Перспектива в рамке: проектный менеджмент

Обзор лучших систем управления проектами

Перспектива в рамке: проектный менеджмент

Мы уж развернуто говорили о лучших приложениях для совещаний, а для чего нам система управления проектами? Даже в небольшой команде с течением времени накапливается такое количество информации, переписок в почте, мессенджерах и комментариев к файлам в облаке, что наступает хаос.

Реальности таковы, что быстрорастущие бизнесы должны также быстро реформировать свою систему управления проектами и командной работы.

Гибкость и возможности быстрых изменений, комфортных откатов, безболезненной адаптации и оперативной настройки определяют обложку идеальной системы  для управления проектом. 

При этом важны и ресурсы. Если ваш проект в сети использует виртуальный сервер – он должен отвечать современным ресурсным требованиям: от 2гб оперативной памяти и SSD от 40гб. Самую дешевую подобную конфигурацию для аренды виртуального сервера мы встречали в RU VDS. Есть бесплатный тестовый период и неограниченный объем трафика. Вот ссылка.

А мы представляем вам обзор самых популярных сервисов для создания и управления проектами, актуальные для корпораций и небольших команд.

Совместная работа над файлами

Ключевое требование к системе управления проектами — наличие облачного хранилища – мы уже писали об этом в нашем обзоре лучших облачных сервисов для бизнеса. Пользователи должны получать оперативный доступ к базе знаний и другой актуальной информации, иметь возможность использовать свежую версию одного и того же файла и отслеживать изменения реальном времени.

Постановка задач и контроль сроков

Функционал системы управления проектами обязательно должен включать в себя возможность создавать таски, назначать ответственных задачам, ставить дедлайны и контролировать их выполнение.

Таким образом система управления проектами дает простой профит – каждый сотрудник будет видеть свой фронт работ, а руководитель – прозрачные объемы и сроки выполнения проекта.

Именно в этом, а не в пресловутой многозадачности (мы опровергали этот миф в нашей статье), видится сакральный смысл командной работы.

Если хотите, как и мы, изучить гибкость в проектах и командной работе, посмотрите подборку книг об aglile от «Манн, Иванов и Фербер». Находится она по ссылке.

Коммуникации участников проекта

Огромную роль играют общие дискуссии в рамках команды. В офисах для этих целей придумали опенспейсы, для работы удаленных команд – групповые чаты и командные мессенджеры.

Для классного сервиса управления проектами критически важно, чтобы переписки и другое общение внутри команды велись системно – с удобным тематическим делением.

Обсуждение рабочих вопросов должно  соответствующим образом «бэкапиться», исключая необходимость искать детали проекта по пяти мессенджерам и трем почтовым ящикам. 

Не забывайте о безопасности. Если ваша команда общается в Телеграме – используйте VPN для корректной работы мессенджера. На наш взгляд лучший вариант – HideMyName. Недорогой и шустрый. Их сайт здесь.

Trello

Удобная система управления проектами, простой и универсальный онлайн-инструмент в виде  веб-версии trello.com, мобильных приложений для Android и IOS, а также расширения для браузера Google Chrome.

О Trello написано много (в том числе и на страницах нашего журнала), приложение остается самым удобным и легковесным решением для командной работы и в 2019 году.

Сервис реализован по принципу канбан-доски: пользователь создает доску, на ней списки, внутри которых карточки.

Канбан-доска — принцип представления задач и управления проектом.

Идея в том, что задачи представляются карточками на доске, расположенными в несколько столбцов, означающих этапы разработки (производства).

В процессе разработки карточка перемещается из столбца в столбец, пока не достигнет последнего, списка “Готово”. Таким образом, визуально контролируется равномерное распределение нагрузки на каждом этапе.

Плюсы Trello

Простота, универсальность и многофункциональность. За это его любят профессиональные руководители проектов и продакт-менеджеры (если хотите примкнуть к таким – посмотрите неплохие курсы от Skillbox по этой тематике).

  • понятный интерфейс;
  • доски и списки настраиваются под проект в любой сфере;
  • карточкам можно назначать ответственных;
  • к карточке прикрепляются ссылки, изображения, файлы, чеклисты, пользователи могут комментировать карточку;
  • Web-clipper позволяет создавать карточку в Trello, подтягивая в нее название веб-страницы, ссылку и иллюстрацию текущего сайта;
  • доступно подключение к Trello сторонних сервисов и надстроек: календарь, Gmail, Google.Drive, Dropbox и другие — о многих сервисах автоматизации мы писали в другой нашей статье;
  • в бесплатной версии нет ограничений по количеству пользователей и персональных досок.

Web Clipper — расширение для браузера, которое сохраняет содержимое сайтов напрямую в сервис, которому принадлежит, не покидая страницу сайта. Может сохранять текст, адрес сайта, иллюстрации.

Недостатки Trello

  • В этой системе управления проектами по умолчанию нет диаграммы Ганта, невозможно оценить прогресс во времени. Это решается подключением плагина Planyway Team Planner (подробнее все в той же статье про Trello) или календаря;
  • в бесплатной версии к каждой доске можно подключить только один сервис, к разным доскам разные;
  • неудобен для крупных проектов: в большом количестве карточек и списков легко запутаться.

Диаграмма Ганта — диаграмма в виде полос, расположенных на оси времени. Используется для планирования проектов и графика работ. Каждая строка диаграммы это этап работ, который начинается, когда заканчивается этап на строке выше. Визуально диаграмма похожа на лестницу.

Тарифы Trello

Бесплатный

  • неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
  • подключение 1 плагина к доске;
  • вложение в карточку — до 10Мб
  • 10 групповых досок.

Business Class — $9.99 в месяц за 1 пользователя

  • неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
  • неограниченное количество плагинов к доске;
  • вложение в карточку — до 250Мб;
  • неограниченное количество групповых досок;
  • дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
  • коллекции досок;

Enterprise — $20.83 в месяц за 1 пользователя

  • неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
  • неограниченное количество плагинов к доске;
  • вложение в карточку — до 250Мб;
  • неограниченное количество групповых досок;
  • дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
  • коллекции досок;
  • дополнительные возможности администрирования досок, прав доступа и индивидуальная адаптация сотрудников. Легкость в освоении сразу же снискала славу у легкообучаемых представителей поколения Z – мы уже писали об этом в нашей статье о поколении Z.

Скачать Trello

Trello для компьютера, Android, iOS

Jira

Онлайн-сервис или система управления проектами с веб-версией и мобильными приложениями для Android и iOS. Основан на методологии Agile, представляет собой доску с карточками и является самым популярным среди команд разработки. Jira принадлежит компании Atlassian, которая также владеет Trello.

Плюсы Jira

  • простой и понятный интерфейс;
  • канбан или scrum-доски;
  • возможность создания отчетов;
  • возможность подключения сторонних сервисов, более 1500 расширений: календарь, диаграммы, эксель-таблицы, Dropbox, Trello;
  • интуитивное удобство для профессиональных разработчиков. Если вы только начинаете кодить – попробуйте курсы разработки, там научат обращаться с Jira. Мы рекомендуем профессиональное сообщество программистов Geekbrains;
  • возможность построения диаграммы Ганта. 

Недостатки Jira

  • изначально эта система управления проектами рассчитана на специализированные команды разработчиков, включает в себя возможности привязки к коду и не всегда необходимые для других проектов опции.

Тарифы Jira

Стоимость зависит от количества пользователей.

Фиксированный тариф для команды до 10 человек — $10 в месяц;

Гибкая модель:

  • первые 11-100 пользователей — $7 в месяц за человека;
  • следующие 150 пользователей — $5 в месяц за человека;
  • после 250 человек — $1.10 в месяц за каждого последующего пользователя.

Скачать Jira

Android, iOS

Asana

Система управления проектами, включающая в себя онлайн-сервис и мобильные приложения для Android и iOS. Позволяет создавать проекты, ставить задачи, назначать им сроки, приоритет (в чем-то похоже на оценку по матрице Эйзенхауэра) теги и ответственных, отслеживать прогресс.

Плюсы Asana

  • возможность разделить сложный проект на сферы деятельности;
  • доступна высокая степень детализации проектов;
  • интуитивно понятный интерфейс;
  • интеграция с Dropbox, Google Drive, Evernote и др.

Недостатки Asana

  • нет русской версии;
  • нет диаграммы Ганта, представления проекта во времени.

Тарифы Asana

Бесплатный

  • 15 пользователей;
  • таски, доски, календарь.

Premium — $9.99 в месяц за пользователя

  • Возможности бесплатного тарифа;
  • до 100 пользователей;
  • таймлайн;
  • кастомизированные шаблоны и поля.

Asana подразумевает тарифы с индивидуальными настройками под специфику проекта и с брендированием. 

Мегаплан

Российская CRM-система для управления проектами в вебе и мобильных приложениях. Кроме управления проектами, Мегаплан разработан для автоматизации продаж, работы с клиентами и воронкой продаж. 

Плюсы Мегаплан

  • возможность интеграции 1С, телефонии;
  • выставление счетов и учет финансов;
  • диаграмма Ганта для представления таймлайна, фиксирование вех проекта;
  • удобный мессенджер для сотрудников и клиентов.

Недостатки Мегаплан

  • Сложная первоначальная настройка;
  • избыточность функций для малых проектов.

Тарифы Мегаплан

От 449 руб/мес. за одного пользователя.

Несколько тарифов двух типов: с размещением в облаке или на собственном сервере клиента. Существуют варианты от простого управления проектом, до контроля воронки продаж, клиентской базы, и настройки бизнес-процессов.

Предусмотрены  2 недели бесплатного доступа.

Скачать Мегаплан

Android, iOS

Битрикс24

Самый популярный на постсоветском пространстве СРМ-сервис, схожий с Мегапланом, очень мощная система управления проектами. Исповедует принцип одного окна, включает в себя практически всё, что может понадобится бизнесу, разве что кофе не готовит (а может пора?).

Достоинства Битрикс24

  • возможность настройки сквозной аналитики;
  • возможность настройки воронки продаж;
  • комфортная интеграция корпоративного портала;
  • мессенджер и чат-боты;
  • интеграция с 1С и 1С-Битрикс.

Недостатки Битрикс24

  • во многом избыточный интерфейс;
  • требует ресурсов на обучение и внедрение.

Тарифы Битрикс24

Проект — бесплатно

  • 12 пользователей;
  • 5Гб в облаке.

Проект+ — 999 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки

  • 24 пользователя;
  • 24Гб в облаке.

Команда — 4990 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки

  • 50 пользователей;
  • 100Гб в облаке.

Basecamp

Популярный онлайн-сервис для управления работой компании. Функционирует веб-версия и мобильные приложения на Android и iOS. Включает списки дел с фирменными отчетами Basecamp, доски, календарь, облачное хранение файлов, групповой чат и клиентский доступ.

Читать книгу от основателей Basecamp.

Достоинства Basecamp

  • простой и понятный интерфейс;
  • автоматическая проверка сотрудников;
  • отчеты по проектам в виде информативных графиков;
  • интеграция Google Календаря и Google Docs;
  • хранение истории версий загруженных файлов.

Недостатки Basecamp

  • невозможно представить проект целиком;
  • нет русскоязычной версии;
  • нет инструментов стратегического планирования.

Стоимость Basecamp

$99 в месяц за всю команду:

  • неограниченное число пользователей;
  • неограниченное число проектов;
  • 500Гб для хранения файлов.
  • существует 30-дневный триал.

Скачать Basecamp 

Для компьютера, Android, iOS

Какую систему управления проектами выбрать?

Совет прост – чтобы понять, что именно подойдет вам, нужно просто пробовать. Почти все приложения дают 7 или больше дней для бесплатного использования для тестирования.

В перспективе проект только выиграет, а организованная рутина освободит время для стратегического планирования. Недаром многие сервисы своим девизом считают фразу «упорядоченный бизнес растет быстрее».

Так что управляйте проектами и развивайтесь всей командой.

Подписаться на нас на Яндекс Дзен

Читать нас на Medium

Мы в Телеграм

Мы в Instagram

Мы в

Мы в

Мы ontakte

Источник: https://www.fewskills.com/workflow-project-app/

Рамки проекта

Перспектива в рамке: проектный менеджмент
Не секрет, что большинство проектов не укладываются в бюджеты и сроки. Зачастую это связано с некорректно очерченными рамками проекта. Правильно составленные рамки проекта – клетка, в которой сидит заказчик во время разработки.

Я уверен, что Вам не хочется, что бы злой и голодный Лев вырвался на свободу и скушал Вас со всеми потрохами, поэтому будьте очень внимательны, когда формируете эти самые рамки.

  В ряде случаев Рамки проекта спасали реализацию всего проекта в конфликтных ситуациях, поэтому формирование этого документа очень важно на этапах Диагностики и Анализа. Рамки должны быть комфортны для обеих сторон. Не забывайте, кто платит деньги.

При этом нельзя позволять загонять себя в угол (оказаться в той же клетке) нереальными условиями. Интересы обоих сторон должны быть четко сбалансированы.Часто возникает соблазн спрятать за Рамки проекта части системы, которые «неудобны» по тем или иным причинам. Как говориться «оно всплывает».

Лучше проговорить с заказчиком и четко описать, какие части системы не будут реализованы в данном проекте, а реализация каких блоков может привести к увеличению трудозатрат. Такая честность может позволить избежать конфликтов, а также дополнительно заработать деньги на будущем развитии системы. Итак, основные компоненты рамок:

Функциональные требования

Описание функциональных требований должно содержать полный перечень задач, решаемых системой:• Описание создаваемой системы.• Функции системы, подлежащие реализации.• Перечень отчетов и печатных форм. • Описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации.

Нефункциональные требования

Нефункциональные требования определяют технические требования к проекту:• Требования к безопасности.• Требования к платформе. • Производительность решения.• Масштабируемость.• Интегрируемые системы.• Доступность и отказоустойчивость. 

Логические рамки

Логические рамки определяют каким образом будет происходить создание системы:• Что именно настраивается или создается (например, система реализуется на базе MS Dynamics CRM).

• Что и в какие сроки Заказчик должен предоставить Исполнителю для реализации работы (приказы, положения, описания существующих систем, доступ к инфраструктуре и т.д.).• Настройка инфраструктуры описывает – кто отвечает, что именно разворачивается.

• Условия доступа представителей Исполнителя к инфраструктуре Заказчика (удаленный доступ к серверам) и возможности этого доступа (VPN, открытый буфер обмена и т.д.).

Географические рамки

Определяется где физически будут производится работы, а также возможность работы в офисе заказчика и обеспечение пропуска сотрудников и рабочих мест. Также необходимо определить режим работы офиса заказчика, в случае если там предполагается работа.

Временные рамки• Общая длительность проекта.

• Дата начала и срок окончания проекта.• Ключевые вехи проекта (что именно и когда).

Задачи не входящие в рамки проекта

Очень важно вывести серьезные задачи, не подлежащие автоматизации, но при этом существующие на горизонте:• Описание функционала, не подлежащего реализации.• Описание внешних систем с которыми не будет производиться интеграция. • Описание действий и работ, которые Исполнитель не будет совершать в рамках данного проекта.

Допущения

В данном разделе можно указать допуски, которые могут применяться к результатам проекта.

Прочие условия

В этом разделе фиксируются прочие ограничения, не вошедшие в другие разделы:• Ответственность Заказчика за использование Решения в рамках рекомендованной инфраструктуры. • Явные ограничения системы (например, CRM система не отвечает за планирование товародвижения).

• Действия, которые не могут быть автоматизированы и подлежат выполнению вручную.

?

|

dzhafarovРаботая на проекте в Банке в Санкт-Петербурге я столкнулся с новой для себя методикой работы, которую руководитель группы проектов называл Agile. Общая суть, которую я для себя уловил – делаем все быстро, без документирования проектов, без планов, но при этом успешно и хорошо. Этот человек всерьез полагал, что автоматизация процесса продаж в корпоративном секторе в Банке – это простой проект на 2 недели и в стиле Agile можно сделать быстро. Когда я рассказывал своим коллегам по цеху о такой постановке задач, все улыбались. Дальше за этим проектом я наблюдал со стороны. По началу все было хорошо. Прототип был реализован быстро, заказчик визуально доволен, но когда дело дошло до ОПЭ, что то случилось. Заказчику понадобились доработки, а ресурс консультанта, который был выделен на 2 недели, закончился. Соответствующие последствия проявились, как показывает практика, достаточно быстро. А в чем причина?

Основные идеи Agile:• Личности и их взаимодействия важнее, чем процессы и инструменты;

• Работающее программное обеспечение важнее, чем полная документация;• Сотрудничество с заказчиком важнее, чем контрактные обязательства;• Реакция на изменения важнее, чем следование плану.

Принципы, которые разъясняет Agile Manifesto:• удовлетворение клиента за счёт ранней и бесперебойной поставки ценного ПО;

• приветствие изменений требований, даже в конце разработки (это может повысить конкурентоспособность полученного продукта);• частая поставка рабочего ПО (каждый месяц или неделю или ещё чаще);• тесное, ежедневное общение заказчика с разработчиками на протяжении всего проекта;• проектом занимаются мотивированные личности, которые обеспечены нужными условиями работы, поддержкой и доверием;• рекомендуемый метод передачи информации — личный разговор (лицом к лицу);• работающее ПО — лучший измеритель прогресса;• спонсоры, разработчики и пользователи должны иметь возможность поддерживать постоянный темп на неопределенный срок;• постоянное внимание на улучшение технического мастерства и удобный дизайн;• простота — искусство НЕ делать лишней работы;• лучшие технические требования, дизайн и архитектура получаются у самоорганизованной команды;• постоянная адаптация к изменяющимся обстоятельствам.

Так в чем же причины провала этой методологии на проекте:

• Заказчик и Исполнитель не были знакомы с методологией внедрения. Эта методология, в очень поверхностном описании, была навязана новым руководителем группы проектов. • Члены проектной команды не были замотивированы на использование этой методологии. • Явным образом были нарушены коммуникаций. Была закрыта возможность прямого взаимодействия Заказчика и Исполнителя (в силу занятости и статусности сотрудников Заказчика). • Некорректная оценка сроков проекта, диктуемая желанием угодить интересам Заказчика. • Недостаточная само организованность участников проектной команды.• Недостаточное кол-во и объем выделенных ресурсов.


В итоге, Agile это ЗЛО?

Мне кажется, эта методология не ЗЛО  и может очень хорошо проявить себя на небольших проектах и позволить быстро добиться результатов без лишней бюрократии. Основные факторы, которые способствуют успеху:• Принятие и понимание обоих сторон проекта этой методологии. • Обеспечение максимально полной информацией участников проектной команды.

На момент старта проекта все участники должны четко понимать что они создают. • Большое внимание на коммуникации, обеспечение прямых и непрерывных коммуникаций.• Наличие буфера ресурсов на случай более длительной работы на проекте. • Правильная мотивация проектной команды, ориентированная на быстрый результат.

• После сдачи проекта – обязательное документирование результатов.

Источник: https://dzhafarov.livejournal.com/5325.html

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: