Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт — Офис на vc.ru
Последние дни ко мне стало поступать множество сообщений от знакомых с просьбой поделиться опытом, что нужно для удаленной работы? Как им это организовать, если их компания все время до этого жила в офисе?
Обычно я веду по этой теме платное обучение и тренинги. Но в данном случае открытая передача знаний двигает вперед всю индустрию и улучшает отношение общества к удаленной работе в целом.
Поэтому я решил написать статью, где максимально кратко изложить, что нужно сделать, чтобы успешно перевести людей на удаленку. Без долгих отступлений и лишней теории.
Эти правила сформулированы на основе опыта компании Skyeng и сотен тысяч человеко-часов наших сотрудников на удаленке. В том числе моими четырьмя годами в роли топ-руководителя, живущего в 12 часах езды от головного офиса.
Я не буду перечислять плюсы или минусы, типы удаленной работы, особенности найма персонала, динамику и сложности в коллективе на горизонте в полгода/год и так далее. Я не буду убеждать или доказывать, что так нужно или не нужно делать. Все, о чем я пишу, проверено нервами тысяч руководителей, у которых удаленная работа не взлетела. И подтверждено практикой тех, у кого все работает.
Поэтому только по делу. Только то, что вам будет нужно прямо сейчас. Самая выжимка.
Задача
Представим, что у вас — офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и электронную почту. Вы хотите перевести своих сотрудников на домашний офис. То есть хотя бы на время стать распределенной компанией. И не потерять в эффективности.
Что вам для этого нужно сделать?
Подготовка ИТ-службы
1) Решаем вопросы с удаленным администрированием.
Первое, что вы делаете, — даете приказ ИТ-службе установить на компьютеры сотрудников teamviewer/аналог + VPN. Смысл действия в том, что далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой софта — им необходимо помогать, причем делать это удаленно.
Если у них рабочие ноутбуки, то все просто. Если нет, ваши айтишники должны придумать, как они организуют это на личных устройствах людей. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью.
2) Решите проблему с железом у сотрудников.
Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность. Либо дать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку. Одна из самых частых проблем — хреновый звук при звонке. И она легче всего устраняется.
3) Решите проблему с интернетом.
Вторая проблемная точка связи после железа — плохой интернет и 99% таких случаев вне дома. Решить просто. Выпускайте приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и просто начинайте это контролировать. Мобильная связь не подходит. Кафе не подходит. Гостиница обычно тоже не подходит.
Подготовка софта
Два кита, на которых стоит удаленная работа, — это инструменты и психология. Удаленная работа в принципе стала возможна только с появлением определенных инструментов. Это в первую очередь технологическая история. Машина не поедет без двигателя, удаленная работа невозможна без минимального набора критичных элементов. Так и тут.
Психологические моменты интересны и важны, но в статье я рассматривать не буду. Это как отделка в автомобиле — влияют на комфорт и общее впечатление. Но они проявляются на длинной дистанции, а вам нужно начать как можно быстрее.
Обязательный софт
Успех удаленной работы критично зависит от наличия необходимого софта.
Перечислен минимум. При неиспользовании любого из них полноценная удаленная работа невозможна.
ИТ-департамент должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.
Telegram подходит только для очень маленьких команд. Используйте Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе).
Под рукой у людей должно быть 2–3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Можно обходиться бесплатными версиями.
- Во время звонков обязательно включается видео.
- Приучаемся шарить экран. Это дает 100% буст скорости передачи информации.
- Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.
- Для важных звонков — сохраняем записи.
6) Календарь у каждого сотрудника
Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. По возможности — заводим решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь критично важен! Без него будут забывать о встречах, а способа дойти ногами и потормошить — нет.
7) Облако с документами или wiki.
Облако! Никаких папок на личных устройствах сотрудников. Google Docs/Office 365/что угодно. На созвоне мы очень часто открываем какой-то документ и работаем в нем совместно. Это один из основных и очень удобных паттернов при удаленной работе.
Занес в обязательные, но единственный ее смысл — контролировать доступы и не раздавать их на личные учетки. В остальном электронная почта при удаленной работе не используется.
Остальное — опциональный софт
Наиболее полезны таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma. Но это для крутышей и опытных адептов. Без них можно прожить. Поэтому пойдем дальше.
Подготовка кадровой службы
9) Определяете список сотрудников для перевода на удаленную работу
Часть людей может остаться трудиться в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у удаленщиков. В том числе — доступ к переговоркам.
10) Оформляете все документально
Здесь нужно смотреть на специфику вашей компании и требования регуляторов (этот аспект в статье затрагивать не буду — для России смотрите требования ТК РФ «Дистанционная работа»).
11) Заведите сотрудникам учетки во всех системах, заполните основную информацию
12) Проводите обучение, знакомьте с принципами
По итогам обучения желательно провести тест на знание основ.
О принципах далее. Это самое важное после инструментов. Фактически о том, как эти инструменты применять.
Принципы эффективной удаленной работы
Если инструменты — это половина успеха, то правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов — вторая половина.
Один гендиректор соблюдал эти принципы и заработал себе на яхту. А другой — нет, и его компания разорилась.
Удаленные сотрудники соблюдают часы присутствия на работе.
Они должны быть едины по компании (минимум 6 часов пересечения). Удаленка не значит, что каждый работает когда хочет. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Либо предупредить руководителя о своем особом графике.
Доступность не значит мгновенных ответов в чате! Чат — асинхронный канал. Доступность значит, что с сотрудником в это время можно назначить встречу, и он на нее придет.
А как же мне контролировать присутствие сотрудника на месте?
Никак. Контролируйте выполнение задач. Ставьте эти задачи и спрашивайте. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, — присутствовать и создавать видимость работы. И толку с этого будет ноль.
Чат — основной клей в компании.
Этот инструмент асинхронный — мы не требуем мгновенного ответа. Мгновенные ответы вредят продуктивности. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. В чате находятся все сотрудники компании.
Чат не используется для решения сложных вопросов.
Больше 50 сообщений в треде → собирайте колл.
Работа с чатом — огромная отдельная тема. Основные лайфхаки: используйте конвенции наименования каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях — используйте публичные каналы.
В чате используются только реальные имена, фамилии и аватарки с фото. Указаны телефоны и email для связи. Чат играет роль публичного справочника сотрудников.
Инструкция из рабочего чата
звонок — основной способ решения всех вопросов.
Он полностью эквивалентен встрече в реале. Если кто-то считает, что вопрос должен быть решен на звонке, то другие люди не должны требовать его решения в чате.
— Давайте обсудим на колле?
— Нет, нафиг нам колл, лучше в чате.
Такая ситуация недопустима, приводит к резкому спаду эффективности. Необходимо ее пресекать.
По умолчанию звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь. Если участников много — предлагаем выбрать время. Самое быстрое — алка в чате, но можно и специальными инструментами.
Так мы выбираем время на созвон
Все договоренности фиксируются письменно после видеозвонка прямо в чате.
Так мы фиксируем договоренности после звонка
Вы ставите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой, отдельно — с ключевыми сотрудниками лично.
В зависимости от темпа команды. Не реже раза в неделю. Иногда — каждый день. Эти встречи тоже заносятся в календарь.
Принципы организации рабочего места сотрудника.
Это отдельная комната с хорошим каналом в интернет. Десктоп или ноутбук оснащен наушниками или гарнитурой. Работа с телефона допускается в исключительном случае.
Удаленный сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут (подготовьте методичку-объяснение о важности отсутствия отвлечений, которую сотрудник может показать своим близким). Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Сотрудники на удаленке должны решить этот момент.
Итак, мы познакомились с основными инструментами и принципами работы. Подготовили ИТ и кадровую службу. Что же осталось?
Старт работы в режиме home office
Если все сделано, то в самом старте удаленной работы нет ничего сложного.
- Чек-лист готовности от ИТ и кадровой службы.
- Объявляете о дате готовности.
- Все мероприятия, начиная с этой даты, заносятся в календари. Вместо обычных встреч проводятся видеоколлы.
Первое время у сотрудников будет много вопросов — заведите канал помощи в чате, организуйте FAQ-сессии по переходу на удаленку в виде видеоконференций с трансляцией на своих сотрудников.
Ну вот и все. Вы готовы к удаленной работе!
Получилось достаточно сухо и сжато — специально, чтобы это можно было использовать как инструкцию.
Подписывайтесь на мой Telegram-канал о продуктовом менеджменте и управлении.
Завтра в 20 часов по Москве я проведу live-трансляцию с ответом на вопросы и объяснением нюансов удаленной работы. Ссылка на трансляцию будет в канале.
Продуктивной вам работы и не болеть!
#удаленнаяработа #самоизоляция
Источник: https://vc.ru/office/112661-metodichka-po-perevodu-ofisa-na-udalennuyu-rabotu-poshagovyy-recept
