Порядок ознакомления работника с его должностной инструкцией

Содержание
  1. Где должна стоять подпись в ознакомлении должностной инструкцией
  2. В чем необходимость использования
  3. Законодательная база
  4. Как знакомим?
  5. Порядок оформления и образец листа ознакомления с должностной инструкцией
  6. Нормы ТК РФ
  7. Порядок и правила
  8. Как работадатель должен знакомить с новой должностной инструкцией
  9. Лист ознакомления с должностной инструкцией: образец
  10. Процедура ознакомления с должностными обязанностями – для чего требуется, чем регулируется и как происходит
  11. Как оформляется лист ознакомления с должностной инструкцией
  12. Образец листа ознакомления с должностной инструкцией
  13. Порядок ознакомления работника с должностной инструкцией
  14. Суть и роль должностной инструкции
  15. Зачем нужна подпись работника
  16. На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
  17. Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
  18. Кто формирует лист
  19. Как составить лист
  20. Как оформить лист
  21. Сколько и как хранить бланк
  22. Порядок ознакомления работника с его должностной инструкцией
  23. Порядок ознакомления работников с должностными инструкциями
  24. Ознакомление с должностной инструкцией работников в 2020 году
  25. Где работнику ставить подпись – в инструкции, на листе или в журнале?
  26. Сроки и периодичность
  27. До или после приема на работу?
  28. Нужно ли издавать приказ об ознакомлении?
  29. Как узнать, ознакомлен ли сотрудник с документом?
  30. Можно ли оформить для нескольких работников сразу?
  31. Как правильно сделать при переводе?
  32. Какое время дается работнику на изучение документа?
  33. Как быть кадровику, если от сотрудника получен отказ?

Где должна стоять подпись в ознакомлении должностной инструкцией

Порядок ознакомления работника с его должностной инструкцией

Иван Иванов

Ознакомление с должностной инструкцией является довольно важной задачей, относиться к которой, как к простой формальности не стоит, так как наличие подписи на листе ознакомления говорит о том, что соискатель на должность ознакомлен в полной мере со своими обязанностями и правами.

В чем необходимость использования

Согласно законодательству, работодатель обязан знакомить всю численность специалистов, как уже трудящихся, так и устраивающихся на работу с локальной нормативной документацией, в число которой входит и должностная инструкция.

Кроме требования законодательства относительно обязательного предоставления специалисту к изучению инструкции, работодатель может иметь и объективные для этого причины, к примеру, изменение отдельных пунктов в связи с установкой нового оборудования.

Изучение должностной инструкции работником дает право руководителю в дальнейшем привлекать его к дисциплинарному взысканию за несоблюдение требуемых норм.

При этом в законодательных актах нет четкой регламентации относительно образа изучения работником подобной документации. Согласно общепринятым нормам существует несколько вариантов данного процесса лист ознакомления, журнал или подпись на самом инструктаже.

Законодательная база

Относительно процесса ознакомления законодательство не содержит прямых требований, но в данном вопросе следует опираться на следующие законодательные акты:

  1. Ч. 2 ст. 22 ТК РФ указывает на прямую обязанность работодателя знакомить работника под роспись с локальной внутренней документацией, имеющей отношение к трудовому процессу, к таким нормативным актам имеет отношение и должностная инструкция;
  2. Ч. 3 ст. 68 ТК РФ перед подписанием трудового соглашения с новым работником его необходимо ознакомить с обязанностями, правами и ответственностью, а также рабочим графиком и прочими нюансами работы на предприятии.

Отсутствие конкретных сроков ознакомления сполна компенсировано указанием – до подписания трудового договора.

Как знакомим?

Как известно, работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ поставить подпись работник должен под:

  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
  • коллективным договором.

На первый взгляд может показаться, что список документов невелик, однако, если разобраться, он далеко не исчерпывающий. Так, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) вроде бы все ясно: данный локальный нормативный акт должен быть разработан и утвержден в любой организации.

ПВТР, как правило, регламентируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения между работниками и организацией, и направлены они прежде всего на рациональное использование рабочего времени, укрепление трудовой дисциплины, формирование сплоченной команды работников.

Коллективный договор, в отличие от ПВТР, есть далеко не во всех организациях (в основном в крупных компаниях). Он регулирует социально-трудовые отношения и заключается между работниками и работодателем.

Что касается иных локальных нормативных актов (ЛНА), непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, их перечень в каждой организации свой и зависит от многих факторов: сложности организационной структуры, количества работников, видов хозяйственной деятельности, степени внедрения в повседневную деятельность ­правил делопроизводства и документооборота и т.д.

Руководствуясь ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В некоторых организациях, особенно относящихся к малому бизнесу, имеются только обязательные локальные нормативные акты. К ним в основном относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • правила (инструкции, положения) по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ), – положение о защите персональных данных;
  • локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), – положение об оплате труда.

В большинстве же компаний, представляющих средний и крупный бизнес, могут быть утверждены следующие ЛНА, с которыми работодатель также должен ознакомить работников, хотя закон не требует их наличия:

  • положения о структурных подразделениях;
  • должностные инструкции;
  • положение о генеральном директоре;
  • положение о персонале;
  • положение о премировании;
  • положение о служебных командировках;
  • положение о дисциплинарной ответственности;
  • положение о материальной ответственности;
  • положение об аттестации работников;
  • положение о коммерческой тайне;
  • положение об информационной безопасности;
  • инструкция по делопроизводству;
  • иные локальные нормативные акты с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации.

Помимо ЛНА имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под личную подпись в тех или иных случаях, правда, уже после заключения трудового договора – в процессе работы в ­организации. К ним относятся:

  • графики сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • расчетные листки (ст. 136 ТК РФ);
  • приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);

Источник: https://oaosvrc.ru/drugoe/s-kakoj-instrukciej-dolzhen-byt-oznakomlen.html

Порядок оформления и образец листа ознакомления с должностной инструкцией

Порядок ознакомления работника с его должностной инструкцией

В соответствии с абзацем 3 ч. 2 ст.

57 ТК РФ обязательным условием для включения в трудовой договор является в том числе трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Если, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов. Согласно ч. 5 ст.

Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор. Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

  • должностной инструкции в новой редакции;
  • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации иознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника.

Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.

Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Учитывая, что руководитель организации распределяет обязанности между своими заместителями, при этом может передать в соответствии с уставом, учредительными документами, часть своих обязанностей для исполнения заместителям, указание в должностной инструкции о непосредственном подчинении работника руководителю и его заместителям не является нарушением трудового законодательства.

Обязанностью работодателя, в соответствии со ст. 68 ТК РФ, является ознакомление работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью при приеме на работу (до подписания трудового договора). Соответственно, работник знакомится с должностными обязанностями под роспись непосредственно в самом трудовом договоре либо должностной инструкции.

Внимание

Инструкция 1 Должностная инструкция – основной документ, определяющий организационно-правовое положение каждой штатной единицы в структуре предприятия или в его подразделении.

Это тот критерий, который использует работодатель при проведении аттестации или для оценки нарушений в случае привлечения к дисциплинарной ответственности.

Несоответствие требованиям, перечисленным в этом документе, является достаточным основанием те только для административных взысканий, но и для увольнения работника.

2 Но это документ, необходимый не только для работодателя, но, в первую очередь, и для самого работника. В должностной инструкции должно быть дано четкое определение характера выполняемой в соответствии с данной должностью работы, а также приведены квалификационные требования, необходимые для этого.

Раздел «Должностные обязанности» В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использоватьОбщероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г.

Раздел «Права» В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Как правило, все работники в первый рабочий день знакомятся с рядом локальных актов компании, учитывая, что данное правило закреплено нормами закона.

При этом многие к сему процессу относятся формально, забывая, что полученные сведения помогут им в дальнейшем трудовом процессе, а подпись докажет их право на то же исполнение обязанностей определенных, к примеру, только рамками должностной инструкции, о важности которой почти никто и не задумывается.

Нормы ТК РФ

К сожалению, трудовое законодательство РФ не содержит разъяснений по применению одного из важнейших документов, таких как должностная инструкция. Ведь в рамках ст.57 ТК РФ круг обязанностей теперь можно закрепить и в соглашении о сотрудничестве.

Однако многие работодатели, помня советские времена, по-прежнему оформляют инструкции, используя их в качестве приложения уже к договору, таким образом придавая им законную силу.

Кстати, на основании Письма Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 должностная инструкция может быть издана и в качестве самостоятельного документа, порядок ознакомления с которым определяется уже компанией.

В частности:

  • недопонимание сторон о пределах своих полномочий;
  • принятие решений, нарушающих права работника, учитывая, что подробного перечня своих обязанностей без ДИ он может и не знать;
  • возможность судебного разбирательства ввиду отказа в трудоустройстве на основании отсутствия соответствующей квалификации, которая в инструкции, кстати, оговорена.

То есть посредством должностной инструкции как труженик, так и работодатель обезопасят себя не только от межличностных проблем, но и неисполнения необходимого объема работы, который именно в ДИ и будет закреплен, не говоря уже о других аспектах будущего сотрудничества.

В письме Роструда №4412-6 сказано, что поскольку законом процесс оформления и введения в действие должностной инструкции не определен, работодатель волен сам установить правила ее внедрения в трудовой процесс, включая и процедуру ознакомления с упомянутым документом.

А так как изобретать новую процедуру отдельно для ДИ нет смысла, учитывая предыдущие наработки, во многих компаниям используют аналогичные процессы.

Порядок и правила

Как правило, для того чтобы подтвердить факт получения любой информации работником на должном уровне, требуется его подпись, которая свидетельствует о том, что он ознакомлен, к примеру, с инструкцией и получил свой экземпляр на руки.

При этом для оформления ознакомления с должностной инструкцией предприятие может использовать три способа:

  • проставление подписи непосредственно на самой инструкции;
  • создание листка ознакомления;
  • ведение журнала ознакомления.

Как правило, должностная инструкция разрабатывается на каждую должность в соответствии со штатным расписанием, однако в отдельных случаях, к примеру, при расширении зон обслуживания, могут оформляться и именные ДИ.

Также в рамках Письма Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 инструкция может быть издана в качестве отдельно акта либо же в виде приложения к трудовому договору, что естественно влияет на порядок не только ознакомления, но и дальнейшего оформления.

В частности:

  • если инструкция является именной, то есть созданной под отдельно взятого сотрудника, более того она соотносится с договором в виде приложения, подпись проставляется на инструкции;
  • если же ДИ оформлена только под должность, которую периодически занимают разные сотрудники, ознакомление осуществляется посредством проставления подписи в соответствующем приложении, а именно, листке ознакомления.

Также в указанном случае можно использовать и журнал, что позволит зафиксировать информацию в более расширенном виде. В формуляр вносятся данные и обо всех изменениях в ДИ на протяжении ее периода действия с указанием пунктов и даты нововведений, не говоря уже о подписи сотрудников, которые одновременно еще и получают свой экземпляр на руки.

Естественно, инструкция не может оставаться актуальной на протяжении десятков лет, учитывая, что информационный прогресс затрагивает не только общественную жизнь, но и трудовую, усовершенствуя механизм исполнения тех или иных заданий.

Как работадатель должен знакомить с новой должностной инструкцией

Как известно, работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ поставить подпись работник должен под:

  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
  • коллективным договором.

На первый взгляд может показаться, что список документов невелик, однако, если разобраться, он далеко не исчерпывающий. Так, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) вроде бы все ясно: данный локальный нормативный акт должен быть разработан и утвержден в любой организации.

ПВТР, как правило, регламентируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения между работниками и организацией, и направлены они прежде всего на рациональное использование рабочего времени, укрепление трудовой дисциплины, формирование сплоченной команды работников.

Коллективный договор, в отличие от ПВТР, есть далеко не во всех организациях (в основном в крупных компаниях). Он регулирует социально-трудовые отношения и заключается между работниками и работодателем.

Что касается иных локальных нормативных актов (ЛНА), непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, их перечень в каждой организации свой и зависит от многих факторов: сложности организационной структуры, количества работников, видов хозяйственной деятельности, степени внедрения в повседневную деятельность ­правил делопроизводства и документооборота и т.д.

Руководствуясь ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В некоторых организациях, особенно относящихся к малому бизнесу, имеются только обязательные локальные нормативные акты. К ним в основном относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • правила (инструкции, положения) по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ), – положение о защите персональных данных;
  • локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), – положение об оплате труда.

В большинстве же компаний, представляющих средний и крупный бизнес, могут быть утверждены следующие ЛНА, с которыми работодатель также должен ознакомить работников, хотя закон не требует их наличия:

  • положения о структурных подразделениях;
  • должностные инструкции;
  • положение о генеральном директоре;
  • положение о персонале;
  • положение о премировании;
  • положение о служебных командировках;
  • положение о дисциплинарной ответственности;
  • положение о материальной ответственности;
  • положение об аттестации работников;
  • положение о коммерческой тайне;
  • положение об информационной безопасности;
  • инструкция по делопроизводству;
  • иные локальные нормативные акты с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации.

Помимо ЛНА имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под личную подпись в тех или иных случаях, правда, уже после заключения трудового договора – в процессе работы в ­организации. К ним относятся:

  • графики сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • расчетные листки (ст. 136 ТК РФ);
  • приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);

Источник: https://thevenusprojekt.ru/poryadok-oznakomleniya-rabotnikov-dolzhnostnymi-instruktsiyami/

Лист ознакомления с должностной инструкцией: образец

Порядок ознакомления работника с его должностной инструкцией

Каждый предприниматель заключает трудовое соглашение с работниками. Завершающим этапом процедуры является доведение обязанностей и прав, что необходимо согласно ст. 68 ТК РФ. Материал статьи расскажет о том, как правильно выполнить эту задачу.

Процедура ознакомления с должностными обязанностями – для чего требуется, чем регулируется и как происходит

Когда возникают трудовые отношения, каждой из сторон крайне важно придерживаться имеющегося правового поля. Поскольку заключён договор, где описаны обязанности, функции и права работника, управленец может задаться вопросом, а нужна ли должностная инструкция (ДИ) вообще?

Стоит отметить, что в ТК РФ нет упоминания о том, что работодатель должен создавать такой документ. Анализируя разъяснения Роструда, можно сделать вывод, что сегодня принятие ДИ остаётся правом предпринимателя. Инструкция может быть как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому договору.

Руководству компаний рекомендуется ввести этот локальный акт, поскольку при разрешении конфликтов и проведении служебных проверок привлечь к ответственности сотрудника будет затруднительно.

Если в соглашении обязанности и права работника описаны поверхностно, то должностная инструкция должна детализировать рабочий процесс.

Сама необходимость принятия ДИ должна закрепляться положениями локальных нормативных актов предприятия.

Лист ознакомления с должностной инструкцией – неотъемлемая часть этого документа. Работник, прочитав положения локального акта, должен поставить подпись, что будет свидетельствовать о принятии обязанностей и несении ответственности за нарушение требований.

Стоит отметить, что составлять такой документ требуется не всегда (к примеру, если работник устраивается на должность, которая по штатному расписанию всего одна). В этом случае можно составить ДИ и попросить нового сотрудника поставить автограф и дату в конце документа.

Если же на фирме работает, например, пять сварщиков одного разряда, то здесь кадровый инспектор может составить лист ознакомления с инструкцией, где пофамильно отразить работников этой профессии.

Отказаться от подписи может каждый сотрудник. При этом, закон не предусматривает ответственность за такие действия.

При выражении несогласия инспектору стоит зафиксировать этот факт документально, а дальнейшие действия координировать согласно распоряжениям руководства.

При подготовке должностной инструкции важно убедиться в соответствии с ТК РФ и другими законами. Создаваемые ЛПА не должны ухудшать установленные законодательством условия труда.

Как оформляется лист ознакомления с должностной инструкцией

Рассматриваемый документ не считается самостоятельным. Скорее, это дополнение к принятому локальному акту. Порядок составления не регулируется законодательством, поэтому этот вопрос работодатель должен решить самостоятельно.

Обычно образец листа ознакомления с инструкцией закреплён в положении о делопроизводстве, где описаны требования к оформлению всех документов компании (необходимость использования фирменного бланка, особого шрифта, стиля написания и т.д.).

Основные элементы листа:

  • Название инструкции, с которой знакомятся работники. Пункт должен содержать регистрационный номер и дату утверждения.
  • Ф.И.О. сотрудников, желательно без сокращений.
  • Должность или профессия с указанием разряда.
  • «С должностной инструкцией ознакомлен» фраза, которая пишется от руки, рядом с подписью.
  • Дату, когда работник прочёл ДИ.
  • Личная подпись.

Стоит отметить, что автограф работник должен поставить самостоятельно. Не допускается, чтобы это сделал коллега по цеху или сам кадровый инспектор. В случае нештатной ситуации, конфликта с работником, такие действия могут иметь негативные последствия.

Фальсификация личной подписи считается уголовно наказуемым действием согласно ст. 327 УК РФ.

Процедура доведения стартует сразу после принятия в штат нового сотрудника. Кадровому инспектору не стоит откладывать этот процесс.

Если работников много, допускается использовать дополнительные листы. Каждый из них нужно пронумеровать и в правом верхнем углу указать ссылку на первоначальную страницу. Для понимания того, кто доводил инструкцию, ЛПА может предусматривать проставление соответствующей информации в конце документа. При наличии такого требования инспектор пишет свою должность, подпись, фамилию и инициалы.

Образец листа ознакомления с должностной инструкцией

Виза работника может находиться не только в рассматриваемом бланке. Для качественной отчётности работодатель также может заводить специальный журнал, где сотрудниками всего предприятия дублируется процедура доведения. Конечно, формат и порядок использования этого документа оговаривается ЛПА предприятия.

Учитывая рекомендации, образец листа ознакомления с должностной инструкцией будет выглядеть следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»

ИНН 123456 ОГРН 12345678, г. Новороссийск, ул. Светлая 22

Лист ознакомления

С рабочей инструкцией электрогазосварщика 2 разряда ООО «Бета»

N 123 от 01.06.2015 г.

  1. Сидоров Сергей Сергеевич, электрогазосварщик 2 разряда, (подпись, дата)

Составил:

Инспектор по кадрам ООО «Бета»                                                                                Иванов И.И.

Скачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией.

После того, как работнику доведены положения, нужно сделать копию ДИ, заверить и вручить работнику. Оригинал инструкции, равно как и лист визирования должны храниться в отделе кадров, а заверенная копия – на рабочем месте сотрудника.

Лист ознакомления содержит оригиналы личных подписей, поэтому доступ к этому документу стоит ограничить.

В повседневной работе обращаться к листу визирования не потребуется. Исключением может быть проверка контролирующих органов, например, инспекции по труду. В рамках анализа кадровой документации проверяющие вправе запросить информацию о доведении.

В ходе производственной деятельности часто возникают конфликты или нарушения. Чтобы разобраться в ситуации, представители отдела безопасности проводят служебное расследование, и первым делом проверяют ДИ работника.

Оригинал листа ознакомления может изыматься правоохранительными органами. Разумеется, для таких действий существует отдельный порядок, при наличии мотивированного запроса или постановления следователя.

Так как разработка должностной инструкции − прерогатива работодателя, то сроки хранения должны устанавливаться локальными нормативными актами.

Как правило, администрации предприятий устанавливают срок в 10 лет.

В заключении стоит отметить, что должностная инструкция относится к ЛПА. Закон обязывает знакомить трудовой коллектив с каждым из них, и инструкция не исключение. Работники всех профессий должны знать свои права, обязанности, понимать уровень ответственности.

Об этом факте должна свидетельствовать личная подпись. Если не придерживаться этой процедуры, в перспективе будет проблематично доказать свою правоту в правоохранительных органах. (13 голос., 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/list-oznakomleniya-s-dolzhnostnoj-instruktsiej.html

Порядок ознакомления работника с должностной инструкцией

Порядок ознакомления работника с его должностной инструкцией

Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.

Суть и роль должностной инструкции

Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.

Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.

Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.

Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.

Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.

После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.

На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией

Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.

Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.

В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.

Как составить лист

С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

  • порядковый номер работника;
  • его должность;
  • дата и номер приказа о приеме на работу;
  • дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.

Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.

Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сколько и как хранить бланк

Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.

Порядок ознакомления работника с его должностной инструкцией

Можно ли подписи работников фиксировать в журнале ознакомления с локальными нормативными актами, или обязательно нужно ставить подпись в должностной инструкции?

Источник: https://45jurist.ru/semejnoe-pravo/poryadok-oznakomleniya-rabotnika-s-dolzhnostnoj-instruktsiej.html

Порядок ознакомления работников с должностными инструкциями

Порядок ознакомления работника с его должностной инструкцией

Как правило, все работники в первый рабочий день знакомятся с рядом локальных актов компании, учитывая, что данное правило закреплено нормами закона.

При этом многие к сему процессу относятся формально, забывая, что полученные сведения помогут им в дальнейшем трудовом процессе, а подпись докажет их право на то же исполнение обязанностей определенных, к примеру, только рамками должностной инструкции, о важности которой почти никто и не задумывается.

Ознакомление с должностной инструкцией работников в 2020 году

В письме Роструда №4412-6 сказано, что поскольку законом процесс оформления и введения в действие должностной инструкции не определен, работодатель волен сам установить правила ее внедрения в трудовой процесс, включая и процедуру ознакомления с упомянутым документом.

А так как изобретать новую процедуру отдельно для ДИ нет смысла, учитывая предыдущие наработки, во многих компаниям используют аналогичные процессы.

Где работнику ставить подпись – в инструкции, на листе или в журнале?

Как правило, должностная инструкция разрабатывается на каждую должность в соответствии со штатным расписанием, однако в отдельных случаях, к примеру, при расширении зон обслуживания, могут оформляться и именные ДИ.

Также в рамках Письма Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 инструкция может быть издана в качестве отдельно акта либо же в виде приложения к трудовому договору, что естественно влияет на порядок не только ознакомления, но и дальнейшего оформления.

В частности:

  • если инструкция является именной, то есть созданной под отдельно взятого сотрудника, более того она соотносится с договором в виде приложения, подпись проставляется на инструкции;
  • если же ДИ оформлена только под должность, которую периодически занимают разные сотрудники, ознакомление осуществляется посредством проставления подписи в соответствующем приложении, а именно, листке ознакомления.

Также в указанном случае можно использовать и журнал, что позволит зафиксировать информацию в более расширенном виде. В формуляр вносятся данные и обо всех изменениях в ДИ на протяжении ее периода действия с указанием пунктов и даты нововведений, не говоря уже о подписи сотрудников, которые одновременно еще и получают свой экземпляр на руки.

Сроки и периодичность

Естественно, инструкция не может оставаться актуальной на протяжении десятков лет, учитывая, что информационный прогресс затрагивает не только общественную жизнь, но и трудовую, усовершенствуя механизм исполнения тех или иных заданий.

При этом, постоянно подтверждать ознакомление с должностной инструкцией не нужно, особенно если она остается в прежней редакции.

То есть  подпись сотрудника в очередной раз требуется только в двух случаях:

  • при приеме на работу и первом прочтении;
  • при внесении изменений либо же издании новой редакции.

До или после приема на работу?

Подавляющее большинство претендентов на вакантные должности интересуются не только размером заработной платы, но и обязанностями, которые им предстоит исполнять каждый день.

Поэтому естественно предположить, что при собеседовании с будущим кругом обязанностей они знакомятся.

То есть кадровый работник может как устно огласить перечень будущих заданий, так и предоставить инструкцию для прочтения, и не более.

Ведь пока нет приказа о приеме и договора о сотрудничестве, подпись сотрудника на инструкции не имеет ни смысла, ни юридического значения. Именно поэтому прочитать инструкцию можно и до трудоустройства, а вот расписаться в связи с ее ознакомлением необходимо будет только после приема на работу.

Нужно ли издавать приказ об ознакомлении?

Закон не содержит разъяснений в отношении порядка ознакомления с должностной инструкцией, ввиду чего разработано три самых оптимальных способа, описанных выше.

При этом отягощать их созданием дополнительных распорядительных актов, которые всего лишь будут дублировать информацию и не нести какого-либо смысла нет необходимости.

Как узнать, ознакомлен ли сотрудник с документом?

Сам факт ознакомления заключается не только в прочтении должностной инструкции, но и в проставлении подписи, а также даты.

Соответственно для того чтобы узнать, был ли сотрудник ознакомлен с указанным документом должным образом, достаточно проверить, если ли его роспись в журнале либо же листке, а в ряде вышеописанных случаев, и на самой инструкции.

Можно ли оформить для нескольких работников сразу?

Безусловно, ознакомление под роспись работников предприятия с инструкциями обязательна, но вот обязанности у них будут разные, что предопределяет не только разные документы, но и несколько листков.

Хотя если фиксация ознакомления ведется посредством журнала, роспись всех сотрудников будет присутствовать в одном документе – журнале ознакомления.

Как правильно сделать при переводе?

Как правило, перевод подразумевает смену должности, обязанности по которой существенно отличаются от прежних заданий.

Именно поэтому если труженик переходит на иную вакансию, ему для ознакомления вручается уже новая инструкция, которую он не только подробно изучает, но и ставит подпись в журнале либо на специальном листке.

Какое время дается работнику на изучение документа?

Законом определенный период для ознакомления с должностной инструкцией не предусмотрен, и, тем не менее, в большинстве компаний оговоренный процесс занимает всего несколько часов.

Ведь для того чтобы прочитать всего три-четыре листа, а также принять окончательное решение больше и не требуется.

При этом стоит отметить, что инструкция всегда издается в нескольких экземплярах, один из которых вручается сотруднику для того чтобы он обладал информацией не только о круге своих обязанностей, но и пределе полномочий, не говоря уже о правах.

Как быть кадровику, если от сотрудника получен отказ?

В большинстве случаев, должностная инструкция содержит перечень обязанностей, которые соответствуют трудовой функции по должности, учитывая, что ДИ изначально создается на основании квалификационных требований.

При этом, если работодатель меняется часть обязанностей, которые уже не согласуются с трудовым предназначением сотрудника, требуется его согласие, так как придется вносить изменения и в договор о сотрудничестве в порядке, определенном ст.72 ТК РФ.

Если же кардинальных изменений не предвидится, но труженик все равно не согласен с нововведением, остается только два выхода:

  • договариваться полюбовно;
  • работать в прежнем режиме на основании должностной инструкции в первоначальном виде.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/dolzhnostnye-instrukcii/oznakomlenie/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: