Новое исследование: Спецодежда и охрана труда

Организация учета спецодежды на предприятии

Новое исследование: Спецодежда и охрана труда

Учет специальной одежды и СИЗ не является новой задачей. Все предприятия, так или иначе связанные с обеспечением работников средствами защиты уже поставили у себя процессы учета и выдачи специальной одежды.

Обеспеченность СИЗ – один из важных показателей проверки соблюдения требований по охране труда. На производствах затраты на обеспечение СИЗ на 1 работника в среднем составляет порядка 7,4 тыс. рублей в год, в отдельных отраслях до 24 тыс. рублей.

Суммы для крупного предприятия значительные и важно эффективно организовать процесс обеспечения персонала спецодеждой и СИЗ.

Требование обеспечения СИЗ определяются ст. 212 и 219 Трудового кодекса Российской Федерации, существуют отраслевые нормы выдачи СИЗ, (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 октября 2008 г. N 541н), есть правила обеспечения спецодеждой и СИЗ (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 г. N 290н)

Какие потери от неэффективного учета наблюдаются на предприятиях?

  • Необоснованные запасы, приобретенные без учета сроков возникновения потребности со временем превращаются в неликвиды.
  • Отсутствует сквозной поразмерный учет, что приводит к нехватке обеспечения индивидуальных средств защиты нужного размера.
  • Не учитывается срок использования спецодежды в эксплуатации, возврат неиспользованной спецодежды на склад.
  • Приобретается слишком широкий спектр защитных средств направленных на защиту от одного фактора.
  • Сложно учесть требования типовых норм обеспечения спецодеждой с учетом допустимых аналогов и замен по согласованию с профсоюзом.
  • Высокая трудоемкость изменения расчетов при сокращении или изменении рабочих мест производства.
  • Невозможность отследить влияние обеспеченности СИЗ на уменьшение класса условий труда и снижения компенсаций работникам по Закону 426-ФЗ.
  • Мониторинг фактической обеспеченности СИЗ не ведется оперативно

Эти проблемы ложатся на плечи специалиста по охране труда и ему трудно без удобного инструмента организовать правильный и эффективный учет. Как можно реализовать необходимый учет специальной одежды? На практике есть 3 варианта:

  1. Электронные таблицы – Настроить электронные таблицы и заполняемые бланки, занести в них и затем постоянно актуализировать информацию, вести сверку с бухгалтерией и учитывать в них параллельно факты выдачи и возврата. Вариант самый распространенный и не самый удобный. Мало того, что таблицы должны работать в многопользовательском режиме, для их разработки потребуется написание сложных запросов и даже макросов, они, как правило, имеют свойства теряться, ломаться и разобраться с ними без автора будет сложно.
  2. Бухгалтерский учет – доработать бухгалтерский учет на предмет внесения в программу необходимых данных, реализовать в одной программе все разрезы учета спецодежды, от потребности, до учета эффективности. Это другая крайность реализации данной задачи. На крупных предприятиях процессы учета сложные и поддержание адаптированной программы регламентированного учета становится практически невозможным при увеличении реализуемых в них функциях.
  3. Специальная программа оперативного учета – Создать отдельный модуль программы, который сможет собрать в себе данные из разных источников, существующих на предприятии информационных систем, и обеспечить выполнение требуемых функций и передачу результата в другие блоки. Минус данного решения в том, что создать такой программный продукт под силу не каждому отделу автоматизации и у них всегда есть “более важные” задачи.

Целесообразность применения отдельного программного продукта продиктовано не только соображениями разделения функций программы по разным подразделениям, но и по разделам учета, по типам и целям. Давайте посмотрим на задачи учета специальной одежды на предприятии:

  • Установка и учет размеров спецодежды и антропометрических размеров работников
  • Установка норм и потребностей в спецодежде, спецобуви и СИЗ
  • Формирование внутреннего заказа с учетом складских остатков и выявленных потребностей
  • Ведение учета на складах спецодежды и СИЗ по размерам с учетом процента износа
  • Учет выданной спецодежды и СИЗ с учетом размеров, процента износа и срока износа
  • Формирование “Личной карточки учета выдачи СИЗ” и других печатных форм
  • Формирование отчетности о потребностях, обеспеченности, запасах спецодежды и СИЗ

При этом необходим оперативный обмен данными с другими учетными системами:

  • Отдел труда и Кадры – данные о приеме, увольнении, изменении штатной расстановки.
  • Складской учет – данные о наличии специальной одежды, выдаче и возврате, требования, лимитно-заборные карты на выдачу.
  • Закупки – Внутренний заказ на закупку. Прайсы и номенклатура поставщиков.
  • Бухгалтерский учет – данные по начислению износа и учету затрат по спецодежде и СИЗ.
  • Бюджетирование – план расходов на закупку специальной одежды.

Как видно из этого анализа требования к программе довольно обширны и это еще не все. Надо учесть, что каждое предприятие особенное и везде свои особенности учета и требования к организованным процессам. Есть разделение контуров учета на оперативный, регламентированный и управленческий учет. Есть стандартные процессы закупок, оценки и движения товарно-материальных ценностей.

Для отдела снабжения и работы кладовщиков работа по движению спецодежды ничем не должна отличаться от уже отлаженных процессов движения товаров. Для них спецодежда – это тот же товар. Соответственно программа специалиста по охране труда должна учитывать эти события. Программа должна избегать двойного ввода данных.

Недопустимо дублирование ввода информации в систему отдельно для склада и отдельно для учета спецодежды. Информация должна легко трансформироваться и передаваться из системы в систему. Если рассматривать написание технического задания на автоматизацию учета специальной одежды и СИЗ, необходимо воспользоваться процессным подходом.

Изучить должностные обязанности и функции специалиста по охране труда и спроектировать его взаимодействие с другими службами.

Рассмотрим схему бизнес-процесса учета спецодежды.

Такие задачи под силу современным платформам для автоматизации бизнеса. Ярким примером реализации такого подхода является разработка ООО “Информ Центр” программный продукт “Охрана труда” для 1С:Предприятия 8.

Автоматизация учета специальной одежды и СИЗ при помощи программы «Охрана труда»

Рассмотрим подробнее работу программы “Охрана труда”. Для начала работы необходимо заполнить основные справочники: «Организации», «Подразделения», «Профессии», «Физические лица».

В программе имеется блок для обмена данными с типовыми конфигурациями на платформе 1С:Предприятие: “Управление производственным предприятием”, “Зарплата и управление персоналом”, “Бухгалтерия предприятия”.

Для заполнения, а главное для актуализации данных можно воспользоваться обработкой загрузки данных. Программа уже настроена и для начала обмена достаточно просто указать необходимую базу данных в качестве источника. После обмена все необходимые справочники будут заполнены.

Теперь мы можем установить размеры физических лиц двумя способами:

  1. Внести данные о размерах в личную карточку физического лица.

  2. Воспользоваться специальной обработкой «Установка размеров физлиц». Этот вариант удобнее при первоначальном заполнении размеров, когда требуется заполнение данных по всем физлицам.

Вести размеры номенклатуры одежды, так же возможно с помощью программы «Охрана труда». Номенклатура в учетных системах бухгалтерии или складского учета может не вестись с достаточной степенью детализации по размерам. Там это не нужно. А для обеспечения работников специалисту по охране труда требуется обязательно. Для этого в программе предусмотрен учет в разрезе характеристик.

Полученные данные из учетных систем при переносе в программу “Охрана труда” необходимо конкретизировать по размерам.

Учет норм и потребностей выдачи спецодежды и СИЗ

Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды и специальной обуви (Приказ 541н от 1.10.2008) загружены в программу в виде справочника. Наряду с ним могут быть загружены другие нормы. Список норм приведен в документе «Нормативные документы по установлению норм выдачи специальной одежды».

По согласованию с профсоюзом на предприятии могут применяться свои нормы выдачи, установленные с учетом аналогов. Для разрешения вопроса, что же положено выдавать в программе предусмотрен документ, который определяет, что и кому выдавать.

Универсальность документа заключается в том, что можно назначить норму на выдачу как отдельному подразделению, профессии, рабочему месту или конкретному сотруднику, либо назначить комбинацию этих параметров в любом сочетании.

Предусмотрена возможность корректировки количества и срока полезного использования для выдачи сменных комплектов. Это когда выдается 2 спецовки на двойной срок для возможности стирки.

Установленные нормы, с одной стороны, служат для расчета потребностей в спецодежде и СИЗ при планировании закупок, с другой стороны позволяют перейти к формированию лимитно-заборных карт для выдачи спецодежды согласно норм с учетом имеющегося в наличии складского запаса. Сформированные нормы выдачи закрепляются за сотрудником.

Как правило, на предприятиях выдачей спецодежды занимаются кладовщики складов вспомогательных материалов, реже встречается выделенный склад спецодежды. Программа позволяет самостоятельно вести учет движения на складах по спецодежде и СИЗ, а может обмениваться информацией с другой учетной программой. Тут есть несколько вариантов:

  • Только в программе Охрана труда: Учет спецодежды по ассортименту и размерам ведется в программе “Охрана труда”. Сведения о движениях товара переносятся в учетную программу в детализированном или свернутом виде.
  • И там и там: Кладовщики ведут учет в “своей” программе без разреза по размерам, а в оперативном учете “Охрана труда” присутствует дополнительный разрез учета по размерам.
  • Только в программе Склад: Кладовщики ведут учет в разрезе характеристик с учетом размеров, программа “Охрана труда” настраивается для загрузки этих данных.

В любом случае в программе охрана труда должны присутствовать сведения о поступлениях на склад и выдаче спецодежды со склада.

Сведения о наличии остатков по сладам, данные о спецодежде в эксплуатации и рассчитанные нормы выдачи позволяют вычислить требуемые объемы закупки спецодежды и составить внутренний заказ.

Программа готова сама выполнить согласование между номенклатурой для учета и номенклатурой для заказа при помощи дополнительной таблицы «Товары для обмена».

Результатом работы системы учета спецодежды и СИЗ является получение оперативных и достоверных данных о наличии, об обеспеченности и о потребностях в закупках. При этом все необходимые перерасчеты, связанные с перестановкой или сокращении персонала, остановкой при простое или запуском участка работы, открытии нового производства сразу отражаются в отчетности.

Благодаря использованию данного блока на предприятии возникают следующие эффекты:

  • Снижается чрезмерный складской запас спецодежды.
  • Повышается обеспеченность работников спецодеждой и СИЗ.
  • Повышается качество обеспечения за счет учета эффективности, экономия на закупках.
  • На предприятии ведется достоверный и оперативный учет выданной спецодежды и минимизированы затраты на обеспечение требований.
  • Решается вопрос оперативного планирования и бюджетирования с любым горизонтом глубины прогноза.

При переводе этих выводов на язык цифр видно, что внедрение программы позволит улучшить каждый из показателей и эффект от внедрения может составить в размере около 10% от годового бюджета на закупку спецодежды! Как это рассчитали? А вот как! Возьмем предприятие в 1000 работников. По статистике из начала статьи видно, что в год такое предприятие тратит в среднем на спецодежду и СИЗ порядка 7 400 000 рублей.

  • Снижение запаса спецодежды с полугодового, до 1 месяца высвобождаем около 3 млн. рублей, а это при ставке рефинансирования 8% годовых дает выигрыш в 250 тыс. рублей в год.
  • Отсутствие спецодежды и СИЗ – это риски и штрафы. Максимальный риск – не допуск к работе, то есть простой, а в “лучшем” случае это штраф до 150 тысяч рублей, не считая риска дисквалификации руководителя.
  • Допустим, за счет выстраивания ассортимента и оценки стоимости закупки нам удалось снизить затраты на спецодежду на 3-5%. Тогда в рублях мы получаем еще от 220 до 370 тысяч рублей в год.
  • Аккуратность в учете выданной спецодежды и возврат её при ротации персонала могут дать еще 0,5%, это порядка 30 тыс. рублей в год.
  • Трудоемкость расчетных операций, экономию времени специалиста по ОТ, его пользу от занятия более благодарным делом учтем без денежного выражения.

Очевидно, что построение системы учета спецодежды на предприятии окупается уже течении первого года и даже раньше.

Дмитрий Просвирнин

Источник: http://www.ot-soft.ru/articles/organizacija-ucheta-specodezhdy

Спецодежда, спецобувь и СИЗ: все что нужно знать о требованиях к ним

Новое исследование: Спецодежда и охрана труда

Специальная одежда предназначена для защиты сотрудника, помощи в выполнении работы. Также она помогает отличить работника от других сотрудников и поддерживать единый внешний облик организации.

Определяемся с понятиями: спецодежда – это СИЗ или нет?

Специальная одежда нужна не только представителям опасных профессий, но и для поддержания внешнего облика организации.

По определению, спецодежда – это сшитая по индивидуальному заказу форма, которая надевается поверх обычной одежды, а иногда – и голого тела. Средства защиты помогают обезопасить работника от воздействия вредных факторов и механических ударов.

Для некоторых специалистов на спецодежду наносят светоотражающие полосы, которые помогают увидеть работника в темноте.

Охрана труда, спецодежда

Обратите внимание! Любая защитная одежда является спецодеждой, но не каждую спецодежду можно считать СИЗ. Сюда относится униформа, которую сотрудники надевают для поддержания облика фирмы: уборщицы в отелях, ресторанах, стюардессы самолетах и тому подобное.

Основные требования

Выдача СИЗ: чем руководствуется работодатель

Законодательство выдвигает свои требования к спецодежде, спецобуви и СИЗ для работы на стройке, с электроустановками, в химической промышленности т.п. Прежде всего, от неё должна быть польза, а сотрудник в ней должен чувствовать себя комфортно.

К средствам индивидуальной защиты

СИЗ не должны препятствовать выполнению работ, а также отрицательно влиять на качество выполнения. Если СИЗ поделены на несколько частей (отдельно для туловища и зоны ниже пояса, к примеру), то их совместное использование не должно препятствовать друг другу.

Когда рабочим выдают в пользование средства индивидуальной защиты, им должен быть проведен инструктаж по использованию, содержанию и хранению. Регулярно проводятся испытания и специальные осмотры на пригодность к дальнейшему использованию.

Если спецодежда, например, стерлась или порвалась, её необходимо заменить на новую.

К спецодежде

Часть требований дублируют требования к СИЗ: удобство, беспрепятственное использование, качество. К работникам предъявляются требования, предъявляемые к спецодежде по хранению и уходу.

Сотрудник обязан выполнять стирку, очистку и дезинфекцию. Если одежда относится к СИЗ, то к ней могут предъявляться дополнительные требования (дополнительная очистка от опасных веществ).

Кроме того, персонал должен уметь правильно обращаться с одеждой.

Медперсонал в одежде

Обратите внимание! Продление срока носки спецодежды по Приказу Минтруда допускает продлить эксплуатационный срок, если СИЗ и спецодежда сохраняют свое качественное состояние.

К спецобуви

Требования к обуви по охране труда:

  • Во-первых, спецобувь должна быть по размеру;
  • Во-вторых, соответствовать рабочей среде: сцепление подошвы с покрытием на рабочей местности (бетон, песок, земля, плиточные площадки);
  • В-третьих, соответствовать гигиеническим нормам, быть экологически чистой;

Работники могут сами покупать обувь в специализированных обувных магазинах. Честные производители проводят испытания перед тем, как выпустить модели в продажу. На крупных предприятиях предусмотрена регулярная чистка и оптовые заказы для сотрудников.

Обеспечение работников спецодеждой

Работодатели, заключая договор с соискателями, обязуются обеспечить их униформой, если она требуется. Обсудить наличие и форму спецодежды можно перед составлением договора.

Если в уставе организации прописана необходимость специальной одежды, то работник обязуется выполнять работу в средствах индивидуальной защиты.

За несоблюдение его можно наказать выговором, штрафом и отстранением от работы.

Кому положено

Правила применения средств индивидуальной защиты

Фирмы можно поделить на 2 группы: одни обязаны снабжать работников спецодеждой, а вторые делают это по своему желанию. Какие требования предъявляются к спецодежде в отношении предоставления:

  • Сигнальная одежда: дорожные работники, ДПС, полиция, дворники и другие представители униформы со светоотражателями.
  • Теплая униформа: строители, монтажники, ДПС, сварщики, электромонтеры и тому подобное.
  • Сквозная спецодежда: у работников на вредных и пищевых производствах и неблагоприятными температурами.

Обратите внимание! Иногда разные типы спецодежды могут использоваться совместно. Например, чтобы слесарить или выполнять строительные работы на улице в зимнее время на теплую одежду надевается сигнальная.

Форма в гостинице

Также, униформа полагается для ряда госслужащих, а также для медицинских работников в целях защиты гигиены. Есть отличие фирменной одежды от спецодежды. Фирменная выдается представителями предприятия, индивидуальный заказ пошива и разработка дизайна осуществляется через контракт с организацией по пошиву. Спецодежду можно купить в интернете и в специализированных магазинах.

Нормы выдачи

Порядок и нормы, которые предназначены отвечать за выдачу, разрабатываются и утверждаются внутри организации с помощью приказа главного руководителя.

В правилах руководители указывают требования к соблюдению гигиены по отношению к выдаваемой одежде. За фирменную одежду допускается удерживать часть заработной платы.

Бесплатная СИЗ, предназначенная для защиты тела, выдается без взимания средств с работника, так как выполнение работы без неё противоречит ГОСТам и СНИПам.

Учет выдачи спецодежды на предприятии

Нормы выдачи спецодежды по профессиям

Существует средняя сумма, которую организация выделяет на каждого работника по СИЗ. Для обычных промышленных производств она составляет 7 тысяч в год, для остальных она может достигать 24 и даже 50 тысяч.

Обратите внимание! Так как суммы для предприятий довольно крупные (особенно, если сотрудников много), то ведется учет выданной униформы и устанавливается минимальный и максимальный допустимые сроки носки.

Для контроля назначается специальный ответственный работник. В случае преждевременной утраты по вине работника (потерял, порвал), фирма имеет право взыскать стоимость новой униформы с работника. Плохой расчет сроков использования грозит лишними затратами на одежду, либо наоборот, нехватку СИЗ и застой процесса производства или строительства.

Какой документ оформить при выдаче спецодежды сотрудникам

Существуют группы документов внутри организации, которые отражают прием и выдачу. Это карточка выдачи спецодежды, где расписываются получатели, указывается дата выдачи и комплект.

Ведомость МБ-7

Еще один документ – ведомость учета выдачи по форме МБ-7, которую ведет бухгалтер. Более обширный документ, содержащий информацию о перечне выдаваемой спецодежды и стоимость, а также бухгалтерские проводки.

Справка! Бухгалтер также отражает проводками выдачу спецодежды.

Приказ о списании спецодежды

Списание одежды происходит не просто путем отражения в бухгалтерском учете. Для списания необходимо собрать целую комиссию и утвердить имущество, которое непригодно для работы. После этого, издается приказ и имущество официально списывается.

Справка! Списанию подлежат исключительно те вещи, которые непригодны для последующего использования и ремонт их невозможен.

Обязательно выявляется причина списания: порча имущества по чьей-то вине, износ и так далее.

Спецодежда за счет ФСС: условия компенсации

Фонд социального страхования поддерживает обеспечение работников специальной одеждой. Поэтому, они предлагают вернуть работодателю до 20% затрат, но закон об этом вышел только в 2017 году.

Рассчитывать на компенсационную выплату могут только те организацию, которые уплачивают взносы в ФСС. Еще одно важное правило – купленная одежда должна быть Российского производства.

И материалы для изготовления тоже должны быть произведены на территории РФ.

Законодательное регулирование

Высший уровень документов – федеральные законы, а самые главные в сфере выдачи спецодежды и СИЗ – Трудовой Кодекс (статья 221), Приказ №290н. Они содержат правила изготовления и выдачи специальной одежды.

Приказ о списании спецодежды, образец

Часть нормативных документов необходима для перечисления перечня обязательных профессий, которым требуются СИЗ. Также, поддержание надлежащего состояния для специальной формы: стирка, очистка и хранение. Работодатель обязан обеспечивать униформой на каждые отдельные периоды работы. В противном случае, работники имеют право жаловаться, а надзорные органы применять штрафные санкции.

Спецодежда, СИЗ – рабочие атрибуты, с которыми сталкиваются большинство работников в процессе выстраивания своей рабочей карьеры. К ним не относится дресс-код. Пренебрежение правилами ношения спецодежды может послужить причиной порчи здоровья, получения травм и увечий.

Источник: https://ohranatryda.ru/pryntsypy-organizatsyy-ot/trebovania-k-specodezde.html

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: