Как провести аудит кадровой документации своими силами

Содержание
  1. Кадровый аудит на примере организации
  2. Понятие кадрового аудита предприятия
  3. В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?
  4. Задачи и методы кадрового аудита
  5. Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?
  6. Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?
  7. Проверка наличия обязательной документации
  8. Экспертиза документации
  9. Подготовка отчета
  10. плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен
  11. Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении
  12. Внутренний аудит кадровой документации – Проверка Труда
  13. Когда проводится и с какой целью
  14. Особенности проведения
  15. Виды и этапы аудита кадровой документации
  16. Какие документы подлежат оценке при аудите кадровой документации
  17. Итог внутреннего аудита кадровой документации
  18. Преимущества привлечения сторонней компании для внутреннего аудита кадровых документов
  19. Почему выбирают «Проверку Труда»

Кадровый аудит на примере организации

Как провести аудит кадровой документации своими силами

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно.

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Изображение для статьи приобретено в фотобанке Shutterstock

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг.

Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах.

Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  • Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  • Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  • Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  • Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  • Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  • Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  • Формирование эффективных кадровых методов управления.
  • Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  • Сокращение кадровых затрат.
  • Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  • Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  • Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

  • Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  • Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  • Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  • Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  • Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  • Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  • Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  • Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  • Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  • Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  • Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя).

Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Скачать образец

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2018

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/nsovetnik/kadrovyi-audit-na-primere-organizacii-5bb5b5ff7b35de00aa667556

Внутренний аудит кадровой документации – Проверка Труда

Как провести аудит кадровой документации своими силами
Аудит кадровой документации – надежный способ избежать штрафов и других санкций при визитах трудовой инспекции. Для любой организации или предприятия одно из важных направлений – постановка и ведение работы с персоналом. Не уделяя этой сфере достаточного внимания, можно столкнуться с неприятными последствиями вплоть до приостановки деятельности.

Когда проводится и с какой целью

С необходимостью такой проверки можно столкнуться на абсолютно разных этапах. Одна из самых распространенных причин инициации внутреннего аудита кадровой документации – смена кадровика и связанная с этим процедура передачи дел. Также он может понадобиться:

  • При получении предупреждения о том, что в ближайший год предстоит плановая проверка трудовой инспекции.
  • При сложном, конфликтном увольнении работника (когда человек угрожает судом, жалобами и т.д.).

цель такого мероприятия – совершенствование работы службы персонала и минимизация рисков для работодателя.

Кроме того, в числе целей:

  • Пересмотр системы делопроизводства, уменьшение количества бумаг в этой сфере.
  • Снижение издержек (финансовых и трудовых) на постановку и ведение учета персонала.
  • Организация работы в строгом соответствии с законодательством РФ.
  • Успешное прохождение проверок ГИТ.
  • Быстрое решение трудовых споров без материальных потерь.

В больших и маленьких компаниях с течением времени (часто – совсем непродолжительного) накапливаются ошибки и последствия сбоев в ведении документации, которые на первый взгляд незаметны. Своевременный и полный внутренний аудит кадровых документов позволяет обнаружить все виды проблем и вовремя принять меры по их устранению.

Особенности проведения

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован.

Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции.

А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки.

Виды и этапы аудита кадровой документации

Аудит кадровых документов может быть полным, когда анализируются все части кадрового делопроизводства без исключений. И выборочным, который затрагивает:

— определенные участки ведения делопроизводства;

— бумаги по тому или иному работнику;

— все аспекты взаимодействия с персоналом, по репрезентативной выборке актов и отчетов.

Крайне желательно проводить внутренний аудит кадровых документов хотя бы за три последних года. Именно этот период ведения деятельности работодателя обычно рассматривают при своих ревизиях налоговая служба, ФСС, ПФР и прокуратура.

Для оценки документации за указанный период понадобится от 7 до 14 рабочих дней. Время зависит от численности работников и количества локальных нормативных актов. Аудит кадровых документов стоит поручить специалисту, имеющему опыт оформления отношений с персоналом, а также юридическую подготовку. Большим плюсом будет опыт прохождения или организации проверок контролирующих структур.

Процедура состоит из следующих шагов:

  1. Создание рабочей группы в компании.
  2. В нее могут входить юристы, специалисты бухгалтерии и службы персонала, а также эксперты, приглашенные со стороны.
  3. Составление перечня вопросов, которые будут рассмотрены, и выбор типа процедуры: полная или выборочная.
  4. Разработка четкого поэтапного плана, в который обязательно включены:
    • оценка правильности ведения документации;
    • определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;
    • выявление ошибок и недочетов в бумагах;
    • составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
  5. Проведение анализа в соответствии с планом.
  6. Подготовка и подписание отчета о результатах ревизии, содержащего данные обо всех выявленных нарушениях, перечень рисков, рекомендации по устранению недочетов и оптимизации делопроизводства.
  7. Исправление обнаруженных проблем, доработка локальных нормативных актов.

Какие документы подлежат оценке при аудите кадровой документации

В первую очередь эксперты тщательно изучают основные локальные нормативные акты, наличие которых обязательно для любой организации:

  • Штатное расписание.
  • Документ, устанавливающий и регламентирующий систему оплаты труда.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • График отпусков сотрудников.
  • Положение о защите и обработке персональных данных.
  • Личные дела и карточки сотрудников.
  • Приказы по личному составу (прием на должности, перевод, увольнение и т.д.).
  • Приказы по основной деятельности фирмы.
  • Трудовые договоры.
  • Приказы, акты (в том числе по командировкам).

Опыт проведения многочисленных аудитов кадровой документации и судебная практика однозначно показывают, что большая часть нарушений, обнаруженных в ходе визитов экспертов в офисы компаний, связана как раз с отсутствием каких-то из этих правовых актов. На втором месте – неправильно составленные бумаги, нехватка ключевых пунктов, противоречие содержания действующему законодательству.

Для некоторых предприятий из-за специфики их деятельности обязательными могут быть и другие локально-правовые акты:

— графики смен;

— списки должностей с ненормированным режимом;

— договоры: коллективный, о материальной ответственности, о коммерческой тайне;

— приказы по оформлению заместительства на время отсутствия по болезни или отпуску.

Особо стоит упомянуть должностные инструкции. По закону этот документ не входит в перечень обязательных для оформления отношений работодателя и сотрудников.

Но одна из статей Трудового Кодекса РФ гласит: наличие четко прописанной трудовой функции работника – одно из условий правомочности трудового договора.

Поэтому обязанности каждого в любом случае нужно четко прописать – либо в самом договоре, либо в отдельном локальном нормативном акте.

Аудит кадровых документов предполагает проверку наличия всех упомянутых ЛНА, качества оформления, соответствия друг другу и требованиям законодательства. Вовремя обнаружив и устранив ошибки, имеющиеся в этой части взаимодействия с персоналом,  можно избежать многих сложностей и дать бизнесу возможность развиваться.

Итог внутреннего аудита кадровой документации

По результатам его проведения эксперты составляют отчет. В этом документе содержатся все результаты:

  • оценки ведения документооборота за определенный период;
  • наличия необходимых нормативных актов;
  • оценки соответствия их содержания и оформления требованиям законодательства;
  • анализа бумаг, выделенных для этих целей;
  • оценки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства и интересам работников;
  • соотнесение нарушений и ответственности за них, которая грозит организации как юрлицу и должностным лицам.

В отчете по итогам такой ревизии обязательно должны быть ссылки на конкретные законодательные нормы и нормативно-правовые акты, нарушения которых зафиксированы в работе организации, подробные рекомендации по исправлению всех недочетов, оценка рисков, имеющихся в отношении проверок ГИТ или при наступлении трудового конфликта.

Преимущества привлечения сторонней компании для внутреннего аудита кадровых документов

Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании.

Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета.

При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие.

В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов. Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину.

Поэтому для проведения грамотного, всеобъемлющего, качественного кадрового анализа стоит пригласить проверенную стороннюю компанию.

Доверив решение этой задачи надежной консалтинговой фирме, вы получите комплекс услуг для построения сильного современного бизнеса, готового противостоять конкуренции и быстро меняющимся условиям рынка.

Такое сотрудничество позволит значительно сэкономить финансовые ресурсы и избежать многих трудностей при общении с контролирующими структурами.

Заказать кадровый аудит от компании «Проверка труда» – это верное управленческое решение, результатами которого вы будете удовлетворены.

Помимо оценки качества, законности и точности ведения учета мы предлагаем:

  • Выявление проблем с документооборотом на предприятии и поиск причин их возникновения.
  • Разработку плана оптимизации затрат за счет повышения эффективности промежуточного управления.
  • Оценку структуры кадрового состава и ее соответствия задачам, стоящим перед бизнесом.
  • Определение факторов риска в имеющейся системе функционирования.
  • Оценку персонала.
  • Выявление источников конфликтов.
  • Составление рекомендаций по эффективному управлению человеческими ресурсами.

Регулярное проведение оценочных мероприятий такого рода с нашей помощью – отличная инвестиция в развитие бизнеса и в будущие прибыли.

Почему выбирают «Проверку Труда»

  • Опытные эксперты-практики, за плечами которых многолетний опыт, в том числе – в контролирующих госструктурах.
  • Стопроцентная конфиденциальность и безупречный сервис.
  • Поиск конкретных решений для каждого предприятия и ситуации.

    Мы помогаем защитить бизнес от штрафов, а если они неизбежны – снижаем сумму, насколько это возможно.

  • Сопровождение проверок. Решение спорных вопросов, переговоры с Государственной инспекцией труда, прокуратурой. Представительство в суде.
  • Помощь в урегулировании трудовых споров.

  • Фиксированная стоимость услуг и гарантия результата.

Также мы готовы предложить клиентам аудит охраны труда и юридические услуги.

Получить бесплатную консультацию и договориться о встрече с менеджером для заключения договора можно по телефону или через форму обратной связи на сайте.

Свяжитесь с нами уже сейчас, чтобы защитить свой бизнес!

Источник: https://proverkatruda.ru/2019/01/09/vnutrennij-audit-kadrovoj-dokumentacii/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: