Описание должности Руководитель группы Внедрение и сопровождение ERP-систем

Программа ERP: что это такое

Описание должности Руководитель группы Внедрение и сопровождение ERP-систем

Когда организация начинает расти, ее руководство задумывается о внедрении ERP-программы. Если малому бизнесу удается обойтись без этого инструмента, то среднему и крупному он нужен ежедневно. Однако чтобы окончательно понять, требуется ли фирме программа ERP и какие преимущества принесет ее использование, важно знать, что это такое.

Аббревиатура ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning. В переводе с английского языка это означает «планирование ресурсов предприятия».

Теоретически ERP представляет собой систему планирования ресурсов организации, предназначенную для автоматизации и ускорения бизнес-процессов. Это снижает негативное влияние человеческого фактора. Она считается общей стратегией деятельности предприятия, которая учитывает следующие направления:

  1. управление финансовыми ресурсами (ведение налогового и бухгалтерского учета, подготовка отчетности, планирование бюджета);
  2. управление активами;
  3. управление трудовыми ресурсами;
  4. взаимодействие с партнерами и клиентами.

С практической стороны ERP-система представляет собой ПО для автоматизации каждого из указанных направлений и других бизнес-процессов предприятия. Оно предназначено для хранения и обработки большинства критически важных для организации сведений. Речь идет об информации, без которой работа фирмы невозможна.

Конечно, можно было бы собирать все сведения обо всех процессах. Однако это ведет к удорожанию внедрения. Поэтому в ERP собирается информация, которая действительно необходима для оперативного контроля и принятия управленческих решений. Часть сведений отображается в специализированных программах, к которым обращаются по мере необходимости.

Назначение ERP-системы — обеспечение роста конкурентоспособности организации. Это достигается путем повышения эффективности бизнес-процессов и снижения расходов.

Цель ERP-системы — оптимизация всех сфер деятельности организации для выработки эффективных средств управления себестоимостью товара и получения преимуществ перед конкурентами. Для ее достижения реализованы особые методы планирования и управления, позволяющие усовершенствовать производственный процесс.

Функции ERP-систем

Для начала стоит упомянуть о развитии ERP-систем. Так, в середине 60-х годов прошлого века APICS были сформулированы принципы управления материальными запасами организации, которые легли в основу концепции Material Requirement Planning. На ней базируются первые MRP-системы. Они предназначались для организаций с дискретным типом производства и оптимизировали управление ее запасами.

В конце 70-х годов появилась концепция Manufacturing Resource Planning. Программы MRP II обеспечивали планирование, контроль и прогнозирование изготовления по всему циклу. Речь шла уже обо всех ресурсах производственного предприятия.

В результате эволюционного развития MRP II и роста мощностей вычислительной и информационной техники появились ERP-системы. Они еще больше расширили область управления фирмой на основе автоматизации процессов. Эти программы интегрировали как внутренние, так и внешние сведения, требуемые для работы предприятия.

ERP-системы выполняют функции MRP, а именно:

  • управление спецификацией изделия;
  • контроль и управление производством;
  • управление запасами;
  • управление потребностями в материалах;
  • составление производственного расписания;
  • управление производственными заказами.

Также программы ERP выполняют новые функции MRP II:

  • бизнес-планирование;
  • управление финансами;
  • планирование ресурсов;
  • планирование изготовления;
  • разработка основного плана изготовления;
  • объемное планирование изготовления;
  • планирование продаж;
  • управление заказами потребителей.

Помимо этого, программы ERP взяли на себя следующие функции:

  • финансовое планирование и моделирование;
  • бизнес-планирование и моделирование;
  • планирование и управление маркетингом;
  • планирование и управление продажами;
  • планирование и управление сбытом;
  • управление поставками;
  • управление ресурсами и моделирование потребностей;
  • управление и моделирование производства.

Ключевые функции ERP-системы:

  1. интеграция корпоративных сведений;
  2. оптимизация применения факторов производства в распоряжении организации.

Что же касается конкретных функциональных блоков ERP, их состав изменяется в зависимости от организации. Их минимальный набор обязан обеспечить выполнение двух глобальных функций. При этом ряд функциональных блоков ERP имеет четкую корреляцию со спецификой бизнеса конкретного предприятия. Например, управление продажами востребовано для организации с собственной розничной сетью.

Структура ERP-системы

Все ERP-системы, независимо от того, кто выступает их разработчиком, объединяет одна структура. Она включает в себя следующие элементы:

  1. Платформу. Это основа ПО, без которой его работа невозможна. Только разработчик вправе вносить изменения в код платформы. Пользователи и эксперты по внедрению не имеют к нему доступа. При этом платформа состоит из следующих компонентов:
    • ядра — программной среды, в которой пишутся какие-то компоненты и надстройки;
    • базового функционала — справочников и функций, без которых не работает ни одно предприятие.
  2. Инструменты управления сведениями. К ним относятся:
    • хранилище информации на сервере;
    • программные продукты для работы с БД;
    • инструменты для интерпретации и обработки информации, а также ее отправки в программные модули.
  3. Модули. Это независимые друг от друга программы, подключаемые к платформе и использующие основные БД. Их подключение и отключение происходит без нарушения работы всего комплекса. Именно наличие таких модулей считается ключевым признаком ERP-систем по сравнению с другим ПО, применяемым для автоматизации бизнес-процессов.

    Различают следующие виды модулей ERP-системы:

    • внутренние. Доступ к этим программам имеют сотрудники предприятия. Они могут собственными силами подключать, настраивать и отключать модули. В такой набор входят HR, CRM, управление складом, бухгалтерия и так далее;
    • внешние. Доступ к ним имеют клиенты и партнеры предприятия. Например, это может быть личный кабинет для поставщиков и покупателей на корпоративном сайте. Некоторые современные ERP-системы содержат готовые CMS для их создания с нуля, а другие предлагают лишь отдельные инструменты-надстройки;
    • коннекторы. Назначение этих программ — подключение к другим продуктам, не являющимся частью ERP-системы. Коннекторы применяются для обмена сведениями с CMS, EDI, CAD, OLAP, BI и так далее. Это то, что не входит в ERP, но используется организацией.

Владимир Дуванский Руководитель 1С направления

Применение ERP-системы на предприятии

Универсальной программы, подходящей всем организациям, не существует. Для каждого предприятия выбирается оптимальный продукт, который корректируется в процессе его внедрения. Этот процесс выполняется в следующем порядке:

  1. Подготовка к внедрению. Организации стоит определить цели применения ERP-системы. Это позволит точно понять результаты и ожидания от внедрения. Также стоит оценить предполагаемый бюджет, который фирма сможет выделить на автоматизацию, и выбрать ответственных за проект.
  2. Анализ бизнеса. Программа будет работать в течение десятка лет и более. Поэтому стоит определить перспективы развития самой организации и рынка на длительный срок.
  3. Выбор современной ERP-системы. Они бывают публичными и приватными, отраслевыми и общими, облачными и внутренними, десктопными и браузерными, платными и бесплатными. Выбирая подходящий вид ERP-системы, стоит учитывать текущие и будущие потребности предприятия.
  4. Выбор поставщика. На рынке существует много вендоров или системных интеграторов одной и той же программы. Выбирая поставщика, стоит обратить внимание на перечень предлагаемых услуг и их стоимость.
  5. Управление проектом. Ответственные лица обязаны координировать взаимодействие сотрудников предприятия с представителями поставщика. Также они контролируют объем работ, сроки, бюджет, соответствие целям внедрения ERP и так далее.
  6. Тестирование. Всегда есть риск возникновения ошибок. Поэтому стоит предусмотреть тестирование на соответствие требованиям к ERP.
  7. Тренинги и обучение. Это обязательное условие для применения ERP-системы на предприятии. Сроки обучения сотрудников зависят от сложности программы.
  8. Ввод в эксплуатацию. Запуск может быть поэтапным или сразу во всей организации. Первый вариант предпочтительней, поскольку позволяет постепенно переходить на новые условия работы.

Преимущества и недостатки использования ERP-систем

ERP — это, прежде всего, инструмент для объединения бизнес-процессов организации в одной мощной системе, поэтому можно долго перечислять его преимущества. Наиболее значимыми из них считаются:

  • доступность сведений. Один раз внесенная информация становится доступной всем подразделениям;
  • согласованность сведений. Использование общей БД избавляет от сверки, согласования и проверки информации;
  • контроль работы сотрудников. Когда одна и та же информация используется разными подразделениями, расхождение в цифрах невозможно. Общая БД исключает вероятность злоупотреблений со стороны сотрудников: руководство предприятия видит расхождения и их причины в режиме реального времени;
  • сокращение количества ошибок, связанных с человеческим фактором. Единая программа, например, не позволит списать продукцию не с того склада, поскольку общая БД укажет, что ее там нет;
  • готовый набор объединенных инструментов. Например, если сотрудники отдела продаж создают счет-фактуру, она считается основанием для автоматического формирования бухгалтерской документации, а после оплаты — расходных бумаг со склада;
  • использование только нужных решений. Особенностью ERP-системы является то, что она позволяет реализовать огромное количество процессов. Вначале, как правило, используется лишь часть функционала. По мере роста и развития предприятия подключаются программы, позволяющие внедрить новые решения.

Минусы использования ERP-системы считаются следствием ее преимуществ. Это сложная программа, поэтому стоимость ее покупки и внедрения достаточно высокая.

Также предъявляются повышенные требования к оборудованию для хранения и обработки информации. Еще один недостаток ERP-системы — необходимость дополнительной защиты сведений.

Кроме того, если по какой-либо причине программа перестанет функционировать, остановится работа всей организации.

Примеры ERP-программ

Как правило, используются готовые продукты, скорректированные под особенности конкретного предприятия. На российском рынке встречаются следующие программы:

  • ERPNext — бесплатная минималистичная программа для работы ИП. Особенностью этой ERP-системы считается ограниченное дисковое пространство, которое увеличивается за дополнительную плату;
  • Галактика ERP — еще одна бесплатная программа. Она разработана под российский рынок и позволяет учитывать регулярные изменения законодательства;
  • SAP ERP — платное ПО, используемое преимущественно в крупных фирмах. Оно предлагает удобный интерфейс и широкий функционал;
  • OpenBravo ERP — платное ПО, ориентированное для применения представителями малого и среднего бизнеса;
  • 1С:Предприятие — популярная и выгодная по цене программа, которая предлагает множество специализированных решений. Она подходит для автоматизации работы организаций любых размеров и сфер деятельности.

Решили остановиться на 1С:Предприятии? Тогда обратитесь в компанию Dicis. Мы выступаем официальным партнером 1С и предоставляем профессиональные услуги по разработке и внедрению 1С-решений. При этом каждый клиент получает бесплатную консультацию. Для этого требуется лишь один звонок!

Источник: https://Dicis.ru/blog/programma-erp-chto-eto-takoe

Ошибки внедрения ERP-систем и как их избежать — Разработка на vc.ru

Описание должности Руководитель группы Внедрение и сопровождение ERP-систем

Внедрение ERP-системы это сложный и долгий процесс и редко все идет по плану. Некоторые ошибки доставляют небольшие трудности, а другие могут полностью загубить проект. В результате будут потрачены месяцы работы и миллионы рублей впустую.

Некоторые ошибки можно предупредить заранее. Расскажу о самых частых из них и как их избежать. Статья будет полезна топ-менеджерам, потому что все перечисленные проблемы идут «сверху».

1. Неправильные цели

Часто руководители не понимает реальную пользу от ERP. Они считают, что система сама решит проблемы компании. Но это не так.

Разработчики всячески заманивают и обещают рост продаж и снижение издержек. Но ERP — это лишь инструмент для планирования и управления ресурсами.

Система увеличит возможности анализа, уменьшит вероятность человеческих ошибок и сократит время некоторых бизнес-процессов. Но ничего из этого не принесет прибыли само по себе.

Нужно уметь пользоваться системой и понимать, какие проблемы можно решить с ее помощью.

Поэтому внедрение не может быть самоцелью. Бездумная автоматизация редко дает положительные результаты и может даже навредить. После внедрения системы может оказаться, что она вообще была не нужна. В результате затрачены время и деньги на ненужную работу.

Сначала нужно определить глобальные цели, например:

  • оперативно получать данные для принятия управленческих решений;
  • улучшить работу склада и логистики;
  • улучшить качество обслуживания клиентов и сократить сроки.

Затем каждую цель нужно уточнить или разбить на более мелкие. Они должны быть четко сформулированы и иметь количественное выражение:

  • оперативно получать данные для принятия управленческих решений ➝ ежедневно формировать отчет «Укрупненный баланс»

  • улучшить работу склада и логистики ➝ увеличить скорость отгрузок на 10%

  • улучшить качество и сократить сроки обслуживания клиентов ➝ сократить время выставления счета до 2х часов и не терять ни одной заявки

2. Не учли будущее

При проектировании системы нужно учитывать планы компании на ближайшие годы. Если этого не сделать, то сразу после внедрения может потребоваться модернизация системы. Придется снова тратить деньги и время на то, что можно было предусмотреть заранее.

Внедрение занимает несколько лет, а ведь система должна еще выполнить свои цели. Поэтому проектировать ее нужно так, чтобы она работала без необходимости изменений минимум 2-3 года.

Естественно, знать все заранее невозможно: новые законы, изменения рынка, значимые события в мире. Но уже известные направления развития нельзя игнорировать.

Несколько примеров изменений, которые нужно учитывать:

  • технологические изменения производства;
  • расширение бизнеса, создание филиалов;
  • дробление бизнеса.

3. Слишком детальное техническое задание

Часто руководители считают, что ход внедрения можно алгоритмизировать и подробно расписать. Так появляются огромные ТЗ, на составление которых уходит несколько месяцев.

Но ERP — это сложная система, и невозможно предусмотреть все заранее. Практически в любом внедрении что-то пойдет не так и придется менять начальную постановку.

Например, изначально неверно поняли часть бизнес-процессов. Значит нужно дорабатывать один или несколько модулей. В результате некоторые разделы ТЗ вообще придется менять, а ведь на них потратили деньги и время.

Чаще используется другой подход. Сначала составляется укрупненный план работ, который разбивается на этапы. И по ходу внедрения под каждый этап пишется отдельное ТЗ. Сначала составляют ТЗ для первого этапа, внедряют. Затем с учетом проделанных работ пишут ТЗ для второго этапа, и так далее.

4. Планирование бюджета и сроков без запаса

Редкое внедрение идет полностью по плану. Приходится сдвигать сроки, тратить больше денег или отказываться какой-то части системы. Поэтому при планировании сроков и бюджета лучше посчитать их немного с запасом.

Если не уложиться в бюджет, то придется отказаться от некоторых модулей или настройки дополнительного функционала. Либо искать дополнительные деньги.

Если не уложиться в срок, то можно сорвать свои бизнес-планы или подвести заказчика.

Например, мы пообещали заказчикам ускорить отгрузку и выставление счетов до конца года. Они учли наши обещания в своих планах. Если мы не успеем вовремя, то им придется менять свои планы. Это неприятно, отношения испорчены.

Узнать причины неправильного планирования поможет Panorama Consulting. Это консалтинговая компания, которая занимается внедрением ERP. Каждый год она проводит независимое исследование рынка ERP-систем. В свежем отчете есть данные о превышении бюджета и сроков.

Бюджет. В бюджет не вписываются 38% компаний, и превышают его в среднем на 66%.

  • Рост проекта: потребовалось выполнить больше работы.
  • Управление: организационные вопросы, сопротивление изменениям.
  • Опыт: у сотрудников компании не хватило опыта.
  • Оборудование: проблемы с базами данных, производительностью.
  • Данные: мало данных или они неверные.
  • Консультанты: недооценили время, которое тратят консультанты.
  • Технологии: отсутствуют необходимые технологии и программы.

Сроки. 47% компаний не уложились в сроки, и превышали их в среднем на 11%.

  • Управление: организационные вопросы, сопротивление изменениям.
  • Рост проекта: потребовалось выполнить больше работы.
  • Данные: мало данных или они неверные.
  • Оборудование: проблемы с базами данных, производительностью.
  • Нет ресурсов: недостаточно сотрудников.

5. Неправильно выбраны модули

ERP-системы содержат много модулей, и в большинстве компаний используется только часть из них. Если начать внедрять все подряд, то получится большая бесполезная система, которая не принесет нужных результатов.

Сначала чаще всего внедряют модуль финансов, ведь важно не допустить проблем с деньгами. Учет и контроль финансовых потоков — это то, без чего не может обойтись ни одна организация.

Затем рекомендуется внедрить бухгалтерский и налоговый учет. Они могут быть в одном модуле или раздельно. Они важны для отчетов перед государством. Если ошибиться, даже случайно, государство за это накажет. ERP-система уменьшит вероятность ошибок.

Далее модули внедряются в зависимости от основного вида деятельности компании, например:

  • Торговля: Закупки, Продажа
  • Промышленность / Производство: Закупки, управление производством
  • Транспорт: Перевозки

6. Незаинтересованность руководства

Топ-менеджеры должны быть заинтересованы в завершении проекта и быть в курсе дел.

Заинтересованность. Внедрение новой системы — это не только установка и настройка программ. Это еще перераспределение полномочий и обязанностей. Сотрудники, которых это касается, могут не захотеть таких изменений и будут «сливать» проект как только могут. Если руководитель вовремя не примет действия — проект может провалиться саботажем.

Контроль. Руководители должны быть в курсе хода внедрения, особенно если возникают проблемы.

Если план внедрения сдвинулся хотя бы на день, руководители должны об этом знать, даже если проблема уже решена.

Руководители смогут оценить это отставание в масштабах всего процесса и при необходимости скорректировать план. Если накопить много таких «мелких» смещений, можно сильно отстать от графика.

7. Работают только консультанты

Если внедрением занимаются только ERP-консультанты, то внедрение может полностью провалиться. Заказчик должен понять, что внедрение нужно в первую очередь для него. Поэтому он обязательно должен привлекать своих сотрудников.

Каждая компания индивидуальна: везде свои особенности бизнес-процессов и технологий. Сторонние консультанты не смогут полностью понять все нюансы, даже если они профессионалы с мировым именем.

Сотрудники компании-заказчика знают, как устроена их операционная работа. Они могут рассказать о неочевидных трудностях, о которых руководители даже не догадываются. Также они могут увидеть будущие проблемы, связанных с внедрением.

Например, в компании на одну ночь каждый месяц выключают все системы для профилактики. А в ERP-системе на это же время могут быть запланированы фоновые работы: обмен данными между модулями, расчет бюджета и т.п. В результате на следующий день работа некоторых отделов может просто остановиться.

Даже если руководители знают о таких вещах, для них это покажется мелочью и они не расскажут об этом консультантам. И проблемы начнут всплывать уже после внедрения, а это опять потребует времени и денег на устранение.

Суммарно: подсказка для руководителя

  1. Ставьте правильные цели. Они должны быть четко сформулированы.
  2. Не забывайте о планах развития компании на ближайшие годы.
  3. Не пытайтесь охватить сразу все внедрение. Лучше делить работу на этапы и дополнять план по ходу.
  4. Учтите, что скорее всего придется увеличить бюджет и сдвинуть сроки. Редко внедрение идет полностью по плану.
  5. Выбирайте только нужные для компании модули.
  6. Вы должны быть заинтересованы в успешном внедрении.
  7. В работе обязательно должны участвовать представители вашей компании.

Источник: https://vc.ru/dev/121883-oshibki-vnedreniya-erp-sistem-i-kak-ih-izbezhat

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: