Психофизиологические аспекты эффективного использования рабочего времени

Содержание
  1. 20 эффективных техник тайм-менеджмента
  2. 2. Правило трёх
  3. 3. Способ 10 минут
  4. 4. Pomodoro
  5. 5. Метод 90/30
  6. 6. Метод 52/17
  7. 7. Поедание лягушек
  8. 8. Временные блоки
  9. 9. GTD
  10. 10. ZTD
  11. 11. Канбан
  12. 12. Правило двух минут
  13. 13. Zero Inbox
  14. 14. Fresh or Fried
  15. 15. Метод айсберга
  16. 16. Автофокус
  17. 17. Матрица Эйзенхауэра
  18. 18. Метод 4D
  19. 19. Хронометраж
  20. 20. Метод Тима Феррисса
  21. Рациональное использование рабочего времени: методики и примеры
  22. Рабочее время персонала и его эффективность
  23. Факторы влияния на эффективное использование времени
  24. Что находится в приоритете
  25. Методики реализации тайм-менеджмента
  26. Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы
  27. Как перестать отвлекаться
  28. Как руководителю рационально организовать рабочее время
  29. Мотивация персонала
  30. Заключение
  31. Повышение эффективности использования рабочего времени
  32. Эффективность рабочего времени теория и практика
  33. Эффективность использования рабочего времени (теоретические аспекты)
  34. Бизнес моделирование
  35. Эффективность использования рабочего времени на предприятии
  36. Эффективный руководитель
  37. CrocoTime для всех и каждого
  38. Анализ структуры рабочего времени
  39. С помощью каких инструментов мы проводим анализ использования рабочего времени?
  40. Какие результаты получаете Вы по итогам проекта?
  41. Эффективность использования рабочего времени и линейка деловой ответственности – психология
  42. Психофизиологические аспекты эффективного использования рабочего времени

20 эффективных техник тайм-менеджмента

Психофизиологические аспекты эффективного использования рабочего времени
AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете.

Согласно эксперименту , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления.

Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное.

Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить.

Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой.

Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский.

Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на и в играх.

Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы.

Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Источник: https://Lifehacker.ru/texniki-tajm-menedzhmenta/

Рациональное использование рабочего времени: методики и примеры

Психофизиологические аспекты эффективного использования рабочего времени

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

  1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
  2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
  3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

  • Режим рабочего времени;
  • Организация труда;
  • Работоспособность сотрудников;
  • Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

  • В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
  • Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
  • Растет уровень результативности каждого работника;
  • Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

  • Срочные и важные;
  • Срочные и неважные;
  • Несрочные и важные;
  • Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

  1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
  2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
  3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Соцсети.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

  • Спешка;
  • Отсутствие планирования времени;
  • Неправильная организация труда;
  • Слабый уровень мотивации.

Отсутствие планирования можно считать основной причиной. Если рабочее время проходит хаотично, логично, что завершить дела не получается.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников.

Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Источник: https://kakzarabativat.ru/soveti/racionalnoe-ispolzovanie-rabochego-vremeni/

Повышение эффективности использования рабочего времени

Психофизиологические аспекты эффективного использования рабочего времени

Прибыть на работу в 9:00, уйти ровно в 18 – похвальное соблюдение дисциплины. Но чем насыщены часы в офисе? Сразу после самоорганизации персонала актуальность приобретает его действенность. Бессмысленное, тихое сидение за столом не принесет пользы ни компании, ни человеку. Как быть нужным специалистом и не растерять свои навыки? Найдем ответы на эти вопросы.

Эффективность рабочего времени теория и практика

Многим свойственно делить свою жизнь на части. Нелюбимую — что просто отбывают на службе, производстве, и другую — когда хотят успеть жить на полную. Это проблема и трудноискоренимый стереотип среди тех, кто не видит смысла и цели в своем труде. Первые минуты в офисе многие рассматривают как продолжение утреннего домашнего ритуала:

  • просматривают личную почту и ленту новостей;
  • переписываются с друзьями в соцсетях;
  • изучают сайты по поиску работы и онлайн покупок.

Перечислять псевдозанятия, которые крадут важный ресурс, уже не стоит. Продуктивное утреннее время ушло. Еще сколько-то минут нужно, чтобы вернуться мыслями к непосредственным обязанностям и сконцентрироваться на них.
Впрочем, научиться рационально распределять время можно. Наука тайм-менеджмента нам в помощь: в теории и на практике.

Эффективность использования рабочего времени (теоретические аспекты)

Выкладываться на 100% в течение всего дня невозможно. Никто еще не отменял биологических ритмов жизни. На плодотворность влияют:

  • режим труда;
  • планирование занятости;
  • организация трудового процесса;
  • самочувствие сотрудника.

Как же действовать, чтобы не получить “волшебный пинок для скорости” от работодателя? Начинайте с малого – расписывайте все дела, и заметите, насколько вырастет ваша продуктивность, сколько высвободится минут, часов, в том числе и на отдых. О завтрашнем дне думаем с вечера:

  • планируем действия. Это увеличивает результативность на 25%. Большие задачи разбиваем на мелкие;
  • фиксируем план действий вместе со сроками их осуществления – так они будут более конкретными и ощутимыми;
  • расставляем приоритеты: простой способ «АБВГ», где А – самое важное дело дня, Б – средней важности и т.д. С утра приступайте к пункту А. Выполнили это задание – вздохнули полной грудью с облегчением, и далее день покажется более легким. Но постарайтесь не допустить, чтобы значимая цель перешла в разряд срочных;
  • сосредотачиваемся на главном – переносим второстепенные проблемы на менее продуктивное время, полномочия делегируем;
  • планируем отдых. Доказано, что моральное выгорание снижает отдачу, и напротив, хорошая передышка дает новые силы и идеи.

Бизнес моделирование

Умный предприниматель, если хочет остаться на плаву, начинает свое дело с составления бизнес-концепции. Систем продвижения на рынке множество, каждый выбирает свою. Мы определим ее как умение или намерение заработать деньги, как практический инструмент для решения, в каком направлении должна развиваться организация.

Бизнес-планирование – процесс постоянный. Успешность его реализации зависит от управляющего звена, от авторов модели, от тех, кто должен привести предприятие к процветанию. Каждый отталкивается от целей и задач своего конкретного занятия. Но есть основные общие действия для оптимизации:

  • зафиксировать основу: определить текущие процессы, их плюсы и минусы, чтобы отталкиваться от этой модели к новой;
  • идти от конкретного к общему: получить картину трудового дня одного работника, чтобы понять производительность всего отдела;
  • разработать стратегию: на основании полученных данных на первых этапах решить, какие направления улучшить, с помощью каких инструментов достигнуть большей производительности;
  • снять психологические препятствия, т.е. объяснить персоналу, для чего нужны изменения, и что они дадут отдельному сотруднику.

Эффективность использования рабочего времени на предприятии

Завершить определенный проект качественно и, главное, в точно установленные календарные даты — цель любой уважающей себя организации. Правда, случается, что фиксированные сроки сдвигаются и становятся почти недостижимой мечтой. Если задаться вопросом, как исправить эту ситуацию, можно получить помощь в виде программного продукта.

Так и поступили в «Рязаньпроекте». Рабочие вновь срывали сроки очередной программы, указывали на сложность специального программного обеспечения, оправдывались его новизной и своим недостатком опыта.

Тогда дирекция по развитию решила остановиться на ПО CrocoTime и повернуть обстоятельства себе на пользу. Установка ПП учета и анализа рабочего времени позволила апеллировать всем жалобщикам на их задержки.

На основе отчетов выяснили:

  • время прихода/ухода и утренних задержек;
  • целевую и нецелевую занятость;
  • фактически отработанное время каждым специалистом;
  • эффективность отдельных сотрудников и подразделений в целом по конкретным заданиям.

В итоге руководство “Рязаньпроекта” отметило эффект от внедрения продукта: наладили дисциплину, оптимизировали работу и получили прибыль.

Эффективный руководитель

Контролировать подчиненного входит в обязанности администратора.

Но кто проследит за директором в его личной исполнительности? Ведь именно от него зависит беспрерывный трудовой процесс, соблюдение сроков и во многом увлеченность персонала общей идеей.

У каждого есть свой образ эффективного руководителя. Он умный, организованный, опытный, настойчивый, прогрессивный, работоспособный. От лидера ждут и другие деловые качества:

  • организовать рабочее время команды в целом и свое в частности;
  • уметь адаптироваться к новым веяниям и менять направление деятельности, если не добились успеха;
  • брать ответственность на себя за принятые решения;
  • понимать коллектив, его возможности и уметь организовать под нужные задачи;
  • стимулировать на продуктивность, помогать в решении профессиональных проблем, избегать переработок со стороны работников.

Нарисован почти идеальный образ топ-менеджера. Только руководителю, как и рядовому специалисту, свойственно отвлекаться.

Основная проблема — коллеги, которые не устают отвлекать вопросами, телефонные разговоры, совещания, просмотр документации и электронной почты. На ее проверку в среднем уходит до 30% трудового дня. Частые заседания также несут мало пользы всей организации.

Многие просто отсиживаются на них, не внося результативных предложений. Как среднему звену менеджмента, так и высшему помогут тайм-трекеры.

CrocoTime для всех и каждого

Программные продукты помогают сократить неэффективное время. Если требуется найти ошибки в механизмах управления, оптимизировать бизнес-процессы с учетом особенностей компании, оптимально подойдет ПО CrocoTime. Программа контроля покажет причины острой нехватки времени коллективу и его руководителю:

  • нарисует картину дня: автоматически учитывает продуктивное и непродуктивное время;
  • проанализирует данные за неделю/месяц и определит действия, которые перестали приносить прибыль, подскажет, как стоит перераспределить рабочие силы для выполнения более важных задач;
  • поможет в бизнес-планировании: автоматически составит отчеты, на основании которых можно оценить эффективность команды, выбрать наиболее удобный механизм управления коллективом.

Вовремя реагировать на перемены, менять систему управления компанией в зависимости от ее успешности – важная часть грамотного предпринимательства. Равно как и умение правильно расставлять приоритеты, распределять нагрузку. Оптимизировать бизнес-процессы будет ПП CrocoTime.

Источник: https://crocotime.com/ru/povyshenie-effektivnosti-ispolzovaniya-rabochego-vremeni/

Анализ структуры рабочего времени

Психофизиологические аспекты эффективного использования рабочего времени

Ваши сотрудники не собираются домой, хотя уже рабочий день закончился? «Горят» сроки по клиентам, а еще и 50% работы не готово? Вы видите сотрудников чаще в местах для курения и кофе-пауз, чем на рабочих местах? Вас не устраивают результаты работы подразделения? Руководители жалуются на высокую нагрузку своих сотрудников и периодически предлагают увеличить им штат?

В этом случае мы рекомендуем Вам задаться вопросом «А насколько эффективно расходуется рабочее время сотрудниками?»

Самым эффективным инструментом для исследования является анализ эффективности использования рабочего времени.

С помощью каких инструментов мы проводим анализ использования рабочего времени?

  • Хронометраж
  • Фотография рабочего времени
  • Метод моментных наблюдений
  • Экспертное интервью
  • Самофотография рабочего дня
  • Фотохронометраж

Какие результаты получаете Вы по итогам проекта?

  • Полную картину о структуре рабочего времени сотрудников
  • Перечень источников потерь рабочего времени
  • Рекомендации по увеличению производительности труда (оптимизация трудовых процессов, перераспределение функций, автоматизация функций и др.)

наши клиенты

популярные вопросы

Если мы закажем вам оценку персонала, что мы получим в результате?

Мы проведем оценку работников фирмы. Сначала внедряется модель должностной эффективности, в которой будут указаны параметры для оценки специалиста. Далее, мы разработаем методы оценки – они покажут, соответствует ли специалист тем или иным критериям.

Когда предварительная часть работы проведена, начинается оценка персонала, по завершению которой вы получаете развернутый отчет. В отчете указывается, соответствует ли специалист своим должностным обязанностям, приводится анализ его личностных характеристик и профессиональных знаний.

А также будут даны рекомендации относительно дальнейшего роста специалиста. Кроме этого, учитывая предварительную оценку, мы проведем тренинги. Будет разработана программа работы с персоналом для всего предприятия.

Мы разработаем и передадим вашим администраторам технологию тестирования работников.

Наша оценка поможет кадровикам вашей компании более эффективно проводить HR-политику, а администраторам принимать эффективные решения. Повысится уровень компетенции коллектива.

Зачем вам наши услуги, если уже есть собственная служба персонала?

Как показывает практика, штатные HR-специалисты не всегда имеют достаточные ресурсы и навыки для решения всех задач, спускаемых им «сверху». К нам очень часто обращаются представители HR- департамента в связи с высокой загрузкой или появлением нетиповых задач: по подбору, развитию, стимулированию, удержанию и оптимальному использованию персонала.

Есть еще один важный аспект – сотрудники Службы персонала компании, как правило, включены в личное общение со своими коллегами и уже не могут быть объективными при их оценке. Поэтому для объективной оценки полезно привлекать специалистов со стороны.

Наши сотрудники часто выступают в роли независимых экспертов при решении различных задач, связанных с повышением эффективности работы персонала.

Как вы оцениваете профпригодность кандидатов? Они точно нам подойдут?

Для оценки кандидатов мы используем различные авторские оценочные методики, в зависимости от профиля вакансии и конкретного запроса клиента. Это могут быть структурированное интервью, интервью по компетенциям, профессиональные и личностные тесты, групповой и индивидуальный ассессмент-центр, и другие современные методы оценки.

В результате клиент получает детальный портрет кандидата, что позволяет Вам понять не только его профессиональный опыт, но и то, насколько человек соответствует стандартам Вашей компании, будет ли он эффективен на своем месте, какой потенциал развития он имеет.

Также мы сможем предоставить, помимо основных характеристик кандидата, дополнительную информацию по Вашему запросу.
 

Мы уверены в качестве своей работы, поэтому на каждого кандидата мы даем гарантийный срок, который доходит до 30 дней. В течение этого срока мы без лишних вопросов заменим Вам кандидата совершенно бесплатно, если по каким-то причинам Вас не устроит подобранный нами человек.

Вы работаете с коммерческим персоналом? Нам требуется подбор от 10 менеджеров по продажам с опытом в нашей тематике в короткие сроки. Вы решали подобные задачи и на что нам рассчитывать при работе с Вами?

Да, работаем. Коммерческий персонал чаще всего фигурирует в заявках на подбор сотрудников.

Так, недавно мы закрыли позицию для одного коммерческого предприятия. В кратчайшие сроки нам удалось найти 30 квалифицированных менеджеров по продажам. Работа была выполнена за 3 недели. Был разгар сезона продаж, предприятие получило максимальную прибыль.

Свяжитесь с нами по телефону +7 (499) 391-70-41 или напишите на director@rutotal.ru для получения подробной информации о подборе коммерческого персонала.

Источник: https://rutotal.ru/normirovanie-truda-v-kompanii/analiz-struktury-rabochego-vremeni/

Эффективность использования рабочего времени и линейка деловой ответственности – психология

Психофизиологические аспекты эффективного использования рабочего времени

Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

  1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
  2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
  3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Психофизиологические аспекты эффективного использования рабочего времени

«Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом)», 2012, N 1

ПСИХОФИЗИОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭФФЕКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

В статье рассматриваются психофизиологические аспекты восприятия времени и их влияние на эффективность работы. Предлагаются практические рекомендации по организации рабочего времени, режиму труда и отдыха.

Время — это главный невосполнимый ресурс человека, важнейшая философская категория, устанавливающая характеристику нашего бытия — мы живем во времени и пространстве. Мечта изобретателей всех народов — создать машину времени, обратить жизнь вспять или по крайней мере глазами современника увидеть то, что произошло столетия назад.

Помимо всего прочего, время служит эквивалентом, основным мерилом труда человека. «Время — деньги» — лозунг, который приписывают американскому президенту Б.

Франклину и который в какой-то мере является отражением трудовой этики протестантизма: «Делайте деньги, не теряя времени!».

Прежде чем мы поговорим об особенностях рабочего времени, его планировании, использовании, целесообразно коротко остановиться на психологических аспектах времени как измерения, в котором существует человек.

Как работает внутренняя система хронометрирования

Важнейший психологический аспект проблемы — восприятие времени.

У человека нет специфических анализаторов, позволяющих воспринимать и оценивать течение времени, как, например, орган зрения позволяет нам визуально воспринимать пространство окружающего мира.

Вместе с тем очевидно, что восприятие и оценка времени должны опираться на какие-либо естественные процессы, протекающие в организме. Такими «опорными» процессами, как считают ученые, являются процессы метаболизма.

Словарь управления персоналом. Метаболизм (от греч. metaboun — «превращение, изменение»), или обмен веществ — набор химических реакций, которые возникают в живом организме для поддержания жизни.

Циркадные (циркадианные) ритмы (от лат. circa — около и dies — сутки) — циклические колебания интенсивности различных биологических процессов, связанные со сменой дня и ночи. Несмотря на связь с внешними стимулами (прежде всего, светом), циркадные ритмы имеют эндогенное происхождение, представляя, таким образом, «внутренние часы» организма. Период циркадных ритмов обычно близок к 24 часам.

Но это не все. Адаптироваться в окружающем мире человеку помогает способность воспринимать, запоминать и воспроизводить некие эталонные величины. Каждый из нас знает (хотя бы приблизительно), какова протяженность, например, одного метра, может воспроизвести произнесенный кем-то звук (эта способность лежит в основе обучения речи), узнает запахи.

Точно так же мы можем (конечно, с разной долей успешности) повторить временной интервал, заданный извне, в чем нам помогает наш внутренний таймер. Это нам позволяет сделать важнейший естественный «задатчик» времени — солнечная активность (смена дня и ночи).

Источник: https://obu4ayka.ru/stati/effektivnost-ispolzovaniya-rabochego-vremeni-i-linejka-delovoj-otvetstvennosti-psihologiya.html

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: