Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития

Содержание
  1. 20 эффективных техник тайм-менеджмента
  2. 2. Правило трёх
  3. 3. Способ 10 минут
  4. 4. Pomodoro
  5. 5. Метод 90/30
  6. 6. Метод 52/17
  7. 7. Поедание лягушек
  8. 8. Временные блоки
  9. 9. GTD
  10. 10. ZTD
  11. 11. Канбан
  12. 12. Правило двух минут
  13. 13. Zero Inbox
  14. 14. Fresh or Fried
  15. 15. Метод айсберга
  16. 16. Автофокус
  17. 17. Матрица Эйзенхауэра
  18. 18. Метод 4D
  19. 19. Хронометраж
  20. 20. Метод Тима Феррисса
  21. Управление временем для руководителей: от структуры до результатов
  22. Справка
  23. Возможно, лучшая книга по продажам B2B.
  24. Коучинг для руководителей и владельцев бизнеса от Михаила Казанцева
  25. Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития
  26. Два разных «тайм-менеджмента»
  27. Личный тайм-менеджмент и корпоративная эффективность
  28. ТМ-бацилла как «удобрение почвы» для изменений
  29. Тайм-менеджмент для руководителя – цели, методы, планирование
  30. Что такое тайм-менеджмент и зачем он руководителю
  31. Как мотивация влияет на эффективность
  32. Постановка целей
  33. Планирование
  34. Как оптимизировать рабочий день
  35. Метод «Альпы» для планирования рабочего дня
  36. Анализ «АВС»
  37. Матрица Эйзенхауэра

20 эффективных техник тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития
AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете.

Согласно эксперименту , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления.

Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное.

Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить.

Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой.

Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский.

Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на и в играх.

Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы.

Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Источник: https://Lifehacker.ru/texniki-tajm-menedzhmenta/

Управление временем для руководителей: от структуры до результатов

Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития

Задача руководителей интересна и сложна, потому что важно не только уметь самоорганизовываться и управлять личным временем и ресурсами, но и нести ответственность за своих подчиненных.

И, конечно же, хороший руководитель отличается именно тем, что не выполняет работу за своих сотрудников. Он старается минимизировать собственные усилия и организует процесс таким образом, чтобы подчиненные сами эффективно работали.

Помним формулу эффективности? Эффективность=результат/затраты. Больше результатов – меньше затрат. Именно об этом данный тренинг.

Введение

Задача руководителей интересна и сложна, потому что важно не только уметь самоорганизовываться и управлять личным временем и ресурсами, но и нести ответственность за своих подчиненных.

И, конечно же, хороший руководитель отличается именно тем, что не выполняет работу за своих сотрудников. Он старается минимизировать собственные усилия и организует процесс таким образом, чтобы подчиненные сами эффективно работали.

Помним формулу эффективности? Эффективность=результат/затраты. Больше результатов –  меньше затрат. Именно об этом данный тренинг.

Цели обучения 

  • Научить участников более эффективно использовать время.
  • Повысить личную и корпоративную эффективность работы, которая позволит добиться больших результатов и достичь значимых целей при меньших затратах времени и энергии.

В результате обучения участники тренинга:

  • Научатся планировать и эффективно использовать личное и рабочее время, наилучшим образом распределяя нагрузку.
  • Смогут избежать потери времени, выявляя его нецелевое и неэффективное использование, высвободить дополнительные временные ресурсы.
  • Поймут, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
  • Научатся грамотно делегировать задачи и полномочия.
  • Смогут выделять из потока дел существенное, расставлять приоритеты, определять очередность работ.
  • Улучшат коммуникации между функциональными подразделениями.

В программе тренинга

Постановка целей, задач. Стратегическое и тактическое планирование.

  • Принцип постановки целей.
  • Постановка задач подчиненным.
  • Условия хорошо сформулированного результата, планирование по целям.
  • Построение плана коммуникаций между функциональными подразделениями (в команде, в проекте).
  • Стандартизация и систематизация планирования (регламент взаимодействия).
  • Виды и инструменты планирования.
  • Инструменты планирования, направленные на оптимизацию деятельности.

Расстановка приоритетов.

  • Разделение ответственности.
  • Метод Шваба, Матрица Эйзенхауэра: «Срочность» и «Важность», АВС анализ.
  • Соотношение временных затрат и получаемых результатов (принцип Парето).
  • «Поглотители времени»: откуда они берутся и как с этим бороться.
  • Оптимизация рабочих процессов.

Поэтапное достижение цели.

  • Намеченные цели и «неожиданные обстоятельства»: как сохранять гибкость в планировании.
  • Метод швейцарского сыра, метод актуальных контекстов.

Мотивация и самомотивация. Методы и источники.

  • Виды мотивации.
  • Как определить свой вид мотивации и мотивацию сотрудников.
  • Методы мотивации.

 
Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития.

  • Стратегии управления временем.
  • Организация времени персонала в компании: корпоративные стандарты и инструменты. 
  • Организация встреч и совещаний.
  • Риски и коррекция планов.

Делегирование задач и полномочий.

  • Делегирование задач: принципы и виды.
  • Когда, Кому и Что передавать и что оставлять себе.
  • Ситуационное руководство.

Свобода и принуждение в корпоративном повышении эффективности.

  • Основные закономерности работы с «человеческим фактором» в контексте управления временем.
  • Контроль за исполнением. Точки контроля.
  • Принципы конструктивной критики и похвалы.

 Работа в MC Outlook.

  • Постановка задач в MC Outlook.
  • Методы планирования в MC Outlook.
  • Корпоративные стандарты управления временем в MC Outlook.

Методы работы на тренинге

Командные упражнения, выполнение заданий в мини-группах, разбор реальных ситуаций, кейсов, интерактивные мини-лекции.

Соотношение теории к практике 30/70.

Формат тренинга

  • Два дня: с 10:00 до 18:00.
  • Ежедневно два кофе-брейка: по 15-20 минут.
  • Ежедневно обеденный перерыв: 60 минут.
  • Два дня: с 10:00 до 18:00.
  • Ежедневно два кофе-брейка: по 15-20 минут.
  • Ежедневно обеденный перерыв: 60 минут.

Справка

Компания “Новые технологии бизнес-обучения” предлагает удобный каталог бизнес-тренингов, который содержит более 100 программ.

Каталог разделен на 22 направления, в том числе это тренинги по продажам, тренинги для руководителей, тренинги переговоров, тайм-менеджменту, управлению конфликтами, тренинги для call-центров, тренинги по сервису, тренинги по телефонным продажам, публичным выступлениям, работе с возражениями, деловой коммуникации, а также консалтинг и коучинг специалистов разных уровней от менеджеров среднего звена (групповой коучинг) до индивидуального коучинга руководителей компаний и владельцев бизнеса.

Подобный структурированный каталог, где представлены бизнес-тренинги на большинство актуальных тем, во многом является уникальным на рынке бизнес-обучения. 

Возможно, лучшая книга по продажам B2B.

В издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышла книга Михаила Казанцева «Школа B2B продаж. От понимания ситуации клиента к сделке» – первое в России визуализированное пособие, где системно рассматриваются технологии продаж B2B.

Книга быстро завоевала признание читателей и популярность. По итогам первой недели продаж книга стала бестселлером. В книге описаны 9 измерений ситуаций сделки и кардинальные различия между B2B и B2C продажами.

Книга богато иллюстрирована и содержит 115 авторских рисунков. 

Коучинг для руководителей и владельцев бизнеса от Михаила Казанцева

Коучинг Михаила Казанцева для владельцев бизнеса и руководителей «Процветание.

Новый взгляд» – это индивидуальная программа системных изменений основана на трех ключевых составляющих: личности, стратегиях взаимодействий, управлении ситуацией.

Такой трехмерный подход опробован Михаилом Казанцевым в течение двадцатилетней практики коуча. В виде законченной системы он является авторским ноу-хау.

В отличие от большинства тренеров и коучей, которые обучают целеполаганию и технологиям успеха, Михаил Казанцев рассматривает процветание не как состояние, а как ситуацию.

«Процветание.  Новый взгляд» – это новое понимание жизненного успеха и процветания, своих ключевых ресурсов и предназначения, гармонизация личных и профессиональных целей, формирование внутреннего стержня для преодоления сложных жизненных ситуаций и кризисов. Наконец, это просто возможность почувствовать себя более счастливым.

Программа коучинга адресована владельцам и руководителям компаний. Ряд модулей программы – молодым карьеристам.

Источник: https://www.b-mode.ru/trenings/upravlenie-vremenem-dlya-rukovoditeley--ot-strukturi-do-rezultatov.503.html

Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития

Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития

Глеб Архангельский

На первый взгляд организация личного времени сотрудников – далеко не те 20% возможных мероприятий, которые дадут 80% прироста эффективности фирмы. Действительно, доля фонда оплаты труда в обороте предприятия в нашей стране сравнительно мала, даже в интеллектоемких отраслях.

При этом как правило далеко не использованы другие способы повышения эффективности – налаживание элементарного регулярного менеджмента, разработка корпоративной стратегии, и т.д.

Таким образом складывается впечатление, что тайм-менеджмент нужно внедрять в последнюю очередь – когда будут исчерпаны другие резервы эффективности.

В этой статье мы покажем, что такой взгляд на тайм-менеджмент является достаточно поверхностным. На самом деле эффект от применения тайм-менеджмента многопланов и нелинеен. И, как показывает практика, часто именно тайм-менеджмент становится оптимальным инструментом начала организационных преобразований.

Два разных «тайм-менеджмента»

Прежде чем говорить о роли тайм-менеджмента в повышении корпоративной эффективности и организационном развитии, нужно определиться, что такое тайм-менеджмент. Под этим термином могут скрываться две очень разные вещи.

Первая область управленческих технологий, непосредственно связанных с управлением временем фирмы, касается систем управления .

Если изобразить отдельного работника небольшим квадратом внутри большого квадрата – фирмы, то эта «сюжетная линия» будет изображена заштрихованным внешним квадратом при нетронутом внутреннем.

Здесь основное внимание уделяется организации работы системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного работника становится следствием правильно простроенной системы.

В наше время за это направление «отвечают» реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент, и т.п. Все это – технологии «управления временем фирмы». Как и раньше, мы уточняем: управлять временем невозможно, можно управлять организацией деятельности, для которой важнейшим целевым показателем являются именно временн ы е параметры.

Вторая «сюжетная линия» говорит об организации личной работы, которую человек осуществляет по собственному почину, не желая тратить напрасно невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге – своей жизни.

На схеме эту ситуацию можно изобразить заштрихованным внутренним квадратом при нетронутом внешнем. В русле этой линии лежат те методы организации времени, которые разрабатывает и продвигает автор статьи.

К методам этой «сюжетной линии» относятся тайм-менеджмент в узком смысле слова, а также различные технологии личностного роста.

Сразу можно определить области «оптимальной применимости» технологий из этих двух групп.

Чем более механистична работа человека и всей организации в целом, чем меньше в ней требуется творческая инициатива каждого отдельного исполнителя – тем более актуальны технологии первого типа. Например, операционистке в банке практически не нужен личный тайм-менеджмент.

Нужна грамотно простроенная система управления, математически просчитанное распределение потока клиентов и необходимое число операционисток, эргономично организованные рабочие места, и т.д.

Если же от исполнителя требуется не только четкое и быстрое выполнение жесткой должностной инструкции, но и самостоятельная инициатива , принятие решений, распределение ресурсов, принятие на себя ответственности – незаменимыми становятся технологии второй группы.

Например, в том же банке наряду с оперзалом появилась группа менеджеров, работающих с клиентом индивидуально. Такой менеджер универсален – он может оформить клиенту платеж, тут же предложить страховку, дать в пределах своих полномочий скидку на услуги банка, и т.п.

Ясно, что для многих клиентов такое менее «механистическое» обращение с ними гораздо более удобно. Можно общаться все время с одним и тем же менеджером, который вас хорошо знает, может «заточить» услугу банка под вашу специфику («а нет ли у вас такой же статуэтки, но с крыльями?»), и т.д.

Ясно при этом, что такой менеджер гораздо динамичнее будет реагировать на запросы клиента и рынка в целом, будет прочнее «привязывать» клиента к банку.

Но очевидно также, что для этого менеджера потребуются совершенно не такие методы организации труда, как для операционистки. Здесь уже нельзя просто оптимально простроить систему, запустить механизм и следить за его работоспособностью.

Менеджер принимает самостоятельные решения, целиком организует весь процесс своей работы с клиентами. Соответственно, он должен владеть технологиями организации личного труда, повышения личной эффективности – т.е.

технологиями второй «сюжетной линии», не «организационно-механистической», а «человеческой».

Итак, «корпоративных тайм-менеджментов», как выясняется, есть как минимум два очень разных вида.

Интересно, что значение «человеческого» не ограничивается повышением эффективности свободных, принимающих решения, самостоятельно организующих свою деятельность работников.

«Личный» тайм-менеджмент благодаря своим глубоким и не очевидным на первый взгляд свойствам оказывается достаточно сильным двигателем не только личной, но и корпоративной эффективности.

Личный тайм-менеджмент и корпоративная эффективность

В статье «Хронометраж: система персонального управленческого учета», мы приводили случай из практики, ярко показывающий механизмы действия «бациллы эффективности». Напомним несколько мыслей клиента, на цитатах из отзыва которого было построено повествование:

«(Наиболее важный результат хронометража личных расходов времени) …Я начал остро ощущать неэффективность всех происходящих вокруг процессов.

Появилось так называемое «чувство времени», быстро переросшее в «чувство эффективности», немного зудящее ощущение не идеальности организации работы вокруг.

Результатом явилось создание в компании вокруг себя «зоны эффективности», то есть такого жизненного пространства, попав в которое окружающие могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время».

«В результате – время выполнения стандартных операций по отделу тестирования, к примеру, удалось сократить на 40%. Это позволило выполнять тестирование новой версии системы за 6 рабочих дней, вместо 2-х недель ранее. Хотелось бы подчеркнуть, что это было достигнуто исключительно оптимизацией стандартных процессов силами самого подразделения».

Таким образом, созданный с помощью хронометража своеобразный «вестибулярный аппарат», отслеживающий эффективность процессов, не ограничивает область своего действия личной работой обладателя. Он заставляет по-другому взглянуть на все окружающее, в том числе – с точки зрения эффективности процессов, в которых человек участвует.

На рисунке схематически изображено распространение «бациллы эффективности». Начав заботиться о своем времени, человек очень быстро понимает: потери его личного001 невозобновимого и невосполнимого времени напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления.

Например, специалисты, принимающие решения на миллионные суммы, занимаются переноской шкафа, потому что секретари (приближенные к «телу») решили сэкономить копейки на грузчиках.

002Если эти сотрудники обучены тайм-менеджменту и осознают, что такие казусы – потери не только хозяина фирмы, но и потери их собственного времени, они будут относиться к таким ситуациям совершенно по-другому. Например, пойдут к собственнику и в цифрах покажут, сколько он потерял из-за такой «экономии».

Заметим, что изменения, инициированные самими работниками, наиболее эффективны. То, что работник сам придумал, он охотно будет воплощать в жизнь; при этом работник лучше всех информирован о реальном состоянии дел – он ближе всего к потребителю, к работе, которую сам выполняет, и т.д.

Таким образом, именно рядовые работники являются наилучшим «ресурсом» для реализации идеального конечного решения «фирма сама повышает свою эффективность». Поэтому совершенно не напрасно в принципах тотального управления качеством (TQM) предусмотрено вовлечение всего персонала в работу по совершенствованию процессов управления фирмой.

Это эффективно – хотя чтобы этого добиться от сотрудников, нужно приложить определенные усилия.

Итак, мы видим, что запущенная в сотрудников «бацилла эффективности» при грамотном применении может не сразу, но с нарастающей силой влиять и на корпоративную эффективность. Теперь покажем, что такой «окольный» подход к повышению корпоративной эффективности может оказаться достаточно полезным для проведения масштабных преобразований.

ТМ-бацилла как «удобрение почвы» для изменений

Проблема, с которой неминуемо приходится сталкиваться при любом изменении системы управления фирмой – сопротивление работников.

Отчасти это сопротивление объясняется рациональными причинами и может быть преодолено на рациональном же уровне, объяснением человеку неочевидных для него преимуществ от наведения порядка в системе.

Отчасти же такое сопротивление вызвано иррациональными факторами – естественным отторжением от всего нового, непривычного, того, необходимость чего еще не осознана. На схеме эта ситуация изображена насильственными, не принимаемыми человеком изменениями привычной внешней среды.

В этой ситуации предварительный «запуск ТМ-бациллы» может быть неплохой подготовкой почвы для изменений. Если «бацилла эффективности» занесена в голову человека и заработала по схеме, описанной выше, если он начал считать и ценить свое личное время, он гораздо легче способен воспринять идею наведения порядка на уровне фирмы, как было показано в предыдущем подразделе.

Обратим внимание, что здесь пока речь идет исключительно о добровольном применении человеком тех или иных методик. Т.е. хронометраж в данном случае – это ни в коем случае не внешнее наблюдение специалиста по научной организации труда.

Единственным элементом принуждения здесь может быть обязательность прохождения обучения; применение же человеком полученных методик должно быть целиком оставлено на его собственное усмотрение.

Даже если всего 10% работников всерьез заинтересуются организацией своего времени и начнут предпринимать усилия в этом направлении, эта «закваска» рано или поздно скажется на всех окружающих.

Но такое возможно только в том случае, когда «занесение бациллы» лишено какой бы то ни было обязаловки и принудиловки, когда упор делается на создание личной заинтересованности человека. Это – путь медленных, эволюционных, расчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления.

Любые финансовые, материальные, и подобные им ресурсы эффективности исчерпаемы. «Бацилла эффективности» высвобождает «внутриатомную энергию» человеческого, творческого ресурса, которая как источник развития – неисчерпаема.

001 Несмотря на то, что это “личное” время “продано” работодателю, потери такого времени – все равно потери времени жизни, поэтому мы считаем здесь уместным употребление термина “личное время”.

002 Реальный случай из диагностической практики автора. Стоит отметить, что эти работники отчасти сами спровоцировали такие посягательства на свое время постоянной безотказностью. Но потерь собственника фирмы от такой вопиющей неэффективности этот факт нисколько не умаляет.

Источник: https://hr-portal.ru/article/taym-menedzhment-kak-instrument-organizacionnogo-razvitiya

Тайм-менеджмент для руководителя – цели, методы, планирование

Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития

Руководителю бизнеса любого масштаба важно грамотно распределить свое рабочее время, наполненное деловыми звонками, встречами, совещаниями, срочными и не очень задачами.

Чем выше должность, тем шире круг обязанностей, в которые может входить не только управление персоналом, но и общение со значимыми клиентами, партнерами, контролирующими организациями.

Разберемся, какие методики и инструменты помогают оптимизировать работу руководителя.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он руководителю

В переводе с английского тайм-менеджмент означает управление временем. Это целая методика с многочисленными рекомендациями для людей самого разного рода занятости.

Задача тайм-менеджмента для руководителя – оптимизировать собственное расписание, сэкономить время на малозначительных делах в пользу более важных задач.

Тайм-менеджмент помогает повысить эффективность – и самого руководителя, и всего бизнеса, которым он управляет. В основе этой науки приемы из психологии, экономики, социологии.

Как мотивация влияет на эффективность

Когда любой человек крайне заинтересован в своем деле, у него все получается, работа «горит» в руках, и он достигает все новых высот. Этот эффект распространяется и на руководителя, а если он еще и заряжает своей энергией подчиненных, результаты не заставят себя ждать.

Однако одного желания добиться цели мало для того, чтобы научиться оптимизировать свое время. Поэтому психологи рекомендуют прибегать к хитрости: начинать день с выполнения самых рутинных и неприятных обязанностей.

Давно не можете взяться за отчет, подготовить предложение для крупного клиента или провести тренинг среди сотрудников? Подумайте о том, как легко будет продолжать работу, когда этот груз свалится с плеч.

Настроиться на выполнение сложных задач и замотивироваться вам помогут следующие методы:

  1. Особые ритуалы. Наверняка у вас есть ритуал, которому вы следуете перед выполнением сложных задач. У кого-то это чашка кофе, у кого-то любимая музыка. Главное, чтобы это занятие воодушевляло, настраивало на рабочий лад, побуждало начать действовать и получить повод уважать самого себя.
  2. Кнут и пряник. Замотивируйте себя и подчиненных обещанием награды за достижения цели. Это может быть банкет, денежная премия, коллективное мероприятие. Рассмотрите и негативные последствия недостаточно эффективной работы и постоянно напоминайте о них.
  3. Разделение на части. Решиться начать сложную и объемную работу непросто. Однако задачу наверняка можно упростить – разделить на несколько пунктов и переходить от простых к сложным постепенно.

Постановка целей

Цель – желаемый результат, которого нужно достичь за определенный отрезок времени. Именно постановка целей помогает руководителю оценить затраты усилий, времени и объем дивидендов. Цели определяют приоритеты, а приоритеты формируют план действий. Целями, которых можно достичь с помощью тайм-менеджмента, руководителя могут быть:

  • составление рабочего плана. Определив точный алгоритм действий, наладив рабочий процесс, получится сократить бесконечный поток консультаций, звонков, вопросов – все эти проволочки и уточнения отнимают массу времени и у начальника, и у подчиненного;
  • налаживание коммуникаций. Помните игру в сломанный телефон? Многие деловые, уверенные в себе брутальные взрослые люди «играют» в нее до сих пор. Создание стандартов общения, иерархии компании, использование мессенджеров и корпоративной электронной почты поможет наладить общение и повысить эффективность всей команды;
  • делегирование полномочий. Многие руководители не могут доверить повседневные дела подчиненным, потому что не уверены в их компетентности или готовности их качественно выполнять. Поработайте над подготовкой персонала пару дней, чтобы обеспечить себе несколько часов рабочего времени на постоянной основе.

Напишите свои цели на листе бумаги и установите напротив каждого пункта дату его реализации. Повесьте список на видное место или положите в ближний ящик, куда заглядываете каждый день. Это напоминание позволит не забыть о том, что вы обещали самому себе, и не погрязнуть в текучке ежедневных дел. По своей срочности цели могут быть:

  • стратегические – направлены на оптимизацию работы всей компании;
  • перспективные – «долгоиграющие» задачи;
  • тактические – требующие решения в реальном времени.

Цели руководителя могут быть личными или глобальными, связанными с деятельностью всей компании. Многих целей удается достичь, выбрав правильную тактику мотивирования сотрудников. Финансовые премии – довольно эффективный инструмент, однако если бюджет ограничен, попробуйте предложить им самореализоваться, получить признание, новые профессиональные навыки, работая над определенным проектом.

Формируя цели, важно трезво оценивать свои возможности. Не пытаться прыгнуть выше головы, но и не мельчить. Старайтесь следовать схеме: желание – возможность – цель. Все три звена этой цепочки должны быть равноправными: желания не превышать возможности, цели достигаться путем разумного компромисса между многочисленными факторами, стоящими на пути.

Планирование

Планирование – это способ проложить путь от существующей на сегодняшний день ситуации к поставленной цели на вашем листе бумаги.

В бизнесе, как правило, планирование направлено на увеличение прибыли, укрепление репутации бренда, повышение влиятельности на рынке.

Планирование необходимо, чтобы достичь цели в несколько этапов и сэкономить время. Наиболее распространены в планировании два критерия:

  1. Максимальный. На выполнение особо важных задач выделяется большая часть имеющегося времени.
  2. Минимальный. Достичь цели необходимо как можно быстрее, в минимально сжатые сроки.

Руководителю нужно определить, какой из критериев подходит под конкретный случай, разработать план для оптимизации времени. Для долгосрочного плана с советских времен пользуется популярностью период продолжительностью 5 лет.

Его удобно разделить на этапы для анализа – полгода, год, 2–3 года и т. п. Во многих современных компаниях отчетность анализируют по месяцам или кварталам. Это удобно при тактическом планировании.

Минимальный критерий краткосрочного планирования – один рабочий день.

Как оптимизировать рабочий день

Золотой стандарт планирования – расстановка приоритетов. Выделите первоочередные задачи, которые не требуют отлагательств и их обязательно нужно выполнить в этот день. К таким пунктам, например, относятся запланированные встречи.

Следите, чтобы череда встреч не была беспрерывной – если одна хоть немного затянется, опоздаете на все остальные. Это также может заставить вас нервничать, что негативно скажется на результатах общения с партнерами, коллегами или клиентами.

Грамотно спланировать день вам также помогут следующие советы:

  • Выделяйте в отдельную группу «гибкие» задачи, выполнение которых возможно в любое время дня, в отличие от «жестких», привязанных к датам или времени. Их тоже следует систематизировать по степени важности – если не успеваете выполнить все, то начинайте с самых важных.
  • Трезво оценивайте затраты времени на объемные задачи. Если в полном покое вы можете выполнить ее за три часа, то подумайте о том, что вас наверняка отвлекут рабочие звонки, внезапные визиты сотрудников или иные непредусмотренные дела. Выделяйте время с запасом, а если останется лишний час – потратите его на «гибкие» задачи.
  • Обозначьте для сотрудников время, когда вас нельзя отвлекать. Сделайте рассылку по корпоративной почте, предупредите секретаря, а если его нет – повесьте табличку с предупреждением на дверь кабинета.
  • Найдите, кому делегировать задачи. Проанализируйте свой штат и выделите нескольких человек, которым можно доверить выполнение части ваших обязанностей, если в сутках вам не хватает часов. Задача руководителя – лично решать только самые важные задачи и курировать деятельность подчиненных, а не делать все самому.
  • В плане необходимо отражать не только сами дела, но и результат, к которым они должны привести. Не просто позвонить партнеру, а договориться о сотрудничестве, например. Это позволит сконцентрироваться на цели.
  • Найдите время в своем графике для собственного развития – семинаров, тренингов, курсов повышения квалификации. Наверняка там вы узнаете, что-то новое, что поможет повысить вашу личную эффективность и в перспективе сэкономить время и силы.

Метод «Альпы» для планирования рабочего дня

Эта методика довольно эффективна и считается одной из самых популярных в тайм-менеджменте руководителя. Она подразумевает соблюдение следующей строго последовательности действий:

  1. Определение задач.
  2. Оценка необходимых временных затрат на их выполнение.
  3. Выделение времени на их решение в графике.
  4. Выявление приоритетных пунктов, делегирование ряда заданий.
  5. Контроль над исполнением.

Анализ «АВС»

По аналогии с первыми буквами английского алфавита, суть этого метода сводится к четкому разделению задач на виды. Вот его основные принципы:

  1. Составление списка задач.
  2. Установка приоритетов и очередности выполнения.
  3. Маркировка категории важности каждой задачи (А, В и С, соответственно).
  4. Задачи из категории А решает руководитель с самыми высокими полномочиями (не более 15 % задач от общего списка).
  5. Задачи из категории В распределяются между доверенными сотрудниками с высокими полномочиями (20 % от общего списка).
  6. Задачи из категории С обязательно делегируются сотрудникам ввиду своего наименьшего значения.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод помогает разделить задачи по степени важности и определить, кто их будет решать. Задачи сортируют следующим образом:

  1. Самые важные и не требующие промедления – решает непосредственно руководитель.
  2. Неважные, но срочные задачи – делегируются персоналу.
  3. Важные, но несрочные – руководитель решает сам, но позже.
  4. Неважные и несрочные – распределяются между сотрудниками или откладываются на потом.

Мы рассказали вам лишь об основах тайм-менеджмента для руководителя, но даже эти правила способны значительно повысить эффективность – и вашу, и вашего бизнеса. Следуя этим рекомендациям, вы сможете продуктивнее использовать свое время добиться результатов за меньший срок. Удачи!

Источник: https://blog.oy-li.ru/tajm-menedzhment-dlya-rukovoditelya/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: