Ведение кадрового делопроизводства в филиалах. Передача полномочий

Содержание
  1. Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении
  2. Как организовать кадровый учет в обособленном подразделении
  3. Прием на работу
  4. Увольнение
  5. Как вести кадровую работу в филиале
  6. Выбираем способ делопроизводства
  7. Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?
  8. Определяем круг полномочий руководителя филиала
  9. Передача дел в кадровой службе – Все о кадрах
  10. Создаем комиссию
  11. Проверка документации
  12. Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы
  13. Централизованная и децентрализованная организация ведения учета кадров
  14. Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в главном офисе и в филиалах
  15. Какие необходимы документы при централизованном ведении учета персонала
  16. Прием на работу в обособленное подразделение в 2020 году
  17. Что является обособленным структурным подразделением?
  18. Оформление работника в филиал/представительство
  19. Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленным подразделении
  20. Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы?
  21. Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета
  22. Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в головной организации и на местах
  23. Документы, необходимые для централизованного ведения кадрового учета

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

Ведение кадрового делопроизводства в филиалах. Передача полномочий

Обособленное подразделение (ОП) в соответствии с п. 2 ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации определяется как любое территориально обособленное от организации подразделение.

Согласно указанному документу, основанием для признания статуса ОП является наличие оборудованных стационарных (созданных на срок более одного месяца) рабочих мест по месту его расположения. сведений об ОП в учредительных документах компании и возложенные на него полномочия при этом значения не имеют.

Открытие обособленного подразделения сопровождается изданием соответствующего приказа. При необходимости издается приказ, обособленное подразделение по которому передается под руководство лица, назначенного главой организации.

Однако данная мера не обязательна, если речь идет об ОП как таковом (а не о филиале или представительстве). В этом случае руководитель организации вправе оставить за собой обязанности по руководству ОП.

Как организовать кадровый учет в обособленном подразделении

Законодательные акты, действующие в отношении ОП, не регламентируют способ ведения кадрового делопроизводства. На практике чаще всего имеют место две формы кадрового документооборота:

  • централизованная (оформление и хранение кадровой документации в головном офисе);
  • децентрализованная (оформление и хранение кадровой документации в ОП).

Выбор той или иной схемы документооборота зависит от специфики предприятия. Централизованный способ удобен, когда речь идет о небольшой численности сотрудников и нахождении головной организации и ОП в одном городе.

Децентрализованный способ подходит для организаций, имеющих ОП в других городах.

В этом случае на руководителя ОП оформляется доверенность, дающая ему право подписи трудовых договоров, приказов, прочих кадровых документов, а также внесения записи в трудовые книжки работников.

Прием на работу

Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами.

Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр.

Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов.

Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП. Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании.

Увольнение

Оформление документов, связанных с увольнением работника ОП, происходит в зависимости от способа кадрового учета. В случае децентрализованного делопроизводства увольняющийся сотрудник подписывает необходимые документы и получает трудовую книжку непосредственно в ОП.

При централизованном кадровом делопроизводстве указанная процедура проводится в головном офисе. Как известно, в ситуации увольнения крайне важно соблюдение сроков в отношении расчета сотрудника, подписания им приказа об увольнении и получении трудовой книжки.

Этот момент необходимо учитывать, если ОП и головной офис находятся в разных городах. В таком случае допускается отправка документов почтой или курьерской службой при наличии письменного согласия на то работника.

Если увольнения сотрудников требует закрытие обособленного подразделения, то соответствующая процедура проводится «по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации» (ст. 81 ТК РФ), изложенным в ст. 180 ТК РФ.

Как вести кадровую работу в филиале

Санкина Лариса,
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ

Обособленные структурные подразделения в различных регионах страны значительно увеличивают «жизненное пространство» компании. В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации.

Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства? Давайте разберемся.

Выбираем способ делопроизводства

В процессе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах.

Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы или представительства.

Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.

У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадровое делопроизводство» href=»http://kdelo.ru/»>кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке.

То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно.

Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.

Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в виде совмещения должностей) ведение кадровой документации подразделения для последующей передачи в головной офис. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у организации много обособленных подразделений в разных регионах страны, то целесообразно делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой.

При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены.

Например, отсутствует приказ о возложении на него обязанностей кадровика, или в его должностной инструкции ничего не говорится о выполнении подобной функции. Такого рода нарушения недопустимы.

Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?

Филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами, как мы говорили, они представляют собой лишь обособленное (находящееся в другом месте) структурное подразделение компании.

Головная организация должна обеспечить филиал всеми необходимыми организационными документами – положением о защите персональных данных, положением о командировках, положением об аттестации и др.

Основной документ, который должен обеспечить единство оформления документов по личному составу – инструкция по кадровому делопроизводству*. Поэтому штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно.

Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.

Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале.

Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

В филиалах и представительствах может заключаться свой коллективный договор, распространяющийся только на работников этого подразделения.

Определяем круг полномочий руководителя филиала

Так как филиалы и представительства не является юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).

Источник: https://taro-pl.ru/vazhnoe/kadrovoe-deloproizvodstvo-v-obosoblennom-podrazdelenii.html

Передача дел в кадровой службе – Все о кадрах

Ведение кадрового делопроизводства в филиалах. Передача полномочий

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию.

Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/peredacha-del-v-kadrovoj-sluzhbe/

Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы

Ведение кадрового делопроизводства в филиалах. Передача полномочий

Для расширения географии ведения бизнеса и расширения рынка сбыта многие крупные организации открывают филиалы или представительства в различных уголках страны. Если представительство только представляет интересы юрлица, филиалы выполняют весь комплекс операций головной организации, включая представительские.

Централизованная и децентрализованная организация ведения учета кадров

При наличии филиалов, учет кадров может осуществляться компанией централизованно (составлением, ведением, хранением документов по сотрудникам выполняет головная компания), либо децентрализовано – с предоставлением соответствующих функций филиалу.

Если делопроизводство центральный офис осуществляет самостоятельно, в подразделения отправляются дубликаты распорядительной документации. Передача может осуществляться при помощи факса, электронной почты.

Если по ряду причин это невозможно, выполняется почтовая или курьерская доставка.

Если ведение учета проводится филиалами, на руководителя возлагаются полные или частичные полномочия. Частичные – предполагают внесение записей в трудовые книги, проведение ознакомительных бесед с кандидатами при приеме на работу, отдачу распоряжений. Полные – включают широкий круг функций, в том числе заключение трудовых соглашений, подписание приказов по перемещению кадров.

Выбор метода кадропроизводства зависит от финансовых возможностей головной компании и количества сотрудников, работающих на подразделениях.

Если речь идет об одном-двух небольших филиалах, целесообразно поручить ведение учета одному из работников с дальнейшей передачей документации в ЦО (центральный офис).

Если у компании разветвленная сеть дочерних предприятий по всей стране, обычно полномочия по части кадров передаются филиалам, в которых имеется специальный сотрудник или полноценный отдел.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в главном офисе и в филиалах

Каждый способ имеет преимущества и недостатки. Плюс централизованного учета – полный контроль над документацией и процессом ее формирования.

Недостаток – много расходуется денег и времени на организацию делопроизводства, командировки, связанные с передачей некоторых видов документов.

Также организация самостоятельного процесса управления подразумевает обеспечение сотрудникам возможности ознакомиться с оригиналами кадровых бумаг.

К плюсам децентрализации можно отнести своевременность издания документации и ознакомления с ней сотрудников под подпись.

Но данный способ целесообразен при наличии у филиала достаточного количества полномочий, позволяющих принимать отдельные решения по кадрам, делать аудит персонала, восстанавливать документы, прочее.

При выборе децентрализованного способа ведения отчетности важно, чтобы это не оказало негативного влияния на работу компании.

Какие необходимы документы при централизованном ведении учета персонала

Изданием документов, регулирующих ведение делопроизводства кадров, занимается центральный офис компании. Вся документация, сформированная ЦО, является обязательной для филиалов.

Что касается штатного расписания, оно также разрабатывается и утверждается главным офисом и содержит информацию по всем подразделениям.

Оригинал документа находится в ЦО, а на подразделения отправляется выписка, заверенная печатью и подписью руководителя.

Хорошо, если в компании имеется внутренний нормативный акт, детально описывающий нюансы ведения документации, ее передачи из подразделений в головной офис и наоборот, прочие особенности. Это позволяет грамотно организовать функционирование отделов кадров во всех филиалах, исключает допущение ошибок в процессе кадрового делопроизводства и отсутствие необходимых бумаг.

Если учет кадров осуществляется централизованно, документы, предоставляемые кандидатами при оформлении на службу или в процессе работы, передаются подразделением в головную компанию.

Это касается и других кадровых документов, которые формируются и ведутся в ЦО – бумаг, содержащих данные обо всех штатных единицах структуры в том числе подразделений, а также контролирующих перемещение сотрудников, их прием, увольнение, поощрение, прочее.

Наряду с локальными (внутренними) актами наличие которых вправе определять компания самостоятельно, имеются обязательные документы по кадрам, указанные в ФЗ №152:

  • штатное расписание;
  • трудовые договора, приказы о приеме на работу, личные дела сотрудников (карточки);
  • должностные приказы;
  • отпускные распоряжения, график отпусков;
  • приказы о прекращении трудовых отношений;
  • карточка учета рабочего времени;
  • правила распределения трудовых обязанностей (должностные инструкции);
  • расчетные документы по зарплатам, премиям;
  • акты по ОТ (охране труда).

Порядок их формирования, ведения, регламентирован Постановлением Правительства РФ №225.

При децентрализованном кадровом производстве передача полномочий руководителю подразделения осуществляется на основании доверенности. Она содержит полный перечень функций, которые может выполнять должностное лицо.

Распределением, наделением полномочий занимается гендиректор компании.

Только он вправе решать, насколько расширить функции управляющего филиалом, сможет ли он проводить подбор кадров, их прием, увольнение, подписывать соответствующую документацию, решать другие вопросы по сотрудникам.

Рекомендуем прочитать:

Аутсорсинг в управлении персоналом

Оптимизация затрат на персонал

Источник: https://DailyPersonal.ru/articles/kak_vesti_kadrovyj_uchet_esli_u_kompanii_est_filialy/

Прием на работу в обособленное подразделение в 2020 году

Ведение кадрового делопроизводства в филиалах. Передача полномочий

Организациями, в составе которых имеются обособленные подразделения, достаточно часто допускаются ошибки в составлении штатной документации. Поэтому данную статью посвятим разбору того, как может осуществляется прием на работу в обособленное подразделение, кто может заполнять трудовые книжки сотрудников, может ли быть у филиала свое штатное расписание, и др.

Что является обособленным структурным подразделением?

Согласно статье 55 ГК РФ, обособленное подразделение является представительством юридического лица, расположенным вне места постоянного нахождения последнего, представляющим его интересы и обеспечивающим их защиту.

Характерные черты обособленного структурного подразделения:

  • не является юридическим лицом;
  • должно быть указано в учредительной документации создавшего его юридического лица;
  • наделено имуществом юридического лица, сформировавшего его;
  • в налоговом органе регистрируется по адресу фактического местонахождения.

Если отдельное подразделение является филиалом юридического лица, то им осуществляются все функции последнего, включая и функции представительства.

На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено.

Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю.

Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно. Такой организацией документооборота предусматривается следующее:

  • вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия;
  • вся документация, включая трудовые книжки, находится на хранении в главной организации;
  • ведение кадровых документов и их передача в головную компанию осуществляются одним из сотрудников обособленного подразделения.

Оформление работника в филиал/представительство

Прием на работу в обособленные структурные подразделения осуществляется путем заключения с соискателем трудового контракта, который со стороны нанимателя подписывается руководителем этого подразделения.

Стоит отметить, что в качестве нанимателя в таком случае выступает не филиал/представительство, а сама организация в лице руководителя учреждения.

В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».

Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.

В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».

Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:

  1. коллективным договором (если он имеется);
  2. правилами внутреннего распорядка;
  3. другими нормативными актами локального типа, которые непосредственно касаются трудовой деятельности по замещаемой должности.

После заключения договора о сотрудничестве руководителем филиала/представительства издается приказ по форме № Т-1 о принятии сотрудника на работу. Это распоряжение должно быть представлено для ознакомления под роспись новому работнику в течении трехдневного срока с момента начала выполнения им установленных контрактом должностных обязанностей.

В соответствии с трудовым законодательством России, работодателями ведутся трудовые книжки для всех лиц, проработавших у них свыше пяти дней, если для последних занимаемое в организации этого нанимателя место работы является основным.

Итак, согласно приказу, уполномоченным сотрудником производится запись в трудовой книжке о приеме на работу в обособленное подразделение.

Эта запись может быть представлена следующим образом: заголовок – «ООО «Трудовик», в первой графе – порядковый номер отметки, во второй графе – дата трудоустройства согласно приказу, в третьей графе – «Принят на работу в Первомайский филиал в отдел реализации на должность торгового агента», в четвертой графе – дата и номер распорядительного документа.

Далее на нового сотрудника составляется личная карточка по утвержденной Постановлением №1 форме № Т-2, сведения, включенные в которую, должны быть заверены подписью работника.

Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленным подразделении

Анализируя вышеизложенное, можно отметить, что то, как будет осуществляться учет персонала в обособленном структурном подразделении, зависит от выбранного способа кадрового документооборота – централизованно или по месту. Оба варианта обладают как плюсами, так и минусами, так что выбор здесь полностью зависит от предпочтений работодателя.

При централизованном регулировании трудовых отношений следует детально продумать и документально закрепить процедуру и сроки перенаправления кадровой документации, с учетом при этом сроков, определенных трудовым законодательством.

В случае передачи полномочий по управлению трудовых взаимоотношений непосредственно руководителю филиала/представительства, очень важно правильно оформить соответствующую документацию: доверенность, положение о представительстве/филиале, распоряжение о назначении лица, ответственного за хранение печати, оформление и хранение трудовых книжек, и пр.

Общим для обоих вариантов является порядок составления штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов.

Утверждается штатное расписание соответствующим распоряжением по организации, и содержит в себе все обособленные подразделения.

Оригинал этого акта хранится в главном офисе, а в каждом обособленном подразделении находится выписка из него, заверенная уполномоченным лицом.

Внутренний трудовой распорядок утверждается руководителем организации с участием при этом представительного органа сотрудников. Оригинал этих Правил находится в головном офисе, а для подразделений (филиалов, представительств) оформляются копии, которые уполномоченное лицо заверяет печатью и подписью.

Выбирая способ ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении, нужно уделить внимание разбору всех существующих рисков и возможностей организации, включая территориальную удалённость от главного офиса, специфику деятельности, возможные способы обмена документацией, и так далее. Кроме того, четко должно быть соблюдены все установленные законодателем сроки, поскольку в противном случае может произойти не только наложение на соответствующих должностных лиц штрафов, но и административное приостановление деятельности организации на существенный срок.

Источник: https://podborkadrov.com/priem-na-rabotu/obshhie-voprosy/priem-na-rabotu-v-obosoblennoe-podrazdelenie.html

Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы?

Ведение кадрового делопроизводства в филиалах. Передача полномочий

Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы?

В современных условиях компании стремятся расширить границы бизнеса, продвинуть услуги и товар на рынки сбыта, осваивая не только ближайшие, но и отдаленные регионы страны.

Одним из эффективных методов такой бизнес-экспансии является создание филиала или представительства.

Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь выражает и защищает интересы юридического лица, а филиал осуществляет все его функции (или их часть), в том числе и функции представительства.

кадровый учет с нуля

Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета

У компании, имеющей филиалы, процесс ведения кадрового делопроизводства может быть организован по-разному: как в централизованном, так и в децентрализованном порядке.

Это означает, что головная организация может либо взять постановку кадрового делопроизводства филиала (и все соответствующее документообеспечение) на себя, либо предоставить филиалу право самостоятельного ведения кадрового учета.

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»). Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы.

При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

При выборе способа ведения кадрового учета следует брать во внимание количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у компании один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, лучше поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадрового делопроизводства подразделения для последующей передачи в головной офис.

Если же у организации множество обособленных дочерних подразделений в разных регионах страны, целесообразно делегировать право ведения кадровых документов самим филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или даже создана собственная кадровая служба, если штат филиала достаточно велик.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в головной организации и на местах

«Плюсом» централизованного способа кадрового делопроизводства является возможность в полной мере контролировать ситуацию в части оформления кадровых документов в филиалах и проводить аудит кадрового учета.

К «минусам» можно отнести значительные затраты на срочную почтовую и/или курьерскую доставку документов, на оплату командировочных расходов (в случаях оформления документов, требующих личного присутствия работника).

Кроме того, ведение кадрового учета в головной организации приемлемо только при наличии реальной возможности ознакомления работников с оригиналами кадровых документов.

Преимуществом ведения кадрового учета на местах является возможность своевременно издавать документы и оперативно знакомить с ними работников под подпись.

Децентрализация приемлема лишь в тех случаях, когда филиал обладает достаточной степенью самостоятельности, чтобы принятие отдельных кадровых решений, процесс восстановления кадровой документации, аудит кадрового учета и проч.

не влияло и не отражалось негативно на деятельности компании в целом.

Документы, необходимые для централизованного ведения кадрового учета

Все нормативные документы, регламентирующие область ведения кадрового делопроизводства, издаются в головном предприятии и являются обязательными для исполнения в филиалах.

Штатное расписание утверждается приказом по организации и включает в себя все обособленные структурные подразделения. Оригинал штатного расписания хранится в головном офисе, а в филиал передаётся заверенная выписка.

Крайне желательным является наличие специального локального нормативного акта, в котором подробно регулировались бы все процедуры работы с документами, особенности передачи документов (при необходимости) из филиалов в головную организацию и наоборот, а также другие вопросы.

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют кандидаты при приеме на работу или работники в процессе трудовой деятельности, хранятся в головной организации.

Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т.ч.

и работников филиалов.

ведение кадрового учета в организации

Полномочия руководителя филиала должны подтверждаться доверенностью. Пределы полномочий устанавливаются генеральным руководителем компании. Только он может решить, будет ли директор филиала принимать и увольнять сотрудников филиала, подписывать все кадровые документы, решать кадровые вопросы.

Источник: http://workstaff.ru/kak-vesti-kadrovyj-uchet-esli-v-kompanii-est-filialy

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: