

1. Любовь к другим позволит вам любить себя и не упасть в эгоизм. К тому же предохранит от конфликтов. Никто не может забрать и дать вам столько времени как другие люди.

2. Любовь к себе позволит вам сохранить собственное время от посягательств.

Следствие: Будьте честным перед собой и другими.

4. Производство времени (основные приемы)

СТРУКТУРИРУЙТЕ ВРЕМЯ

A. ВСЁ НЕЛЬЗЯ УСПЕТЬ — ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ЧУВСТВА ВИНЫ

Вы не сможете одолеть время, если будете считать, что вы перед ним в долгу. Отчитываться перед кем-нибудь в использовании своего времени — вредно. Ведь время — это то, что действительно твое.

Тот кто-то может требовать от вас лишь конкретный результат.

Но если ваша работа находится где-то на месте и принимать звонки клиентов, то пропущенные звонки — тот негативный результат за который вы легко можете быть в ответе.

B. ДОВЕДИТЕ ДО АВТОМАТИЗМА ТО, ЧТО МОЖНО ДОВЕСТИ ДО АВТОМАТИЗМА. Это позволит вам и вашему разуму не замечать эти дела.

C. ЗАНИМАЙТЕСЬ ТОЛЬКО ОДНИМ ДЕЛОМ В КАЖДЫЙ МОМЕНТ…

+ ОГРАНИЧЬТЕ ЧИСЛО ДЕЛ, ВИСЯЩИХ РЯДОМ (удаляйте вещи)

+ ДЕЛАЙТЕ «ЦЕЛЬ» (помните зачем)

+ ДОВЕРЯЙТЕ СВОЕЙ ИНТУИЦИИ. Она знает больше вас (баланс разум-чувства)

Следствие 1: Идеальный рабочий стол — пустой; Идеальный почтовый ящик — пустой;

Следствие 2: Особенно опасны «висящие» важные дела. Дело отбирает времени примерно 10% от своей важности. Взвалите на себя 10 важных дел и вы вообще не сможете работать.

Следствие 3: Намного проще и эффективнее сказать человеку, что вы займетесь этим делом после того, как пройдет время, и он (заинтересованный) НАПОМНИТ ВАМ САМ ОБ ЭТОМ.

В этом случае ваш мозг отдыхает и наслаждается жизнью. Лучше помнить что-то полезное, чем те дела, о которых помнить необязательно. Кстати, подтверждается концепцией про приятные дела.

Ему будет приятно напомнить вам, а вам обычно не приятно это помнить самому.

Следствие 4: Создавайте завершенность (каждое завершенное дело растворяется в пространстве и не надоедает).

Следствие 5: Не смешивайте несколько дел вместе. Дела хороши по отдельности. Фраза: «Я займусь вашим делом после того, как сделаю дело другое» — должна уйти из вашего лексикона. Вам ведь совершенно неизвестно, будет ли доделано когда-нибудь это другое дело, и уж точно — эти дела нисколько не связаны.

СПЕШИТЕ МЕДЛЕННО. Поскольку любой цейтнот — неэффективен.

ВСЕГДА ДЕРЖИТЕ 33% ВРЕМЕНИ СВОБОДНЫМ (ПОТОМ 50%)

Обоснование: Невозможно структурировать время, когда оно все занято. Вам нужен простор для маневра.

5. Сохранение времени (предостережения)

Избавляйтесь от вещей. Вещи отбирают время. Есть, несомненно, полезные вещи, но они полезны и вредны одновременно. Чувствуйте баланс, когда вещи становятся вредными — избавляйтесь от них.

Кроме того, будет интересно знать, что 90% вещей — бесполезны по своей природе.

Мои наблюдения: Автомобиль, взятый с собой, отбирает у меня времени на 5 грн в день, приносит выигрыша по времени в зависимости от обстоятельств от 20 (пробки) до 40 (перевозки техники, загородные поездки).

Мобильник отбирает 1 грн и приносит времени на 4 грн.

Наладонник (прим. редактора: статья писалась очень давно) отбирает времени на 4 грн и приносит лишь 1 грн, я не ношу наладонник. Суммы относительны, к тому же у меня его как-то украли, что тоже привело к неким временным потерям (на бесполезные волнения и на восстановление информации, смену паролей).

Следствие: Если вы любите свое время, вы должны избегать:

1. Чтения толстых книг (особенно нелюбимых). В любом случае книги должны читаться запоем или не читатся вовсе.

2. Длительных переговоров с участием большого количества людей. Совершенно очевидно, что половина из присутствующих просто теряет свое время.

Совет: Умейте остановиться и идти назад, не старайтесь оказаться правым.

1. У многих и у себя я замечал предубеждение против того, чтобы 5 метров пройти в обратном направлении, признать свои ошибки и прочее. Избавляйтесь от этого, любые предубеждения можно забыть.

2. Умейте признавать свои ошибки. Тогда то, что вы натворили — сбережет ваше время, а не потратит его.

E. НЕ ВВЯЗЫВАЙТЕСЬ В ДОЛГИЕ ДЕЛА (любите простоту), БЫСТРО (любите время) ВЫПУТЫВАЙТЕСЬ ИЗ НЕПЕРЕСПЕКТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (любите себя) И ПРИ ЭТОМ ДЕРЖИТЕ СВОЕ СЛОВО (любите людей).

Следствие 1: Не разбрасывайтесь своим словом.

Следствие 2: Не занимайтесь сложными делами — либо упростите, либо забудьте.

F. НЕ РАБОТАЙТЕ С ТЕМИ, КТО РАБОТАЕТ ХУЖЕ ВАС. Ничего не забирает так много времени, как нестыковки с безалаберными помощниками.

Следствие: Людям нужно платить высокие зарплаты, ведь специалисты вашего уровня стоят много

G. ДЕЛА НУЖНО:

1. Забыть.

2. Если забыть нельзя, то сделать сразу и правильно.

3. Если сделать нельзя или неинтересно, то отдать делать другому.

Следствия:

1. Забыть — самый эффективный метод. Тут нужна привычка, но большинство дел абсолютно бесполезны.

2. Помните, каждое «сделанное» дело тоже отбирает время (на поддержку, на консультации, на выражение чувств благодарности). Искренние положительные эмоции других людей меж тем сохраняют время.

3. Отдав делать другому, выделите МНОГО ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ, но при этом оставьте его (время) в запасе.

ПостСледствие: ОЧЕНЬ ВАЖНОЕ. ДЕЛАЙТЕ ДЕЛА ПРАВИЛЬНО (правильно — это так, чтобы в результате в сумме вы получили выигрыш во времени, а не проигрыш), неправильно сделанное дело отбирает в 10-20 раз больше времени потом. ДЕЛАТЬ ДЕЛА НЕПРАВИЛЬНО — ЗАПРЕЩЕНО.

ПостПостСледствие:

ПРАВИЛЬНО (со сбережением времени) сделанные дела укрепляют ВАШУ ВЕРУ ВО ВЛАСТЬ НАД ВРЕМЕНЕМ. Это очень полезно.

Совет: Оставьте немного времени на контроль правильности.

Особо вредные вещи: самолюбование, эгоистичность, предвзятость, обижаться на и обижать людей, роскошь, эйфория.

Ваш имидж должен генерировать время, а не пожирать его. Следите за этим. Если у вас возникла эйфория — значит ВЫ ЧТО-ТО ДЕЛАЕТЕ СЛИШКОМ БЫСТРО, притормозите. Сохраняйте баланс между рассудком и чувствами. Не давайте ни тому ни другому одержать Верх.

6. Внедрение (методики)

Примечания:

1. Не пытайтесь излишне форсировать события, сразу ничего не происходит (лучше забраться по ступенькам, чем карабкаться на голую стену).

2. Философию необходимо осознать в целом и внедрять медленно и равномерно (телега на двух колесах /убеждениях/ если и поедет, то криво).

3. Не бойтесь экспериментировать (нет другого истинного опыта, кроме собственного).

4. Там где вам нужно время, а не искусство — придерживайтесь непротиворечивой технологии (не спорьте сами с собой).

5. НЕ ОБОЛЬЩАЙТЕСЬ РЕЗУЛЬТАТАМИ

Приложения (излишнее)

Время натуральнее денег

Почему время более естественное мерило успеха, чем деньги?

Изначально при рождении вам дано лишь время. И целью вашей жизни (на физическом уровне), может быть лишь одна единственная вещь — эффективно использовать отмерянное вам время. Под эффективностью вы можете понимать то, что хотите.

Негативная окраска денег

Деньги — это некая «фиктивная» вещь, которая придумана, а не существовала изначально.
Время — данная нам сущность.

Нет ничего плохого в деньгах, но так же, как каждая «фиктивная» (ненатуральная) вещь, деньги имеют свои ограничения. И люди, которые видят эти ограничения, сталкиваются с ними будут осуждать тех, кто избрал мерилом деньги.

Было бы нецелесообразно записывать этих людей во враги. Выберите другой ориентир — время.

Пересчет денег во время

Вам хватит 1000 долларов на пару дней? Значит эта сумма может сберечь для вас это время. Вы можете нанять домохозяйку и это тоже сбережет ваше время. К сожалению, деньги не существуют сами по себе. Если вы планируете не только тратить, но и эффективно использовать их (вкладывать) — они уже не только дают, но и забирают у вас время.

Учет во времени

Основные преимущества учета во времени:

1. С ростом доходов деньги теряют свою ценность, а время остается неизменным.

2. Время натуральнее денег (см. *время натуральнее денег).

3. Деньги имеют негативную окраску (см. *негативная окраска денег), а время — нет

Инвестиции

Деньги можно инвестировать только с помощью времени. Вы можете реально быть заняты делами, если дедушка завещает вам несколько миллиардов.

Вам понадобится время, на подбор консультантов (как минимум), если вы хотите с толком вложить эти деньги. Знания практически невозможно инвестировать, они не поддаются учету и оценке.

Вы можете вложить десятилетия в знания, но если вы не потратите годы на их использование — знания умрут вместе с вами.

Бизнес и время

Сколько бы Вы не платили своим сотрудникам, все, что они могут — это генерировать или пожирать время. Поэтому успешную компанию, от неуспешной отличает именно временной баланс. Успешная компания продуцирует много эффективного времени, а неуспешная его пожирает (как следствие — вместе с деньгами).

Источник: https://Lifehacker.ru/mas/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: