Описание должности Младший специалист Секретариат члена Правления

Профиль должности по модели компетенций: что, зачем и как?

Описание должности Младший специалист Секретариат члена Правления

При найме персонала – и при продвижении уже работающих сотрудников по карьерной лестнице – работодателю нужно понимать, каким требованиям кандидат на вакантную позицию должен отвечать.

И чем более чётким это понимание будет, тем проще станет работать с кадрами.

Мы в IBCON пришли к выводу, что мало что может быть более чётким и прозрачным, чем продуманная электронно-цифровая модель: числа, если они грамотно определены, не лгут.

Что мы сделали?

Мы с директором по персоналу подготовили для каждой должности в компании профиль по модели компетенций. Это такая карточка, которая делится на четыре блока:

  • Профессиональные навыки и знания: управление проектами, аналитика и т. д.;
  • Софт-скиллз: всё, что напрямую к должностным обязанностям не относится, но нужно для работы в команде. Лидерские навыки, эмоциональная компетентность, межличностное и межкультурное общение – вот это всё;
  • Опыт участия в проектах: какие роли выполнял, на протяжении какого времени и т. д.
  • Психотип: интроверт, экстраверт, особенности характера.

В каждом блоке указаны навыки, которыми должен обладать кандидат на должность, с указанием «уровня их прокачанности». Мы используем цифровую шкалу от 0 до 100 с шагом 10.

Например, если в карточке младшего специалиста указано «Управление проектами: 10», это значит, что мы ждём от кандидата только базовые знания и навыки – понимание календарно-сетевого графика, основы управления рисками и т. д.

Также мы учитываем общесуммарный балл – и, по мере карьерного роста, этот балл, естественно, растёт. У младшего специалиста он составляет порядка 200, у просто специалиста – 400, у старшего – около 600 и т. д.

С навыками и опытом понятно, что там с психотипом?

По психотипу мы никакие оценки не ставим, просто определяем склонности сотрудника и модель его поведения. Это нужно для решения двух задач:

  • Я хочу, чтобы у каждого руководителя проекта были подходящие ему работники, тогда вся команда работает более продуктивно. Проще всего добиться совпадения по характерам в том случае, если у тебя уже есть информация о личностных предпочтениях каждого сотрудника. А добиться этого совпадения очень важно: у нас такая специфика, что много командировок и люди подолгу живут вместе;
  • Разным видам деятельности тоже соответствуют разные психотипы: если поставить грамотного и компетентного интроверта на должность помощника руководителя проекта, где ему придётся половину рабочего времени тратить на общение с людьми, это не очень хорошо скажется и на человеке, и на результате. То же самое будет, если экстраверта засадить в одиночный кабинет за аналитику и документы.

Мы с психотипом работаем по Process Communication Model – тесты не занимают много времени и, при этом, дают достаточную для наших целей точность.

Зачем вообще все эти цифры?

Понятно, что все требования к кандидату на ту или иную должность можно описать просто словами, без цифр. Смысл затеи с цифровым профилем в том, чтобы привести развитие специалистов в компании к одной модели – причём максимально прозрачной для всех участников.

Вообще, развитие специалистов для меня, как для руководителя компании, одна из основных задач. Я заинтересован в том, чтобы люди получали опыт, знания, навыки и продвигались по карьерной лестнице – с этим напрямую связано развитие компании в целом. И для этого поддержки развития в этом году мы создали в IBCON «Школу проектного управления» – учебный центр для своих сотрудников.

Вот для того, чтобы упростить работу этой Школы, мы и делаем оцифровку. Перевод всех оценок по компетенциям в чёткие и понятные числа даёт сразу несколько важных преимуществ:

  • Сотрудник видит, над чем конкретно и в каком объёме ему нужно работать, чтобы выйти на новый уровень и занять более высокую должность/получить более интересные проекты;
  • HR видит, сколько сотрудников находятся на том или ином уровне, и может строить довольно точные прогнозы по кадровой динамике;
  • Учебный центр видит, на развитии каких сотрудников имеет смысл сосредоточиться в первую очередь.

Ну и по цифрам заметно проще оценивать эффективность тех или иных учебных программ: хорошо видна динамика в развитии специалистов. За счёт этого удобно тестировать и наши курсы, и рыночные программы – всё, что относится к методологии работы с персоналом.

Что имеем сейчас?

На данный момент, чтобы получить стартовые данные, мы проанализировали кадровые перемещения в департаменте управления проектами за последние несколько лет. И вот какие данные в итоге имеем:

Младшие специалисты по управлению строительством

  • Подготовка молодых специалистов /младших специалистов занимает в среднем 3 месяца.
  • Повышение в должности происходит не ранее чем через 3 месяца и до 11 месяцев.
  • Переход на новую должность происходит в среднем через 6,5 месяцев.
  • Есть один сотрудник, который принят на данную позицию изначально и без перевода работает в данной должности 19 месяцев по настоящее время.

Специалист по управлению строительством

  • Повышение в должности происходит не ранее чем через 3 месяца и до 19 месяцев.
  • Повышение в должности происходит в среднем через 7 месяцев.
  • Есть один сотрудник, который был принят на данную позицию изначально и без перевода работает 25 месяцев по настоящее время.

Ведущий специалист по управлению строительством

  • Повышение в должности происходит не ранее чем через 3 месяца и до 24 месяцев без изменения позиции.
  • Переход на новую должность в среднем происходит через 11 месяцев.

Главный специалист по управлению строительством

  • Переход на новую должность – РП в среднем через 6 месяцев.
  • Есть трое сотрудников, которые были приняты изначально на данную позицию и работают без перевода от 25 до 57 месяцев по настоящее время.

Сейчас задача заключается в том, чтобы с помощью «Школы проектного управления» сократить время подготовки и перехода между должностями для большинства позиций.

Для каждого сотрудника мы проводим входящее тестирование, оцениваем его уровни компетенций и составляем индивидуальный план развития на год.

Человек видит этот план, может оценить, над какими навыками имеет смысл работать в первую очередь и сразу чётко знает, что он получит за свои усилия.

Именно прозрачность системы – её главный козырь и сильный мотиватор для развития. Уже вижу, что нововведения дают отличную обратную связь и отклик. Постараюсь держать в курсе о развитии проекта.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5be2a93fca26f400aa97361c/profil-doljnosti-po-modeli-kompetencii-chto-zachem-i-kak-5bfe9fdf99746700aec1bace

Категории и группы должностей государственной гражданской службы

Описание должности Младший специалист Секретариат члена Правления

Государственная служба уже несколько лет сохраняет лидерство в рейтинге самых востребованных мест трудоустройства.

Система государственных и муниципальных органов — это огромная иерархическая структура. Очевидно, что чем выше позиция — тем она привлекательнее.

Разберемся с классификацией должностей госслужащих в России и узнаем, какие компетенции нужны, чтобы претендовать на место в этой структуре.

Государственная гражданская служба (ГГС) — это профессиональная служебная деятельность граждан России на должностях, обеспечивающих исполнение полномочий госорганов федерального уровня и уровня субъектов, а также лиц, замещающих государственные посты.

Подробную регламентацию ГГС получила после вступления в силу Федерального закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ, который подразделяет ее на два уровня:

  1. Должности федеральной гражданской службы, учреждаются федеральным законом или Указом Президента Российской Федерации. Это профессиональная служебная деятельность граждан, которые обеспечивают надлежащее исполнение полномочий федеральных госорганов и лиц, замещающих государственные посты Российской Федерации.
  2. Должности гражданской службы субъектов Российской Федерации, учреждаютсязаконами или иными нормативными правовыми актами субъектов РФ. Ее представители трудятся в целях обеспечения бесперебойной работы органов государственной власти субъекта РФ и лиц, замещающих госдолжности субъекта РФ.

Должности государственной гражданской службы распределяются на 4 категории и 5 групп.

Категории должностей государственной гражданской службы

Действующее законодательство позволяет выделить следующие категории:

  1. Руководители (и их замы) государственных органов и их структурных подразделений, которые либо назначаются на определенный срок, либо не имеют ограничений сроков своей деятельности. Обладают широкими административно-распорядительными полномочиями, правом издавать нормативно-правовые акты и обязательные распоряжения.
  2. Помощники (советники). Ихосновная функциязаключается во всестороннем содействии политикам — лицам, замещающим госдолжности и руководителям госорганов. С этой категорией заключается срочный служебный контракт — с уходом своего начальника уходят и они.
  3. Специалисты.Этограждане, суть работы которых — профессионально обеспечивать выполнение государственными органами поставленных перед ними функций и задач. Эта категория не имеет ограничений по срокам полномочий и получает работу по итогам конкурсного отбора.
  4. Обеспечивающие специалисты. Занимаются организационным, информационным, документационным, финансово-экономическим и хозяйственным обеспечением деятельности госорганов. То есть, в отличие от предыдущей категории, эти специалисты выполняют вспомогательные, а не профессиональные функции. Работают на общих основаниях, без каких-либо ограничений по срокам.

Группы должностей государственной гражданской службы (таблица)

Классификация по группам — от младшей до высшей — показывает, что каждой из них соответствует набор определенных служебных функций, который надлежит исполнять госслужащему.

Итак, Реестр должностей государственной гражданской службы РФ выделяет следующие группы:

  1. Высшие:руководители, помощники (советники) и специалисты.
  2. Главные: руководители, помощники (советники), специалисты и обеспечивающие специалисты.
  3. Ведущие: руководители, помощники (советники), специалисты и обеспечивающие специалисты.
  4. Старшие:специалисты и обеспечивающие специалисты.
  5. Младшие: обеспечивающие специалисты.

Каждая из групп должностей имеет свою классификацию по категориям. Федеральный закон № 79-ФЗ соотносит группы должностей с их категориями следующим образом:

Первые три категории относятся к высшим классификационным группам не случайно: к ним предъявляются самые высокие квалификационные требования. Это связано, в первую очередь, с тем, что они должны одновременно выполнять и политические, и административные, и аналитические, и управленческие функции.

В соответствии с частью 2 статьи 12 Федерального закона № 79-ФЗ, для замещения должностей ГГС нужно соответствовать квалификационным требованиям:

  • достаточным уровнем образования;
  • определенным служебным стажем;
  • необходимыми для работы знаниями и умениями (уровень владения языком, знание законодательства, набор личностных качеств, и т. п.);
  • владение определенной специальностью.

Требования к минимальному уровню профессионального образования:

Требования к минимальному стажу:

При этом конкретные квалификационные требования к стажу устанавливаются законодательством субъектов РФ, с учетом положений Указа Президента РФ от 16.01.2017 № 16 в редакции от 12 октября 2017 года.

Источник: https://ppt.ru/art/gos-slujba

Профессия секретарь: описание, зарплата, требования, особенности специальности

Описание должности Младший специалист Секретариат члена Правления

Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации.

Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование.

При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны.

Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны.

Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

Особенности профессии:

  • повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
  • отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
  • необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
  • умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
  • наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.Еще нужно помнить, что такой работник — это лицо компании. По статистике, с женщинами новые клиенты, просители, заказчики и просто посетители легче идут на контакт, чем с мужчинами.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения.

Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно.

Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе.

Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность.

В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Виды секретарей

Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.

Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:

  • ресепшионист — встречает посетителей, отвечает за прием телефонных звонков и их распределение, может выполнять дополнительные мелкие поручения и осуществлять исходящие звонки. Для получения должности не требуется наличие диплома ВУЗа или профессионального училища. Нередко к соискателям выдвигаются строгие требования относительно внешности;
  • референт — занимается делопроизводством, контролирует работу сотрудников отдела или офиса, координирует действия курьеров, отвечает за использование оргтехники, следит за ее исправностью. Готовит документы, необходимые руководителю или сотрудникам к переговорам, ведет отчеты. Ответственная должность, для получения которой требуется наличие определенных навыков. Обычно на нее принимают выпускников профильных учебных центров, ВУЗов;
  • ассистент или помощник руководителя — перечень обязанностей в каждом случае согласовывается в индивидуальном порядке. Нередко секретарю достаточно иметь навыки работы с компьютером и уметь готовить кофе. Но все чаще личный секретарь — это человек с высшим образованием и глубокими познаниями в сфере деятельности компании;
  • технический секретарь — специфическая и не очень распространенная должность. Такой сотрудник должен быстро и без ошибок печатать (десятипальцевый «слепой» метод, не менее 150 знаков в минуту), уметь работать с оргтехникой, отвечать на телефонные звонки. Он редко выполняет творческие задания и дополнительные действия, практически все время посвящая работе с документами;
  • переводчик — обязательно отличное знание иностранного языка по запросу работодателя. Уровень владения им должен быть достаточным для ведения переговоров, поиска информации, ведения переписки, работы с документами. Нередко отличных показателей на собеседовании для трудоустройства оказывается недостаточно, требуется диплом или сертификат. При этом сотрудник должен обладать навыками секретаря;
  • офис-менеджер — исполнитель, который полностью координирует работу офиса. Он отвечает за доставку воды, заказ и распределение канцелярских принадлежностей, бронирование билетов и гостиниц, вызов такси. За ним закрепляется взаимодействие с внешними службами, ведение деловой переписки, прием и отправка почты. Под его контролем находятся все административно-хозяйственные вопросы подотчетного подразделения.

В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте.

Плюсы и минусы профессии

Секретарь — профессия, которая в большинстве сфер деятельности становится отличным стартом карьеры. Работа на должности позволяет сотруднику изучить особенности того или иного вида бизнеса, понять специфику взаимодействия работников государственных структур.

У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:

Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом.

На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.

Образец должностной инструкции Образец инструкции (стр. 2) Образец инструкции (стр. 3)

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.

Где учиться

Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.

На выборе ВУЗа планы работать секретарем не должны сказываться. Только устраиваться рекомендуется сразу в компанию по интересующему профилю. Будущему маркетологу подойдет рекламное агентство, а финансисту — банк или инвестиционный фонд.

Карьера

Карьерные перспективы секретаря зависят от его целей, способностей, желания учиться. При благоприятном стечении обстоятельств за пару лет работы даже при отсутствии образования можно набрать опыт, позволяющий устроиться в солидную фирму.

Полезные, активные секретари нередко переходят на позиции помощников менеджеров, а затем и сами занимают эти должности. В крупных организациях секретарь может стать начальником секретариата. Нередки случаи, когда такие сотрудники оказываются настолько полезны в команде, что их ставят на руководящие должности даже без профильного образования.

Образец резюме Образец резюме (стр. 2)

Где работать секретарю

Секретари нужны практически во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, агентство, государственное учреждение, финансовая организация. Практически каждый руководитель нуждается в секретаре или помощнике. Сегодня такие сотрудники набираются даже медицинскими центрами, крупными магазинами, шоурумами.

Зарплата секретаря

На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.

Россия
25000—65000 ₽

Москва
30000—65000 ₽

Заключение

Профессия секретаря переживает за последние десять лет новый виток популярности. Ее выбирают амбициозные и активные молодые люди, настроенные на развитие карьеры. Она подойдет и тем, кто пока не решил, чем заняться в будущем, хочет разобраться в себе.

Источник: http://PROFchoice.ru/atlas-professij/sekretar

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: