Подведение итогов переговоров

Как написать грамотное письмо по итогам встречи – памятка — Карьера на vc.ru

Подведение итогов переговоров

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Наталия Потёмина, консультант по b2b продажам

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

Перед встречей

  1. Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
  2. Сформулировать адженду.
  3. Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.

Структура текста приглашения на встречу

  • Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.Плохо: “встреча с маркетингом”. Хорошо: “Новогодние подарки партнёрам HR-службы”
  • Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.Плохо: “Доброго времени суток!”. Хорошо: “Алексей, Ирина, добрый день.”

Любителей “доброго времени суток”, “приветствую”, “извиняюсь” и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам!!!

  • Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.Плохо: “В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office…”. Хорошо: “Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%”.
  • План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.Плохо: “На встрече обсудим судьбу нашего проекта”. Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут.”
  • Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести. Плохо: “Надеюсь, мы успеем обо всём договориться”. Хорошо: “В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании”
  • Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность

Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина. Возможно, стоит предложить другое время.

Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.

В конце встречи

  • Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
  • Вслух подведите итоги

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

Если встреча прошла не так, как Вам хотелось, и особенно если клиент по итогам встречи решил остановить свой выбор не на Вашей компании, фоллоу-ап всё равно нужно качественно подготовить и отправить. Из таких мелочей складывается репутация.

Структура фоллоу-апа

  1. Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
  2. Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
  3. Что проговорили, какие решения приняли
  4. Следующие шаги (даты, ответственные)
  5. Контакты

Пример

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

  • Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
  • К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
  • К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
  • В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
  • 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта
  • Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
  • Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
  • Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
  • Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
  • Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

  • Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
  • Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.

Следующая статья

Что делать с сейлзом, который вот-вот выгорит

Как управлять удалёнными сотрудниками

Визуализация результатов в отделе продаж

Показать результаты

Переать

Проать

#whoispotemina #np_salesmethodology

Источник: https://vc.ru/hr/77746-kak-napisat-gramotnoe-pismo-po-itogam-vstrechi-pamyatka

Подведение итогов переговоров

Продажи без переговоров невозможны. Даже самая простая продажа предполагает беседу с покупателем. Чем быстрее продавец заинтересует покупателя, тем быстрее продаст товар.

Поэтому так важны навыки ведения переговоров с клиентами. С этими навыками не рождаются, их нарабатывают.

Большую роль играют личные качества человека, ведь успех переговоров зависит от способности наладить общение, понять оппонента, сказать то, что он хочет услышать.

Личные качества переговорщика

Личные качества менеджера по продажам играют большую роль в переговорном процессе. Развитие навыков ведения переговоров возможно только на основе определенных качеств личности, основу которых составляют:

  • активность;
  • инициативность;
  • компетентность;
  • контроль над эмоциями;
  • целенаправленность;
  • уверенность;
  • аналитический ум;
  • наблюдательность.

Активный человек способен заразить окружающих своими идеями, повести за собой. Инициативность – это способность к самостоятельному принятию решений.

В ходе переговоров на оценку ситуации остается мало времени. Решения должны приниматься быстро. Здесь важен аналитический склад ума.

Нужно своевременно отслеживать изменения ситуации и реагировать на них, находить слабые места в цепочке доводов оппонента.

Только компетентный сотрудник способен дать исчерпывающую информацию о продукте, грамотно ответить на все возникающие вопросы. Уверенность не оставит места сомнениям.

В ходе переговоров человек должен неуклонно идти к своей цели и сделать все возможное для ее достижения. На переговорах сталкиваются интересы двух сторон.

Столкновение не должно привести к негативному результату. Контроль над эмоциями обязателен.

Гибкость и правильное реагирование на ситуацию – необходимые качества торгового агента. Наблюдательность поможет замечать реакцию людей и делать своевременные выводы.

Природные качества личности дополняются умениями, полученными в ходе работы и на тренингах по повышению навыков ведения переговоров. Хороший менеджер по продажам постоянно заботится о своем развитии.

Только так достигаются прекрасные результаты.

Эффективный переговорщик

Чтобы работать над собой, человек должен знать, к чему стремиться. Для это следует составить устный портрет эффективного переговорщика. В образе важно все:

  • поведение;
  • стиль одежды;
  • образ мыслей.

В первую очередь человек должен быть естественным. Фальшь чувствуется всегда. Она не вызывает симпатии. Значит с образом нужно сжиться. Не казаться, а быть.

Профессиональное ведение переговоров – это трезвый взгляд на проблему или конфликт. Хороший переговорщик рассматривает ситуацию с разных сторон. Он умеет взглянуть на нее глазами оппонента.

Чтобы понять визави, следует правильно задавать вопросы и внимательно выслушивать ответы.

Для успешного ведения переговоров человек должен обладать некоторыми навыками. 

  1. Хорошая аналитика. В ходе переговоров человеку предстоит оценить ряд факторов, которые оказывают существенное влияние на тактику переговорного процесса. Оценка призвана стать гарантией того, что все факты правильно изложены, а аргументы последовательно выстроены.
  2. Эмпатия. Она предполагает способность поставить себя на место другого человека. Следует понимать, чего хочет достичь противоположная сторона и почему ей это очень нужно. Поставив себя на место другого человека и ответив на поставленные вопросы, проще достичь соглашения.
  3. Планирование. Планирование предполагает разработку стратегии и тактики ведения переговоров. Стратегия переговоров – это общий план по достижению поставленных задач. Тактика – набор поведенческих установок для достижения промежуточного результата. Она предполагает гибкость и умение быстро перестроиться в случае необходимости.
  4. Риторика. Владение искусством речи необходимо для построения продуктивного диалога. Такой диалог строится на основе сотрудничества, убедительности и уважения к чужому мнению. Переговорщик должен не только представить свою точку зрения, но и ненавязчиво без давления убедить другую сторону принять ее. Более того, мастер переговоров быстро улавливает настроение партнера, ход его мыслей и использует в своих целях.
  5. Коммуникация. Вся информация должна передаваться доступно, понятно и логично. Коммуникативные навыки предполагают умение выслушать другую сторону, понять суть ее возражений и ответить, не оскорбив собеседника. Коммуникация невозможна без способности к компромиссу.

В ходе ведения переговоров потребуются не только профессиональные навыки, но и просто человеческие качества:

  • внимательность;
  • чуткость;
  • гибкость;
  • уважение.

Навыки ведения телефонных переговоров не являются исключением и требуют тех же качеств. Большинство этих навыков не даются людям природой. Они вырабатываются. На выработку одних уходит немного времени. Другие могут потребовать целой жизни. Только постоянное совершенствование сделает человека профессионалом высокого класса.

Подготовка к деловым переговорам

К любым переговорам следует хорошо готовиться. В подготовке можно выделить несколько этапов.

  1. Все начинается с цели. Ее следует точно сформулировать. Устной формулировки мало – цель нужно записать на бумаге. Это позволит прочувствовать ее, сделать частью себя. Цель не имеет права на абстрактность. Конкретика и только конкретика. В записи должен прозвучать желаемый результат переговоров.
  2. Цель требует анализа. На этом этапе нужно определиться с ролями. Переговорщик, ты кто: просящий, нейтральный, доминирующий. В роли просящего выступает продажник, стремящийся продать товар или продукт. Нейтральная позиция свойственна при предложении взаимовыгодного сотрудничества. Доминирует клиент. Он выбирает и определяет бюджет.
  3. Сценарий. Только определившись с позицией, продумывают сценарий. Он включает общее положение дел и мотивацию.
  4. Заочное знакомство. При подготовке сценария следует познакомиться с будущими оппонентами. Сделать это помогут страницы в социальных сетях. Из них нужно получить как можно больше информации о семье и увлечениях, автомобиле и домашних питомцах. Эти сведения помогут стать желанным собеседником.
  5. Настрой. Его тоже готовят заранее. В жизни каждого человека постоянно происходят радостные и грустные события. Они не должны влиять на результаты переговоров. Собеседнику не интересны проблемы оппонента – у него хватает своих. Зато ему интересна своя выгода. Настроиться на позитивный лад помогут хорошая музыка и гимнастические упражнения.
  6. Тайминг. Это планирование времени. Все знают, что опаздывать куда бы ни было – это плохой тон. Во время подготовки к переговорам следует спланировать время. План включает: маршрут движения, парковку машины, приведение себя в порядок. В этот временной интервал следует заложить возможные пробки и постановку машины на стоянке, несколько минут на путь до офиса и подъем на этаж. Даже время на туалетную комнату следует учитывать. Человек, который все заранее рассчитал, войдет в комнату переговоров уверенно и в хорошем настроении.
  7. Работа в команде. Большинство переговоров проводятся не одним человеком, а группой лиц. Роли присутствующих планируются заранее: кто что презентует и в какой последовательности. Каждый член команды должен заранее знать свои действия и подготовиться к ним.

Хорошо продуманные и спланированные переговоры – залог успешного результата.

Основные вопросы при ведении переговоров

Всегда нужно помнить о том, что ведущим является тот, кто задает вопросы. Навыки ведения переговоров – это умение грамотно задавать вопросы. Переговоры – это деловое взаимодействие.

Оно предполагает два типа вопросов: открытые и закрытые. Открытые начинаются с вопросительных слов: что, где, когда, как. Они предполагают развернутый ответ и продолжение диалога.

Вопрос «почему» лучше заменить более мягкими «каким образом» или «в чем причина».

Вопрос «почему» звучит несколько грубо. Он напоминает допрос и может раздражать собеседника. Вопрос «почему» допустимо применять только в сочетании с утвердительным предложением в качестве продолжения темы, например: «, а почему вы думаете…». В этом случае он звучит мягче, показывает заинтересованность в делах партнера и стимулирует продолжение беседы. Открытые вопросы заставляют говорить.

Закрытые вопросы могут ограничиваться односложными ответами. Ответ может быть как утвердительным, так и отрицательным, но состоять он будет только из одного слова. Закрытые вопросы не предполагают продолжение беседы, а задаются для подтверждения принятого решения. Они нужны для проверки фактов и важны при согласовании. Без них нет подведения итогов. Например: «Вы согласны с выводами?». 

Закрытым вопросам нет места в начале переговоров. На этом этапе они создают эффект давления. Психологи утверждают, что если три раза задать человеку вопрос, на который он ответит «да», то в следующий раз он не сможет сказать «нет».

А вот в беседе все наоборот. Отрицательные ответы одного собеседника настраивают другого на противоречие. Это правило используется грамотными переговорщиками.

Для достижения результата переговорщик задает вопросы, на которые человек неизменно ответит утвердительно.

Затем он задает важный вопрос. Срабатывает инерция, и человек снова отвечает «да». При этом сами они не спешат соглашаться с оппонентом, вызывая противоречие.

Следует помнить о том, что закрытый вопрос – это установление факта, а открытый – его исследование. В определенных ситуациях есть смысл задавать поведенческие вопросы. Например: «При каких обстоятельствах вы сделали бы …».

Поведенческие вопросы дают возможность получить наиболее объективную информацию о партнере. 

Существуют еще гипотетические вопросы. Люди так устроены, что задают их часто. Эти вопросы скорее выражают предположение. Относиться к ним стоит осторожно. Ответ может выходить за рамки компетенции собеседника.

Но при грамотном использовании они способны привести к хорошему результату. Например: «Если цена вас устроит, сколько товара вы закажете?» Партнер условно вводится в ситуацию, при которой соглашение достигнуто.

Вопросы следует продумывать заранее, на этапе подготовки к переговорам.

Стили ведения переговоров

У каждого человека свой индивидуальный стиль общения. Два разных человека по-разному проведут переговоры. Каждому менеджеру по продажам следует определить свой индивидуальный стиль. Существует четыре основных стиля. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы.

Дружелюбный

Такой стиль общения располагается к себе людей. Человек, который ведет переговоры в этом стиле, внимательно выслушивает оппонентов, входит в их положение, стремиться прийти к компромиссу.

Он искренне уверен, что всегда существует соглашение, которое сможет устроить всех. В ходе таких переговоров оппонент часто уступает. Недостаток такого стиля – туманная цель.

Не ясно, чего больше хочет переговорщик: получить выгодный контракт или сохранить хорошие отношения. Часто такие переговоры бывают проиграны.

Жесткий

Стиль предполагает четкую постановку целей. Жесткий переговорщик стремится добиться желаемого любым путем. Этот человек лидер.

Он всегда берет на себя ответственность за действия и события, быстро принимает решения и реализует идеи. Но такой напор и агрессивность часто раздражают противоположную сторону.

Отсутствие внимания к интересам собеседника приводит к шаткости доверия. Строить отношения с таким человеком сложно, да и желающих мало.

Дотошный

Дотошный стиль – это наличие веских аргументов: фактов и цифр. В голове у дотошного переговорщика всегда куча деталей. Он тщательно подходит к переговорам и просчитывает риски. Это дает ему уверенность в себе.

Такой переговорщик не позволит собеседнику уйти от темы и потребует аргументировать все доводы. Его позитивные качества – терпение и упорство. Такой человек отталкивает собеседника дотошностью и постоянным копанием в мелочах.

Среди других негативных качеств выделяется упрямство и нежелание учитывать чужие интересы.

Гибкий

Гибкость в данном случае уместно сравнить с легкостью. Гибкий переговорщик легко приспосабливается к собеседнику. Он быстро переключается с одной точки зрения на другую, быстро находит новые аргументы.

Может показаться, что это идеальный вариант для переговоров, но гибкие люди часто бывают приспособленцами. Они назойливы, но тщательная подготовка не их козырь. Зато они способны на обман во имя достижения цели.

Это рождает сомнения в умах партнеров.

Определение своего переговорного стиля дает возможность понять, над чем нужно работать. Тщательный анализ своих сильных и слабых сторон позволит менеджеру по продажам выделить достоинства и подкорректировать недостатки.

Как выбрать курсы делового общения

Постоянный личностный рост сложно представить без наставников. Где и чему именно учиться – каждый выбирает сам. Курсы призваны компенсировать пробелы в знаниях и недостатки в личностных качествах.

Выбирая курсы делового общения, следует проанализировать свои знания, умения и навыки. Это поможет определиться с задачами, которые должны решить курсы. Говорят, что самое правильное вложение – это вложение в себя.

Но не стоит забывать, что вложения определяются возможностями.

Этот факт тоже нужно подвергнуть анализу. Следует оценить, сколько возможно потратить на обучение и что конкретно оно даст. Курсы делового общения стоят недешево.

Но не стоит забывать о том, что существуют еще лекции и книги. Сегодня много литературы, написанной хорошими авторами, настоящими профессионалами своего дела.

 Книга Екатерины Уколовой познакомит читателей со многим премудростями работы отдела продаж.

Если выбор пал на курсы, то следует обращать внимание, а их профориентацию. Человека могут интересовать переговоры в формате win-win, а на курсах обучают позиционному торгу. В результате посетитель не вынесет ничего ценного. Цель обучения поможет выбрать образовательную программу.

Не последнюю роль играет и преподавательский состав. В его оценке поможет репутация преподавателей и отзывы. Следует проверить наличие сертификата на право ведения образовательной деятельности. Все это отразится не только на качестве знаний, но и на отношении к полученному документу.

Источник: https://blog.oy-li.ru/navyki-vedeniya-peregovorov/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: