Оплата командировки в нестандартных ситуациях

Содержание
  1. Нюансы командировки
  2. 1. Командировка и выходные дни
  3. 2. От какого пункта покупать билеты
  4. 3. В какой гостинице поселить командированного
  5. Командировка за счет собственных средств работника (за свой счет) – Центр Про
  6. Командировка за свой счет законно ли это?
  7. Командировка за свой счет как оформить?
  8. Командировка за свой счет с сохранением заработной платы
  9. Работник был в командировке за свой счет как отразить в учете?
  10. Командировка за свой счет — образец приказа
  11. Командировка за свой счет (за счет собственных средств работника): с последующим возмещением, с сохранением заработной платы
  12. Возможность такого мероприятия
  13. Нормы законодательства
  14. Случай срочного отбытия
  15. Как отправить в командировку за свой счет
  16. Если работник в отпуске за свой счет
  17. Сотрудник остался в месте командировки
  18. Отражениев учете
  19. Как оплачивается командировка: по ТК РФ в 2020, возмещение расходов командировочных
  20. Авансовый отчёт
  21. Расчёт командировочных
  22. Однодневная командировка
  23. Командировка с превышением суточных
  24. Командировка не состоялась из‑за коронавируса. Как учесть расходы?
  25. В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку
  26. Оформляем приказ об отмене командировки
  27. Отменяем бронь отеля и покупку билета
  28. Отмена по возвратному тарифу
  29. Отмена по невозвратному тарифу и штрафы
  30. Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок
  31. Утверждаем авансовый отчёт и учитываем расходы на командировку
  32. Командировка во время пандемии: частые вопросы
  33. 1. Может ли сотрудник отказатьсяот загранкомандировки, если боится куда-то ехатьи заболеть коронавирусом?
  34. 2. Можно ли в связи с эпидемиейотказаться в командировке от поездок на общественномтранспорте и ездить на такси? Как компаниирегламентировать этот вопрос?
  35. 3. Сотрудник отправляется в командировку. Какиемеры предосторожности предпринять, чтобы не заболеть?
  36. 4. Что делать, если сотрудник заболеет коронавирусомв командировке?
  37. 5. Как быть, если в процессе командировки отменятобратный рейс на поезд/ самолет или закроют въездв страну?
  38. 6. Сотрудник вернулся из заграничной командировки.Какие меры следует предпринять?
  39. 7. Командировку отменили из-за коронавируса.Можно ли вернуть стоимость билетов?
  40. 8. Можно ли вернуть деньги за оплаченный отельили апартаменты?

Нюансы командировки

Оплата командировки в нестандартных ситуациях
Основные трудности при оформлении командировок

Командировки давно стали привычным делом, и в наше время организации все чаще отправляют сотрудников в такие поездки — транспорт становится все быстрее, мир все доступнее.

Однако надо помнить, что командировка — это достаточно серьезное мероприятие, к расходам на которое направлено пристальное внимание проверяющих органов.

Поэтому важно соблюдать все правила, установленные в законодательстве, учитывая, что периодически и здесь происходят изменения.

Общий порядок командировок довольно прост и он описан в ст.

166-168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), а также в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 (далее — Постановление № 749). Однако просто все на бумаге, а в жизни довольно часто возникают вопросы, т.к. реальные ситуации гораздо сложнее.

1. Командировка и выходные дни

Пожалуй, один из самых частых и проблемных вопросов, связанный со служебными поездками — как оплатить работнику выходной, пришедшийся на командировку. Тут надо понимать, что есть несколько возможных вариантов развития событий.

Во-первых, нужно определиться, будет ли ваш сотрудник работать в выходной в командировке или нет.

Например, если вы отправляете работника на 2-3 недели далеко от родного города, то на выходные, как правило, он не возвращается.

В организации, куда он приехал, как и на его месте работы, стандартный график 5/2, а значит по субботам и воскресеньям он работать не будет. Следовательно, никак эти дни вы ему не обязаны оплачивать.

Да, человек не дома живет, суточные ему будут положены, но это все. Он может сходить в музей, в театр и т.д., просто погулять по городу или съездить на экскурсию — это же не работа. Хоть он и проведет субботу и воскресенье вдали от семьи, но он будет отдыхать.

Если же сотрудник действительно будет работать в командировке в свои законные выходные, то до начала этой поездки, вместе с ее оформлением, вам надо оформить и привлечение сотрудника к работе в выходной день по всем правилам ст.

113 ТК РФ, а оплатить по правилам ст. 153 ТК РФ.

Конечно, сложно бывает отследить, сколько именно часов работник трудился в другом городе, но тут вам может помочь организация, которая выступает принимающей стороной — прислать табель за эти дни по командированному работнику.

Больше всего вопросов возникает, если на выходные выпадает дорога до места командировки и обратно. Многие организации хотят таким образом выиграть рабочее время — едет человек в свой выходной, работает в рабочий день, обратно опять в свой выходной — красота! Отказаться то от командировки он не может (если только у него нет по закону такого права).

Однако тут надо понимать вот какую вещь: сотрудник не может отказаться от командировки, но может отказаться ехать в нее (или возвращаться) в свой выходной. Работодатель вообще не вправе каким-либо образом претендовать на нерабочее время своих сотрудников, а потому, если не договоритесь — будете покупать билеты на рабочие часы.

Как быть, если по каким-то причинам ехать работнику надо именно в его выходной? Увы, но сейчас ни в ТК РФ, ни в Постановлении № 749 на этот счет прямых указаний нет — как стороны договорятся. Платить по правилам ст. 153 ТК РФ? Но ведь сотрудник не работал в этот день — он ехал.

Да и точно определить количество часов не всегда возможно в дороге (сколько ждал рейс в аэропорту, сколько добирался на такси) В советском (не действует) документе, определяющем порядок командировок по СССР, было очень удобное положение: если работник следует в командировку или возвращается из нее в свой выходной, ему положен другой выходной день.

Никто не мешает вам внести такое положение в локальный нормативный акт вашей организации, который регулирует вопросы, связанные с командировками, и снять проблему.

2. От какого пункта покупать билеты

Как ни странно, но это тоже не всегда очевидно. Если работник живет в том же городе, где и работает, то проблем нет. Если же сотрудник проживает в одном населенном пункте, а на работу ездит в другой, то и в командировку его надо отправлять не из места жительства, а из места работы. В противном случае билеты нельзя будет признать расходами на командировку.

Статья 166 ТК РФ говорит о том, что командировка — это выполнение трудовых обязанностей вне места постоянной работы. Именно поэтому налоговики признают расходами на проезд к месту командировки только билеты из того населенного пункта, где находится организация, а не где проживает сотрудник.

3. В какой гостинице поселить командированного

Еще совсем недавно проблем с этим не было, однако с 1 июля 2019 года правила изменились. Дело в том, что теперь гостиницы, в которых 50 номеров и более, обязаны получить свидетельство оценки категории – звезды. Если это не сделать, то размещать посетителей нельзя (постановление Правительства от 16.02.2019 № 158).

Если вы оплатили проживание своему сотруднику в гостинице, которая не прошла аккредитацию, то эти расходы налоговые органы также не признают командировочными расходами.

Конечно, при направлении сотрудников в командировки можно столкнуться с некоторыми сложностями, если ситуация нестандартная, но сейчас нормативные акты дают возможность многое в этом вопросе урегулировать соглашением с самим работником. Главное, не забывать, что все расходы должны быть прозрачными, т.к. налоговые органы всегда к ним относятся очень внимательно.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5ca70123fc302c00b3e5d32e/niuansy-komandirovki-5d84b94d4735a600aeafe120

Командировка за счет собственных средств работника (за свой счет) – Центр Про

Оплата командировки в нестандартных ситуациях

03.06.2019

Любая командировка является частью служебных отношений, поэтому порядок ее оформления регламентирует Трудовой Кодекс РФ. Не осталось в стороне и правительство страны Постановление, которого с номером 749 уточняет ряд требований, разъясняется там и как работник должен ездить по нуждам организации с использованием собственных средств.

Но есть и другой схожий вопрос: командировка на один день — суточные положены или нет? Ответ — здесь.

Трудовой Кодекс РФ в последней редакции 

Командировка за свой счет законно ли это?

Упомянутое Постановление требует, чтобы работодатель сотруднику, убывающему в командировку, выплатил, причем до поездки, денежный аванс на сопутствующие расходы (даже если командировка выпадает на выходной день: как оплачивать в таком случае — в этой статье).

То есть для:

  • Найма жилья;
  • Оплаты проезда;
  • Любых других необходимых трат.

Кроме того, оформить любую поездку работника по нуждам организации следует документально, издав приказ.

Исключений для указанных правил не предусмотрено — это значит, что командировок «за свой счет» или с использованием собственных средств работника законодательством не предусмотрено.

 Хотя оплата должна производиться перед тем, как сотрудник будет отправляться в другой населенный пункт, но после окончания командировки разрешается возмещать любые издержки работника, превысившие размер аванса.

Поскольку командировка за свой счет незаконная, то организация может быть оштрафована, причем на внушительную сумму:

  • Если выявятся факты оплаты поездки сотрудника в другой населенный пункт собственными средствами и отсутствие положенного аванса, то работодатель должен будет перечислить в федеральный бюджет — 30-50 тыс. руб. штрафа;
  • Если будут иметь место явно корыстные действия работодателя, то сумма штрафа для организации будет гораздо большей — до полумиллиона рублей.

Возмещение сотруднику организации собственных средств, потраченных в служебной поездке сверх аванса, также обязательная процедура.

Командировка за свой счет как оформить?

Поскольку командировка за счет собственных средств работника незаконна, то ее оформить невозможно. Законодательство предусматривает всего один способ того, как можно оформлять данную процедура.

Он представляет из себя следующий порядок действий:

  • При наличии оснований работодатель издает приказ, который должен указывать направление поездки, ФИО командированного сотрудника, на сколько время рассчитана поездка. Прописывается, как организация будет финансировать убывающего;
  • Бухгалтер организации насчитывает, выдает сотруднику деньги (на билет, суточные, другие).

Только после всего указанного поездка считается правильно оформленной. После возвращения работнику должны возмещаться собственные средства, потраченные в поездке, если их расход доказан документально.

Для экономии денег, если нужен срочный выезд, то руководители организаций нередко используют различные недозволенные методы, например:

  • Отправляют сотрудника в отпуск за свой счет;
  • Требуют от сотрудника написать заявление о том, что он не против покрыть сопутствующие расходы из собственных средств. И даже вносят такую информацию в приказ.

Но следует понимать, что организация будет наказана в тот же день, если выявится хоть один такой случай. Причина: все перечисленное незаконно.

Командировка за свой счет с сохранением заработной платы

Ни одна статья ТК не разрешает направлять работника в служебную поездку за свой счет. То есть не оплачивать ее, причем до поездки или компенсировать сопутствующие расходы (проезд, проживание, другие) задним числом запрещено.

Если работодатель будет настаивать на использовании собственных средств, то сотрудник вправе отказаться. Зарплата же работника в служебной поездке всегда должна сохраняться, и не важно бюджетная организация посылает человека в другой населенный пункт или коммерческая.

Работник был в командировке за свой счет как отразить в учете?

Если организации необходимо отразить командировочные расходы, то руководитель должен издать приказ, а бухгалтер, выдав командированному аванс, обязан выполнить проводки по дебету счета 71.

По окончании поездки работник может предоставить документ подтверждающий, что выданных средств не хватило и ему пришлось тратить собственные — такая ситуация ничем не отличается от вышеуказанной, поэтому бухгалтер выполняет аналогичную проводку.

Подобным образом должна поступать, как бюджетная организация, так и любая коммерческая — того требует закон. Любой другой способ учета расхода средств без издания приказа, выплаты аванса в день поездки не предусмотрен.

Командировка за свой счет — образец приказа

У работодателя нет права издать приказ об отправке сотрудника в другую местность за свой счет, так как это не территория закона, то поступать подобным образом запрещено, то есть свои правила устанавливать не следует. Также данный документ на потом оставлять никогда нельзя.

Оформить обычный приказ можно воспользовавшись формой Т-9 (если едет несколько человек, то вопрос можно решить с помощью бланка Т-9а).

Где в соответствующих графах указывается, когда следует отправлять человека (день указывается точно), место в которое отправляется человек, также прописывается сколько ему необходимо выдать денег, из какого источника. В конце ставится дата, подпись руководителя, печать.

Приказ таким образом позволено оформить любой организации — бюджетной и коммерческой, но опять же — данный документ предназначен для оговоренной законом ситуации, а не для поездки за свой счет.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник:

Командировка за свой счет (за счет собственных средств работника): с последующим возмещением, с сохранением заработной платы

Командировка – это поездка сотрудника предприятия с целью осуществить какие-либо действия в интересах руководства, выполнить определенные задачи. Обязанность работодателя — возместить все расходы, которые он считает разумными и связанными с целью поручения.

Расходы на командировку (в т.ч. суточные) обычно берет на себя предприятие-работодатель или принимающая сторона. По закону служебная поездка за свой счет незаконна. Однако в некоторых организациях (в основном бюджетных) такая практика существует. Сотрудник за все платит свои деньги, по возвращении получает компенсацию.

Возможность такого мероприятия

Оправлять сотрудника с поручением за его счет незаконно. Но нормы законодательства соблюдаются не всегда.

На практике случается, что работник:

  • покупает билеты;
  • оплачивает жилье;
  • тратится на продукты и проезд;
  • покупает запасы или основные средства.

После возвращения работодателю предоставляются документы, подтверждающие затраты, которые подлежат возмещению. В большинстве случаев их возвращают. Но суды рассматривают множество исков из-за того, что работники бухгалтерий с целью снижения затрат отказываются оплачивать расходы полностью или частично.

По закону билеты для командировок покупает учреждение по контракту или сотрудник из подотчетных средств. На практике часто случается, что работник использует собственные средства.

По возвращении из поездки он пишет заявление на имя директора о возмещении и прилагает к нему билеты (при покупке через интернет посадочный талон или электронный билет, если покупка оформляется на сайте РЖД, распечатывается электронный билет).

После утверждения в кассе создается расходный ордер, по которому выдаются деньги.

Нормы законодательства

Цель трудового законодательства – гарантировать гражданам права, связанные с наемной работой.

Причем ни коллективные, ни трудовые договоры не могут содержать положений, снижающих гарантии, определенные в Трудовом кодексе (ТК).

Оплата расходов, связанных с командировками, гарантирована ст. 165 ТК. Порядок выплаты должен быть установлен в коллективном или трудовом договоре.

Постановление Правительства  №749 определяет, что аванс на расходы должен быть выплачен до поездки. За несоблюдение данного правила предусмотрено административное наказание:

  • штраф руководителю в размере 30-50 тыс. рублей за невыплату аванса;
  • при наличии корыстных целей – до полумиллиона рублей или отстранение от занимаемой должности на какой-то срок (ч.2 ст.145.1 УК).

Если работодатель предлагает оплатить командировочные расходы своими средствами, работник может отказаться, если не доверяет руководству. При положительном ответе сотрудника оформляется приказ с указанием целей поездки, сроков, условий и пределов возмещения издержек.

Если руководство не возмещает расходы, его можно привлечь к ответственности (ст. 236 ТК). Работодателю придется выплатить компенсацию и дополнительное начисление за каждый день просрочки в размере 1/300 от ставки рефинансирования.

При  необходимости в срочном выезде или экономии средств используются и другие незаконные способы: оформление отпуска без содержания на время поездки, требование написать заявление, удостоверяющее готовность покрыть расходы собственными средствами.

Направление работника по служебному поручению за свой счет противоречит ч.2 ст. 9 ТК.

Случай срочного отбытия

Если требуется срочная командировка в конце рабочего дня по докладной руководителя подразделения или письму сторонней организации, аванс выплатить не всегда возможно.

Работник все равно выезжает, но обязательно оформляется приказ с указанием даты отбытия и прибытия, длительности поездки, отсутствия авансовой выплаты, порядком выплаты компенсации.

Сотрудник может отказаться от поездки, нарушающей его права.

Необходимо учесть, что подобное оформление командировки нарушает требования с п.213 Приказа Минфина РФ №157н, устанавливающего, что аванс выдается до поездки, а не после. На практике работник после поездки вместе с авансовым отчетом предоставляет билеты, чеки и другие документы, подтверждающие издержки.

По сути, это нарушение закона. Наличие заявления сотрудника, удостоверяющего готовность оплатить поездку из своих средств, ситуацию только усугубляет. Любая проверка квалифицирует подобные действия руководства как нарушение.

Как отправить в командировку за свой счет

Законодательством предусмотрен всего один способ:

  • издание приказа руководителя с указанием цели и направления поездки;
  • расчет бухгалтером размера авансовой выплаты;
  • выплата аванса.

Любой другой метод формально является незаконным.

Если работник в отпуске за свой счет

Прекратить отпуск без содержания работодатель не может, даже, если имеется согласие сотрудника (ст. 125 ТК). Важно все правильно оформить, чтобы не получить штраф согласно ст. 5. 27 КоАП РФ.

Из отпуска сотрудник чаще всего отзывается по служебной записке руководителя подразделения. Потом к работнику обращаются устно (лучше письменно, хотя закон этого не требует) и предлагают прервать отпуск.

При положительном ответе сотрудник пишет на предложении «Согласен» и расписывается. Далее разрабатывается приказ об отзыве из отпуска.

Когда он подписан, создается другой приказ — о командировке, в котором указывается:

  • причина отзыва из отпуска;
  • дата начала и окончания перерыва;
  • продолжительность командировки;
  • условия возобновления отпуска.

Изменения должны быть отражены в личной карточке.

Сотрудник остался в месте командировки

Если сотрудник во время выполнения поручения просит предоставить отпуск без содержания, руководство может согласиться, если считает это целесообразным. Продолжительность определяется после получения согласия, билет на обратный проезд может быть и не оплачен.

Если оплата производится, сумму разрешается учесть при расчете налогооблагаемой базы. Обязательно удержание НДФЛ, так как эта выплата не относится к компенсации расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей.

Отражение в учете

Во время командировки работнику сохраняется средняя зарплата, что должно быть отражено в табеле, в котором учитывается рабочее время (№ Т-12 или № Т-13).

  • Возмещение расходов отражается проводкой Д 71, К 50.
  • Если в документах, подтверждающих затраты, выделен НДС, то учитывается он на Д 19, К 71, принимается к вычету на Д 68, К 19.

При списании в расходы на коммерческом предприятии для налогообложения затраты списываются с учетом назначения:

  • основной вид предпринимательской деятельности — Д 20, К 20 (23, 25, 26, 29) К 71 на производстве и Д 44, К 71 – в торговле;
  • покупка основных средств – Д 08. К 71;
  • покупка запасов для производства – Д 10, К 71;
  • выявление причин брака – Д 28, К 71;
  • культурно-развлекательное мероприятие – Д 91, К 71.

Хотя законодательством не предусмотрены командировки за свой счет, на практике они применяются. Чтобы избежать санкций при проверках, важно правильно оформить документы и проводки для бухгалтерского и налогового учета.

Источник: https://centrproh.ru/obraztsy/komandirovka-za-schet-sobstvennyh-sredstv-rabotnika-za-svoj-schet.html

Как оплачивается командировка: по ТК РФ в 2020, возмещение расходов командировочных

Оплата командировки в нестандартных ситуациях

Последние изменения: Январь 2020

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов.

При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой.

Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
    • самолётом – салона эконом класса;
    • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
    • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
    • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
    • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
    • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
    • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

  • ФИО и должность работника;
  • цель командировки;
  • срок поездки;
  • населённый пункт;
  • проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.

Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

  • транспортные билеты;
  • счета, чеки и квитанции;
  • комиссионные сборы;
  • пошлина за получение документации;
  • расходы по обмену валют;
  • провоз багажа и оплата камер хранения;
  • документы о проживании;
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
  • путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

 

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Источник: https://zakon-dostupno.ru/oplata/kak-oplachivaetsya-komandirovka/

Командировка не состоялась из‑за коронавируса. Как учесть расходы?

Оплата командировки в нестандартных ситуациях

В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку
Оформляем приказ об отмене командировки
Отменяем бронь отеля и покупку билета
Отмена по возвратному тарифу
Отмена по невозвратному тарифу и штрафы
Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок
Утверждаем авансовый отчёт и учитываем расходы на командировку

В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку

Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.

Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчёт со всеми документами, подтверждающими расходы.

Оформляем приказ об отмене командировки

Руководитель оформляет отмену командировки из-за COVID-19 приказом. Чтобы обосновать отмену, приложите копии рекомендаций Роспотребнадзора, Ростуризма и иных органов.

Приказ об отмене составляйте в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:

  • причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
  • реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
  • порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

Скачать образец приказа

Работник должен ознакомиться с приказом и подписать его. Если он работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:

  • отправить ему скан или фото приказа по электронной почте;
  • попросить работника составить расписку об ознакомлении с приказом.

Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.

Отменяем бронь отеля и покупку билета

Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ). Если на покупку выдавали аванс, по расходам работник сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретён билет.

Отмена по возвратному тарифу

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберёте деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращённого билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

НДС, предъявленный перевозчиком в стоимости билетов, нет оснований принимать к вычету, так как услуги перевозки не оказаны. Начислять НДС к уплате тоже не нужно (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Отмена по невозвратному тарифу и штрафы

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина России от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.

Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок

Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.

Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Утверждаем авансовый отчёт и учитываем расходы на командировку

Сотрудник должен отчитаться по затратам и вернуть неизрасходованный аванс. Расходы на отменённую поездку он подтверждает авансовым отчётом, к которому прилагает документы. Срок сдачи отчёта и возврата неизрасходованных подотчётных средств определите в приказе об отмене командировки.

Расходы можно признать для расчёта налога на прибыль только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчёта (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В бухучёте расходы отразите проводками:

ПроводкаОперация
Дт 50 (51) Кт 71Работник вернул деньги за билет или отмену брони
Дт 91.2 Кт 71Учтены в расходах:
  • стоимость невозвратных билетов;
  • неустойка или штраф;
  • расходы на визу.
Дт 71 Кт 51 (50)Компания компенсировала сотруднику расходы

Источник: https://kontur.ru/articles/5783

Командировка во время пандемии: частые вопросы

Оплата командировки в нестандартных ситуациях

Пандемия нового коронавируса серьезно повлиялана деятельность компаний. Многие организации перешлина удаленную работу, предприятия сферы обслуживания закрылисьна неопределенное время, одно за другим отменяютсяделовые мероприятия.

Доходит до смешного: в Нью-Йоркекруглый стол про бизнес во время коронавируса отменили из-занего же. Но даже в условиях эпидемии не всекомпании могут отказаться от рабочих поездок.

Какие рискив организации командировок могут возникнуть сейчас и какс ними справиться, мы расскажем в этой статье.

1. Может ли сотрудник отказатьсяот загранкомандировки, если боится куда-то ехатьи заболеть коронавирусом?

Пока законодательство РФ никак не регламентируетподобные ситуации.

Хотя официально российские власти рекомендуюткомпаниям воздержаться от зарубежных поездок, прямого запретана заграничные командировки нет (статья была написанадо того, как выезд из России был ограничен).

А значит, состоится ли поездка, зависит от текущегозаконодательства и от воли работодателя. О том, ктопо закону имеет право отказаться от командировки,мы писалиранее.

2. Можно ли в связи с эпидемиейотказаться в командировке от поездок на общественномтранспорте и ездить на такси? Как компаниирегламентировать этот вопрос?

Согласно Трудовому кодексу и Положению о служебныхкомандировках, компания должна оплатить сотруднику проездк месту командировки. Что касается проезда на месте,то законодательство напрямую не обязывает работодателяоплачивать проезд по городу, тем более на такси. Особенностикомпенсации транспортных расходов в командировке

Здесь все зависит от возможностей компании — каждаяорганизация принимает решение самостоятельно. Если компания готованести такие затраты, то она может разрешить командированномупользоваться такси или каршерингом.Эти траты должны быть экономически обоснованы и подтвержденыдокументально.

В качестве подтверждения сотруднику нужно взятьв такси чек ККТ или квитанцию бланка строгой отчетности,а также распечатать электронный чек, который приходитна эл. почту после поездки.

После командировки транспортныерасходы надо внести в авансовый отчет и приложитьк документу соответствующие чеки.

Каршерингв командировке: можно ли использовать и какотчитаться

3. Сотрудник отправляется в командировку. Какиемеры предосторожности предпринять, чтобы не заболеть?

Новый вирус передается воздушно-капельным, воздушно-пылевыми контактно-бытовым путем. Чтобы избежать заражения, стоитследовать рекомендациям ВОЗ и Роспотребнадзора:

  • Избегайте мест массового скопления людей.
  • Не менее 30 секунд мойте руки с мылом послеулицы и посещения туалета, перед едой. Если рукине выглядят грязными, пользуйтесь антисептиком (гельна спиртовой основе), им же регулярно протирайтетелефон.
  • Правильно чихайте и кашляйте — в сгиб локтя илив одноразовый бумажный платок, который после использованиянадо сразу выбросить, а руки вымыть.
  • Держитесь на расстоянии не менее одного метраот людей, которые кашляют и чихают.
  • Воздержитесь от рукопожатий и объятий (даже есливы заключили сделку и так и хочется пожатьруки).
  • Пейте бутилированную воду и ешьте термически обработаннуюпищу.

4. Что делать, если сотрудник заболеет коронавирусомв командировке?

Заграничная командировка

Лечение российских граждан за рубежом должно покрыватьсямедицинской страховкой, которую нужно обязательно оформить передрабочей поездкой. Размер страхового покрытия обычно определяетсяконсульством страны.

При оформлении визы в страны Шенгенскогосоглашения в перечне необходимых документов всегда указываетсястраховой полис и сумма его покрытия.

В полисе должныбыть предусмотрены расходы на анализы, госпитализацию,медицинскую транспортировку.

Но в некоторых странах лечение коронавирусной инфекцииможет не покрываться страховкой. Например,в Сингапуре тест на коронавирус можно сдать бесплатно,но лечение только за собственные деньги.

В Таиландне пустят без страхового полиса с покрытием 100 тысячдолларов, включающего лечение COVID-19. В Южной Кореев случае отрицательного теста на коронавирус анализоплачивает пациент (около 7,6 тысяч рублей).

Если же тестна коронавирус положительный, то анализы и лечениеза счет южнокорейского бюджета.

Сейчас в рядестран по прилете или при посадке на рейс необходимопредъявить недавно выданную медицинскую справку об отсутствиикоронавируса. Документ нужно перевести на английский или инойязык и заверить нотариально.

Например, сертификатоб отсутствии коронавируса требуют Австрия, Индия, Таиланд,Филиппины, Индонезия, Кипр и другие страны.

Москвичи могутсдать анализ платно в «Гемотесте», «Хеликсе», «Ситилабе»,Labquest, клинике «МЕДСИ» и других местах, при условии отсутствиясимптомов ОРВИ (повышенной температуры, кашля, одышки). 

Как сдать анализ на коронавирус в Москве платно ибесплатно

В случае подозрения на заболевание коронавирусомкомандированному нужно связаться со страховой компаниейпо телефонам, указанным в полисе. Дальше порядок действийбудет зависеть от указаний страховщика. Скорей всего,работнику нужно будет оставаться в помещении и дожидатьсяприезда врача .

Командировка по России

В каждом регионе России свой алгоритм действий в этомслучае. Лучше всего позвонить на горячую линиюРоспотребнадзора 8 (800) 555-49-43 или в скоруюи уточнить, куда обращаться за помощью. С собойв поездку нужно взять полис ОМС — по нему обязаныоказать медицинскую помощь в любом населенном пункте страны.Не нужно идти самому в поликлинику, а вызвать врачана дом.

5. Как быть, если в процессе командировки отменятобратный рейс на поезд/ самолет или закроют въездв страну?

Ситуация на рынке пассажирских перевозок сейчаснестабильная. Многие перевозчики оказались не готовык закрытию границ, поэтому решать вопрос с застрявшимиза рубежом соотечественниками приходитсяна дипломатическом уровне.

Правительство РФ утвердило порядок вывоза российскихграждан из-за границы. Теперь россиянам нужно оставлять заявкуна сайте Госуслуг, после чего с нимисвяжутся представители власти.

Для помощи согражданам создан Ситуационно-кризисный центр, куда можнообращаться круглосуточно по телефонам:

  • +7(495)587-88-60
  • +7(499)244-19-77
  • +7(499)244-19-88
  • +7(499)244-28-47
  • WhatsApp: +7(985)046-52-97

Для компаний, которые все же отправляют своих сотрудниковза рубеж, это означает быть готовыми к тому, чтобы купитьработнику новые билеты до дома и снабдить егонеобходимыми деньгами на тот случай, если ему придетсязадержаться (чтобы продлить бронь отеля, чем-то питаться). Послевозврата билета на отмененный рейс деньги приходятна счет не сразу, это тоже нужно иметь в виду.

6. Сотрудник вернулся из заграничной командировки.Какие меры следует предпринять?

Вернувшихся из-за рубежа россиян в аэропортах ждутизмерение температуры, тест на коронавируси анкетирование. Тех, у кого обнаружат симптомызаболевания, сразу госпитализируют в инфекционную больницу,где откроют больничный лист. Тех, кто прилетает в Москву,независимо от прописки кладут в московские больницы.

С 15 июля 2020 года по возвращении в Россиюсамоизоляцию соблюдать не требуется, если есть справкаоб отсутствии коронавируса (тест методом ПЦР должен бытьсделан не позднее 3 дней после возвращения).

Работодательобязан проверить наличие справки у сотрудника перед еговыходом на работу. Если тест окажется положительным, нужнособлюдать 14-дневную изоляцию на дому. Подробнеев постановлении Роспотребнадзора от 13.

07.2020г.

Если появятся серьезные симптомы заболевания (кашель, одышка,высокая температура), сотруднику нужно вызвать врача на дом исообщить о том, что он был за рубежом. Телефон длявызова врача в Москве —  8 (495) 870-45-09.В регионах нужно обращаться на местную горячую линию,в местный депздрав или на единую российскую горячуюлинию: 8-800-2000-112.

7. Командировку отменили из-за коронавируса.Можно ли вернуть стоимость билетов?

Отмена командировки из-за коронавируса — это довольно общаяформулировка, у которой много нюансов.

Возможность возврата денег за авиа- и ж/д билетызависит от нескольких факторов:

  • причины отмены командировки (по чьей вине);
  • тарифа билета (возвратный или невозвратный);
  • политики возвратов у перевозчика;
  • политики возврата у тревел-агента (если билет купленне напрямую у перевозчика).

Если речь идет о заграничной командировке,то основанием для полного возврата средств за авиабилетыбезусловно является отмена рейса. Это правило действуету большинства авиакомпаний по всему миру. В этомслучае можно рассчитывать на полный возврат средств даже дляневозвратных авиабилетов.

Отдельно стоит упомянуть закрытый въезд в страну, отменудействия виз или обязательный карантин из-за коронавируса.

Длямировой практики эти причины возврата, связанныес коронавирусом, являются новыми, и каждая компанияпринимает собственное решение, что делать в этом случае.Возможность возврата невозвратных билетов зависит от политикиавиакомпании.

Перевозчик может предложить как полный возврат, таки обмен на другие даты, с доплатой или без, иливозврат со штрафом.

Мы собрали список вариантов, которые предлагаютпопулярные авиакомпании. Если вашего перевозчика нетв списке, уточните информацию по телефонам илина сайте авиакомпании. Обычно такие сведения публикуютв разделе «Новости», а некоторые авиакомпании,как S7, завели для этого отдельные страницы.

С ж/д билетами так же — если рейс отменен, деньгиза возвратные билеты возвращаются в полном объеме.Здесьмы собираем список отмененных международных поездов. 

В каком случае деньги за авиабилетне возвращаются? Авиакомпании не считают основанием длявозврата средств отмену мероприятия (выставки, конференции, курсов,путевки), даже если причиной является введенный карантин.

Такимобразом, получить деньги за невозвратный авиабилет тем,у кого отменили выставку в Сочи или в Милане,не получится. Вернуть деньги за билет в этом случаеудастся, только если билет куплен по возвратному тарифу.Из цены билета вычтут сборы за возврат согласно правиламавиакомпании.

Резюмируя: в случае отмены рейса и отменымероприятия сумма и возможность возврата билета будетотличаться.

Чтобы вернуть деньги за ж/д билеты, нужно предоставитьдокументальное подтверждение об отмене мероприятияв период поездки — официальное уведомлениеот организаторов мероприятия или ссылку на сайтмероприятия с информацией об отмене.

Если авиа- или ж/д билет куплен не напрямуюу перевозчика, а у тревел-агента (сайтабронирования, посредника), при возврате билетов также могутудерживаться агентские сервисные сборы.

Как оформитьотмену командировки в связи с коронавирусом

8. Можно ли вернуть деньги за оплаченный отельили апартаменты?

Как и с билетами на транспорт, здесь всенеоднозначно. Возможность возврата зависит от тарифабронирования, от политики сервиса бронированияи от политики конкретного отеля.

Легче всего в томслучае, если сделано бронирование с возможностью бесплатнойотмены. Здесь нужно просто вовремя отменить бронирование,и деньги, если были списаны, вернутся на карту.

Еслибронь невозвратная, то решение принимает владелец жилья:кто-то может пойти навстречу и вернуть деньги, кто-то нет.

Сервис Airbnb разрешает всем, кто забронировал жильедо 14 марта 2020 года включительно с датой прибытия14 марта — 15 октября 2020 года, отменитьбронирование и получить полный возврат.

На бронирования,сделанные после 14 марта или с периодом проживания после15 октября, действуют обычные правила отмены, в зависимостиот политики хозяина: гибкие, умеренные, строгие.

При отменебронирования даже с гибкими условиями сбор за услугуAirbnb не возвращается.

Еще можно почитать:

Какоформить отмену командировки в связис коронавирусом

Каршерингв командировке

Компенсациятранспортных расходов в командировке

Какиедокументы нужны для командировки в 2020 году

Суточные вкомандировке: нормы 2020 года

Командировочное удостоверение в 2020 году

Туту.ру — сервис для организации путешествийи командировок.Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездокудобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картойили с онлайн-депозита компании. Все отчетные документыо поездке приходят на эл. почту и доступныв личном кабинете. Подробнеепро Туту Командировки

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/covid-19/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: