Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Содержание
  1. Общие правила ведения и хранения трудовых книжек в организации
  2. Законодательство
  3. Общие правила ведения
  4. Основные правила хранения
  5. Ответственные лица
  6. Порядок учета и хранения трудовых книжек – Все о кадрах
  7. Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения
  8. Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек
  9. Правила ведения и хранения трудовых книжек
  10. Какими нормами руководствоваться
  11. Порядок оформления при трудоустройстве
  12. Общие требования
  13. Титульная страница
  14. Сведения о работе
  15. Сведения о награждениях
  16. Общий порядок ведения и хранения
  17. Приказ о ведении трудовых книжек, образец
  18. Правила выдачи копий трудовых книжек
  19. Правила ведения трудовых книжек
  20. Для чего существует
  21. Правила ведения и оформления, кто оформляет
  22. Общие правила
  23. Титульный лист: правила заполнения
  24. Ведение раздела о работе
  25. Ведение раздела о награждениях
  26. Как и где должны храниться
  27. Копия: правила выдачи
  28. Дубликат: правила заполнения
  29. Вкладыш
  30. Когда выдается при увольнении
  31. Правильное ведение и хранение трудовых книжек
  32. Что нужно знать при принятии на работу
  33. Кому обязаны выдать данный документ?
  34. Ведение трудовых книжек
  35. Запись о приеме и об увольнении: печать или оттиск?
  36. Порядок исправления ошибок
  37. Применение печати при заполнении трудовой книжки
  38. Работа по совместительству: внесение записей
  39. Добавление вкладыша трудовой книжки
  40. Выдача дубликата
  41. Учет книжек на предприятии
  42. Выдача трудовой книжки работнику

Общие правила ведения и хранения трудовых книжек в организации

Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Записи, содержащиеся в трудовой книжке, дают исчерпывающую информацию о работнике. Раскрыв этот документ, работодатель может сделать важные выводы о соискателе вакантного места.

Записи книжки позволяют уточнить профессию и квалификацию работника, узнать, где и когда именно он работал, по каким причинам был уволен и каким общим стажем работы он обладает.

Трудовая — это первый документ, который выдаётся молодому специалисту в начале его рабочей карьеры.

И именно эта книжка сыграет решающую роль при завершении трудовой деятельности и достижении определённого возраста — по этому документу специалистами Пенсионного фонда начисляются пенсионные выплаты.

Крайне важно, чтобы информация, вносимая в этот документ, была достоверной, а все записи оформлялись правильно.

Законодательство

При составлении этого нормативного документа Правительство РФ опиралось на положения 66-й статьи Трудового кодекса.

Упомянутое постановление утверждает форму документа и его вкладыша, а также правила ведения и хранения. В частности, с начала 2004 года был введён в документооборот новый бланк книжки. При этом старые бланки остались действительными и не подлежали замене.

Опираясь на правительственное постановление, Министерство труда и социального развития разработало отдельную инструкцию для работников кадрового отдела и других уполномоченных лиц, которой они пользуются при заполнении и хранении книжек.

Ведение этого документа и его хранение закреплено несколькими нормативными документами:

  1. Трудовой кодекс даёт определение документу и перечисляет основные обязанности работодателя по хранению и заполнению документа.
  2. КоАП устанавливает порядок административного наказания за нарушения в сфере делопроизводства, касающиеся трудовых книжек (статья номер 5.27).
  3. Упомянутое выше правительственное постановление под номером 225 помогает определиться с правилами заполнения и хранения, а также устанавливает единую форму бланка.
  4. Постановление Министерства труда и социального развития под номером 69, устанавливающее инструкцию для заполнения книжек, чётко определяет, какую именно информацию должны вносить сотрудники кадрового отдела, и каким способом исправляются допущенные ошибки.

Общие правила ведения

Если работник получает рабочее место впервые, для него оформляется новый бланк книжки за счёт работодателя.

По общим правилам информация вносится в этот документ в присутствииработника. Установлены и сроки внесения необходимых записей — не более семи дней с момента подписания договора между работником и работодателем.

В документ в обязательном порядке вносятся данные о любых перемещениях работника, повышении его квалификации, приёме на вакантное место и увольнении, о поощрении, приобретении дополнительной профессии (указывается на титульном листе через запятую). Все записи вносятся не позднее семи дней с момента издания приказа! А при увольнении соответствующая отметка проставляется в документе в последний рабочий день.

После внесения любой записи работник знакомится с ней, после чего ставит подпись в личной карточке.

К основным данным относят:

  • ФИО работника, дату его рождения (при внесении этой информации сотрудник кадрового отдела ориентируется на паспортные данные);
  • информацию об имеющемся у человека образовании (при внесении информации уполномоченное лицо сверяется с соответствующими документами — аттестатом, дипломом);
  • информацию по занимаемой должности с указанием профессии, квалификации, даты приёма, реквизитов соответствующего приказа, полного наименования юридического лица.

К дополнительным данным причисляют:

  • данные по срокам военной службы или работе в силовых ведомствах (информацию вносят на основании предъявленного работником военного билета);
  • данные по срокам обучения (на основании документов о повышении квалификации, прохождении курсов и тренингов);
  • данные о полученных наградах (на основании грамот и государственных наград);
  • данные о восстановлении трудового стажа (на основании предъявленных документов, подтверждающих информацию).

Им является правильно указанный номер и дата издания соответствующего приказа. Информация личного характера вписывается в трудовую на основании других подтверждающих документов, перечисленных выше (паспорт, аттестат, диплом и так далее).

Также не нужно забывать, что полная формулировка не переписывается из приказа!

Её заменяют кратким обозначением. Например, в качестве причины внесения записи вносится пометка «приём на работу». Далее вписывается номер и дата издания приказа.

Приказами руководства регулируется большая часть трудовых функций работника: приём на вакантное место, увольнение, назначение награды, переводы на другие рабочие места в пределах одного предприятия, присвоение квалификации, изменение тарифа или разряда.

Также необходимо придерживаться основных правил заполнения:

  • все даты вносятся исключительно арабскими цифрами в отведённых для этого графах;
  • применяются только тёмные цвета чернил (фиолетовые, чёрные или синие);
  • используется государственный язык за исключением субъектов Федерации, в которых разрешено использовать в делопроизводстве республиканский язык;
  • слова или названия ни в коем случае не сокращаются — это запрещено инструкциями;
  • для внесения записей используется нумерация, порядок и последовательность, которые нельзя нарушать;
  • информация фиксируется не позднее семи дней с момента издания соответствующего приказа;
  • любые правки осуществляются согласно установленным правилам. На титульном листе разрешается зачёркивать только информацию, внесённую в строку ФИО или «образование». В остальных случаях положено выдавать дубликат. Ошибки во внутренних разделах документа исправляются через внесение соответствующей записи (без зачёркивания ошибочных данных);
  • в книжку обязательно добавляется вкладыш на случай, если сведения о работе не вместятся в основной бланк.

Основные правила хранения

Трудовые книжки являются документами строгого учёта. Всю ответственность за их сохранность на период трудовой деятельности работников берут на себя работодатели. По этой причине в руки работнику оригинал бланка предоставляется лишь при увольнении, а в остальных случаях выдаётся копия, заверенная руководителем или ответственным лицом.

Для учёта движения книжки на предприятии (в организации, учреждении, компании) заводится специальная книга учета движения трудовых книжек, в которой работник расписывается при получении оригинала на руки. А для хранения документов этого типа в кадровом отделе выделяется отдельный сейф, который в обязательном порядке запирается на ключ, чтобы исключить утрату документов.

После увольнения сотрудника книжка, не полученная им на руки, в течение трёх месяцев находится в зарезервированном состоянии. После чего ещё два года хранится в сейфе кадрового отдела и только по истечении этого срока передаётся в архив. Архивный срок хранения составляет 75 лет.

Ответственные лица

За ведение и хранение книжек отвечает сотрудник, уполномоченный на выполнение таких обязанностей отдельным приказом руководства.

На крупных предприятиях это один из сотрудников кадрового отдела. В мелких компаниях и организациях ведением и хранением трудовых чаще занимаются лица, трудящиеся по совмещению (главные бухгалтеры, секретари, менеджеры по персоналу).

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/pravila-vedeniya-i-xraneniya-trudovyx-knizhek.html

Порядок учета и хранения трудовых книжек – Все о кадрах

Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст.

 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Правильное ведение и хранение трудовых книжек

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу.

Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия.

При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Общие требования

Требованияи правила
Нумерация разделов сквознаяКаждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.
Формат даты фиксированныйДопускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2020 года — неправильно).
Какими средствами вноситьСведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.
Допускается ли использование штампов и печатейДопускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.
На каком языке вносятся сведенияОфициальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.
Сроки внесения информацииНе позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.
Как знакомить с записямиСо всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.
Как исправлять ошибкиЗависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • профессию;
  • специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2020 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится.

После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению.

В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

  • о приеме на работу;
  • повышении в должности;
  • переводах (постоянных);
  • присвоении разрядов;
  • об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

  • государственными наградами;
  • почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
  • другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Скачать

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

  • приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Подробнее: как заверять копии трудовой книжки

Источник: https://clubtk.ru/pravila-vedeniya-i-khraneniya-trudovykh-knizhek

Правила ведения трудовых книжек

Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Рассмотрим основные правила оформления и ведения трудовых книжек: общие правила и порядок заполнения записей о работе, увольнении, награждении.

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам.

Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути – это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина.

Правила ведения трудовых книжек в РФ 2020 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2020 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Требованияи правила
Номер по порядкуДолжен быть у каждой записи
ДатыАрабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)
Цвет чернилЧерный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки
СокращенияНе используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми
ЯзыкРусский или иной официальный язык (в республиках РФ)
Строгое соответствие записи приказуЗаписи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа
Сроки внесенияДля работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии
Ознакомление работников и заверениеСо всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются
Исправление ошибокЗачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

  • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
  • затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
  • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
  • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжекустановлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

  • сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
  • копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
  • копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
  • на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами.

Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина.

Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину.

Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек.

Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается).

Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения.

Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес.

Хранится трудовая книжка 75 лет.

Источник: https://ppt.ru/art/tk/vedenie-trudovih

Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка работника является тем документом, который позволяет судить о трудовой деятельности ее собственника, а также подтверждает в полном объеме трудовой стаж.

Правила ведения и хранения трудовых книжек определены на национальном законодательном уровне и обязательны для выполнения абсолютно любым предприятием, организацией и учреждением.

Обязанность ведения трудовой книжки лежит непосредственно на работодателе, который должен вести ее по всем сотрудникам, которые работают более пяти рабочих дней.

Существуют три вида трудовых книжек. Все они действующие и не подлежат замене. Это трудовые книжки 2004 года выпуска, 1973 г. и 1938 г.

При обращении потенциального соискателя на замещение вакантной должности он должен принести определенный пакет документов, который включает в себя трудовую книжку. Если будущий сотрудник не имеет этого документа, его завести и правильно оформить должен новый работодатель.

При этом он вносит соответствующие записи на основании определенных подтверждающих документов, которые предоставляются работником.

Если предоставленные работником документы не могут отобразить полную картину трудовой жизни, в трудовую книжку вносят только ее подтвержденную часть. Непосредственная работа с предоставленной трудовой книжкой начинается у работодателя только с момента оформления на работу потенциального сотрудника.

Что нужно знать при принятии на работу

При оформлении на работу нового сотрудника в первую очередь необходимо поинтересоваться наличием трудовой книжки, которая и является главным документом, подтверждающим профессиональный стаж и деятельность. Именно из информации, которая в них записывается и можно узнать:

  • на каких должностях будущий работник уже работал}
  • каков его уровень квалификации,
  • профессиональный стаж.

В случае отсутствия трудовой книжки у сотрудника, который устраивается на работу (утеря или ее испорченность/негодность к использованию) работодатель обязан оформить новую только в случае написания работником специального заявления, в котором указываются те или иные причины ее отсутствия.

Кому обязаны выдать данный документ?

Правила ведения трудовых книжек предусматривают, что эти документы являются одними из главных актов, которые подкрепляют трудовую деятельность рабочего. Они ведутся на всех действующих организациях, предприятиях и учреждений всех форм собственности.

Трудовые книжки не заводятся на лиц, которые:

  • работают на условиях трудового договора у предпринимателей, имеющих статус физических лиц,
  • работают в обслуживании некоторых граждан (охранники, домработницы, шоферы и др.).

Их работу можно подтвердить простой справкой от владельца организации, при участии которого и был подписан трудовой договор между рабочим и наемщиком.

На сотрудников-совместителей трудовые книжки ведутся исключительно по месту их главной работы. Наемные рабочие, приступившие к службе, обязаны предъявить владельцу оригинал трудовой книжки, оформленной во введенном порядке.

Она должна храниться в организации как документ строжайшей отчетности.

На предприятиях в трудовой книжке каждого работника должны быть внесены записи:

  • о переводе с одной должности на другую,
  • о непосредственно выполненной работе,
  • о наградах,
  • данные по увольнению.

Может указываться и другая информация, записанная работодателем, которая подтверждается названием документа соответствующим номером и датой. При увольнении трудовая книжка обязательно выдается работнику на руки и под подпись в журнале учета.

Ответственность за хранение, ведение, учет, а также выдачу трудовых книжек несет непосредственно руководитель организации, предприятия или учреждения.

Основные требования к работодателю

  • работодатель, который не является юридическим лицом, не имеет права оформлять или заполнять трудовую книжку}
  • если работа является главной (основной), то работодатель обязан заполнять трудовые книжки на отдельного сотрудника, который проработал в данной организации не менее 5 дней}
  • в трудовую книжку вносятся сведения о рабочем, выполняемой им работе, переводах на иную неизменную должность, об увольнении и основаниях прекращения договора (ч. 4 ст . 66 ТК РФ).

Ведение трудовых книжек

При заполнении трудовой книжки следует ознакомиться с соответствующим приказом, в котором должным образом расписаны правила ведения.

Так как трудовая книжка создана для того, чтобы фиксировать все о непосредственной профессиональной деятельности работника, то заполняются в ней данные о трудовом стаже и изменении мест работы.

Следует обратить внимание на то, что данные в трудовой книжке относительно назначения на должность, увольнения с нее, а также любые передвижения по службе, должны фиксироваться в полном соответствии с трактовкой соответствующего приказа.

Запись о приеме и об увольнении: печать или оттиск?

Однако часто встречаются случаи, когда сотрудники, которые должны отвечать за правильность ведения и заполнения трудовых книжек, неправильно трактуют этот момент.

Прямым нарушением действующего законодательства относительно проставления печати является проставление оттиска на записи о приеме на работу. Этого категорически нельзя делать.

Оттиск проставляется только при записи об увольнении с должности.

При осуществлении каждой записи в трудовой книжке работник должен быть соответствующим образом с этим ознакомлен, о чем он ставит свою подпись в журнале. В трудовую книжку, помимо информации о принятии на работу, переводе с должности на должность, увольнении и т.д. заносятся данные о полученных наградах, а также специальных званиях, которые фиксируются со ссылкой на определенный приказ.

Порядок исправления ошибок

Информация о том, как правильно сделать исправление, допущенное на титульном листе трудовой книжки, ни в одном законодательном акте не определена. Из этого можно сделать вывод, что допущенные ошибки не подлежат исправлению.

Можно лишь посчитать, чтобыланк испорчен и подлежит уничтожению, о чем составляется соответствующий документ.

Форма подобного документа не определена законом, поэтом работодатель может по своему усмотрению составлять акт об уничтожении испорченного бланка.

Если же в нужное время не было сделано подобное, то можно посоветовать опустить зачеркивание неправильной или же измененной фамилии, и дописывание правильной информации со ссылкой на соответствующий документ. Указания на номера, даты и названия документа должны быть зафиксированы на обратной стороне листа.

Если ошибки были допущены предыдущим работодателем, который уже успел стать банкротом, исправления позволяют осуществлять новому работодателю. В отношении неточных данных, которые были допущены работодателем, прекратившим свое существование, также разрешается делать уточнение новому (действующему) работодателю.

Применение печати при заполнении трудовой книжки

Печать должна использоваться для удостоверения подписи должностного лица, которое вносит соответствующие записи в трудовую книжку.

Печать проставляется, с момента внесения последних изменений в российское трудовое законодательство, только основная. Ранее можно было использовать печать, которую делают для отдела кадров, теперь же простановка такой печати запрещена.

Такое нововведение создало некий дискомфорт для сотрудников отдела кадров больших предприятий.

Работа по совместительству: внесение записей

Для того, чтобы отобразить работу по совместительству, сотруднику достаточно лишь принести соответствующий подтверждающий документ о том, что о является трудоустроенным на конкретном месте.

Данные о работе совместителя вносятся непосредственным прямым работодателем.

Конкретного указания по времени, в течение которого может быть внесена запись о работе по совместительству, не указано, поэтому работодатель не может отказать сотруднику о внесении такой записи, даже если он уже уволился с неосновной работы.

Добавление вкладыша трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек предусматривает ведение вкладыша в трудовую книжку в случае окончания страниц определенного раздела. В таком случае вкладыш следует вшить в трудовую книжку.

Заполнение его соответствует заполнению самой трудовой книжки, однако, исходя из практики, при заполнении могут быть допущены ошибки.

Следует обратить внимание на то, что сам вкладыш без трудовой книжки не имеет никакой юридической силы, о чем говорится в соответствующей инструкции.

При том, что заводится вкладыш, проставляется соответствующий штамп в трудовую – «выдан вкладыш». Написание данной фразы вручную не является корректным. Инструкция не имеет ссылки на определенное место, в которое необходимо вшить вкладыш, поэтому его можно вшивать в любое удобное место. По практике, которая уже сложилась, вкладыш вшивается после последнего листа трудовой книжки.

Выдача дубликата

В случае возникновения ситуации, при которой сотруднику необходимо получить дубликат утерянной книжки, он обязан обратиться к своему работодателю.

Правила ведения трудовых книжек предусматривают, что именно действующий работодатель должен, согласно законодательства, выдать дубликат.

В дубликате книжки в обязательном порядке должны быть указаны абсолютные данные о стаже сотрудника (с указанием, является ли стаж прерывным или же нет). При этом требуются определенные документы, которые могут подтвердить данную ситуацию.

В дубликате трудовой книжки указывается информация по поводу полученных за время работы наград, а также соответствующих званий и поощрений. Для внесения такой информации тоже необходимы подтверждающие документы.

Общий стаж нахождения в рабочих отношениях указывается в дубликате суммарно, то есть определяется и записывается информация обо всем количестве дней, месяцев, лет работы.

В этом случае не уточняется название работодателя.

Учет книжек на предприятии

Правила хранения трудовых книжек предусматривают осуществление контроля за ними, В обязательном порядке должны быть:

  • книга учета вкладышей в трудовые книжки и самих книжек}
  • расходно-приходная книга учета бланков.

На протяжении всего срока существования трудовых отношений между сотрудником и работодателем соответствующая Инструкция предусматривает хранение трудовых книжек непосредственно у работодателя.

На предприятии журнал учета прошивают, заверяют подписью работодателя и опломбируют. Бухгалтерия организации в расходно-приходной книге обязана вести учет по получении и выдачи как бланков трудовой книжки, так и вкладышей к ней, указывая номер и серию выданного или полученного бланка.

Кадровой службой в книге учета движения трудовых книжек оформляется сам прием либо увольнение с работы сотрудника, а также принятые от работников трудовые книжки и вкладыши к ним с номером и серией. При увольнении каждому работнику необходимо поставить свою подпись не только в личной карточке, но и в книге учета движения трудовых книг предприятия.

Трудовые книжки работников на предприятиях обязательно должны храниться в соответствующих, специально оборудованных местах:

  • в металлических шкафчиках}
  • металлических сейфах}
  • специальных помещениях.

Данное требование обязательно, поскольку они являются важными документами строгой отчетности.

Отвечает за их сохранность специально назначенный сотрудник отдела кадров предприятия, который ежемесячно отчитывается бухгалтерии организации, о количестве бланков и о сумме, полученной за ее оформление или за трудовые бланки, в письменной форме.

Испорченные бланки необходимо уничтожить, но прежде следует составить и подписать комиссией соответствующий акт. Осознанное либо халатное нарушения порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек без соответствующих условий приводит к наступлению ответственности непосредственно руководителя предприятия.

Выдача трудовой книжки работнику

Правила ведения и заполнения трудовых книжек предусматривают выдачу трудовой книжки сотруднику в случае прекращения с ним трудового договора по любым основаниям. Запись о проведении увольнения заверяется подписью уполномоченного лица и печатью предприятия.

Если книжка заполняется на русском языке, а также на языке республики, которая входит в состав России, то обе записи должны заверяться и подписью и печатью предприятия. В день увольнения работнику обязаны выдать его личную трудовую книжку.

В случае, если этот срок не будет выдержан, работодатель обязан возместить работнику все связанные с этим расходы, а также изменить дату увольнения, о чем вынести соответствующий приказ и внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Правила хранения трудовой книжки, которая не была получена работником по не зависящим от предприятия причинам, предусматривают, что эти документы должны храниться в установленных местах (отделе кадров предприятия) сроком до двух лет.

Такие же требования распространяются и на случаи, когда с работником расторгается договор в связи со смертью последнего. При этом хранение должно проводиться отдельно от всех остальных книжек других сотрудников.

После истечения указанного срока такие невостребованные книжки должны храниться еще в течение 50 лет в архиве предприятия.

Согласно недавно принятой новой редакции Постановления о трудовых книжках, сотрудник имеет полное право потребовать от своего работодателя выдачу надлежащим образом заверенной копии своей трудовой книжки либо же необходимую выписку из трудовой книжки. Требование работника должно быть оформлено в письменном виде и соответственным образом передано руководителю. Последний в течение трех рабочих дней должен среагировать и передать сотруднику требуемые документы.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilnoe-vedenie-i-hranenie-trudovyh-knizhek

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: