Секретарь – лицо компании, а не многорукий Вишну

Содержание
  1. Должность секретаря – герой анекдотов или лицо компании?
  2. Секретари – это прежде всего офисные работники, оснащенные широким универсальным функционалом, рассчитанным в равной степени как на обеспечение полноценной жизнедеятельности всей организации, так и на непосредственную помощь самому руководителю.
  3. Специфика профессии «секретарь»
  4. Работа и основные обязанности
  5. В отличие от крупных организаций, где должностные обязанности секретарей прописаны довольно четко. В их число, как правило, входит:
  6. Необходимые соискателю навыки и качества
  7. Кроме того, незаменимыми и конкурентными будут такие знания и качества, как:
  8. Стереотипы секретарской работы
  9. Дабы развеять всякие сомнения, Карьерист.ру публикует 5 устоявшихся стереотипов, которые в 98% случаев не соответствуют секретарской работе.
  10. Многорукая богиня в Индии
  11. Откуда и для чего появились индийские боги
  12. Кто все эти боги: символизм и отличительные черты индуистских божеств
  13. Бог Брахма
  14. Шива: бог с тысячей имен
  15. Шива Натараджи
  16. Шива Адинатх
  17. Воплощения Шакти – женской божественной энергии
  18. Лакшми: одаривающая и благословляющая
  19. Парвати – многогранная жена всемогущего Шивы
  20. Дурга – самая многорукая богиня индуистского пантеона
  21. Кали: воплощение смерти и вечной жизни
  22. Заключение
  23. Деловой этикет секретаря, или как выстроить отношения с руководителем
  24. Деловой этикет секретаря
  25. Правила отношений руководителя и секретаря
  26. Базовые правила делового этикета секретаря
  27. Как вести себя в конфликтной ситуации:
  28. Недопустимые ошибки секретарей
  29. 1. Отсутствие лояльности к руководителю
  30. 2. Болтливость
  31. 3. Забывчивость
  32. 4. Непунктуальность
  33. 5. Ложь
  34. 6. Отсутствие необходимых знаний о компании
  35. 7. Грубость в общении
  36. 8. Звездная болезнь
  37. 9. Нежелание учиться
  38. 10. Незнание правил делового этикета

Должность секретаря – герой анекдотов или лицо компании?

Секретарь - лицо компании, а не многорукий Вишну

Среди множества наших соотечественников не перестает бытовать стереотип, по которому заботы секретаря ограничиваются ношением короткой юбки и глубокого декольте, регулярной подачи начальнику кофе и бесконечных разговоров по телефону.

Такой стандарт современного секретаря выгравирован на «теле» профессии благодаря нескольким не самым удачным примерам растиражированных на ТВ низкопробных сериалов, где секретарей представляли миловидные, но вовсе не отягощенные интеллектом легкомысленные девицы с ограниченными умственными способностями и шикарными внешними данными.

В реальности же, представители данной профессии выполняют более сложные функции и задачи, чем героини привычных всем вечных анекдотов и сериалов.

Секретари – это прежде всего офисные работники, оснащенные широким универсальным функционалом, рассчитанным в равной степени как на обеспечение полноценной жизнедеятельности всей организации, так и на непосредственную помощь самому руководителю.

В преддверии Всемирного дня секретаря, отмечаемого 21 апреля, Карьерист.ру расскажет посетителям портала об особенностях данной профессии, ее важности и окутывающих ее мифах.

Специфика профессии «секретарь»

С профессией секретаря принято связывать девушек приятной внешности, встречающих посетителей приемной широкой улыбкой.

И действительно, благодаря способности быть вежливыми и услужливыми в любых ситуациях, а также выдерживать монотонную ежедневную работу, в подавляющем большинстве случаев такие позиции занимают женщины. Выполнение функций секретаря – это всегда игра «на вторых ролях».

Претендент на такую должность должен понимать, что он всегда будет оставаться «в тени», предоставляя лавры почета своему непосредственному руководителю.

Поскольку секретарь – это лицо офиса, многие руководители считают, что такое лицо должно быть миловидным. Именно поэтому приятная внешность и молодой возраст – важный критерии при выборе кандидата.

Однако не менее распространены случаи, когда секретарями работают дамы более почтенных лет – основным их преимуществом выступают выработанные годами деловые качества.

Вместе с ними высоко ценятся общительность, открытость, деликатность и культура общения в целом.

По роду своей деятельности, секретарю приходится общаться с разными людьми и вне зависимости от их настроя, он должен оставаться вежливым в любой ситуации.

Для этого представитель данной профессии должен дружить с самообладанием и быть эмоционально стабильным, способным оставаться спокойным и собранным, даже когда собеседник переходит на грубости.

Поведение секретаря всегда должно оставлять впечатление, что компания, как и он сам, сделают все возможное для решения возникшей проблемы. Поэтому, если вы стеснительны, для вас составляет проблему улыбаться незнакомым людям и идти с ними на контакт, то такая работа точно не для вас.

Работа и основные обязанности

В той или иной форме, должности секретаря есть в каждой компании.

В зависимости от размера и профиля организации, могут требоваться как ресипшионисты, секретари приемной, референты или даже личные ассистенты и помощники руководителя.

В любом случае рынок вакансий в этом направлении достаточно обширен. В более мелких компаниях, данные позиции, как правило, перемешаны с выполнением какой-либо другой работы.

В отличие от крупных организаций, где должностные обязанности секретарей прописаны довольно четко. В их число, как правило, входит:

  • Прием входящих и выполнение исходящих звонков, по поручению непосредственного руководителя;
  • Взаимодействие с посетителями приемной – их консультирование, запись на прием к начальнику и т.д.
  • Составление графика занятости непосредственного руководителя;
  • Прием поступающей на рассмотрение руководителю корреспонденции и прочий документооборот;
  • Составление писем, запросов, ответов и прочих документов по поручению начальника;
  • Контроль над исполнением изданных руководителем приказов и распоряжений, а также соблюдением их сроков;
  • Обеспечение рабочего места руководителя всеми необходимыми средствами оргтехники и канцелярии;
  • Организация приема посетителей;
  • Формирование дел, обеспечение их сохранности и сдачи в архив;
  • Организаций командировок начальника – бронирование билетов и гостиниц;
  • Выполнение других служебных поручений.

Нужно учитывать, что секретарская работа предельно ответственна. Ее основной задачей является создание условий, которые будут способствовать максимальной эффективности руководителя. Именно в этом и состоит ее основная важность, как для самого начальника, так и для компании в целом. При занятии такой должности в более-менее крупной московской компании можно рассчитывать на среднее жалование в 40-45 тыс. рублей, а должности секретаря-референта – даже до 50 тыс. рублей. В регионах, естественно, зарплата таких работников на порядок ниже.

Необходимые соискателю навыки и качества

Конечно, квалификационные требования для секретарей будут зависеть от непосредственного работодателя, поскольку выполняемые функции, в зависимости от организации и ее профиля, могут существенно отличаться.

В любом случае для занятия такой должности, высшее образование не является обязательным – как правило, достаточно среднего специального или прохождения курсов.

Но в то же время диплом вуза дает соискателю преимущество при трудоустройстве, особенно если его профиль, в той или иной мере, касается деятельности компании.

Кроме того, незаменимыми и конкурентными будут такие знания и качества, как:

  • Знание основ делопроизводства:
  • Знание и умение работать с основными офисными программами;
  • Умение работать с офисной оргтехникой;
  • Владение иностранными языками;
  • Безупречная грамотность при составлении деловой корреспонденции;
  • Коммуникабельность и пунктуальность;
  • Внимательность и ответственность;
  • Дисциплина.

Одним из важнейших качеств будущего секретаря является стрессоустойчивость – постоянное взаимодействие с разными категориями людей, в перерывах между которыми необходимо выполнять другие поставленные руководителем задачи, это тяжелейший труд, который под силу не каждому. К тому же нужно быть готовым к ненормированному рабочему дню и постоянным переработкам, в зависимости от специфики. Так, секретарю-ресепшионисту всегда приходится приходить в офис первым и уходить последним, а график помощника руководителя всегда будет зависеть от расписания босса, который часто выходит за рамки обычного рабочего дня.

Стереотипы секретарской работы

При всех сложностях секретарской работы, специалистам данного профиля всегда приходится сталкиваться с множеством мифов и стереотипов, окутывающих данную профессию и создающих не совсем лицеприятный имидж ее представителям.

И самое страшное, что такие суждения, укоренившиеся в сознании людей, воспринимаются как вполне себе объективное описание сферы деятельности секретарей, с чем профессионалы своего дела не перестают ежедневно бороться.

Более того, такие мифы отталкивают многих даже от мыслей устраивать на работу секретарем.

Дабы развеять всякие сомнения, Карьерист.ру публикует 5 устоявшихся стереотипов, которые в 98% случаев не соответствуют секретарской работе.

  • Секретарша – любовница шефа. Самый распространенный миф, в котором всегда уверены все сотрудники, кроме двоих – самого секретаря и начальника. В действительности, такие ситуации имеют место крайне редко. Бороться с такими стереотипами нет смысла – их подогревают бесчисленные истории и сериалы на ТВ, чем часто наносят невосполнимый ущерб, как имиджу компании, так и семейным отношениям, как начальников, так и секретарей. Опровергнуть подобное мнение окружающих может лишь полное отсутствие публичного флирта между шефом и секретаршей.
  • Отсутствие квалификационных требований, образования и специальных знаний. Многие считают, что для работы секретарем достаточно иметь 3-й размер груди и носить мини-юбку, отчего вчерашние школьницы и студентки толпами осаждают собеседования на эту должность. Развейте подобный миф, рассказав про необходимость знания документоведения, иностранных языков, умения вести переговоры и обладать безупречной грамотностью, для составления деловой корреспонденции.
  • Простота работы. Опять же, благодаря «славе», распространенной на ТВ, считается, что работа секретаря ограничивается подношением кофе, маникюром и разговорами по телефону. Однако, после прочтения должностной инструкции секретаря, любой человек убедится, что это не так. Если у вашего собеседника вдруг возникнет подобное мнение о секретарской работе, просто расскажите ему про номенклатуру дел или порядок контроля над распоряжениями руководителя – миф будет мгновенно развеян.
  • Сексуальная внешность. Безусловно, секретарь, как лицо компании, должен выглядеть хорошо. Однако это вовсе не значит, что такую должность должна занимать смуглая блондинка с большим бюстом. Конечно, внешность – один из основных критериев для многих компаний при выборе кандидата, однако, он, прежде всего, касается ухоженного вида, аккуратности и стильности одежды, но никак не сексуальности.
  • Отсутствие карьерного роста. Конечно, должность секретаря в конкретной компании вряд ли предполагает повышение. Однако история знает множество примеров, когда из них получались успешные бизнесмены, чиновники и крупные менеджеры. Дело в том, что секретарь участвует в большинстве процессов организации, а это – отличная возможность получить бесценный деловой опыт.

Очевидно, что должность секретаря – это далеко не предел карьерного роста. Многие выбирают данную профессию в качестве временного пристанища при поиске места «потеплее». Однако данная профессия позволяет получить незаменимые полезные навыки и знакомства. А это, в свою очередь, может стать отличным подспорьем и хорошим стартом для карьеры специалиста, предпринимателя и даже руководителя компании, ведь кто как не секретарь, знает всю внутреннюю «кухню» организации…

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/dolzhnost-sekretarya-geroj-anekdotov-ili-lico-kompanii.html

Многорукая богиня в Индии

Секретарь - лицо компании, а не многорукий Вишну

Ни в одной религии мира нет такого многообразия богов, как в индуизме. Считается, что в пантеоне индийских божеств более 330 миллионов персонажей.

Но вместе с тем, все божественные образы – лишь разные отражения единственного абсолютного бога, создателя мира. Проще говоря, один – во всех, и все – в одном.

Эта уникальная философия нашла отражение в древних индийских писаниях, Ведах, и легендарном эпосе «Махабхарата», которые стали основой индийской культуры.

Обычного человека, далекого от сакральной истины вселенского бытия, индуизм привлекает как богатейший источник символов и метафор, которые выражаются в многочисленных вариациях богов. Повседневность и религия идут в Индии бок о бок.

В самой бедной лавке обязательно будет установлен алтарь Лакшми – богине благополучия. Ни один индус не начнет день без подношения Ганеше – богу, который помогает преодолеть сложности. Тысячи паломников и туристов стремятся пройтись по древним переулкам Варанаси – города всемогущего Шивы.

В индуизме каждый найдет своего божественного «любимца».

Откуда и для чего появились индийские боги

Как любая религия, индуизм был призван объяснить принципы мироустройства: природу, события, человеческие поступки. Изначально, Брахман – бестелесный божественное сознание (мужское начало) решил воплотиться в физическом облике, чтобы проявить все свои грани в реальном мире.

Для сотворения Вселенной он использовал силу Шакти – божественную силу, олицетворение природы-матери, вечное движение жизни, женское начало. Этот дуальный образ схож с символом даосизма – Инь и Ян, где устройство Вселенной также объясняется неразрывным взаимодополняющими мужским и женским началом.

Брахман и Шакти – это слияние бесплотного духа и физической материи, единое целое, которое под разным ракурсом воплощается в каждом индийском божестве, явлении, человеке.

Кто все эти боги: символизм и отличительные черты индуистских божеств

Познав основу индуистского мироздания, остается самое сложное: отличить одно божественное воплощение от другого. Здесь ни одна деталь не будет лишней, и все они будут связаны: цвет кожи, животное-компаньон, одежда, атрибуты, жесты.

Отличительная особенность индуистских богов – многорукость. Такая необычная физиология трактуется по-разному. По одной версии, обилие рук – это доказательство божественного могущества. Чем больше рук, тем сильнее божество. Другая теория имеет более практическое объяснение.

У каждого индуистского бога есть свои предметные символы, по которым можно определить, зачем божество пришло в мир, кому покровительствует, чем может одарить человека.

Как правило, одна пара рук держит типичные для божества предметы, а кисти другой пары рук сложены в ритуальные жесты – мудры, которые говорят об энергии и помыслах божества.

Бог Брахма

Знакомство с индуистскими богами следует начинать с Брахмы. Его имя не зря созвучно с именем божественного абсолюта Брахмана. В космической пустоте силой мысли Брахман создал первый физический образ – Золотое Яйцо (Огненный шар). Из него появился Брахма, готовый творить весь мир. Образ Золотого Яйца удивительно переплетается с теорией большого взрыва в физике.

У Брахмы 4 лица, каждое из которых повернуто в сторону одной части света, т.е. от его взгляда ничего не может укрыться. 4 лика также символизируют 4 Веды – важнейшие индуистские священные писания.

Также у Брахмы 4 руки, в каждой из которых он держит символы Бога-Создателя: сосуд с водой – первозданная материя, книга – знания, четки – время, пучок травы и жертвенные ложки – символ жертвоприношения.

Брахма восседает либо на белом лебеде – символе божественной мудрости, либо на лотосе – прообразе Космоса.

Брахма – творец известного мира, но его культ не получил широкого распространения. Создав мир, он погрузился в медитацию, передав бразды правления Вишну и Шиве – богам созидания и разрушения.

Все вместе они образуют триаду, которой подчинены все законы жизни: создание и равновесие (Брахма), сохранение и течение жизни (Вишну), уничтожение и обновление(Шива).

Кстати, известный символ индуизма Ом, похожий на перевернутую цифру «3», символизирует эту божественную троицу.

Время во Вселенной идет по спирали, повторяя один и тот же процесс. Примером может служить цикл жизни дерева: из цельного зерна (Брахмы) вырастает дерево (Вишну). После расцвета дерево дает плод (Шива), который срывается и падает на землю. Сгнив, в почве остаются его семена, из которых позже вырастают другие деревья.

Шива: бог с тысячей имен

Шива – один из самых популярных и противоречивых богов индуизма. В классическом толковании Вед, Шива – бог разрушения.

Когда цикл жизни подходит к своему логическому завершению, Шива уничтожает мир, тем самым подготавливая почву для следующего этапа. Этот глубоко философский взгляд на мир породил шиваизм.

Шиваизм интересен как наиболее полное и разностороннее представление о Шиве, раскрывающего множество его характеров.

Важнейший атрибут Шивы – трезубец, которым бог уничтожает невежество – главное зло мира. В то же время трезубец – символ Брахмы, Вишну и Шивы – триединства всемогущего Бога. Тело Шивы обвито змеями – образами времени и смерти. Укротив змей, Шива стал бессмертным, т.е. независимым от циклов времени.

Шива Натараджи

Самый известный божественный образ в индуизме. Буквально он означает «господин танца» и символизирует беспрерывный ритм жизни. Шива Натараджи танцует в огненном круге (символ Вселенной), стоя одной ногой на демоне-карлике (образ побежденного невежества и эгоизма).

В одной руке Шивы – огонь, который уничтожает материю и очищает разум от суеты жизни. В другой – барабан, который производит первоначальную мантру «Ом» – сакральный звук божественной силы и сотворения Вселенной. Вторая пара рук Шивы сложена в мудры процветания и освобождения.

Шива Адинатх

Покровитель йогов и монахов-аскетов. Это воплощение Шивы является полной противоположностью Шиве Танцующему. Шива Адинатх медитирует, сидя в позе лотоса на шкуре тигра. Шкура тигра – означает победу над человеческими пороками, т.е. Шива неподвластен желаниям, его эго не имеет власти над разумом.

Тело Шивы Адинатха покрыто священным пеплом, взятым из мест кремации. Пепел – символ, который знаменует естественное окончание физического существования. Материя превратится в прах, вечным же будет лишь дух, на котором и следует сосредоточиться, чтобы достичь мокши – освобождения из круговорота перерождений и смертей.

Мокша – это абсолютное блаженство, в котором пребывает Создатель.

Многоликость Шивы позволила завоевать ему миллионы последователей по всему миру, ведь он проявляет себя со всех сторон личности, позволяя каждому выбрать собственного героя.

Воплощения Шакти – женской божественной энергии

Всё многообразие индийских богинь входит в понятие Шакти – неотделимую часть божественного сознания.

Проще говоря, у Брахмы, Вишну, Шивы и иных воплощений есть своя собственная Шакти – энергия, которая помогает их сознанию физически воплощаться в реальности. Женское начало, Шакти – та сила, с помощью которой создается реальный мир.

Идея невозможна без энергии, а энергия не имеет смысла без идеи. Вот почему любое воплощение бога будет представлено разнополой божественной парой.

В зависимости от цели воплощения, Шакти принимает разные образы, известные как богини Сарасвати, Лакшми, Парвати. В статье будут рассмотрены самые известные формы этих богинь.

Лакшми: одаривающая и благословляющая

Богиня Лакшми – одна из любимейших богинь индийцев. Она дарит людям богатство, успех и процветание. Неудивительно, почему в Индии, где большая часть населения живет за чертой бедности, Лакшми остается одной из самых почитаемых божеств.

Как неотделимая часть Вишну, она также поддерживает и сохраняет жизнь. Лакшми всюду следует за супругом: когда он перерождается в новом аватаре, то Лакшми перерождается вместе с ним. Самый знаменитый пример их инкарнации – Кришна и Радха.

Лакшми появилась из молочных вод космического океана, чтобы принести в мир разнообразие и полноту. У Лакшми 4 руки, символизирующие смыслы жизни, к которым стремится человек: нравственность, любовь, богатство и самопознание.

Первая пара рук сложена в одаривающих жестах, другая держит лотос (символ чистоты) и ритуальный сосуд, из которого непрерывно сыпется золото и рис. У Лакшми сияющая или золотистая кожей, что является благостным знаком. Её одежды имеют красные и зеленые оттенки — цвета энергии жизни и плодородия.

Лакшми окружают слоны – олицетворение силы и труда, за которыми обязательно последует награда.

Лакшми часто изображают в паре с Вишну. Божественная пара символизирует преданность и искренность чувств. Этот образ очень популярен на свадьбах. Молодожены делают богатые подношения в храмах Лакшми, моля о благополучии, крепкой любви и здоровом потомстве.

Парвати – многогранная жена всемогущего Шивы

Безграничным проявлением силы Шивы стала его жена Парвати. Подобно мужу, Парвати – контрастное божество: в одном случае она созидает и охраняет мир, в другом – обезумев, уничтожает его без остатка. Именно воинственные формы Парвати снискали большее почитание и уважение. О них и пойдет речь дальше.

Дурга – самая многорукая богиня индуистского пантеона

Дурга появилась, когда миру угрожал могущественный демон Махиша, захвативший власть во Вселенной. Все боги объединили свои Шакти (силы) и явили Дургу – десятирукую богиню-воительницу, которая во имя жизни проявила разрушающую мощь.

Традиционно Дургу изображают со множеством рук: от 4 до 20. Богиня восседает на льве или тигре – символе касты индийских воинов.

Главные атрибуты Дурги – оружие богов: Шива отдал свой трезубец, Вишну – острую чакру, Хануман – булаву и т.д. Уничтожая зло, Дурга в это же время созидала равновесие Вселенной.

Так Дурга наиболее ярко отразила суть ведического триединства: разрушение(Шива) зла ради создания (Вишну) гармонии (Брахма).

В народе образ Дурги полюбился благодаря её метафоричности. Дурга служит назиданием, призывающим объединять силы против зла, быть отважным, отбросить все страхи на пути к равновесию и истиной свободе. В честь храброй богини в Индии широко отмечается праздник Дурга-пуджа. В XX веке Дурга-пуджа приобрела колоссальный масштаб, когда Индия боролась за независимость от Колониальной Британии.

Кали: воплощение смерти и вечной жизни

Вид Кали вызывает неподдельный ужас: окровавленный меч, длинный красный язык и ожерелье из черепов. Этот набор «аксессуаров» сделал Кали самой узнаваемой, пугающей и пленительной богиней.

Кали – это яростная форма Шакти. Кали появилась, когда её предшественница Дурга потеряла контроль после победы над демоном и продолжила разрушать мир по инерции. Почернев в сокрушительном экстазе, Кали уничтожала всё на своем пути, пока Шива не бросился ей под ноги, чтобы остановить безумие. Успокоив таким образом Кали, Шива начал свой танец жизни и создал новую Вселенную.

Символика Кали имеет, возможно, самые широкие трактовки. «Кали» переводится как «черная». В западном понимании чёрный цвет часто имеет негативную характеристику, поэтому и сам образ Кали часто понимается неправильно.

В действительности, черная (или темно-синяя) кожа Кали символизирует Космос – бесконечную и вечную субстанцию, в которой зарождается и растворяется мир.  Черепа и отрубленные руки, украшающие Кали – символ недолговечности физического тела.

Эти кровожадные атрибуты призывают человека заботиться о духовности и чистоте сознания, а не об эго временной оболочки. В руках Кали держит меч и отрубленную голову демона – символ победы над эго, а также показывает одаривающий и защищающий жесты.

Заключение

Пантеон индуистских богов – это дерево с густой кроной. Ответвлений, граней и форм здесь бесконечное множество, хотя первоначальным образом был нейтральный божественный абсолют. Из крошечного зерна выросла непохожая ни на одну другую культура, которая отражается во всех аспектах индийской действительности.

В честь многоруких индийских богов возводили храмы и писали эпосы тысячи лет назад. В XXI веке про них снимают сериалы и детские мультфильмы. Индуизм оставляет человечеству возможность для воображения, трактовок, свободы выбора.

Благодаря этим качествам, количество последователей индуизма растет с каждым годом, в том числе и среди западного общества.

Источник: https://otdyhpress.ru/indija/mnogorukaja-boginja-v-indii.html

Деловой этикет секретаря, или как выстроить отношения с руководителем

Секретарь - лицо компании, а не многорукий Вишну

В работе секретаря очень важно уметь выстроить общение с сотрудниками, посетителями офиса, и, особенно, с руководством. Как правило, секретарь или офис-менеджер тесно взаимодействует с руководителем, и от того, насколько правильно будут выстроены отношения с начальством, зависит не только продвижение по службе, но и комфортность работы в целом.

Давайте разберемся, зачем нужно следовать деловому этикету секретарю и как он помогает в общении с руководителем.

Деловой этикет секретаря

Профессия секретаря предполагает постоянную коммуникацию с людьми и налаживание внутренних и внешних связей компании.

Секретарь — тот человек, который встречает клиентов и партнеров в офисе, доносит важные поручения начальства до коллег и выполняет распоряжения руководства.

Потому для секретаря важны хорошие манеры, эмоциональная сдержанность и умение сглаживать острые углы в общении. Деловой этикет как раз помогает в этом.

Современный деловой этикет — это свод правил, рекомендуемых к применению. Они не обязательны, но значительно помогают при общении с разными людьми в деловом мире и позволяет сформировать положительный имидж компании в глазах клиентов и сотрудников.

Этикет позволяет установить приемлемые для каждого участника беседы границы и продуктивно проводить переговоры.

Следовать деловому этикету — значит быть тактичным, лояльным, доброжелательным к собеседнику, это умение контролировать свои эмоции и вежливо общаться с любым человеком, профессионально разрешать конфликтные ситуации.

Секретарь, который знает и использует деловой этикет в работе, быстрее может продвинуться по карьерной лестнице и завоевать расположение сотрудников и руководства. Умение выстроить здоровые отношения с коллегами и с руководством — важное качество, которое показывает профессионализм сотрудника.

Выстраивание отношений с руководством — дело тонкое, тут нужно учитывать психологические аспекты личности начальника, его темперамент, привычки. Применяя определенные правила при общении с руководством, наладить контакт не составит труда.

Правила отношений руководителя и секретаря

Рабочие отношения — это сложный процесс, который также требует усилий. Особенно сложно правильно установить границы в общении между руководителем и секретарем. За последние годы сложился двусмысленный образ отношений секретаря и руководителя. Анекдотичные ситуации, когда секретарь и руководитель вступают в романтические отношения в наше время нередки.

Но все-таки, большинство секретарей идут на работу за профессиональным развитием, а не личными отношениями. В таком случае, нужно уметь обозначить границы отношений с руководством и твердо пресекать любые попытки нарушить их. Не стоит бояться потерять работу. Большинство начальников предпочтут сохранить деловые отношения и не променяют профессионального помощника на мимолетный роман.

Чтобы уметь правильно выстроить отношения с руководством, стоит понять, какой тип управления характерен для вашего босса. Психологи выделяют несколько типов управления руководителей:

  • Авторитарный. Таких начальников еще называют «тиран» Стиль управления — жесткий, бескомпромиссный, минимум свободы действий у сотрудников. Авторитарный начальник не прислушивается к подчиненным, он считает свое мнение единственно верным. Как правило, люди с авторитарным типом правления холерики. Они экспрессивны, быстро выходят из себя, могут накричать из-за мелочи. Общаться стоит с ними осторожно, но твердо. Не показывайте страх и не робейте, но всегда уважительно говорите. Если начальник не успокаивается, постарайтесь переключить его, например, попросить позвонить кому-либо или открыть окно. Такой прием помогает снизить степень напряженности.
  • Демократический. Работать под таким руководством одно удовольствие. Руководитель-демократ старается быть всем «братом», «другом» на работе. Как правило, в компаниях такого типа управления субординация практически отсутствует. Начальник проявляет живой интерес к личности каждого сотрудника, прислушивается к их мнению и поддерживает инициативы. Демократичный стиль управления способствует благоприятной рабочей атмосфере и считается наиболее эффективным. С начальником просто установить контакт, потому что он сам будет стремиться к этому. С вашей стороны потребуется лишь искренняя заинтерсованность и желание построить здоровые рабочие отношения.
  • Анархический. Характерные черты этого стиля — отсутствие какого-либо согласованности в действиях и минимум контроля, при достаточной демократии. Сотрудники свободно выражают свое мнение, предлагают новые решения, но ответственных за их исполнение нет. В результате такого управления создается неблагоприятный микроклимат. Сотрудники теряют стимул и мотивацию к работе, потому что нет никакого результата. Начальник легкомысленно относится к задачам и практически не контролирует их решения. Чтобы продуктивно взаимодействовать с таким начальником, придется взять на себя большую часть обязанностей. Контроль за решением проблем, за атмосферу и мотивацию сотрудников ляжет на плечи секретаря.
  • Хаотичный. Самый непредсказуемый тип. Руководитель меняет вектор управления — от авторитарного до анархического. В результате, сотрудники не понимают как взаимодействовать с ним, каких действий от них ждет. Секретарь должен уметь замечать, какое «настроение» у начальника сегодня и выстраивать диалог исходя из этого.

Обычно в работе встречаются смешанные стили управления. Но зная особенности каждого, легко можно построить надежные и доверительные отношения с руководителем. И основные правила делового этикета в этом помогают.

Базовые правила делового этикета секретаря

Независимо от типа управления руководителя, секретарь должен всегда следовать основным правилами служебного этикета.

  • Обращаться к руководителю на «вы». Это позволит сохранить нужную дистанцию с руководителем и избежать двусмысленных ситуаций.
  • Всегда быть вежливым и тактичным. Чувство такта очень важно в работе секретаря. Умение замечать перемены в настроениях и не задавать лишних, неуместных вопросов или вовремя удалиться из кабинета. Например, когда начальнику кто-то позвонил не стоит стоять и ждать, пока на вас обратят внимания, лучше оставить его в покое и зайти в кабинет попозже.
  • Говорите «спасибо». Выражайте благодарность боссу за его советы и даже замечания. Так он будет понимать, что вы прислушиваетесь к нему и вам важно его отношение к вашей работе.
  • В любых ситуациях оставайтесь профессионалом. Это значит, что вы должны четко понимать свои обязанности и справляться с ними самостоятельно при отсутствии начальника.
  • Проявлять заботу к своему начальнику. Принести с утра чашку кофе или чая, навести порядок на его рабочем столе. Важно уметь предугадывать просьбы начальника. Такая ненавязчивая забота позволит укрепить отношения, сделать их более доверительными и надежными.
  • Всегда сохранять спокойствие. Даже в конфликтных ситуациях. Даже тогда, когда руководитель не в духе и злится по мелочам.

Как вести себя в конфликтной ситуации:

  • Внимательно слушайте руководителя и задавайте вопросы
  • Свою позицию выражайте спокойно, твердо и уверенно
  • Не позволяйте начальнику переходить на личности и оскорблять вас. Сразу пресекайте это.
  • Возьмите на себя ответственность. Если вы действительно совершили ошибку, примите это и объяснитесь.
  • Постарайтесь сгладить негатив, рассказав или напомнив о положительных решениях, принятых вами.
  • Обратная реакция. Это прием из психологии. Реагируйте на ситуацию иначе, чем ваш босс. Например, он кричит и срывает голос, вы отвечаете ему тихо, спокойно, размеренно. Такой способ позволяет погасить первоначальный пыл начальника и он неосознанно также начнет разговаривать спокойно.

Деловой этикет для секретаря — это не просто набор правил, это руководство к действию.

Именно следования деловому этикету поможет во многих сложных и неоднозначных ситуациях при общении с руководителем.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/delovoi-etiket-sekretaria-ili-kak-vystroit-otnosheniia-s-rukovoditelem-5c1bb2c6df0ae400acde23c0

Недопустимые ошибки секретарей

Секретарь - лицо компании, а не многорукий Вишну

Рассмотрим системные, недопустимые ошибки персональных ассистентов, которые могут повлиять не только на карьеру, но и на душевное состояние сотрудника.

Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Эта известная поговорка утешает нас в те моменты, когда мы совершаем ошибки, когда недовольны собой или кто-то важный недоволен нами. Она помогает пережить неудачи, собраться и вынести из печального опыта полезные уроки.

К сожалению, эта поговорка далеко не всегда отражает истинное положение вещей. Она ничего не говорит о том, что многих ошибок можно избежать, о том, что многие совершают одни и те ошибки регулярно, потому что не умеют анализировать ситуацию, не хотят учиться и работать над собой. Рассмотрим основные ошибки.

1. Отсутствие лояльности к руководителю

Когда я задаю слушателям на семинарах вопрос о том, какие, по их мнению, важнейшие качества для секретаря или личного помощника, то слышу самые разные варианты.

Упоминаются и работоспособность, и ответственность, и хорошая память, и пресловутая стрессоустойчивость. Все эти качества, безусловно, очень ценны.

Но вот парадокс: большинство руководителей на такой же вопрос отвечают, что в первую очередь им важна лояльность. Все остальное для них не будет иметь значения, если это условие не соблюдено.

Что такое лояльность в нашем случае? Это приверженность своему руководителю. Верность компании тоже важна. Но если вы преданы своей фирме, а руководителю – нет, то теряете в его глазах собственную ценность как сотрудник.

Секретарь – доверенное лицо. Человек, знающий о своем начальнике зачастую даже больше, чем члены его семьи. Хотеть, чтобы такой человек был на твоей стороне целиком и полностью, – естественно.

Ценность верности тем выше, чем более высокий пост занимает ваш руководитель.

Потому что (и это банально) чем выше человек стоит на карьерной лестнице, тем больше у него конкурентов, противников и даже врагов.

Тем более важно знать, что помощник руководителя, владеющий ценной информацией, сохранит ее в тайне, будет с пониманием относиться к перепадам настроения своего босса, согласится работать сверхурочно, не станет при этом жаловаться сотрудникам на шефа-сатрапа и без лишних просьб принесет ему чашку чая с лимоном и любимое печенье. Должна же быть и у вашего начальника безопасная гавань. Лучше всего, если в офисе этой самой гаванью станут его кабинет и ваша приемная.

Можно относиться к начальнику как угодно. Но если вы хотите сохранить рабочее место, нужно эту самую лояльность демонстрировать, причем не только словом, но и делом. Ничего сложного здесь нет, скорее нужно больше не делать, чем делать.

Например, не надо обсуждать решения руководителя с коллегами, скрывать от него информацию, смеяться над ним, жаловаться кому бы то ни было на него.

А нужно, наоборот, хранить в секрете все, что вы знаете, на словах выражать поддержку шефу, вовремя доносить до его сведения важную информацию, и да – иногда без напоминания приносить чай и любимое печенье.

Только кажется, что эти ежедневные старания остаются незамеченными и воспринимаются как должное. Даже если руководитель ничего не говорит и никак не поощряет вас на словах, выводы он делает, и эти выводы – в вашу пользу.

2. Болтливость

Из первой глобальной ошибки вытекает вторая, частная. Это болтливость. Качество, которого у секретаря быть не должно.

Во-первых, рано или поздно болтушка сообщит то, что нужно держать в секрете, тому, кому ни в коем случае нельзя было об этом говорить. Во-вторых, бесконечные разговоры очень отвлекают от работы.

В-третьих, это просто невежливо – далеко не все мечтают быть чьими-то благодарными слушателями.

Болтуны, как правило, на подобных должностях не задерживаются, с работой такая черта характера несовместима. Но если это ваше качество и вы все еще исполняете свои обязанности, более того, хотите продолжать – отследите его и обуздайте.

Нет, перестать болтать практически невозможно, но нужно удовлетворять свою потребность в говорении грамотно. Прежде всего выбрать безопасного слушателя. Это могут быть члены семьи, близкий друг.

Важно, чтобы они были готовы вас выслушать и не работали с вами в одной организации.

Все равно не хватает аудитории? Запишитесь в дискуссионный клуб или начните вести блог. Только не пишите ничего о работе.

3. Забывчивость

Хорошая память, которую часто упоминают мои коллеги, является одним из самых нужных качеств в работе секретаря. Один из самых страшных наших грехов – забывчивость.

Важно помнить не только все задачи, важно помнить людей, с которыми вам приходится общаться по деловым вопросам, значимые для повседневной работы мелочи, кому и что вы соврали насчет того, почему руководитель не может сейчас и ближайшие семь лет ответить на телефонный звонок. Без хорошей памяти ошибки в работе неизбежны, и часто они фатальные.

Говорят, что память можно тренировать с помощью различных упражнений. Кроме того, современная фармакология предлагает множество средств, позволяющих «сложить мозг в ум». Но можно пользоваться и старыми проверенными способами: вести списки дел, отмечать важные и не очень события в календаре.

Регулярно (и не раз в неделю, а трижды в день) проверять выполнение пунктов из списка. Завести блокнот для записи данных тех, с кем вы работаете (Иван Иванович Иванов, начальник цеха, усатый, носатый, пьет чай с семью ложками сахара, чувство юмора отсутствует напрочь). В общем, использовать подручные средства и усилить контроль собственной деятельности.

Практика показывает, что все это не только работает, но и не имеет побочных эффектов.

4. Непунктуальность

Когда-то давно я слышала историю от ректора одного университета. Он рассказывал о том, с какой радостью взял на работу свою студентку. Девушка писала у него диплом, яркая, талантливая, очень умная.

Работа ее заключалась в организации различных публичных мероприятий. И вот девушка стала на них опаздывать. От ее действий зависела работа нескольких десятков человек, но она не могла даже прийти вовремя.

Кому при этом было важно, что она умная и талантливая?

Если вы приходите на работу на 15 минут позже и не можете сделать кофе гостю, который пришел к 09:00, то вряд ли руководителя будет радовать ваше чувство юмора.

Если вы не открыли уборщице приемную в 08:00 и к приходу шефа она все еще моет пол, это будет плохое начало дня. И вряд ли у вас получится его исправить. Точность – вежливость королей… и секретарей.

Все остальные могут опаздывать. Но если вы не можете приходить вовремя – меняйте работу.

5. Ложь

Если верить различным исследованиям, люди врут друг другу в мелочах каждый день чуть ли не чаще, чем дышат.

Порой это приобретает действительно патологические формы, когда человек не может прожить без вранья ни одного дня и делает это не из страха или выгоды, а просто из любви к искусству. Но у большинства людей потребность во лжи все-таки не встроена в метаболизм.

Мы врем, когда кого-то прикрываем или боимся наказания. Можем врать, если по какой-то причине стесняемся сказать правду или хотим казаться лучше, чем есть на самом деле.

Само по себе умение врать – навык очень полезный. Секретарю без него не прожить, не справиться с потоком желающих прорваться к руководителю, торговыми представителями всего на свете и слишком навязчивыми сотрудниками. Но ложь легко может обернуться против вас. Например, если вы пытаетесь скрыть от руководителя какую-то ошибку.

Правило здесь действует простое: вы скрываете свои ошибки, если больше о них никому не известно и есть возможность быстро исправить ситуацию. Если же о промахе знают другие люди, ваша задача – рассказать руководителю правду раньше всех. Иначе это сделают другие, и вам он уже вряд ли поверит.

Если же дело касается ошибок сотрудников, из-за которых можете пострадать вы, другие работники или руководитель, вам также следует доложить об этом. Ведь когда ситуация примет нежелательный оборот, именно вы окажетесь во всем виноваты.

6. Отсутствие необходимых знаний о компании

Любой секретарь обязан владеть информацией о структуре компании, особенностях сферы деятельности компании, ее основных конкурентах, клиентах, партнерах; полномочиях заместителей генерального директора, задачах, закрепленных за основными подразделениями фирмы; кого можно соединять с шефом и пускать в кабинет в любое время дня и ночи, а кого – ни в коем случае нельзя.

Без этих знаний работа в приемной встанет. Будет уходить много времени на обработку документов и телефонных звонков, не удастся избежать ошибок в общении с различными людьми и структурами.

А поскольку секретарь – лицо компании, то низкое качество его работы произведет плохое впечатление и на сотрудников компании, и на ее клиентов. В итоге это негативными образом отразится на вашем имидже.

И однажды кто-то из партнеров обязательно выскажет свое мнение о вас и вашей работе руководителю, испортив ему настроение, а вам – карьеру.

7. Грубость в общении

Еще одна распространенная ошибка секретарей – позволять себе грубость.

Возможно, порой это происходит из-за стресса и высоких нагрузок, хотя на самом деле ни в коей мере не является оправданием ни в какой ситуации.

Лучший инструмент в работе, лучшее оружие в борьбе с людьми любого толка – вежливость. Какова бы ни была ситуация, но в тот момент, когда вы нагрубили человеку, именно вы становитесь неправы.

Форумы полны историй о том, как секретарь грубо отказался соединять незнакомца с руководителем и это обернулось для него и компании чередой неприятностей.

Чтобы исключить подобные ситуации, нужны в первую очередь хорошие скрипты: как, кому и на какие вопросы отвечать. Но компании обычно не пишут их для секретарей, и нам самим приходится выкручиваться, каждый раз изобретая очередные отговорки. Хитрость же состоит в том, что новые отговорки часто не требуются.

Нужны четкие безличные формулировки (например, с отсылкой на внутренний регламент компании), слова вежливости (очень много слов) и улыбка.

Этого минимального набора обычно достаточно для того, чтобы никто не вызвал вашего руководителя ни в какое ведомство только потому, что вы позволили себе грубо осадить кого-то по телефону.

8. Звездная болезнь

На самом деле многие секретари и помощники руководителей грубят не из-за усталости или стресса. Причиной хамства, пренебрежения своими обязанностями, плохих отношений с коллегами часто становится звездная болезнь.

Сложно не подвергнуться этому недугу, если работаешь с первым лицом компании, пользуешься доверием шефа. Сложно не почувствовать себя звездой, общаясь ежедневно с главами других компаний. Кажется, что ты тоже часть мира успешных и влиятельных людей.

В действительности секретари не являются частью мира своих руководителей, несмотря на все оказанное доверие. Это нужно помнить, чтобы не задирать нос. Ведь звездная болезнь – то, чего вам никогда не простят ни сотрудники компании, ни руководитель.

Она мешает налаживать связи, хорошо выполнять работу и адекватно оценивать себя и свою ценность как профессионала. Если однажды вас кто-то обвинит в наличии звездной болезни, не спешите возмущаться. Задумайтесь, возможно, в этих словах есть доля истины.

9. Нежелание учиться

Ошибка, которая не кажется на первый взгляд фатальной, – нежелание учиться. Казалось бы, вы хорошо выполняете свою работу, знаете все и всех, способны решить большинство задач. Чему и зачем вам тогда учиться?

Современный мир диктует свои правила: чтобы оставаться актуальным, вы должны постоянно идти вперед. В нашей работе и жизни постоянно появляется что-то новое: совершенствуются компьютеры и мобильные телефоны, создаются полезные офисные программы, сайты поиска и бронирования отелей. Все большее значение приобретает знание иностранных языков, вносятся изменения в делопроизводство.

Если не думать, что вы достигли совершенства в своей профессии, то всегда можно найти себе новый вектор развития. Выучить язык и начать выполнять новые обязанности.

Глубже освоить, казалось бы, знакомые офисные программы и экономить массу времени на выполнении рутинных обязанностей. Читать книги по психологии и беречь нервы при общении с сотрудниками и клиентами.

Пойти на курс по искусству того или иного периода, произвести благоприятное впечатление на партнера компании и удачно выйти замуж.

Возможно, вашему руководителю и не нужно ваше бесконечное совершенствование. Но это точно требуется вам.

10. Незнание правил делового этикета

Кажется, это не так уж важно. Особенно если учесть, что большинство людей ужасно невоспитанные, то о каком этикете идет речь? Но этикет ведь не только и не столько о том, чтобы не попасть впросак на званом ужине, выбрав не ту вилку. Он как раз о том, чтобы легче было переносить других людей, особенно невоспитанных.

По сути, этикет – это набор тех самых скриптов, которые позволят не скатываться в грубость и хамство в трудных ситуациях. Знание правил поведения придаст вам уверенности в себе. Не придется тратить время и нервы, чтобы понять, как правильно себя вести.

Большинство ситуаций уже описано, классифицировано, и для них придуманы четкие правила.

Знание этих правил поможет вам соблюдать и наводить порядок там, где его меньше всего, – в общении с другими людьми. А ведь именно это чуть ли не главная обязанность секретаря – наводить порядок. На рабочем столе руководителя, в документах, в расписании. В других людях.

И пусть вас не смущает, что остальные сотрудники не знают, как правильно подавать чай, открывать дверь, здороваться и можно ли представлять друг другу людей в лифте. Если вам все это известно, то их успокоит ваша уверенность в том, что нужно делать.

Именно четкие действия секретаря придадут им уверенности в себе.

Невозможно не заметить человека, который умеет себя вести. Невозможно не запомнить его и не остаться благодарным за то, что в этом мире хаоса и всеобщего беспорядка он является олицетворением незыблемых правил и контроля.

Заключение

Перечислять ошибки секретарей можно долго. Но большинство из них будут разовыми, а не системными. Это основная наша задача – не дать какому-то промаху или недостатку стать системой.

Никто не может помешать нашей работе больше, чем мы сами (здесь соперничает только руководитель). Но и помочь лучше, чем мы сами, тоже никто не сумеет.

Поэтому как бы давно вы ни оказались в профессии, если хотите в ней остаться, необходимо сохранять критическое мышление, адекватно оценивать свою работу и регулярно анализировать свои ошибки.

М.А. Логинова

Источник: https://www.profiz.ru/sr/11_2018/oschibki_sekretarej/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: