Описание должности Ведущий специалист Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота Microsoft SharePoint

Внедрение автоматизированной системы на базе Microsoft SharePoint Server и Microsoft Dynamics CRM. РОСНАНО

Описание должности Ведущий специалист Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота Microsoft SharePoint

Компания РОСНАНО основана в 2007 году для реализации политики в сфере нанотехнологий, развития инновационной инфраструктуры и выступает соинвестором в проектах при создании объектов нанотехнологической инфраструктуры, например, центров коллективного пользования, бизнес-инкубаторов и фондов раннего инвестирования, выбирая приоритетные направления инвестирования на основе долгосрочных прогнозов развития, к разработке которых привлекаются ведущие российские и мировые эксперты.

Для регистрации заявок на проекты требовалось решение, которое бы обеспечило оперативный доступ к информации и документам по заявкам, позволяющее отслеживать статусы заявок и полноценно вести реестр. Для автоматизации одного из основных бизнес процессов было принято решение построить Автоматизированную систему управления «Портфель проектов РОСНАНО» (АСУ ППК) на базе приложений Microsoft.

Решение

Реализация проекта проходила в несколько этапов в течение шести месяцев. На первом этапе специалистами компании Softline было проведено обследование бизнес-процессов, определены требования к проекту и подготовлено техническое задание. В результате была определена логика работы будущей системы, создан и протестирован прототип системы.

Система АСУ ППК реализована на основе двух приложений:

  • Подсистема ввода данных, разработанная на базе бизнес приложения Microsoft Dynamics CRM.
  • Подсистема отображения данных и размещения электронных копий документов, разработанная на базе платформы Microsoft SharePoint Server.

Первая подсистема кроме ввода данных дает возможность очень быстро управлять объектами бизнес логики на основе стандартных возможностей CRM системы.

Подсистема отображения данных представляет собой специализированные web-части портала Microsoft SharePoint Server, которые отображают данные из Microsoft CRM на основе BDC (Business Data Catalog). Объекты системы представлены в настраиваемых списках с возможностью атрибутивного и полнотекстового поиска с удобной для пользователей системой навигации.

В ходе проекта специалистами компании Softline на базе продуктов Microsoft Dynamics CRM и Microsoft SharePoint Server были разработаны программные модули: модуль представления данных через внутренний портал, модуль хранения электронных копий документов, модуль настраиваемых оповещений и модуль отчетности.

Посредством технологии Business Data Catalog (SharePoint) и IFRAME (Dynamics CRM) проведена двусторонняя интеграция системы управления взаимодействием с клиентами Microsoft Dynamics CRM и портала на базе Microsoft SharePoint Server. Благодаря двусторонней интеграции пользователи, работая в подсистеме ввода в Microsoft Dynamics CRM, получили возможность просматривать документы, хранящиеся на Microsoft SharePoint.

Сотрудниками компании Softline для пользователей и IT-специалистов РОСНАНО созданы инструкции и проведен тренинг по работе с системой «Портфель проектов РОСНАНО». Для последующей модернизации и масштабирования система переведена на поддержку и сопровождение.

Результаты

После завершения внедрения автоматизированной системы «Портфель проектов РОСНАНО» и интеграции Microsoft Dynamic CRM с Microsoft SharePoint Server пользователи получили удобное решение для ведения и эффективной работы с реестром инвестиционных заявок, разного рода контактной информацией и т.  д. За счет удобства и настраиваемости интерфейса существенно возросла вовлеченность сотрудников в использование системы на всех уровнях организации.

К основным преимуществам системы пользователи относят:

  • Оперативный доступ к информации реестров.
  • Возможность исторических данных, например статусов заявок.
  • Наличие библиотек документов по заявкам, проектам.
  • Возможность совместной работы над документами.
  • Наличие проверочных отчетов, предназначенных для контроля соблюдения внутренних правил компании по ведению реестра. Возможность формирования отчетов из разных приложений.
  • Возможность фильтрации и сортировки документов по заданным параметрам.
  • Полнотекстовый и атрибутивный поиск.

Для удобства работы в системе настроена возможность объединения с программными продуктами Microsoft Office.

 «Для решения бизнес-задачи заказчика мы могли предложить несколько различных вариантов решений – от разработки системы «с нуля», что потребовало бы много времени и усилий, до внедрения коробочной системы, что в свою очередь не позволило бы получить в полной мере гибкое тиражируемое решение. В силу сжатых сроков проекта и быстрого развития функционала системы был реализован комбинированный вариант – использование коробочных приложений с необходимой кастомизацией и программной доработкой функционала под нужды заказчика. Специалисты нашей компании внедряют портальные решения на базе продуктов Microsoft с 2004 года и накопили значительный опыт в интеграции технологий, выработав за это время собственные методики и алгоритмы, позволяющие адаптировать решения к потребностям наших заказчиков. Подход к проекту и опыт позволил специалистам Softline выполнить проект в срок и дать пользователям компании полноценное решение, удовлетворяющее бизнес-задачам, с возможностью последующего развития и модернизации».

Роман Романцов, руководитель департамента решений Microsoft компании Softline

Источник: https://softline.ru/about/projects/rusnano

Электронный документооборот на базе MS Microsoft Sharepoint. Особенности настройки

Описание должности Ведущий специалист Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота Microsoft SharePoint

За последние два десятилетия СЭД (системы электронного документооборота) все плотнее завоевывали свою рыночную нишу. От автоматизации работы с документами они перешли к управлению процессами в компаниях, оптимизируя их, снижая временные и финансовые расходы.

В 2013 году СЭД были внедрены уже в восьмидесяти ведомствах России, в том числе Минкультуры, Минфине, Минтрансе, ФНС и т.д. В 2015 году российский рынок СЭД вырос на 10% и достиг общей отметки в 37,8 млрд руб.

А в 2017 году выручка некоторых отдельных компаний по этому направлению выросла до 50%. Отраслевые аналитики выражают мнения, что СЭД вполне могут стать основой корпоративных информационных систем всех предприятий.

И заметную долю на рынке занимают СЭД на Sharepoint.

Чем же объясняется такая популярность систем?

Какие задачи решает СЭД?

Исходя из этих функций, система выполняет  следующие задачи:

  1. Хранение документов по заданным правилам, позволяющим внедрять электронный документооборот sharepoint и в частных фирмах и в госструктурах. Сюда входят: регистрация всех входящих документов, работа с заявками клиентов, поддержка служебных списков и т.д.
  2. Маршрутизация документов и назначение прав доступа для работы с ними. Маршрутизация может быть как свободной, так и жесткой.
    • Свободная маршрутизация электронного документооборота microsoft sharepoint – пользователь меняет маршрут прохождения документа.
    • Жесткая маршрутизация документооборота на sharepoint – маршруты заданы и изменениям не подлежат.
  3. Контроль исполнения поручений. При нем могут осуществляться действия: визирование, согласование, наложение резолюции, уведомление работников о поступлении документов, автоматический контроль сроков исполнения документов.
  4. Создание отчетов о работе с документами. В отчеты документооборота на платформе Shrepoint могут входить: занятость работников, выполнение работ и их просрочка. Отчеты могут создаваться специально для каждого клиента.
  5. Быстрый поиск документов. Он может осуществляться по названиям, полям, вложенным файлам. Доступен и сложный поиск.

То есть система электронного документооборота обеспечивает работу с документами на всех стадиях: от создания документа до контроля его исполнения.

Основные модули СЭД

Среди основных модулей системы выделяют:

  • Договорный документооборот (ДДО).
  • Организационно-распорядительный документооборот (ОРД).
  • Канцелярия (регистрация входящей и исходящей корреспонденции).
  • Электронный архив

Модули обеспечивают получение и первоначальную обработку данных, их регистрацию и систематизацию, обработку и сохранение, распределение информации и документов по пользователям, передачу данных между системами, хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Системы электронного документооборота: критерии выбора

Существует множество разных платформ для СЭД, которые используют как крупные, так и небольшие компании. Среди них, например: Alfresco, IBM Notes/Domino, JBoss, IBM FileNet и Abbyy (Аби)FlexiCapture, OpenText,CUBA. Решения компании ЭОС, как и тысяч других всемирно известных компаний, базируются на Microsoft SharePoint.

Самих систем также существует большое множество, и не стоит слепо доверять каждому отзыву из них. Вполне может так получиться, что разрекламированная и широко использованная СЭД именно вам не подойдет.

Так что, выбирая СЭД, стоит уделить внимание деталям, удовлетворяющим вашим запросам:

  • Функциональность СЭД. Она определяется в том числе возможностью расширения системы.
  • Расчет финансового риска. То есть необходимо соотнести стоимость затрат и окупаемости СЭД.
  • Производитель. Тут лучше опираться на реальные рекомендации.
  • Соответствие российскому законодательству. Если система не отвечает этому критерию, траты будут напрасными.
  • Ваши личные пожелания. Сюда стоит включить не просто ответ на вопрос, «Что же я хочу», а конкретные задачи, которые ваша компания желает предъявлять системе в процессе ее эксплуатации. Не исключено, что вам не потребуется полный функционал, достаточно модульного принципа лицензирования системы.

Технологии электронного документооборота

По технологиям СЭД подразделяются на 3 основных типа, это:

  1. Клиент-серверные системы. Здесь главные модули данными размещены на выделенном сервере. Клиентская часть – своего рода отдельный интерфейс взаимодействия пользователя и системы. Главный плюс – скорость и надежность. Минус – на каждый компьютер необходимо установить клиентское приложение.
  2. Системы на основе web технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Среди достоинств – доступ к СЭД возможен с удалённых компьютеров, без необходимости устанавливать клиентское приложение.
  3. Облачные СЭД. Почти аналогичны технологичным системам, но в них используется сервер хостинг-провайдера.

Стоимость внедрения СЭД на Sharepoint

Какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот? Рассмотрим основные расходы:

  1. Лицензии на ПО.
  2. Сервер приложения СЭД. Сюда входит: оборудование, лицензии на ПО сервера, затраты на переход на СЭД.
  3. Введение системы в работу. На этом этапе также нужно выполнить задачи, на которые потребуется планировать расходы. Это: настройка, доработка, установка и конфигурирование ПО, интеграция с другими системами, обучение работников и т.д.
  4. Расходы в процессе работы. В них стоит включить: сопровождение, консультации, обновления версий и ПО.

К слову, на последнем пункте можно сэкономить, если обратиться к специалистам, которые бесплатно предоставят вам демо-версию, обучающие ролики и подробные инструкции по пользованию системой документооборота.

Плюсы и минусы СЭД на Sharepoint

Единственный минус СЭД на Sharepoint — высокая стоимость лицензий, хотя при минимальных требованиях можно использовать и бесплатный Sharepoint 2013 Foundation

А плюсов можно перечислить немало. Среди них выделим:

  • очень гибкая платформа, позволяющая реализовать практически любой функционал,
  • масштабируемость,
  • постоянное развитие от вендора,
  • удобный и понятный интерфейс,
  • нативная интеграция с офисными программными продуктами
  • удобство управления бизнес процессами и их маршрутизации,
  • удобное расположение библиотек и навигация по разделам и фильтрация,
  • гибкая система доступа,
  • возможности делегирования и замещения,
  • мощная и кастомизируемая система поиска

Кроме того, на одной ферме с СЭД на базе Sharepoint можно организовать портал и проектный офис и связать данные модули между собой.

Отличия СЭД на Sharepoint

В отличии от других платформ СЭД на Sharepoint легко интегрируется со всеми программными решениями на платформе Microsoft, а также с внешними системами, такими как 1С и CRM.

СЭД на Sharepoint чаще всего — готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок. Разработка на заказ не повлечет больших временных затрат, а значит, внедрение подобной системы занимает минимум времени (от пары недель до нескольких месяцев).

СЭД на Sharepoint имеет соответствие закону о персональных данных ФЗ-152, адаптирована к требованиям российского документооборота. Может внедряться в крупных, в том числе территориально-распределенных организациях.

Также с системой документооборота на Sharepoint имеется возможность организации юридически-значимого электронного документооборота с помощью электронной подписи (ЭП). Поддерживается широкий круг российских и западных криптопровайдеров. Вы имеете возможность установки облачной системы или гибридной установки электронного документооборота на Sharepoint.

Делайте выводы

Подведем итог, что позволяют вам системы электронного документооборота на Sharepoint:

  • уменьшить время доступа к данным;
  • сокращения дублирования информации;
  • упрощение доступа к данным;
  • улучшение хранения документации;
  • автоматизация бизнес процессов;
  • улучшение качества обслуживания клиентов;
  • повышение дисциплины и качества работы;
  • оптимизация хранения данных.

Источник: https://isdk.ru/jelektronnyj-dokumentooborot-na-baze-ms-microsoft-sharepoint-osobennosti-nastrojki/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: