Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях

Смешанный документооборот в России: особенности текущего момента

Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях

Если еще десять лет назад нельзя было делать вид, что электронных документов не существует в природе, поскольку на их внедрении тогда уже настаивали как руководство страны, так и законодательство, то к настоящему времени они стали привычным инструментом деловой деятельности и государственного управления. Местами процесс вытеснения традиционных бумажных документов идет такими темпами, что уже их будущее вызывает опасения.

Сегодня мало кого еще нужно убеждать в том, что электронные документы позволяют намного эффективнее вести деловую деятельность: их легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать; легко искать необходимую информацию.

Более того, всего за несколько лет были разрушены казавшиеся труднопреодолимыми правовые препятствия на пути широкомасштабного внедрения информационных технологий. И даже там, где бумажные документы сохранились, их создание и дальнейшее управление сплошь и рядом осуществляются с помощью ИКТ (информационные компьютерные технологии).

Общество сейчас переживает сложный период перехода от одних технологий к другим, который в каждой организации и в каждой отрасли идет по-своему, в результате чего возникает многоукладность в работе с документами и информацией. У нас есть как организации, которые до сих пор в основном используют бумажный документооборот, так и те, у которых бумажных документов почти не осталось.

Эта статья адресована в первую очередь тем, кто пока еще остается на быстро сокращающейся «бумажной территории», но собирается ее покинуть.

И несмотря на все впечатляющие технологические достижения, я по-прежнему придерживаюсь той же точки зрения, что и десять лет назад: от бумаги, как правило, переход идет не на чисто электронный, а на смешанный документооборот, в котором, в идеальном случае, сочетаются достоинства и взаимно компенсируются недостатки технологий двух эпох.

Электронные документы: достоинства и недостатки

Достоинства электронных документов

Электронные документы в деловой деятельности в настоящее время:

• дают возможность вести деловую деятельность в новых областях;

• позволяют использовать новые методы работы;

• повышают скорость и качество принятия управленческих решений;

• позволяют существенно экономить, в первую очередь благодаря многоплановому повторному использованию электронных ресурсов.

Разница между эффективным и неэффективным управлением, доходной и убыточной деловой деятельностью часто зависит от скорости и качества принятия решений. Деловая деятельность организаций уже немыслима без электронной почты, и подавляющее большинство деловых контактов и переписки осуществляется только на ее основе.

Развитие современных технологий идет все дальше и дальше. Вместо создания и пересылки друг другу «бумагоподобных» электронных документов, государственные органы и коммерческие организации переходят сейчас на использование централизованных реестров и на коллективную работу с данными в базах данных и иных информационных системах.

Уже вымерли многие виды справок, которые еще лет 10 назад нужно было получать по любому поводу, – а ведь этот процесс еще только-только начинается.

Недостатки электронных документов

При этом у электронных документов довольно много недостатков, которые при массовом их использовании создают множество проблем.

Прежде всего, это быстрое моральное устаревание самих информационных технологий, которые меняются каждые пять-семь лет, а также не до конца отлаженные правовые механизмы, создающие массу проблем, когда встает вопрос, например, о долговременном хранении электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями, причем так, чтобы не пострадала их юридическая значимость и доказательная сила.

Следует отметить, что носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, многообразны, имеют различные технические характеристики и особенности, которые приходится учитывать при организации деловой деятельности.

Наряду с физическими носителями и установленными на собственной площадке системами документооборота организации все шире используют облачные решения, а также другие формы аутсорсинга.

Начиная работать с электронными документами, мы сразу же обнаруживаем и такое их отличие от бумажных, как определенная двоякость их свойств: их достаточно сложно надежно сохранить во времени, но и уничтожить совсем не просто. В какой-то степени ситуацию хорошо отображает фраза «трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».

Стоит сказать и о юридических проблемах, причем, сложности возникают как из-за недостатка правового регулирования в одних областях, так и из-за избыточности и разнонаправленности в других.

Приходится учитывать, что у электронных документов достаточно высокая стоимость обслуживания, поскольку при организации работы с ними требуется применение современных технологий, продвинутой вычислительной и оргтехники, а также привлечение высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала.

Использование электронных документов требует серьезного внимания к вопросам обеспечения информационной безопасности.

Впрочем, этот аспект все чаще отходит на второй план, поскольку во все большее число видов деятельности вообще невозможно включиться, если не применять информационные технологии, инвестиции в которые таким образом входят в необходимые расходы на ведение бизнеса.

Почему мы сейчас не можем полностью отказаться от бумаги

Как бы мы сейчас ни хотели полностью отказаться от бумаги, в полной мере пока что это сделать невозможно по ряду причин.

В некоторых случаях создавать документы на бумажных носителях требуется в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами.

Как правило, речь идет о наиболее значимых и важных для деловой деятельности документах, таких как документы на собственность, уставные документы, документы, удостоверяющие права граждан, а также крупные контракты и т.д. Но даже в этой категории ситуация постоянно меняется и расширяется сфера использования электронных документов.

Согласно закону только запись о государственной регистрации права в ЕГРП является единственным доказательством существования зарегистрированного права. Владелец для подтверждения своего права собственности может получить выписку из ЕГРП, где содержится самая актуальная информация.

Достоинства бумажных документов

Для бумажных документов существуют отлаженные технологии их создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения.

Если бумажные документы надолго забыть в сухом и защищенном от грызунов помещении, то, скорее всего, спустя несколько десятилетий, а то и столетий, с ними по-прежнему можно будет работать – в отличие от электронных материалов.

Не случайно в ситуациях, когда требуется особо длительное хранение документов – в течение тысячелетий, как в атомной отрасли – по-прежнему предпочтительным решением остается использование аналоговых носителей информации, как традиционных (бумага, микропленка), так и новых (микрогравировка на металле или на сверхпрочных сапфировых дисках).

Для работы с неэлектронными документами требуется гораздо меньше технических средств, что может быть важно в случае чрезвычайных ситуаций, таких как отключение электричества и Интернета.

С бумажными документами пока что меньше проблем в случае официального взаимодействия с зарубежными партнерами. Существуют годами отработанные технологии и приемы трансграничного взаимодействия, которые обеспечивают обмен юридически значимыми документами.

В случае подписания наиболее важных договоров, в том числе и межгосударственных, стороны, используя соглашения, составленные на бумаге, придерживаются многовековых традиций, носящих в том числе и церемониальных характер. Электронный договор, в отличие от бумажного, сложно выставить в музее…

Соответственно, как государственным органам, так и коммерческим организациям приходится поддерживать бумажный канал взаимодействия с гражданами, несмотря на жгучее желание сэкономить благодаря отказу от него. Наверное, сменится еще два-три поколения, пока общество станет готово к тому, чтобы заставить всех своих членов взаимодействовать исключительно в электронном виде.

Нельзя не упомянуть и то, что в некоторых отраслях накоплены и продолжают активно использоваться колоссальные по объему массивы бумажных документов, и пройдет еще немало времени, пока все они будут оцифрованы. Это в первую очередь медицинская, кадровая и научно-техническая документация.

Важно отметить, что технологии бумажного документооборота не застыли на месте и продолжают развиваться, часто за счет интеграции с рядом информационных технологий (примером могут служить штрихкоды и встраиваемые чипы, а также повсеместный переход на электронный учет бумажных документов). Это способствует выживанию «бумаги» в новых условиях.

Недостатки бумажных документов

Прежде всего, это низкая скорость их создания, обработки и передачи. Для их хранения необходимы значительные площади, а поиск информации в них идет сложно и медленно. Управление документами обычно идет на уровне дел.

Также стоит отметить, что в случае чрезвычайных ситуаций, таких как наводнение или пожар, вероятность утраты большого объема бумажных документов очень велика.

Для повышения эффективности работы с бумажными документами приходится создавать научно-справочный аппарат (НПА), различного рода каталоги, картотеки и т.п. Несмотря на то, что в настоящее время НПА, как правило, существует в электронном виде, трудозатраты на его создание часто превышают экономическую отдачу от таких вспомогательных инструментов.

Комплексы документов и их особенности

В настоящее время в любой организации можно выделить ряд комплексов документов (систем документации), которые связаны с отдельными направлениями деятельности и исполнением законодательно-нормативных требований.

Работа с документами каждого из этих комплексов, как правило, регламентируется отдельными законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, причем нормы и требования в отношении каждой группы устанавливаются свои, порой без учета уже существующих в других ветвях законодательства норм.

Корпоративная документация создается, как правило, в соответствии с требованиями законодательства. Она определяет систему управления, структуру и порядок работы органов управления организации, фиксирует факт принятия тех или иных управленческих решений, устанавливает правила взаимодействия всех участников корпоративных отношений.

Организационно-распорядительная документация чаще всего создается исполнительными органами организации и регламентирует его деятельность, работу подразделений и сотрудников.

Отчетность (корпоративная, налоговая и др.) создается и представляется в контролирующие органы по правилам, установленным регуляторами. Эти нормы постоянно развиваются и совершенствуются. Именно в этом комплексе документов в нашей стране наблюдаются наибольшие успехи в расширении сферы применения электронных документов.

Первичные документы бухгалтерского учета

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2016/smech_dokumentooborot/

Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях #основы #СЭД #ECMJ

Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях

Сергей Дубровин

Современный бумажный документооборот достиг пика своего развития к концу двадцатого века, что отражено в нормативной документации, разработанной в советское время. Этот рубеж можно определить достаточно условно.

Первые упоминания об электронных документах появляются с внедрением вычислительной техники, но в массовое сознание электронный документ вошел только в двадцать первом веке. Развитие общества всегда связано с развитием документооборота, это как зеркало, в котором отражается весь пройденный путь.

Новые технические возможности меняют и сам документ, его движение и систему хранения.

Но не само развитие техники привело к изменениям, а развитие программного обеспечения. Все этапы легко прослеживаются по появлению новых операционных систем и прикладного программного обеспечения. Это развитие происходило так быстро, что новые возможности не успевали попадать в нормативную документацию.

Появлялись новые, еще более совершенные текстовые редакторы, электронные таблицы, базы данных и другие программные средства для создания, движения и хранения документов. Эта тенденция будет сохраняться и в будущем, но скорость изменений несколько сократилась.

Это дает надежду, что нормативная база будет больше соответствовать современным требованиям. Никогда прежде в одном месте не собиралась такая разнородная информация, как сейчас. С точки зрения документооборота любая информация, содержащаяся в компьютере, может быть рассмотрена как документ того или иного вида.

Это приводит нас к совершенно новому представлению о документообороте и необходимости творчески подходить к вопросам создания, движения и хранения документов.

Представление видов документов и их реквизитов

Наиболее знакомое представление видов документов для секретаря – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сформировать.

Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино­, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения.

Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из информационных систем. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота.

Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров.

Другой, не менее важный признак документа – его реквизиты или атрибуты. Этот термин пришел в нашу лексику из информационных систем. Одно из преимуществ электронного документа – это возможность его быстрого поиска, но это свойство документ приобретает, когда он имеет поисковые атрибуты.

Операционная система дает нам в этом отношении очень мало возможностей, перечень атрибутов у файла ограничен и не предназначен для целевого поиска документов, их сортировки и группировки.

Для примера можно рассмотреть электронную таблицу, в которой первая колонка заполнена именами файлов, а в заголовки последующих столбцов вынесены такие характеристики (атрибуты): срок действия документа, количество обращений за месяц, срок исполнения, исполнитель, отчет по исполнению и другие.

Сортировка и группировка заполненных строк в такой таблице дает возможность активно работать с большим количеством документов, оперативно вносить изменения в атрибуты, формировать информацию по исполнению поручений и так далее. Подобным образом в виде таблиц можно представить и базы данных.

Системы, построенные на их основе, которые работают с большим количеством атрибутов документов, дают значительно больше возможностей.

Хорошо продуманный набор атрибутов на все виды документов и удобные возможности работы с документами позволяет в разы повысить контроль над исполнением поручений и приказов, вести управленческую деятельность, эффективно работать с клиентами, поставщиками и партнёрами. Такие системы называются системами электронного документооборота.

Существует опасность непомерного увеличения реквизитов и атрибутов с целью получить как можно больше информации. Это приводит к усложнению документооборота, повышению трудоемкости при вводе новой информации, замедлению работы и увеличению требований к аппаратной части. Количество их должно быть необходимым и достаточным для достижения общей поставленной цели.

С точки зрения современных информационных систем можно рассматривать любую информацию как документ. С этой точки зрения изменяется и роль должностного лица, получающего информацию.

Он должен не только регистрировать всю входящую информацию,  но и правильно заполнять атрибутивную часть, давая тем самым возможность активно работать с полученной информацией руководителям компании и подразделений.

Особенности технического документооборота

В производственных компаниях существует еще одна проблема, связанная с документами, – это технический документооборот. Он регламентируется другой группой нормативной документации – ЕСКД, ЕСТД, соответственно конструкторской и технологической.

Несмотря на то, что обычный и технический документооборот регулируются разными правилами, в них много общего, да и размещены эти документы иногда на одном диске или доступны по корпоративной сети с одного рабочего места. В работе компании, занимающейся производством, техническая документация играет ключевую роль.

Многие документы компании имеют ссылку на технические документы, и для того, чтобы принять решение, необходимо иметь их в электронном виде. Включить технический документооборот в номенклатуру дел не представляется возможным в силу их разной структуры и правил сопровождения.

На помощь приходят программы управления документооборотом. Здесь нам предлагается два типа программ: системы обычного электронного документооборота и системы управления жизненным циклом изделия.

Эти системы предоставляют возможность регистрации документов, заполнения реквизитов, атрибутов, архивирования, распределения прав доступа, полнофункционального поиска, перемещения по инстанциям и другие возможности работы с документами.

Новые возможности работы с документами

В полной мере все новые возможности работы с электронными документами реализованы в приведенных выше системах. Несмотря на их разное назначение, они работают с документами и выполняют все необходимые операции в соответствии с той нормативной документацией, на основании которой созданы.

Правильная организация документооборота в компании позволяет с минимальными затратами внедрить эти системы. В результате сохраняется без потерь вся нормативная и текущая документация, порядок движения документов.

Дополнительно открывается возможность включить в систему документооборота новые виды документов, которые раньше не находили своего места в номенклатуре дел.

Необходимо рассмотреть такие новые виды документов, как электронные письма, кино­ и фотоматериалы, сканированные документы, электронные каталоги, сайты партнеров и клиентов, записи чатов, электронные книги и другая электронная информация.

Это приводит к увеличению объема документооборота, увеличению дискового пространства и снижению скорости обработки информации.

Все эти недостатки объективны, но они не вызовут затруднений в работе компании, если будет грамотно составлена номенклатура дел, утверждены виды документов, их реквизиты и атрибуты, установлены сроки хранения. Это необходимо сделать и по другой причине.

Новые возможности быстрого получения полной информации, групповой обработки документации, использования базы данных как источника для создания документа и другие возможности будут сведены к нулю без этой работы. Результат может оказаться еще хуже, если не сделать этого.

Увеличенный поток информации в виде документов, вносимых в систему без реквизитов и атрибутов, приведет со временем к ситуации полного хаоса. Искать в базе данных информацию без реквизитов и атрибутов становится искусством, доступным немногим.

До сих пор все надежды на сокращение бумажной документации с использованием вычислительной техники оказались бесплодны. Это закономерный результат хранения документов в файловой структуре операционной системы.

Фактически все электронные документы, хранимые в операционной системе, таковыми не являются; это куча черновиков, подготовленных к печати, а так как скорость подготовки черновиков для печати на порядок возросла при помощи функции копирования, сканирования, использования шаблонов и сетевого обмена черновиками, то и бумаги теперь тратится в десятки раз больше.

Современные информационные системы позволяют изменить ситуацию кардинально. Все оригиналы хранятся в системе, защищенные правами доступа, цифровой подписью и процедурой внесения изменений, а на печать выводятся копии, только в случае крайней необходимости.

Особо надо отметить новые возможности не только быстрого поиска нужного документа, но и анализа поступающей информации.

Возможности контроля исполнения поручений, сделанных в приказах, распоряжениях и на совещаниях, автоматическое уведомление всех заинтересованных лиц о наступающем сроке исполнения или начале совещания.

Реквизиты и атрибуты документов позволяют Вам делать работу, ранее невозможную в силу большого количества документов и информации. Все это дает возможность подготовить руководителю более полную информацию для принятия решения и подавать документы по мере их поступления.

Управление документами при помощи атрибутов позволяет сортировать и группировать документы по степени важности, тематике, подразделениям. Всегда возможно посмотреть состояние документа по стадиям его подготовки и принять вовремя решение по распределению ресурсов.

Роль секретаря и делопроизводителя приобретает элементы творчества, поставленные перед Вами задачи могут быть решены в системе разными способами, а результат может превосходить ожидания. Возможности анализа очень обширны, они могут обслуживать интересы и потребности буквально каждого работника вашей компании.

Система управления жизненным циклом изделия построена для технического документооборота, но ее возможности с лихвой закрывают потребности обычного документооборота. Это позволяет собрать в одно целое всю внутреннюю документацию.

Для ведения дел в компании это очень важно с точки зрения сокращения затрат на содержание архива.

Единое информационное пространство

Понятие единого информационного пространства сложилось не сразу. Все началось с внедрением процессного управления.

Когда ставится задача обеспечения процесса от заказа до продукции, любые задержки на этом пути приносят убытки.

Из необходимости информационно обеспечивать основные и вспомогательные процессы предприятия и стали определяться требования к единому информационному пространству и системе управления предприятия.

Основной принцип – информация должна быть достоверна и актуальна. Информации должно быть необходимое и достаточное количество. Информация не должна дублироваться. Если у Вас в компании внедряются или уже внедрены информационные системы, знание основ единого информационного пространства сохранит Вам здоровье и нервную систему. Рассмотрим, как работают эти принципы.

С достоверностью информации, кажется, не должно быть проблем, но на самом деле они есть. Русский и английский алфавит имеют много букв одинаковых начертаний. Если Вы путаете буквы при работе, обнаружить такую ошибку очень трудно, а система при поиске ошибку рассматривает как новое слово, и Вы теряете нужную информацию или дублируете её.

Очень важно использовать достоверные материалы, когда вносишь в систему новые записи, и достоверность надо проверять до ввода данных. Со временем информация теряет актуальность, необходимо следить за ее состоянием, поддерживая актуальность и достоверность. Например, атрибуты «приоритет» и «важность» требуют постоянного внимания.

Реквизит «название» не меняется и внимания не требует.

Необходимость и достаточность – тоже очень важный принцип. Если Вы заполняете систему документами, необходимость которых сомнительна, то перегружаете систему «мусором».

С другой стороны, информации должно быть достаточно для работы компании. Для успешной работы необходимо делать проверку на необходимость и достаточность.

Это позволит со временем создать отличный архив как интеллектуальную собственность компании.

Избежать дублирования информации труднее. Для этого в самой системе должна быть защита от дублирования, но и сотрудники должны понимать свою ответственность. В первую очередь вся нормативная информация, которой пользуется компания, не должна иметь дублей. Дубли приводят к серьезным ошибкам при внесении изменений.

Стандартная ситуация: один исправили, другой забыли, а про третий не знали, что он существует. Если работа построена так, что требуется создавать дубли, перестройте работу. Если Вы выбираете в системе ранее введенную информацию, проверьте, единственная ли она? При обнаружении дублей необходимо их блокировать или удалить.

В современных системах есть защита, но она не срабатывает, если дубль вводят с ошибкой, и это очень опасно в дальнейшем. Следует различать дубль документа и дублирующую ссылку на документ. Первое приводит к увеличению занятого пространства на диске, второе помогает в системе организовать рабочее место.

Ссылок на документ в системе может быть много, но все они указывают на один документ. Вы проводите изменения документа, и все, кто откроет документ по своей ссылке, увидят Ваши изменения.

Информационное пространство едино в случае, если все сотрудники компании для выполнения своей работы используют единые справочные данные, единый архив документации, единую нормативную базу. Но этого мало, этими данными должны пользоваться и другие программы в вашей компании.

Эффект от электронного документооборота

Возникает вопрос: почему при всей очевидности пользы новых возможностей так трудно внедряются новые технологии? Этому есть естественные причины. На протяжении уже многих лет мы импортируем методы управления, но только сейчас они начинают использоваться на практике.

Техника и программы сразу стали использоваться в производстве, опережая внедрение новых методов. Результат – 80 % неудач при внедрении. Но попытки создать единое информационное пространство продолжаются. Сейчас это рассматривается как внутреннее конкурентное преимущество.

Оно заключается в скорости прохождения документов, в их достоверности, в увеличении объёма обработки за то же время и теми же сотрудниками, в возможности анализа и составления прогнозов. Скорость и качество обработки информации стали товаром.

В будущем подобные системы будут существовать повсеместно.

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Obychnyjj-i-tekhnicheskijj-dokumentooborot-na-promyshlennykh-predprijatijakh.aspx

Для чего бизнесу нужен электронный документооборот (ЭДО)

Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях

Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

  • оптимизировать бизнес-процессы

ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге.

Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд.

Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.

Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

  • сократить финансовые затраты

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.  

При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

  • сохранить юридическую силу документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

  • упростить взаимодействие с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

  • сократить временные затраты

При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

  • улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.  

ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Документы, которые можно передавать через ЭДО

  • счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
  • акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
  • любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание.

Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.

2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.  

Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг.

Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике.

Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

  • экспедиторская/складская расписка
  • МХ1, МХ3
  • КС-2, КС-3
  • заказ на работу
  • заявка на проведение ремонта/услуг
  • спецификация
  • М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
  • реестр (актов, расходов, услуг)
  • смета, ценовой лист
  • протокол разногласий
  • претензия
  • отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

  • срок оплаты, изменения тарифов;
  • формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
  • штрих-код для ведения домашнего архива;
  • специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
  • двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Принципы работы в Диадоке  

Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.  

Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту.

Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа.

Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.  

Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.  

Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками.

В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов.

Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.  

Как выглядит документ в Диадоке?

Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

Основные этапы перехода на ЭДО

  • Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

  • Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.

Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

  • Третий шаг — подключение контрагентов.

Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.

Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

  • Четвертый шаг — измерение результата.   

После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.

Источник: https://kontur.ru/articles/5390

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: