Компьютерный кадровик — технология будущего

Содержание
  1. Обучение персонала: 5 технологий будущего, которые внедряются уже сегодня — Будущее на vc.ru
  2. Виртуальная реальность для удаленной подготовки
  3. Дополненная реальность как метод инструктажа
  4. Искусственный интеллект для поиска индивидуальных траекторий обучения
  5. Смешанная реальность или обучение “на ходу”
  6. Геймификация и “незаметное обучение”
  7. Заключение
  8. HR-tech: цифровые технологии в найме персонала
  9. Что можно автоматизировать в сфере HR?
  10. Всем ли нужна автоматизация HR и во сколько она обходится?
  11. Как интегрировать сложные IT-продукты в HR-процессы?
  12. Как оценить пользу от автоматизации HR?
  13. Где быстрее идет автоматизация HR: в России и на Западе?
  14. Все ли инновационные IT-продукты нужны и востребованы?
  15. Сейчас в HR есть тренд на геймификацию, нужны ли игры для найма кандидатов?
  16. Что ждет технологии HR в будущем?
  17. Технологии в HR: реальность и перспективы
  18. Какая программа лучше подходит для отдела кадров
  19. Выбор программы для кадров
  20. 1С: Зарплата и Кадры
  21. Корс-Кадры
  22. Сотрудники предприятия
  23. Кадры Плюс
  24. Отдел кадров
  25. Персонал Бизнес
  26. Заключение
  27. Электронный кадровый документооборот в организации — законодательство, порядок перехода
  28. Электронный кадровый документооборот — что это такое
  29. Плюсы и минусы перехода на электронный кадровый документооборот
  30. Когда возможен переход на электронный кадровый документооборот
  31. Нюансы и особенности внедрения электронного кадрового документооборота в России
  32. Кадровый документооборот: что ждет участников эксперимента
  33. Как будет проходить оцифровка кадрового документооборота
  34. Как принять участие в эксперименте
  35. Какую отчетность будут сдавать работодатели

Обучение персонала: 5 технологий будущего, которые внедряются уже сегодня — Будущее на vc.ru

Компьютерный кадровик — технология будущего

Меня зовут Стас Старых, я учредитель и генеральный директор VR Professionals. Хочу поделиться самыми современными технологиями профессиональной подготовки.

Технический прогресс не оставляет нам выбора, и каждой компании приходится искать новые подходы к решению как старых, так и новых задач. При этом от персонала требуются самые актуальные навыки и уровень подготовки не ниже среднего по отрасли.

Но как добиться такого, если в наше время рабочие условия меняются каждый день, а специалисты выходят из учебных заведений подготовленными только теоретически? По данным бюро трудовой статистики США (U.S.

Bureau of Labor Statistics), людям придется учиться намного больше в процессе работы, и сегодняшние студенты вузов освоят уже около 8-10 специальностей к 38-летнему возрасту, потому что сами по себе профессии будут меняться по мере проникновения роботизации и технологий искусственного интеллекта.

Тем временем современные решения в сфере обучения позволяют создавать уникальные условия для подготовки и переподготовки специалистов согласно актуальным требованиям. Это оказывается не только эффективнее, но еще и дешевле, чем традиционные схемы обучения, благодаря ведущим технологиям, в числе которых:

Виртуальная реальность для удаленной подготовки

В виртуальной реальности главным образом активизируется зрение. Мы получаем 80% информации через глаза, и именно поэтому знакомство с новыми устройствами, установками или условиями труда проще всего производить в виртуальной реальности.

Такой подход особенно оправдывает себя на опасных производствах, например, когда в добывающие компании приходят молодые специалисты, не видевшие шахт вживую и не представляющие как в них нужно себя вести.

В виртуальной реальности можно отработать различные опасные для жизни и здоровья процессы: виртуальную модель работы погрузочной платформы на одном предприятии помогает избежать первичных травм и ушибов в реальности, позволяя человеку “отрепетировать” свое поведение в виртуальной среде.

Кроме того, виртуальная реальность создала новые возможности для отработки действий в экстренных случаях.

Например, сегодня у нас уже есть решения для тренировки действий персонала при пожаре на нефтяной вышке, хотя раньше такие тренинги оставались чисто теоретическими.

Дело в том, что никто не будет строить и поджигать нефтяную платформу, но погрузиться в виртуальную реальность и пройти через тренинг можно сколько угодно раз, пока вы не получите достойных результатов действий команды.

Дополненная реальность как метод инструктажа

Второе бурно развивающееся направление – это дополненная реальность. В дополненной реальности, например, на экране своего смартфона или планшета человек видит то, что находится перед ним, но при этом также наблюдает дополнительную компьютерную графику.

Системы дополненной реальности не погружают в виртуальный мир, но помогают разобраться с новыми механизмами и научиться работать в новых ситуациях.

Уже сегодня средства дополненной реальности позволяют экономить на переподготовке, выводя подсказки операторам при работе на новых станках и агрегатах.

Искусственный интеллект для поиска индивидуальных траекторий обучения

Технологии искусственного интеллекта опираются на огромные массивы данных, которые сегодня собирает практически каждая преуспевающая компания в мире. Благодаря применению машинной аналитики мы можем создавать индивидуальные траектории обучения для каждого отдельно взятого сотрудника.

Необходимые курсы и тесты (включая те, что используют виртуальную реальность) могут и должны подбираться с учетом индивидуальных успехов человека, а также его прямых должностных обязанностей и изменений, происходящих на предприятии.

Таким образом, благодаря искусственному интеллекту можно автоматически запланировать курс подготовки токарей как раз перед поступлением новой партии станков, чтобы они могли продолжить работу без “перерыва” на обучение.

Смешанная реальность или обучение “на ходу”

Через специальные очки система может рекомендовать специалистам совершить необходимые действия, смешивая реальный и виртуальный мир воедино. Человек может получить инструкцию, “какой рычаг нужно поднять и до какого положения” и сразу выполнить действие.

Такая помощь оказывается бесценной в экстренных ситуациях. Но сегодня смешанная реальность все чаще применяется для обучения на удаленных объектах, куда не так просто прилететь специалисту в случае аварии.

А с инструментами смешанной реальности аккуратный оператор может выполнить любые новые действия, даже если раньше он никогда этого не делал.

Геймификация и “незаметное обучение”

Благодаря повсеместному использованию мобильных устройств и развитию технологий позиционирования, сегодня успешно применяются концепции “незаметного обучения” и “непрерывного обучения”.

Они особенно эффективны для молодых специалистов из так называемого поколения Z, которые, по данным психологов, теряют концентрацию уже через 8 секунд, если им не интересно. Хорошим примером геймификации и незаметного обучения может служить практика работы с планшетами в крупных розничных магазинах.

Сотрудник получает подсказки о том, как и что нужно делать, приближаясь к каждому стенду или к полкам на складе. За счет этого происходит обучение прямо на рабочем месте, причем в точечном режиме.

Другой аспект – непрерывность обучения. Постоянное участие в различных конкурсах и состязаниях, например, за звание “продавец года”, которые легко устроить в профессиональных социальных сетях.

Геймификация при проверке специальных знаний также подогревает интерес сотрудников к вопросам обучения.

Например, в Сибирской Угольной Энергетической Компании (СУЭК) успешно отвечающим на тесты сотрудникам предоставляют скоростной доступ к Wi-Fi в автобусах и на остановках при движении между шахтами и площадками.

Заключение

Современные технологии обучения делают процесс подготовки и переподготовки более динамичным и доступным.

Более того, все перечисленные выше технологии прекрасно комбинируются друг с другом и позволяют получить единый контур обучения, используя преимущества сразу нескольких технологических достижений.

При использовании новых технологий стоимость организации обучения становится значительно ниже, чем организация постоянных командировок и, наконец, строительство учебного центра.

На каждом предприятии нужно оценивать эффективность внедрения новых средств обучения индивидуально – с учетом сэкономленных часов на адаптацию персонала, не купленных билетов, минимизации времени отсутствия на рабочем месте, заработных плат инструкторов и так далее, ведь с каждым новым сотрудником и новой цифровой учебной программой объем сэкономленных средств увеличивается.

И тем не менее, новые практики обучения просто не имеют альтернативы, если мы говорим о подготовке к различным нештатным ситуациям и работе в опасных условиях.

В этом случае новые форматы обучения позволяют добиться повышения готовности персонала и снизить критические риски.

Высокая стоимость ошибки на нефтяных платформах, при работе в плавильных цехах или при строительстве кораблей приводит к тому, что первопроходцами в использовании современных технологий обучения становятся как раз предприятия с тяжелым и опасным производством.

Источник: https://vc.ru/future/57690-obuchenie-personala-5-tehnologiy-budushchego-kotorye-vnedryayutsya-uzhe-segodnya

HR-tech: цифровые технологии в найме персонала

Компьютерный кадровик — технология будущего

Автоматизация и роботизация — тренд последних десяти лет. В случае с HR технологии помогают автоматизировать рутинные процессы вроде документооборота или отбора кандидатов, обрабатывать большие объемы данных и анализировать работу сотрудников. Но как и в других сферах, в HR с внедрением технологий все обстоит не так просто.

Мы поговорили об HR-tech и будущем цифровых технологий в HR с Михаилом Танским, сооснователем сервиса для работы с базой резюме «Хантфлоу».

Что можно автоматизировать в сфере HR?

— В первую очередь автоматизируют рутинные задачи, которые не требуют творчества, креативного мышления и глубокой аналитики: различные расчеты, построение графиков, создание статистики, бухучет, кадровое делопроизводство, заполнение справок. Тенденция будет захватывать новые аспекты: от проведения видеоинтервью до автоматического обзвона кандидатов.

Автоматизация экономит рабочее время сотрудников и иногда помогает уменьшить HR-отдел. Еще часто автоматизируют хранение и управление данными, чтобы можно было легко находить и структурировать их.

Идеи автоматизации поддерживает и государство — в 2020 году в России планируют внедрить электронные трудовые книжки. Это поможет создать удобную электронную базу с информацией о трудовой деятельности граждан, упростить операции, которые не требуют участия человека, освободить время сотрудников для сложных задач.

Большинство технологий подходят для массового подбора, если нужно нанять рядовых сотрудников средней квалификации. Для точечного найма высококвалифицированных специалистов или руководителей необходим «ручной поиск».Михаил Танский, сооснователь сервиса для работы с базой резюме «Хантфлоу»

Всем ли нужна автоматизация HR и во сколько она обходится?

— Есть мнение, что внедрение технологий обходится недешево, требует много времени и сил, и люди продолжают работать по-старому, из принципа «работает — не трогай».

При этом многие системы автоматизации рекрутинга и работы HR-отделов интегрировать просто — перейти на них и перенести данные из CRM или ATS (Applicant Tracking System, системы по управлению кандидатами) можно за неделю. Больше времени интеграция занимает, если система сложная: у вас много данных и бизнес-процессов.

Также есть облачные сервисы — они уже настроены, не требуют организации инфраструктуры в компании. Среди них есть разные инструменты, например CRM-системы вроде «Битрикс24». Наша система найма сотрудников «Хантфлоу» — тоже облачный сервис.

Без автоматизации HR можно обойтись, если в компании несколько сотрудников: 5-10 человек. В других случаях бизнес платит за отказ от инноваций рабочими часами эйчаров и рекрутеров, которые тратят время на рутину, невозможностью отслеживать процессы найма и принимать решения, основанные на аналитике, а не интуиции.

Как интегрировать сложные IT-продукты в HR-процессы?

— Рекрутеры используют разные инструменты и сервисы: ATS для подбора персонала, почту, календарь, джоб-сайты, сервисы для сорсинга (поиска кандидатов), 1С и другие. Нужно, чтобы системы автоматизации рекрутинга можно было интегрировать со всеми нужными сервисами и программами, не приходилось копировать данные из одних в другие.

Любой разработчик понимает, что работа с интеграциями — сложная история, любое несогласованное изменение на противоположной стороне приводит к тому, что все ломается.

С одной стороны, нам в «Хантфлоу» важно поддерживать интеграции со всеми этими сервисами, следить, чтобы они работали.

С другой — нужно дать широкие возможности другим сервисам для интеграции с нашим сервисом. Поэтому мы развиваем наше API.

Как оценить пользу от автоматизации HR?

— Работу HR и эффект автоматизации можно оценить, если в компании используют аналитику. Сейчас многие не следят, насколько эффективны их вакансии, HR-менеджеры, инструменты. Начинать надо с понимания, какие показатели нужны и зачем их замерять.

Процесс найма — широкая «воронка», где на входе все кандидаты, резюме которых нашел рекрутер или которые откликнулись на вакансию. Кандидаты проходят несколько этапов от отклика до выхода, на каждом идет отсев неподходящих и выбор релевантных для вакансии. В зависимости от конверсии и скорости прохождения разных этапов «воронки» можно делать выводы о ее эффективности.

Например, можно терять хороших кандидатов из-за долгой обратной связи по тестовому заданию. Либо в компании плохое тестовое, кандидаты не хотят его делать, тогда стоит пересмотреть процессы найма.

Чтобы оценить эффективность HR-процессов — надо считать и анализировать показатели «воронки»: статистику по количеству отказов кандидатов от вакансии на разных этапах найма, конверсию писем кандидатам, скорость закрытия вакансий, эффективность разных каналов привлечения и работы рекрутера.

Где быстрее идет автоматизация HR: в России и на Западе?

— Многие компании и в России, и за рубежом автоматизируют работу HR-отделов. Например, систему «Хантфлоу» используют такие российские компании, как Рольф, Mail.ru Group, Авито.

Летом 2019 года международная рекрутинговая компания Hays проводила исследование на тему «IT-технологии в сфере HR».

Опрос почти 500 российских и международных компаний показал, что 78% компаний автоматизировали кадровый учет и администрирование, а 41% — автоматизировали найм персонала, еще 20% планируют автоматизацию в настоящее время.

Активнее всего технологии в HR внедряют IT-компании и стартапы.

Они в целом открыты для новых решений, понимают, какую пользу получат. Им проще начать пользоваться технологическими продуктами из-за особенностей корпоративной культуры. Через них технологии становятся мейнстримом, глубже проникают в другие сферы.

Все ли инновационные IT-продукты нужны и востребованы?

— Иногда технологии разрабатывают и внедряют на волне популярности, когда компании верят в какой-то продукт, экспериментируют. Бывает, что продукты красиво выстреливают, но потом оказываются никому не нужны. Также есть продукты, которые собирают инвестиции, не имея ни клиентов, ни перспектив, они держатся на хорошем пиаре и харизме владельцев, но в итоге уходят с рынка.

Таких примеров много: Theranos Элизабет Холмс, очки Google Glass, социальная сеть Bebo, которая должна была стать «заменой ». Все они привлекали инвестиции, иногда в течение десятков лет, но в итоге провалились.

Есть и реально полезные продукты, которые разработаны под потребности людей, а не на волне популярности. На старте они не отличаются от бесполезных, но в итоге выживают, потому что люди их покупают, «голосуют рублем».

Реально нужные и востребованные продукты — это те, которые прошли проверку временем и выжили на рынке.

Жизнеспособные технологии можно разделить на два условных типа: одни решают проблему здесь и сейчас, например, системы автоматизации найма, вторые работают на перспективу, закрывают потребности, которые вскоре появятся у рынка. Есть технологии, которые решают эти две задачи сразу.

Примером перспективных технологий, на мой взгляд, могут быть те, что связаны с big data — такие технологии позволяют собирать массивы данных и работать с ними, анализировать, строить гипотезы, делать выводы, чтобы на их основе принимать управленческие решения, не фантазировать и не действовать вслепую.

Чтобы работать с big data, нужна масштабная инфраструктура: дорогое оборудование, программы, люди для обслуживания. Но организовывать все внутри компании необязательно — можно, например, подключиться к облачной платформе и анализировать данные на уже построенной инфраструктуре.

Сейчас в HR есть тренд на геймификацию, нужны ли игры для найма кандидатов?

— Геймификация в HR — отбор сотрудников с помощью игровых механик. К примеру, кандидатам предлагают поиграть за управляющего складом, пройти квест или в VR-шлеме пообщаться с виртуальным клиентом.

Геймификацию многие превозносят, но это просто инструмент. Сработает он или нет — зависит от задачи. Иногда быстрее и дешевле нанять людей, если повесить объявление на заборе, а иногда стоит запустить квест и приглашать на стажировку победителей. Вопрос только в цене и целесообразности.

Геймификацию используют и в других процессах, помимо найма. Например, в обучении или для работы с корпоративной культурой в компании.

Геймификация должна сочетаться с хорошо построенными внутренними и внешними процессами.

Если привлечь за счет геймификации новых сотрудников в компанию, где не налажены процессы, не работает система управления персоналом — они не захотят здесь работать и уйдут.

Еще геймификация хорошо работает на репутацию — помогает построить HR-бренд, создать впечатление современной и технологичной компании, которая интересно подбирает и обучает сотрудников.

Что ждет технологии HR в будущем?

— Сейчас рынок HR-tech растет. Популярнее становятся стартапы, автоматизирующие поиск и отбор сотрудников с помощью искусственного интеллекта и технологий машинного обучения. Здесь, как и в других сферах, будущее пока видится за ИИ.

Возможно, скоро набирать сотрудников будут роботы, например, такой проект реализовал «Ростелеком» — их бот Вера для подбора персонала автоматически обзванивает кандидатов, распознает речь, выявляет заинтересованных и отвечает на простые вопросы. Когда компании PepsiCo понадобилось нанять 200 человек в новый центр поддержки продаж в Воронеже, Вера помогла им заполнить 10% вакансий.

Еще одно перспективное направление в HR-tech — обучение сотрудников и повышение квалификации. Эти процессы уже автоматизируют с помощью интерактивных онлайн-курсов и бизнес-игр вроде симулятора продавца от Walmart, в будущем таких курсов станет больше.

Согласно отчету DELOITTE «GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS 2019», в HR возрастет роль аналитики. В ближайшем будущем глубокая аналитика и big data позволят прогнозировать поведение сотрудников, например, предотвращать случаи мошенничества или эффективнее планировать обучение. Уже сейчас крупные IT-компании используют big data для аналитики.

Например, в Google отказались от сложных нестандартных задач на входящих интервью — анализ показал, что успешность их решения никак не влияет на эффективность сотрудника в будущем. А компания KeenCorp использует big data для оценки вовлеченности. Они анализируют тысячи email-сообщений из корпоративной переписки и общения с клиентами, на основе этих данных предсказывают поведение сотрудников.

Технологии в HR: реальность и перспективы

  1. В сфере HR автоматизированы рутинные задачи вроде подсчета статистики и расчета отпусков, сейчас автоматизация распространяется на рекрутинг. Появляются разные технологии: автоматический обзвон кандидатов, сортировка и фильтрация резюме, хранение информации о кандидатах.
  2. Автоматизированные системы можно внедрить в работу компании за несколько дней, особенно если использовать облачные сервисы. Они платные, но это не расход, а инвестиция — в будущем автоматизация поможет сэкономить на сотрудниках.
  3. При автоматизации процессов в HR самое сложное — интегрировать новую систему со старыми сервисами, связать их, наладить перенос данных.
  4. В России и на Западе автоматизация HR начинается с IT-компаний и стартапов, которым легче переходить на новые технологии.
  5. В HR важно наладить аналитику — воспринимать процесс найма, как «воронку продаж», следить, на каких этапах отсеиваются кандидаты.
  6. В ближайшем будущем в HR будут еще больше автоматизировать найм сотрудников и обучение персонала, активно использовать big data для прогнозирования поведения.

    Но полной автоматизации не будет — технологии не заменят HR-специалистов в точечном поиске кандидатов.

Что почитать по теме: Про особенности HR на IT-рынке: как находить лучших программистов и продакт-менеджеров. Как работают облачные SaaS-сервисы. Что такое большие данные и чем они отличаются от другой информации.

Елена Шпрингер

Источник: https://mcs.mail.ru/blog/hr-tech-cifrovye-tekhnologii-v-najme-personala

Источник: https://zen.yandex.ru/media/mcs/hrtech-cifrovye-tehnologii-v-naime-personala-5dd266372978bf375cfab152

Какая программа лучше подходит для отдела кадров

Компьютерный кадровик — технология будущего

В любой, даже небольшой организации имеется персонал. Для того чтобы сотрудникам рассчитать заработную плату, их необходимо занести в специализированную программу – кадры. Большую популярность приобрела такая программа для отдела кадров, как 1С. Конечно, это приложение прекрасно справляется с поставленными задачами, но оно платное.

Только что открывшиеся организации иногда не могут позволить себе установку 1с кадры. Поэтому рекомендуется рассмотреть другие программы, которые распространяются бесплатно, но также хорошо справляются с поставленными задачами.

Выбор программы для кадров

В интернете можно найти более десятка программ, которые облегчат работу кадровика. Не стоит спешить устанавливать первое попавшееся приложение. Необходимо провести небольшой анализ, а затем сравнить все платные и бесплатные программы. Чаще всего кадровики используют следующий софт:

  • 1С: Зарплата и Кадры;
  • Корс-Кадры;
  • БухСофт: Зарплата и Кадры;
  • Сотрудники предприятия;
  • Кадры Плюс;
  • Отдел кадров;
  • Персонал Бизнес.

Каждая из представленных выше программ уникальна, при этом все они подходят для работы кадровых служб. Следует учесть, что часть программ бесплатная, а другая платная.

1С: Зарплата и Кадры

Программа 1С Кадры предназначена для кадрового учета, а также расчета заработной платы. Приложение работает с бюджетным и хозрасчетным финансированием. Программка может быть предназначена для организации учёта сотрудников, регистрации служебных помещений, а также для получения справочной информации по кадровому составу.

К основным возможностям относится:

  • Расчет заработной платы;
  • Создание штатного расписания;
  • Кадровый учет;
  • Налогообложение;
  • Формирование отчетности;
  • Возможность учета отработанного времени;
  • Работа с фондами оплаты труда.

Программа занимает лидирующие позиции по популярности. Единственный недочет приложения – его платность.

Корс-Кадры

Программа, предназначенная для кадрового учета. Благодаря приложению, кадровик может учитывать сотрудников предприятия, а также формировать все необходимые приказы.

Программка платная, ее можно приобрести за 1500 рублей. Если не хочется платить деньги, рекомендуется воспользоваться бесплатной версией продукта – Мини-кадрами.

Конечно, бесплатная версия немного урезана, но для основной работы ее функционала будет достаточно.

Основные возможности программки:

  • Создание анкеты сотрудника, со всеми данными (ФИО, Фотография, Образование и т.д.);
  • Ведение «календаря» кадровика (посещения, прогулы, больничные);
  • Создание всех необходимых приказов;
  • Составление отчетов;
  • Печать необходимых документов.

У программы интуитивно понятный интерфейс, поэтому с работой справится даже неопытный пользователь. Следует отметить, что у приложения имеется и сетевая версия.

БухСофт: Зарплата и Кадры

Программа Кадры занимает лидирующие позиции среди бесплатных приложений, предназначенных для кадрового учета. При желании можно приобрести лицензию, стоимость которой не превышает 1000 рублей в год. В этом случае вы получаете дополнительный функционал.

В программе можно вести учет таких данных, как:

  • Налогообложение;
  • Отпуска;
  • Больничные;
  • Карта сотрудника;
  • Командировки;
  • Перемещения;
  • Долги.

С программой «Зарплата и Кадры» можно работать не только через компьютер, но и через интернет, то есть для этих целей может быть использовано мобильное устройство.

Сотрудники предприятия

Это бесплатное приложение, предназначенное для кадровой работы. В отличие от многих программок, «Сотрудники предприятия» позволяет вести сразу несколько организаций.

Чтобы было проще работать с приложением, разработчики предусмотрели возможность работы с трех учетных записей: Администратор, Пользователь и Гость. В первом случае можно создавать и редактировать записи.

Что касается учетной записи «Пользователь», то она позволяет только заполнять уже созданные базы и документы. Гость способен только просматривать готовую документацию.

К основным возможностям программки можно отнести:

  • Возможность захвата камеры (для получения фото сотрудника);
  • Работа со сканером;
  • Создание трудовых договоров;
  • Разработка новых шаблонов;
  • Создание приказов;
  • Возможность расчета отпуска и стажа работы;
  • Ведение табеля учета рабочего времени;
  • Напоминание о необходимости прохождения медицинской комиссии;
  • Выгрузка документов в Word и Excel;
  • Отправка документов на печать.

Программка имеет сетевой доступ, а значит, с ней может работать сразу несколько сотрудников. Количество рабочих мест в программе не ограничено.

Кадры Плюс

Это многофункциональная программка, способствующая улучшенной работы отдела кадров. Следует сразу отметить, приложение платное, но его можно использовать в тестовом режиме в течение 55 дней. Этого времени достаточно, что полностью изучить функционал и понять подходит ли приложение для работы в вашей компании.

Основные функции «Кадры Плюс»:

  • Создание карточек для каждого сотрудника;
  • Учет рабочего времени;
  • Структуризация организации;
  • Классификация должностей;
  • Формирование табелей;
  • Создание всех необходимых приказов;
  • Расчет стажа сотрудника;
  • Учет движения каждого сотрудника;
  • Создание шаблонов для любых документов;
  • Экспорт документации в Excel;
  • Расчет отпуска.

Это неполный список возможностей программы. Подробнее с функционалом можно ознакомиться на официальном сайте разработчиков. Примечательно, что приложение может быть установлено даже на слабых компьютерах с ОС Windows XP.

Отдел кадров

Отдел кадров – это многофункциональная программа, способная заменить даже 1С. Следует сразу учесть, что приложение платное. Разработчики предоставляют бюджетным и государственным организациям скидку в размере 30%.

Интерфейс программки интуитивно понятен, поэтому сложностей в работе возникнуть не должно. Конечно, сначала могут возникнуть некоторые непонимания, так как «Отдел кадров» оснащен большим количеством функций. Со временем вся работа будет выполняться на автомате.

Основные функции приложения:

  • Создание подробной карточки сотрудника;
  • Импорт/Экспорт данных из 1С;
  • Создание кадровых документов;
  • Составление штатного расписания;
  • Расчет всех видов стажей;
  • Подключение любого типа классификатора;
  • Учет отпусков и командировок;
  • Экспорт данных для отправки в ПФР;
  • Работа со стандартными отчетами;
  • Статистика организации (свободные и занятые единицы).

На самом деле это не весь список того, что умеет делать программа. Вы можете работать с программкой по сети. При необходимости можно подключать дополнительного сотрудника, но за каждый аккаунт придется платить.

Персонал Бизнес

Профессиональное приложение необходимое для кадровой работы. Благодаря программе «Персонал Бизнес» осуществляется автоматизация кадрового делопроизводства. Программка ориентирована на такие организации, в которых отсутствует самостоятельная кадровая служба.

Управлять программой несложно, поэтому с задачей справится любой ответственный за кадровую работу сотрудник. Даже неподготовленный «кадровик» сможет вести полноценный кадровый учет. Версия «Персонал Бизнес» распространяется бесплатно. При необходимости можно перейти на «Pro» версию, но за отдельную плату.

Функционал программы:

  • Ведение карточек сотрудников;
  • Отслеживание перемещений и назначений;
  • Штатное расписание;
  • Табель учета рабочего времени;
  • Расчет стажа;
  • Планирование карьерного роста сотрудников;
  • Работа с нормативными документами;
  • Печать необходимых документов;
  • Создание текстовых и графических статистик;
  • Резервное копирование базы;
  • Возможность ведения справочно-нормативных документов.

Благодаря возможности создания запросов, можно извлечь любую информацию из базы. При этом подобную процедуру может выполнить сам кадровик без привлечения системного администратора.

Заключение

Не стоит недооценивать бесплатные программы. Они справляются с задачами не хуже платных продуктов. Конечно, у них могут быть некоторые нюансы, но это не сильно влияет на работу.

Из платных продуктов рекомендуется уделить особое внимание 1С Кадрам и Отдел Кадров. Что касается бесплатного софта, то прекрасным решением является Персонал Бизнес.

Необходимо сравнить программные продукты, а затем выбрать то, что больше подойдет вашей организации.

обзор программы

Источник: https://programka.net/sovety/1s-kadry

Электронный кадровый документооборот в организации — законодательство, порядок перехода

Компьютерный кадровик — технология будущего

— Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство — Электронный кадровый документооборот в организации

Современные технологии предоставляют российским работодателям широкие возможности для того, чтобы обеспечить ведение электронного кадрового документооборота в организации.

В то же время, на текущий момент переход на электронный кадровый документооборот может быть сопряжен с рядом трудностей и ограничений, о которых следует знать каждому руководителю или работнику отдела кадров.

Ряд документации в принципе не может вестись исключительно в таком формате — и все это необходимо учитывать при определении политики работы с документацией на предприятии.

Электронный кадровый документооборот — что это такое

Понятие документооборота подразумевает под собой работу с любой документацией в организации с момента ее создания и до момента направления в архив.

Соответственно, кадровый документооборот — это движение всей документации, связанной с кадровым делопроизводством на предприятии.

Таким образом, под электронным кадровым документооборотом подразумевается перенесение всех или части мероприятий по работе с кадрами на предприятии в электронный формат.

Электронный документооборот, как таковой, возник с массовым распространением компьютерной техники и позволил решить множество проблем, упростив ведение документации, ускорив ее движение и создав новые возможности для ведения бизнеса во многих аспектах хозяйственной деятельности. Соответственно, электронный кадровый документооборот также подразумевает наличие большого потенциала для ведения кадрового делопроизводства и упрощения взаимодействий как внутри предприятия, так и за его пределами.

Тем не менее, электронный кадровый документооборот подразумевает значительное количество дополнительных рисков и ограничений. В частности, кадровая документация практически всегда связана с использованием персональных данных сотрудников.

Поэтому работодателям и организациям, которые хотят обеспечить движение кадровой документации в электронном виде, необходимо в обязательном порядке озаботиться вопросами обеспечения безопасности персональных данных трудящихся — в противном случае компания может быть привлечена к ответственности.

Кроме этого, в вопросах взаимодействия с сотрудниками и контролирующими органами необходима выработка единого комплекса мер, который обеспечивал бы полноценное правовое регулирование всех аспектов взаимоотношений в рамках электронного кадрового документооборота. Сейчас подобные системы в определенном виде используются во многих странах мира, и Россия не является исключением.

Однако необходимо понимать, что в Российской Федерации кадровый электронный документооборот пока что не предполагает возможность полного переноса всего делопроизводства в электронный формат.

Так, допускаются лишь отдельные виды взаимодействий с использованием кадровых документов в электронном формате при непосредственном согласии всех сторон на ведение его именно в подобной форме.

Большая же часть кадровых мероприятий все так же требует в обязательном порядке ведения и традиционных, бумажных документов.

Отсутствие четких механизмов правового регулирования электронного кадрового документооборота, а также требование ведения ряда документации в бумажном виде не ограничивает работодателей в возможности оптимизации внутреннего кадрового документооборота путем дублирования имеющейся документации в электронном формате.

Однако работодатель при этом обязан в полной мере обеспечивать соблюдение действующего законодательства об электронном делопроизводстве, а также об обеспечении безопасности персональных данных или же иной защищенной законом информации.

Знать о том, как именно может быть организован электронный кадровый документооборот в организации, каковы его потенциальные преимущества и недостатки, и как именно обеспечивается правовое регулирование такого аспекта взаимоотношений, следует каждому руководителю и кадровику.

Ведь несмотря на относительно малую применимость электронного документооборота в кадровом деле сейчас, Правительство РФ активно ищет способы обеспечения возможности ведения полноценного электронного кадрового документооборота или хотя бы расширения допустимых мероприятий и операций, которые можно было бы проводить в электронному формате.

Плюсы и минусы перехода на электронный кадровый документооборот

Электронный кадровый документооборот обладает огромным количеством преимуществ перед традиционными способами ведения документации. Так, к положительным аспектам внедрения электронного кадрового документооборота в организации можно отнести следующие его особенности:

  • Ускорение взаимодействий. Традиционный документооборот требует значительных затрат времени на транспортировку физических носителей информации. В случае с крупными компаниями, письмо может следовать из одного города в другой в течение нескольких дней. В то же время электронный документооборот позволяет осуществить передачу информации мгновенно.
  • Снижение расходов. Это достоинство электронного кадрового документооборота прямо происходит из предыдущего. В связи с отсутствием необходимости передачи физической документации, предприятие не несет расходов по этому направлению деятельности в принципе.
  • Упрощение ведения учета документации. За счет наличия электронного реестра кадровой документации значительно упрощается ее учет и исключается вероятность создания документов с дублирующимися номерами. При этом ускоряется поиск необходимых документов и обеспечивается эффективное их использование.
  • Улучшение организационных возможностей. Электронный кадровый документооборот может вестись в том числе в отношении распорядительной документации в организации. Подобный подход позволяет одновременно с изданием подобных документов обеспечивать пошаговый контроль их исполнения и проверку эффективности принимаемых решений, с возможностью корректировок со стороны руководства в режиме живого времени и без необходимости личного контроля исполнения на месте.

Однако, электронный кадровый документооборот имеет и ряд существенных недостатков, как связанных с нормативным урегулированием этого вопроса, так и глобальных, свойственных подобному механизму взаимодействия в принципе. К минусам электронного кадрового документооборота в организации можно отнести следующие особенности подобного способа организации взаимодействий:

  • Значительные первичные затраты. Необходимость организации системы электронного кадрового документооборота требует приобретения особых программных решений, обеспечения материально-технической базы, обучения сотрудников работе с системой, а также приобретения электронных подписей за исключением ряда ситуаций.
  • Дополнительные риски безопасности. Любая электронная система кадрового документооборота требует также дополнительных затрат для обеспечения необходимого уровня безопасности, ведь в ее рамках в обязательном порядке будет происходить обработка персональных данных работников. При этом нарушение порядка обработки может привести к негативным последствиям для предприятия.
  • Отсутствие законодательного регулирования. На текущий момент в Российской Федерации законодательство позволяет использование электронного кадрового документооборота лишь в ограниченном виде в отношении отдельных нюансов и аспектов кадрового делопроизводства.

Таким образом, пока еще электронный кадровый документооборот в Российской Федерации не является полностью возможным в принципе. В то же время опыт ряда других мировых государств свидетельствует о том, что подобные системы могут быть реализованы и могут позволить значительно улучшить эффективность деятельности всей компании в целом и как минимум ее кадрового отдела в частности.

Когда возможен переход на электронный кадровый документооборот

Как можно понять из вышеприведенной информации, на текущий момент в Российской Федерации невозможен полный переход на электронный кадровый документооборот.

Законодательные требования, касающиеся оформления кадровой документации, прямо предусматривают необходимость ведения традиционной бумажной документации с обеспечением ее соответствующего учета и хранения в течение строго определенного срока.

Однако, уже сейчас есть ряд нормативных документов, позволяющих частично вести кадровый документооборот в электронном виде. В частности, на текущий момент это касается следующей документации:

  • Трудовые договоры. Российское законодательство позволяет удаленное заключение трудовых договоров в электронном виде, пусть и с последующим их физическим дублированием при оформлении дистанционных работников. При этом в обязательном порядке должна использоваться усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись.
  • Трудовые книжки. Внедрение электронных трудовых книжек стало еще одним шагом по диджитализации российского правового поля и трудовых взаимоотношений. С начала 2020 года все сотрудники могут принять решение о том, какой документ им следует оформить — традиционную бумажную трудовую книжку или электронную. Однако с 2021 года планируется полный отказ от бумажной документации — и снятие ответственности с работодателей за ее хранение. Конечно, продолжать использовать старые трудовые книжки пока что запрещать не планируют, однако новые в будущем выдаваться не будут.
  • Оформление отпусков. Работодатель вправе предусмотреть возможность связи по электронным каналам со своими работниками и принятие от них заявлений путем простого направления письма на электронную почту или иными способами коммуникации. Такие возможности допускается использовать только при согласии сотрудников, и только если это предусмотрено локальными нормативными актами.

Несмотря на то, что лишь эти аспекты электронного кадрового документооборота в России пока что имеют нормативное регулирование с точки зрения законодательства, имеет место тенденция к упрощению ведения бизнеса и переводу большей части операций и взаимодействий в электронный формат. Таким образом, в относительно недалеком будущем, при разработке соответствующих механизмов взаимодействия, можно считать вполне вероятным внедрение и иных аспектов электронного кадрового документооборота.

Несмотря на то, что большая часть кадровой документации в России сейчас должна обрабатываться в традиционном, бумажном виде, законодательство не запрещает параллельно с обычным кадровым документооборотом, вести и электронные системы по документообороту в целях упрощения взаимодействий, решения организационных вопросов и учета имеющейся документации. Более того, существует достаточно много программных продуктов, упрощающих деятельность специалистов по кадровому делу и обеспечивающих достаточно эффективный электронный кадровый документооборот в бизнесе.

Нюансы и особенности внедрения электронного кадрового документооборота в России

Переход на электронный кадровый документооборот уже давно рассматривается Правительством РФ и другими контролирующими органами, как необходимый этап в реформировании и улучшении государственной политики РФ.

Так, Министерство Труда неоднократно анонсировало ряд пилотных проектов, к которым присоединялись такие работодатели как Альфабанк, АвтоВАЗ и РЖД, в рамках которых изучалась возможность использования электронного кадрового документооборота в целом, в отношении как внутренней документации предприятий, так и взаимодействия организаций с государственными органами.

Представители Минтруда и работодатели уже столкнулись с рядом ограничений по итогам проведенных экспериментов с электронным кадровым документооборотом. Так, с одной стороны, обеспечение безопасности требует оформления на каждого сотрудника усиленной квалифицированной электронной подписи.

И такое решение с учетом стоимости ее оформления сводит на нет большую часть преимуществ электронного кадрового документооборота.

С другой стороны, подобная проблема частично уже была решена возможностью вести ряд аспектов кадрового делопроизводства при согласии сотрудника и работодателя без применения подобных методов защиты.

Еще одной проблемой стали дополнительные риски, появляющиеся из-за отсутствия бумажной документации. Так, в случае повреждения материальных носителей данных работники рискуют потерять значительную часть информации о своей работе, как и работодатели.

Поэтому предполагается, что в будущем законодательство все так же будет обязывать работодателей и сотрудников дублировать ряд документов на бумажных носителях или производить их регистрацию на серверах контролирующих органов, чтобы обеспечить надежную защиту документов от возможной утери, несанкционированного доступа или порчи.

(10 голос., 4,40 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/elektronnyj-kadrovyj-dokumentooborot-v-organizatsii.html

Кадровый документооборот: что ждет участников эксперимента

Компьютерный кадровик — технология будущего

Речь о переводе кадрового документооборота в электронный формат зашла еще в 2017 году в связи с национальной программой «Цифровая экономика». По замыслу разработчиков переход на кадровый ЭДО:

  • повысит качество управления за счет ускоренного обмена информацией;
  • упростит взаимодействие работников с кадровой службой и контролирующими органами;
  • обезопасит кадровые документы, содержащие в том числе персональные данные сотрудников;
  • сократит расходы на печать и бумагу.

В 2018 году работу с кадрами «оцифровали» компании-гиганты: «Российские железные дороги», «Газпром», «АвтоВаз» и пр. Пилотный проект цифрового документооборота выявил серьезные проблемы, решение которых взял на себя Минтруд.

Весной 2020 года актуальность вопроса возросла: половина страны перешла на удаленную работу и оформлять документы по всем правилам работодателям стало сложнее. В апреле Президент РФ подписал Федеральный закон № 122-ФЗ, который дал старт масштабному эксперименту по всей стране. Порядок и сроки его проведения, требования к участникам утверждены Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240Н.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.

Как будет проходить оцифровка кадрового документооборота

Проект предполагает, что документы кадровые службы будут оформлять, подписывать и хранить только в электронном виде — без дублирования на бумаге. Работодатели могут работать в своих системах или в информационной системе «Работа в России».

Участники эксперимента самостоятельно определяют, какие типы документов они готовы перевести в цифровой формат: трудовые договоры, приказы о приеме на работу или увольнении, график отпусков и пр. Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Как должен подписывать документы работник, в законе № 122-ФЗ не уточняется.

Особое правило введено только для трудовых и ученических договоров, договоров о материальной ответственности. Их сотрудник подписывает простой подписью, если организация ведет документооборот в системе «Работа в России», или усиленной неквалифицированной — если в своей учетной системе.

Эксперимент не распространяется на электронные трудовые книжки. Эту сферу регулирует Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Участие в проекте добровольное. О своем желании присоединиться к эксперименту может заявить учреждение или коммерческая организация любой сферы деятельности.

Работодатель не может заставлять сотрудников вести документы в электронном виде. Они присоединяются к проекту добровольно, вправе отказаться от участия на старте и даже выйти из проекта в любой момент. К эксперименту можно привлекать соискателей и только устроившихся работников.

Специалист по кадровому учету Контура Алсу Гензель:

«Контур тоже принимает участие в эксперименте Минтруда. Свое согласие уже дали около 50 % сотрудников, и этот показатель меняется ежедневно. На онлайн-подписание документов мы перевели приказы по командировкам и всем видам отпусков».

Не могут участвовать в эксперименте сотрудники, временно занятые в организации по договору о предоставлении персонала, а также дистанционные работники. Документооборот с последними регулируется ст. 312.2 ТК РФ. Основные документы могут быть оформлены электронно, но работодатель обязан в срок до трех дней отправить бумажный экземпляр почтой.

Все расходы, связанные с экспериментом, в том числе затраты на оформление электронных подписей для сотрудников, работодатели берут на себя.

Как принять участие в эксперименте

Если ваша организация хочет присоединиться к проекту, до 1 декабря 2020 года подайте заявление в Минтруд России. В заявлении укажите: ИНН и название, штатную численность и предварительное количество сотрудников-участников эксперимента. Образец заявления вы найдете в Приложении № 1 к приказу № 240.

Кроме того, проведите предварительную подготовку:

  1. Определите типы документов, которые будут вестись только в цифровом формате.
  2. Получите согласие работников на участие в эксперименте, сформируйте список желающих.
  3. Внесите изменения в локальные нормативные акты, в том числе регулирующие использование электронной подписи, обработку персональных данных и пр.
  4. Ознакомьте работников с порядком проведения эксперимента и сопутствующими документами.
  5. Установите программу для кадрового ЭДО или используйте информационную систему «Работа в России» — сейчас система в разработке, в эксплуатацию ее запустят 20 июля.

Обратите внимание: работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников, в том числе в электронных документах, поэтому установленная учетная программа и система передачи документов должны соответствовать требованиям № 152-ФЗ.

Какую отчетность будут сдавать работодатели

Будьте готовы в ходе эксперимента подавать в Минтруд промежуточные отчеты:

  • до 1 августа 2020 года;
  • до 1 декабря 2020 года;
  • до 2 апреля 2021 года.

Отчет должен содержать сведения:

  1. Количество сотрудников, которые согласились участвовать в эксперименте изначально, процент участвующих на начало отчетного этапа, доля вышедших досрочно.
  2. Перечень документов, которые работодатель выбрал для эксперимента.
  3. Перечень мероприятий, которые провел работодатель, чтобы перейти на электронный учет документов, в том числе:
    • доработка установленного ПО;
    • настройка взаимодействия с информационной системой «Моя работа»;
    • меры по защите информации и пр.
  4. Наличие технических проблем.
  5. Количество жалоб/споров с сотрудниками с разбивкой по темам.
  6. Предложения по доработке системы электронного кадрового учета.

Подобные срезы позволят собрать максимально полную картину и дать оценку эффективности эксперимента. После анализа результатов Минтруд решит, какие еще доработки нормативно-правовой и технической баз нужны, чтобы система электронного кадрового документооборота работала без сбоев и обеспечивала стабильное взаимодействие работодателей с сотрудниками.

Источник: https://kontur.ru/articles/5817

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: