Компаниям могут разрешить вести электронный кадровый документооборот

Содержание
  1. Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям
  2. Кто может участвовать в эксперименте
  3. Как создавать и подписывать электронные кадровые документы
  4. Сколько хранить документы и как представлять для проверки
  5. Что надо сделать работодателю до начала эксперимента
  6. Участие работников и соискателей
  7. Как перейти на кадровый ЭДО с сотрудниками? 6 шагов от Docsvision
  8. Шаг 1. Описание текущих кадровых процессов и сопутствующих документов
  9. Шаг 2. Оценка рисков перевода документов в КЭДО
  10. Шаг 3. Аудит кадровых документов
  11. Шаг 4. Оптимизация процессов
  12. Шаг 5. Выбор платформы для КЭДО
  13. Шаг 6. Подготовка нормативной документации о переходе к КЭДО
  14. Кадровый документооборот: что ждет участников эксперимента
  15. Как будет проходить оцифровка кадрового документооборота
  16. Как принять участие в эксперименте
  17. Какую отчетность будут сдавать работодатели
  18. Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы
  19. Особенности организации кадрового ЭДО
  20. Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками
  21. Эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту. Эпизод №2 «Большие надежды» #законодательство #СЭД #ECMJ
  22. Кадровое делопроизводство 2020: выводы самоизоляции
  23. Кадровый ЭДО снова, или Show must go on
  24. Что будет дальше

Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям

Компаниям могут разрешить вести электронный кадровый документооборот

Власти планируют со временем перевести кадровый документооборот компаний и предпринимателей в электронную форму. Для этого запущен эксперимент, в котором могут принять добровольное участие работодатели, сотрудники и кандидаты на трудоустройство.

Главные принципы перехода на электронные кадровые документы закреплены в Федеральном законе от 24.04.20 № 122-ФЗ. Детали Минтруд должен разработать и утвердить специальным положением. Для перехода среди прочего будет использоваться сервис «Работа в России».

Каждый работодатель обязан оформлять кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры и проч. Закон требует, чтобы они были составлены на бумажном носителе. А с некоторыми необходимо ознакомить работника в письменной форме под роспись (например, с извещением о начале отпуска).

СПРАВКА. Исключение составляют трудовые книжки. Уже в 2020 году работодатели вправе заменить их электронными сведениями о трудовой деятельности (при наличии заявления от работника). А с января 2021 года на граждан, трудоустроенных впервые, «бумажные» трудовые книжки вовсе перестанут заводить (см. «Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году»).

Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»

По замыслу властей компании и предприниматели со временем должны отказаться от любых бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Переход уже стартует, но пока в рамках эксперимента. Суть его в следующем. Работодателям, сотрудникам и лицам, которые устраиваются на работу, предложат использовать кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумаге.

ВНИМАНИЕ. Участие в эксперименте добровольное. Если организация или ИП предпочтет от него отказаться, никаких санкций не последует. То же относится к сотрудникам и претендентам на вакантные должности.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года включительно. Если он себя оправдает, будут разработаны поправки в ТК РФ, которые сделают переход на электронные кадровые документы повсеместным.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Кто может участвовать в эксперименте

Для работодателей ограничений нет — присоединиться к эксперименту вправе любая организация или предприниматель.

В отношении сотрудников существует два ограничения.

  1. Дистанционные работники. Они не участвуют в эксперименте, так как могут обойтись без «бумажных» документов по иному основанию. Согласно статье 312.1 ТК РФ, они вправе обмениваться с работодателями электронными документами, подписанными квалифицированными электронными подписями (КЭП).
  2. Люди, временно направленные работодателями к другим компаниям или физлицам по договору о представлении персонала. Для таких работников «бумажные» документы обязательны.

Как создавать и подписывать электронные кадровые документы

Работодатель, присоединившийся к эксперименту, должен внедрить у себя информационную систему (ИС) для создания, хранения и использования электронной кадровой документации. Возможен и другой вариант — адаптировать ИС, которая уже установлена на предприятии. Плюс к этому желательно обеспечить взаимодействие с системой «Работа в России».

СПРАВКА. Информационно-аналитическая система Общероссийская база вакансий «Работа в России» — это, по сути, государственное кадровое агентство. Его услуги бесплатны для соискателей и работодателей. Каждый работодатель, сотрудник и соискатель может открыть в этой базе личный кабинет через портал госуслуг.

Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России» Получить через час

Работодатели размещают в своих личных кабинетах информацию о грядущей ликвидации организации, о сокращении штата и иные сведения о занятости (п. 3.1 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1; постановление Правительства РФ от 12.04.20 № 486). Однако штрафы за отказ от размещения этой информации в настоящее время не предусмотрены.

Далее компании или ИП нужно утвердить перечень видов кадровых документов, которые будут составляться в электронном виде. Закон № 122-ФЗ установил только одно ограничение — в данный список нельзя включить трудовые книжки.

Оформлять документы, указанные в перечне, и вносить в них изменения следует при помощи собственной информационной системы работодателя, либо базы «Работа в России». Заверять их надо электронными подписями (см. табл.).

ВАЖНО. Все расходы по получению и использованию электронной подписи сотрудника несет работодатель. Отсутствие у человека ЭП не может стать причиной для отказа в трудоустройстве.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Таблица

Как подписывать электронные кадровые документы

Кадровый документКакие подписи используется, если документ создан или изменен при помощи:
собственной ИС работодателябазы «Работа в России»
Трудовой договорДве усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП.Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»).
Договор о материальной ответственности
Ученический договор
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Прочие кадровые документыУсиленная квалифицированная ЭП работодателя. Какую подпись должен поставить сотрудник при ознакомлении, в законе № 122-ФЗ не сказано. Возможно, этот момент прояснит Минтруд в положении (оно будет принято позже).

Сколько хранить документы и как представлять для проверки

Срок хранения электронных кадровых документов такой же, как и для «бумажных» экземпляров (подробнее о сроках см. «Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов»).

Предъявить при проверке документы, составленные в рамках эксперимента, можно одним из двух способов: в электронном виде (подписав усиленной КЭП) или в виде бумажной копии с собственноручной подписью.

Бесплатно найти организацию или ИП в списке плановых неналоговых проверок

Что надо сделать работодателю до начала эксперимента

Кроме создания или адаптации собственной ИС, подключения к базе «Работа в России» и утверждения перечня видов документов, необходимо совершить и другие действия:

  • определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);
  • не позднее чем за один месяц до начала реализации эксперимента письменно уведомить об этом каждого сотрудника и предложить подать заявление об участии в эксперименте или об отказе;
  • сформировать и утвердить список работников;
  • внести изменения в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты (ЛНА), в частности, об использовании электронной подписи (при необходимости);
  • ознакомить работников под роспись с ЛНА, связанными с проведением эксперимента;
  • внести изменения в коллективные и трудовые договоры, указав все детали участия в эксперименте.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Участие работников и соискателей

Сотрудники и кандидаты на вакантную должность вправе присоединиться к эксперименту или отказаться от него. В последнем случае организация или ИП не может уволить работника, либо использовать отказ как причину не принять соискателя в штат.

Работник, который согласился на участие в эксперименте, может в любой момент передумать, письменно уведомив об этом работодателя не позднее чем за две недели.

Если сотруднику нужен какой-либо кадровый документ, составленный в электронном виде, его можно запросить у работодателя.

Для этого следует подать заявление и сообщить способ передачи документа: в электронном виде (подписанный КЭП работодателя), в виде заверенной бумажной копии или через личный кабинет работника на портале «Работа в России».

Компания или предприниматель обязаны безвозмездно предоставить запрошенные документы в течение трех рабочих дней. Аналогичным образом при увольнении передается копия приказа о расторжении трудового договора.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/comments/2020/5/15664

Как перейти на кадровый ЭДО с сотрудниками? 6 шагов от Docsvision

Компаниям могут разрешить вести электронный кадровый документооборот
« Назад

09.07.2020 12:25

Режим самоизоляции перевел многих сотрудников на удаленную работу и поставил на паузу ведение кадрового документооборота. Пусть новые условия уменьшили число командировок, но отпуска, больничные, увольнение и трудоустройство новых сотрудников на паузу не поставишь, документы с сотрудниками, в том числе и удаленными, нужно как-то оформлять.

По результатам опроса Gartner, после окончания режима самоизоляции 74% компаний планируют оставить часть сотрудников на удаленной работе. Значит, временный режим перейдет в обычный.

В новых условиях отдел по работе с персоналом будет вынужден адаптировать свои процессы и организовать работу с дистанционными сотрудниками.

Как перейти к кадровому электронному документообороту с сотрудниками, расскажем в этой статье.

Нормативная база в России для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) еще формируется. После введения электронных трудовых книжек в 2020 г. ожидаются поправки в Трудовом кодексе, соответствующий законопроект был оперативно подготовлен и
16 июня 2020 г. вынесен на рассмотрение в Госдуму.

Одна из целей этого законопроекта звучит так: «Максимальный переход на электронный документооборот в рамках регулирования труда дистанционных работников, снижения объёмов дублирования документов на бумажных носителях». И ранее также А.О.

Котяков, Министр труда и социальной защиты, на одном из совещаний предложил дать возможность работодателям с 2021 года вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

Все это подтверждает то, что в ближайшее время кадровый документооборот полностью станет электронным и подготовиться к такому переходу лучше заранее — решить как организационные, так и технические вопросы.

Организационные вопросы заключаются в подготовке нормативных документов и регламентов по работе с КЭДО. К техническим вопросам относится то, в какой системе будет реализован КЭДО и как ее правильно выбрать.

Пройдя 6 основных шагов по подготовке к переходу на КЭДО вы получите максимальную отдачу от нововведений и избежите ошибок.

Шаг 1. Описание текущих кадровых процессов и сопутствующих документов

Чтобы автоматизировать процесс, его нужно сначала описать. Поэтому процесс перехода на КЭДО начинается с внутренней оценки процессов и документов, используемых в компании. На первом шаге к КЭДО необходимо определить типовые формы взаимодействия и порядок согласования и работы с документами.

Например, опишем процесс подготовки графика отпусков в компании. Сотрудник кадровой службы отправляет по компании уведомление о начале формирования графика отпусков. Работник готовит заявление о разделении отпуска на части, где информирует о своих планах.

Его линейный руководитель собирает сводные сведения по отделу и отправляет данные в кадровую службу. После многократных напоминаний и переписки сотрудник отдела кадров получает все данные для подготовки общего графика отпусков по компании.

В завершение с этим документом обычно требуется ознакомить всех сотрудников.

Шаг 2. Оценка рисков перевода документов в КЭДО

После описания процессов каждый кадровый документ необходимо оценить на предмет возможности перевода в КЭДО. Такой анализ или внутренний аудит позволит отказаться от избыточных и дублирующих документов.

Дополнительно на этом шаге на основании анализа трудового законодательства, нормативно-правовой базы и судебной практики рекомендуется проанализировать каждый документ на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.

Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:

  1. Законодательно перевод в электронную форму
    1. Разрешен
    2. Точно не указано
    3. Запрещен
  2. Законодательное требование к ознакомлению с документом под подпись
    1. Нет, не указано
    2. Прямо не указано
    3. Да, требуется
  3. Требования к срокам хранения
    1. Менее 10 лет
    2. Более 10 лет
    3. Постоянно
  4. Требования к подписи:
    1. Простая электронная подпись
    2. Неквалифицированная электронная подпись
    3. Квалифицированная электронная подпись или собственноручная
  5. Судебная практика
    1. Положительная для работодателя
    2. Есть как положительная, так и негативная
    3. Судебная практика отсутствует
  6. Требование предоставлять документ в сторонние организации
    1. Отсутствует
    2. Предоставляется в электронном виде
    3. Предоставляется в бумажном виде

Соотнесите каждый кадровый документ с описанными параметрами, чтобы оценить возможность и риск его переноса в электронный вид.

Шаг 3. Аудит кадровых документов

Мы описали документы, которые задействованы в системе кадрового делопроизводства. Затем определили параметры, чтобы оценить риск перевода их в электронный вид. Теперь разделим операционные документы по степени риска перевода их в КЭДО на три группы:

  1. Низкий риск перевода к КЭДО — документы не являются обязательными и/или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, некоторые заявления, документация по внутренним процессам.
  2. Умеренный риск при переводе к КЭДО — группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде и есть положительная судебная практика. Например, табели учёта рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку.
  3. Высокий риск в случае перевода к КЭДО присваиваем документам, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.

После составления списка документов, которые будут переведены в электронный вид, определите, какой вид электронной подписи для них необходим и кто в организации имеет право на соответствующие электронные подписи. Проведите аудит технического оснащения: есть ли у сотрудников доступ к внутренним системам и порталам, имеют ли они соответствующие токены.

Электронная подпись — это информация в электронном виде, которая используется для определения лица, подписывающего информацию в электронном документе. Она является полноценной заменой рукописной подписи и обладает полной юридической силой в России. Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» определяет три вида электронных подписей:

  • Простая электронная подпись (ПЭП) позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует, что документ останется неизменным после его подписания. В корпоративных системах авторство пользователя определяют просто по учетной записи Windows, а также пользователь может быть идентифицирован, например, по логину и паролю на сервере госуслуг. ПЭП можно использовать только при наличии соответствующего соглашения с участниками электронного обмена.  
  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет подтвердить авторство и доказывает неизменность информации, содержащейся в документе. В отличие от простой подписи она содержит криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документа. Для получения НЭП достаточно внутри компании настроить соответствующий сервер, где будут бесплатно формироваться подписи для сотрудников. Для признания юридической значимости НЭП также необходимо соглашение между организацией и сотрудником.  
  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП), обладая всеми признаками НЭП, но может быть получена только в специальных удостоверяющих центрах, аккредитованных государством. Для использования КЭП также требуется специальное программное обеспечение на компьютере сотрудника. Эта подпись приравнивается к собственноручной подписи сотрудника и не требует заключения никаких дополнительных соглашений.

Шаг 4. Оптимизация процессов

После аудита операционных документов посмотрите на описанные процессы сторонним взглядом — по возможности упростите процессы согласования и утверждения документов.

Откажитесь от хранения нескольких версий документов, если такое упрощение допускают требования и регламенты. Разработайте и максимально используйте типовые формы.

В результате отказа от включения лишней информации в документ вы сможете автоматизировать его обработку.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет отказаться от очного согласования документов, передачи их на бумаге. Еще одним шагом может быть предоставление работникам доступа к информационным системам.

Вернемся к процессу подготовки графика отпусков, как может измениться работа с документами. Специалист кадровой службы делает рассылку из системы электронного документооборота о начале формирования графика отпусков.

Последующая заявка работника с желаемыми датами выполняет требование ТК РФ о соглашении между работником и работодателем при разделении отпуска на части — дополнительное заявление об этом писать не нужно. Линейный руководитель согласовывает заявку и не готовит отдельно сводный график по отделу.

Таким образом, электронный документооборот помогает избавиться от двух документов в процессе подготовки графика отпуска. После получения всех сведений в электронном виде сотрудник отдела кадра избавляется от кропотливой работы с цифрами для финальной подготовки общего графика отпусков по компании.

Автоматизация процесса значительно экономит время и упрощает контроль на каждом этапе.

Шаг 5. Выбор платформы для КЭДО

После определения документов для перевода в КЭДО и описания процесса работы с ними, необходимо выбрать систему, в которой будет реализован новый подход кадрового делопроизводства. Универсального решения этой задачи не существует, как, например, в бухгалтерии, где 1С воспринимается как универсальное стандартное решение.

В каждой компании есть системы кадрового учета, но они не обладают функциональностью для длительного хранения документов и создания архивов. Такими функциями обладают системы электронного документооборота (СЭД), в которых также могут быть автоматизированы процессы кадрового документооборота.

СЭД позволяет создавать документы по шаблону, запускать их на согласование и ознакомление в электронном виде, подписывать документы электронной подписью.

Также на базе СЭД создается электронный архив кадровых документов, формируется досье по всем сотрудникам компании.

И важно чтобы система КЭДО быть гибкой в настройке и могла быстро изменяться, если в законодательных или нормативных актах произойдут изменения, то компания должна легко адаптироваться и отразить изменения в своей ИТ-системе.

Шаг 6. Подготовка нормативной документации о переходе к КЭДО

Когда компания определит, какие документы будут переведены в ЭДО, потребуется подготовить соответствующую нормативную документацию:

  • Положение об электронном документообороте.
  • Изменения в коллективный договор, трудовой договор, ЛНА (при необходимости).
  • Соглашение между работником и работодателем об использовании электронной подписи.
  • Регламент по использованию электронной подписи.

Если вы пропустите этот шаг, а в компании возникнет судебный спор, то электронные документы не будут приняты в качестве доказательства в суде. Перед переходом к КЭДО требуется заключить соглашения с участниками процессов, обновить доверенности, издать внутренние документы для закрепления сформированного подхода.

В будущем рабочее место сотрудников кадровой службы будет цифровым. Насколько грамотно и удобно оно будет организовано, зависит от готовности компании трансформироваться, внедрять технологии и становится гибче в консервативных вопросах учёта.

Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн».

Продвижение проектовРеклама мероприятий Корпоративные блоги

на NEO HR

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Предложить свою статью к публикации

Источник: https://neohr.ru/kadrovye-voprosy/article_post/kak-perejti-na-kadrovyj-edo-s-sotrudnikami-6-shagov-ot-docsvision

Кадровый документооборот: что ждет участников эксперимента

Компаниям могут разрешить вести электронный кадровый документооборот

Речь о переводе кадрового документооборота в электронный формат зашла еще в 2017 году в связи с национальной программой «Цифровая экономика». По замыслу разработчиков переход на кадровый ЭДО:

  • повысит качество управления за счет ускоренного обмена информацией;
  • упростит взаимодействие работников с кадровой службой и контролирующими органами;
  • обезопасит кадровые документы, содержащие в том числе персональные данные сотрудников;
  • сократит расходы на печать и бумагу.

В 2018 году работу с кадрами «оцифровали» компании-гиганты: «Российские железные дороги», «Газпром», «АвтоВаз» и пр. Пилотный проект цифрового документооборота выявил серьезные проблемы, решение которых взял на себя Минтруд.

Весной 2020 года актуальность вопроса возросла: половина страны перешла на удаленную работу и оформлять документы по всем правилам работодателям стало сложнее. В апреле Президент РФ подписал Федеральный закон № 122-ФЗ, который дал старт масштабному эксперименту по всей стране. Порядок и сроки его проведения, требования к участникам утверждены Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240Н.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.

Как будет проходить оцифровка кадрового документооборота

Проект предполагает, что документы кадровые службы будут оформлять, подписывать и хранить только в электронном виде — без дублирования на бумаге. Работодатели могут работать в своих системах или в информационной системе «Работа в России».

Участники эксперимента самостоятельно определяют, какие типы документов они готовы перевести в цифровой формат: трудовые договоры, приказы о приеме на работу или увольнении, график отпусков и пр. Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Как должен подписывать документы работник, в законе № 122-ФЗ не уточняется.

Особое правило введено только для трудовых и ученических договоров, договоров о материальной ответственности. Их сотрудник подписывает простой подписью, если организация ведет документооборот в системе «Работа в России», или усиленной неквалифицированной — если в своей учетной системе.

Эксперимент не распространяется на электронные трудовые книжки. Эту сферу регулирует Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Участие в проекте добровольное. О своем желании присоединиться к эксперименту может заявить учреждение или коммерческая организация любой сферы деятельности.

Работодатель не может заставлять сотрудников вести документы в электронном виде. Они присоединяются к проекту добровольно, вправе отказаться от участия на старте и даже выйти из проекта в любой момент. К эксперименту можно привлекать соискателей и только устроившихся работников.

Специалист по кадровому учету Контура Алсу Гензель:

«Контур тоже принимает участие в эксперименте Минтруда. Свое согласие уже дали около 50 % сотрудников, и этот показатель меняется ежедневно. На онлайн-подписание документов мы перевели приказы по командировкам и всем видам отпусков».

Не могут участвовать в эксперименте сотрудники, временно занятые в организации по договору о предоставлении персонала, а также дистанционные работники. Документооборот с последними регулируется ст. 312.2 ТК РФ. Основные документы могут быть оформлены электронно, но работодатель обязан в срок до трех дней отправить бумажный экземпляр почтой.

Все расходы, связанные с экспериментом, в том числе затраты на оформление электронных подписей для сотрудников, работодатели берут на себя.

Как принять участие в эксперименте

Если ваша организация хочет присоединиться к проекту, до 1 декабря 2020 года подайте заявление в Минтруд России. В заявлении укажите: ИНН и название, штатную численность и предварительное количество сотрудников-участников эксперимента. Образец заявления вы найдете в Приложении № 1 к приказу № 240.

Кроме того, проведите предварительную подготовку:

  1. Определите типы документов, которые будут вестись только в цифровом формате.
  2. Получите согласие работников на участие в эксперименте, сформируйте список желающих.
  3. Внесите изменения в локальные нормативные акты, в том числе регулирующие использование электронной подписи, обработку персональных данных и пр.
  4. Ознакомьте работников с порядком проведения эксперимента и сопутствующими документами.
  5. Установите программу для кадрового ЭДО или используйте информационную систему «Работа в России» — сейчас система в разработке, в эксплуатацию ее запустят 20 июля.

Обратите внимание: работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников, в том числе в электронных документах, поэтому установленная учетная программа и система передачи документов должны соответствовать требованиям № 152-ФЗ.

Какую отчетность будут сдавать работодатели

Будьте готовы в ходе эксперимента подавать в Минтруд промежуточные отчеты:

  • до 1 августа 2020 года;
  • до 1 декабря 2020 года;
  • до 2 апреля 2021 года.

Отчет должен содержать сведения:

  1. Количество сотрудников, которые согласились участвовать в эксперименте изначально, процент участвующих на начало отчетного этапа, доля вышедших досрочно.
  2. Перечень документов, которые работодатель выбрал для эксперимента.
  3. Перечень мероприятий, которые провел работодатель, чтобы перейти на электронный учет документов, в том числе:
    • доработка установленного ПО;
    • настройка взаимодействия с информационной системой «Моя работа»;
    • меры по защите информации и пр.
  4. Наличие технических проблем.
  5. Количество жалоб/споров с сотрудниками с разбивкой по темам.
  6. Предложения по доработке системы электронного кадрового учета.

Подобные срезы позволят собрать максимально полную картину и дать оценку эффективности эксперимента. После анализа результатов Минтруд решит, какие еще доработки нормативно-правовой и технической баз нужны, чтобы система электронного кадрового документооборота работала без сбоев и обеспечивала стабильное взаимодействие работодателей с сотрудниками.

Источник: https://kontur.ru/articles/5817

Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы

Компаниям могут разрешить вести электронный кадровый документооборот

Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов.

В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге.

В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.

Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением.

Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору.

Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.

Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.

Особенности организации кадрового ЭДО

Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».

Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.

Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником.

Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.

Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:

  • большое количество дистанционных сотрудников, с которыми необходимо организовать полный цикл ЭДО;
  • необходимость максимального упрощения процесса оформления сотрудника на дистанционную работу для самого сотрудника и работодателя;
  • необходимость функциональной подготовки системы ЭДО к работе схемы с дистанционными сотрудниками;
  • необходимость возможности инициирования документооборота как работодателем, так и сотрудником.

Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ.

Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица.

Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.

Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.

Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.

В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса.

Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи.

В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Источник: https://iitrust.ru/articles/article/electronniy-kadroviy-documentooborot-vozmojnosti-i-perspektivi/

Эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту. Эпизод №2 «Большие надежды» #законодательство #СЭД #ECMJ

Компаниям могут разрешить вести электронный кадровый документооборот

За последние два месяца компании резко изменили привычный распорядок. Острой болью отозвались бумажные барьеры в HR-процедурах и трудовом законодательстве. Из-за них компаниям не удалось полностью перевести кадровые процессы на удалённый режим.

Кадровое делопроизводство 2020: выводы самоизоляции

Удалённый режим показал, что выстроить оптимальные цифровые процессы «в пару кликов» не получится. При внедрении технологий нужно помнить о соблюдении прав работников. И это пришлось учесть всем, кто экстренно переводил бумажные процессы в цифровой вид.

Стало очевидно, что необходимость перевода HR-документов в «цифру» назрела уже давно. За рубежом многие компании обмениваются юридически значимыми документами по электронной почте. Даже уволить работника можно буквально по SMS. Это видится крайним проявлением цифровизации. Однако стоит понимать, что тотальная информатизация — дело времени. Нашего времени.

В России запускаются целые национальные программы по построению цифровой экономики, развитию технологий уже набившего оскомину искусственного интеллекта. При этом объёмная и ресурсоёмкая сфера кадрового делопроизводства до сих пор лежит в бумажной плоскости.

Такая ситуация не выгодна никому: ни компаниям-работодателям, ни работникам, ни государству.

Работодатели несут огромные расходы на печать, транспортировку и хранение бумажных документов. В реальности, когда многомиллионные сделки проводятся в электронном виде, обеспечивать бумажный документооборот в кадровой сфере кажется абсурдным.

Взаимодействие с сотрудниками осуществляется неэффективно — бумажная бюрократия требует больших временных затрат как со стороны работника, так и со стороны HR-специалистов.

И даже несмотря на явную выгоду, которую сулит цифровизация, компании не спешат внедрять технологии для перехода безбумажные HR-процессы. Основная причина — отсутствие твердых законодательных гарантий со стороны государства. Легитимность электронного документооборота в кадровой сфере не закреплена в Трудовом кодексе РФ.

Пока законодательство устанавливает для ключевых кадровых документов письменную форму. Под «письменной формой» некоторые специалисты понимают в том числе и электронный документ. И это мнение не лишено смысла, так как кадровые события зафиксированы в документах (а не устно) и документы подписаны (есть электронная подпись).

Большинство организаций-работодателей под «письменной формой» понимают именно бумажный носитель. Конечно, это барьер для развития цифровизации кадровой сферы.

Кадровый ЭДО снова, или Show must go on

Однако недавно появилась надежда, что кадровые процессы скоро можно будет вести совсем без бумаг. В России приняли Федеральный закон №122 о втором эксперименте Минтруда по использованию электронных документов, связанных с работой.

Почему мы возлагаем на этот эксперимент большие надежды? Давайте рассмотрим нововведения второго эксперимента подробнее:

1.     В законе явно упоминается цель проведения эксперимента: «подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой».

По итогам эксперимента будут внесены долгожданные изменения, которые регламентируют электронный кадровый документооборот на территории всей страны.

2.     В документе закреплено понятие «лицо, поступающее на работу». В тексте уточняется, что кандидаты, проходящие процедуру трудоустройства, тоже могут быть участниками эксперимента. Однако вместе с этим закон явно говорит, что «участниками эксперимента не могут являться дистанционные работники».

Закон внёс дисбаланс. В случае с дистанционными работниками все законодательные положения уже содержатся в Трудовом кодексе РФ. Причём для подписания трудовых документов применяется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). В рамках эксперимента же разрешили пользоваться простой электронной подписью (ПЭП).

Непонятно, для чего нужно было исключать дистанционных работников? Ситуация усугубляется тем, что в условиях пандемии многие работодатели уже заключили дополнительные соглашения о переходе на дистанционную работу с сотрудниками. И теперь они не смогут принять участие в эксперименте.

3.     В законе закреплено, что дату начала проведения эксперимента работодатель определяет самостоятельно. Разумеется, с учётом общих временных рамок эксперимента.

С одной стороны, это условие даёт работодателям время на подготовку локальных нормативных актов для участия в эксперименте. С другой — может привести к затягиванию сроков.

4.     Работодатель сам определяет перечень документов, которые будет вести в электронном виде.

5.     Участие работника – добровольное, он всегда может отказаться. Это касается и лиц, только поступающих на работу. Нежелание участвовать в эксперименте не может служить поводом для отказа в трудоустройстве или увольнения.

6.     Защита персональных данных – ещё одно существенное условие в законе.

Ещё до принятия закона мы рекомендовали компаниям, желающим перевести кадровые процессы в цифровой вид, заключать с работниками локальные нормативные акты об электронном взаимодействии, а также документ об использовании ЭП. При этом ознакамливать работников с ними нужно под подпись. Теперь то же самое указано в ФЗ №122.

Проект закона добавил ещё один локальный нормативный акт – о порядке обмена документами, содержащими персональные данные.

В рамках эксперимента «…работодатель обеспечивает защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации».

Чтобы обеспечить должный уровень защиты, потребуется надёжная специализированная информационная система для управления процессами и документами, отвечающая всем требованиям безопасности данных (в отличие от информационной системы, не предназначенной изначально для этих задач).

7.     Закон регламентирует вопросы хранения кадровых документов:

«Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле».

Для хранения кадровой документации также нужна надежная информационная система. Наиболее подходящее решение для организации электронного архива – система управления документами, поскольку только такая система способна обеспечить полный жизненный цикл и единое хранилище документов.

8.     Для представления электронных документов в надзорные органы используется УКЭП:

«Работодатель при поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), предоставляет им соответствующие электронные документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью…».

9.     Закон вводит понятие информационно-аналитической системы «Работа в России» – портала с общероссийской базой вакансий.

Именно с ней работодателю предлагают наладить взаимодействие информационной системы. В ней предусмотрены личные кабинеты работников. Через них можно получать от работодателя необходимые кадровые электронные документы.

10.  Ещё одно новшество, которое вводит закон, — работник может подписывать трудовой договор усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Ранее предполагалось, что такой вид документа может быть подписан только УКЭП. Согласившись на УНЭП, министерство сделало большой шаг навстречу бизнесу. Таким образом, электронное подписание трудовых документов для работодателя будет значительно дешевле.

Что будет дальше

Компания Directum, как вендор решения для цифровизации HR-процессов, прогнозирует существенные изменения после эксперимента Минтруда. И коснутся они непосредственно трудового законодательства — появится прямое указание на возможность ведения электронного документооборота в кадровой сфере.

Начнется массовый переход бизнеса на цифровые HR-процессы — не только крупных компаний, но и средних.

Это упростит взаимодействие между работодателями и работниками, сделает его более гибким, прозрачным и удобным для обеих сторон.

С развитием сферы также компании станут охотно использовать дополнительные инструменты для управления HR: личные кабинеты работников, чат-боты и мобильные приложения для связи работников и компаний.

Отсутствие законодательных барьеров и развитие электронных кадровых процессов подтолкнут компании к скорейшему переходу из бумажной плоскости в цифровую.

Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса Directum

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Ehksperiment-Mintruda-po-ehlektronnomu-kadrovomu-dokumentooborotu-Ehpizod-2-Bolshie-nadezhdy.aspx

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: