Роспись в журнале регистрации ТК

Содержание
  1. Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу
  2. Форма журнала
  3. Как заполняется журнал
  4. Кто может проверять журнал
  5. Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро
  6. Пожалуй, приступим
  7. Внутренние документы
  8. Договоры
  9. Входящие документы
  10. Журнал перехода на электронные трудовые книжки
  11. Краткая информация об электронных трудовых книжках
  12. Особенности процедуры уведомления работников
  13. Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?
  14. Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ
  15. Как правильно оформить журнал
  16. Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:
  17. Ознакомление с инструкцией по охране труда под роспись – гарантия жизни
  18. Для чего нужна инструкция
  19. Возникновение и создание документа
  20. О чем говорится в инструкции
  21. Знакомство с инструкцией

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

Роспись в журнале регистрации ТК

03.05.2018

Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

Форма журнала

Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

  • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
  • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
  • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.

Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

Образец заполнения журнала регистрации приказов

Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

  • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
  • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
  • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
  • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

Как заполняется журнал

При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию. В состав обязательных пунктов будут входить:

  • на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
  • для каждой записи указывается порядковый номер;
  • сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
  • документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
  • закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.

Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается. Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ.

Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу.

При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства.

При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива. По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

Кто может проверять журнал

В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

  • плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
  • проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
  • прокурорские проверки;
  • проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек.

Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций.

Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу Ссылка на основную публикацию

Источник: https://u-volnenie.ru/trudoustrojstvo/zhurnal-registracii-prikazov-o-prieme

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Роспись в журнале регистрации ТК

– Минуточку, Иван Сергеевич!– Что такое?– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!– Это ужасно, Вертер. Ужасно…К/ф « Гостья из будущего»

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  2. сканер;
  3. принтер;
  4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  4. исходящие официальные письма;
  5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. 

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  • международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Журнал перехода на электронные трудовые книжки

Роспись в журнале регистрации ТК

]]>]]>

Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал.

Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников.

Напомним, что в 2020 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).

Краткая информация об электронных трудовых книжках

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ).

Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.).

Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю.

В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается.

Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

  • внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
  • технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
  • письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют.

Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г.

должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись.

Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером.

Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

  • Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
  • Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
  • Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить.

Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.

Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

  • полное и краткое наименование организации или ИП;
  • название документа;
  • дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

  • порядковый номер записи;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника;
  • реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
  • отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
  • подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
  • дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
  • Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

  • Документ нужно прошнуровать.
  • Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
  • Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
  • Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
  • В журнале не должно быть помарок и исправлений.

Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-perehoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki

Ознакомление с инструкцией по охране труда под роспись – гарантия жизни

Роспись в журнале регистрации ТК

Работодатели несут ответственность за сохранение жизни и здоровья работников. Это утверждено и в ТК РФ. Наниматель каждого, кто устраивается на работу, или командировочного, или практиканта обязан обучить нормам безопасного поведения на предприятии.

Для чего нужна инструкция

Что такое инструкция по ОТ?

Сотрудник должен знать общие правила, принятые в организации для предотвращения опасных ситуаций. У него должен быть отработан до автоматизма четкий алгоритм поведения в повседневных жизненных реалиях, с которыми он сталкивается на предприятии:

  • перед тем как начать работу;
  • при выполнении ординарных операций, необходимых для решения профессиональных задач в течение рабочей смены;
  • по завершении смены;
  • в экстремальных случаях;
  • при организации каких-то общих обязанностей, которые диктуются администрацией, например, соблюдение противопожарных требований.

Это прописано в различных документах, государственного и локального уровня, но общая картина действий, до малейших нюансов, наиболее полно раскрыта в инструкциях по охране труда, далее ИОТ.

Возникновение и создание документа

Комиссия разрабатывает документ.

Обучение персонала безопасным производственным приемам и правилам нахождения на предприятии проводится по ИОТ. Они составляются в каждом отдельно взятом предприятии по каждому виду работ и профессий.

Разрабатывать этот документ начинают сразу, как только принимается решение о создании нового рабочего места, или возникает технологический процесс, или приобретается оборудование, которое ранее на предприятии не использовалось.

Работой по составлению инструкции занимается комиссия, утвержденная приказом руководителя организации, под руководством ответственного за охрану труда на предприятии. Как правило, в комиссию входит руководитель подразделения, который будет отвечать за работу нового оборудования или чьим подчиненным будут вменены новые профессиональные или должностные функции.

Кроме этого, в состав комиссии включаются следующие сотрудники:

  • специалист (инспектор) по охране труда, который оказывает методическую помощь при разработке акта;
  • юрист организации;
  • инспектор отдела кадров;
  • «узкие» специалисты при необходимости.

Разрабатывая этот локальный акт, комиссия опирается на множество документов, среди которых:

  • типовые ИОТ;
  • правила ведения работ, диктуемые отраслевыми ведомствами;
  • методические рекомендации Министерства труда;
  • паспорта и руководства изготовителей, раскрывающие вопросы эксплуатации приобретаемого оборудования;
  • технологическая документация предприятия;
  • нормативно-правовые акты;
  • акты стандартизации, в том числе по СУОТ, ГОСТы;
  • требования санитарных и гигиенических ведомств.

По завершении работы проект этого внутреннего документа представляется в профсоюзную организацию для рассмотрения и внесения поправок в случае появления вопросов. Если замечаний нет, то факт согласования фиксируется на титульном листе.

ИОТ утверждается главным инженером или лицом, которое отвечает за общую безопасность на предприятии.

Подписывается руководителем участка, отдела, лаборатории (подразделения), который разрабатывал этот документ и инженером по ОТ, участвовавшим в работе над документом.

Иногда возникает необходимость согласовывать этот новый локальный акт со специалистами, курирующими те участки предприятия, где эта инструкция будет действовать.

Например, «инструкция по охране труда для слесаря ремонтника» разрабатывается под руководством начальника участка, где имеются эти рабочие места. Однако согласовывается этот акт и инженером по охране труда, и главным механиком организации.

После согласований руководитель предприятия издает приказ о введении новой ИОТ и, затем, она заносится в «Журнал регистрации инструкций» в отделе ОТ. Далее сотрудники этого отдела распространяют ее по тем подразделениям, где этот документ актуален и включают его в программу первичного инструктажа, которая разрабатывается для каждого рабочего места.

Как правило, на предприятии имеется не менее 3-х экземпляров ИОТ. Один, контрольный, в отделе ОТ, второй в подразделении, где проводятся описываемые работы. Причем этот документ может быть как на руках исполнителя, так и на видном месте, чтобы каждый работник, кого он касается, мог в любое время его почитать.

Кроме бумажного носителя, этот документ дублируется в электронном виде, что в настоящее время практикуется на предприятиях.

О чем говорится в инструкции

Инструкция содержит определенные правила.

Существуют общие установленные Рекомендации, в которых рассматривается оформление, структура ИОТ, а также содержание этого акта по главам.

В первом разделе, где оговариваются общие требования безопасности, рекомендуется раскрыть следующие вопросы:

  1. Кто допускается самостоятельно выполнять работы, озаглавленные в документе. Какой должен быть у работника пол, возраст, здоровье. Какое он должен пройти обучение, и какие инструктажи;
  2. Требование соблюдать правила внутреннего распорядка, в том числе не употреблять алкоголь, наркотики, токсические средства на предприятии вообще и в течение рабочего времени;
  3. Воздействие вредных и опасных факторов, сопровождающих рабочее место;
  4. Спецодежда, спецобувь и другая индивидуальная и коллективная защита, положенные по ведомственным нормам;
  5. Соблюдение противопожарного режима;
  6. Порядок оповещения руководства при неординарных ситуациях;
  7. В чем заключается первая помощь пострадавшим;
  8. Выполнение требований гигиены;
  9. Ответственность за неисполнение этого локального акта.

В главе посвященной предсменной подготовке раскрываются правила приема у предыдущей смены рабочего места, функциональности оборудования, сигнализационных систем, используемых инструментов, исходных материалов.

Третий раздел инструкции освещает методы и приемы безопасности, которые должны соблюдаться в течение производственного процесса. Здесь раскрываются принципы использования:

  • оборудования;
  • механизмов;
  • материалов;
  • инструментов, и всего того, с чем непосредственно связаны профессиональные функции работника.

Четвертый раздел раскрывает причины, которые приводят к экстремальным ситуациям или аварии во время рабочей смены. Здесь говорится о правильном поведении персонала в подобных ситуациях.

Пятая глава посвящена окончанию и порядку сдачи смены следующей бригаде.

Здесь отражаются вопросы отключения оборудования, машин и агрегатов, уборки рабочего места, оповещения о проблемах, возникших во время смены.

Знакомство с инструкцией

Несколько видов инструктажей.

Первоначальное ознакомление с инструкцией под роспись каждого сотрудника происходит, перед тем, как он должен приступить к выполнению должностных или рабочих обязанностей.

Как правило, в программу первичного инструктажа на рабочем месте входят следующие локальные акты:

  • ИОТ по профессиям и видам работ;
  • инструкции, регламентирующие производственную, профессиональную работу;
  • карты опасности и рисков;
  • ГОСТы, стандарты предприятия.

После того, как руководитель подразделения ознакомит нового сотрудника с вышеперечисленными документами, в том числе и с ИОТ, в «Журнал регистрации проведения инструктажей на рабочем месте» вносится соответствующая запись, где указывается:

  1. Дата;
  2. ФИО инструктируемого;
  3. ФИО инструктирующего;
  4. Причина оформления инструктажа;
  5. Перечисление используемых документов при проведении этой процедуры.

Для вновь устраиваемого на работу в графе «причина» указывается «первичный инструктаж», в графе с перечислением документов указываются ИОТ, по которым проводилось ознакомление. И в соответствующей строке вновь принятый на работу ставит подпись, подтверждающую, что с ИОТ ознакомлен.

На некоторых предприятиях не довольствуются подписями сотрудников только в «Журнале регистрации проведения инструктажей на рабочем месте». В конце каждой инструкции прикладывается «Лист ознакомления», где указывается ФИО работников, дата ознакомления и подпись.

Согласно государственным нормативам срок действия инструкции оговаривается 5-ю годами. Это для тех случаев, когда документ не касается работ повышенной опасности. Если рабочее место связано с рисками и опасностями, то в этой ситуации инструкции по охране труда разрабатываются только на 3 года. Затем пересматриваются, перерабатываются и вновь согласовываются.

Если работы повышенной опасности проводятся не систематически в соответствии с технологическим регламентом, а время от времени, то они выполняются по наряду-допуску, который регистрируется в соответственном журнале.

При оформлении наряд-допуска, среди прочих мероприятий, указывается проведение инструктажа по ОТ (где раскрываются вопросы, изложенные в ИОТ), которое в очередной раз проводится с работниками под роспись.

То же происходит и через полгода при вторичном проведении инструктажа, если работа не связана с повышенной опасностью. В противном случае вторичный инструктаж проводится через 3 месяца, как, например, положено для строительных профессий.

Таким образом, если руководитель отдельного участка предприятия строго следует документам, регламентирующим безопасное выполнение подчиненными производственных функций, то ознакомление ими ИОТ под роспись он проводит как минимум 2 раза в год.

Из этого видео вы узнаете о разработке инструкций по охране труда.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/ohrana/instruk/oznakomlenie-s-instruktsiej-po-ohrane-truda-pod-rospis.html

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: