Как правильно оформить реквизит «Подпись» в случае, если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует?

Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен

Как правильно оформить реквизит «Подпись» в случае, если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует?

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи.

Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия.

Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

  • приказами;
  • положениями;
  • инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя.

При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы.

От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

  1. Название должности лица, которое ее поставило.
  2. Сама подпись.
  3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы.

Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию.

Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно.

Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным.

Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа.

Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах.

Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально.

Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке.

С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде.

Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Источник: https://ppt.ru/art/rabota/rekvizit-podpis

Подпись на документах: как правильно ставить, особенности

Как правильно оформить реквизит «Подпись» в случае, если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует?

Вопрос того, как правильно подписывать документы, крайне актуален не только для большинства российских предпринимателей и руководителей, но и для простых граждан.

Законодательство достаточно точно определяет принципы того, как должна указываться подпись на документах, и то, можно ли ее делать черной ручкой или чернилами другого цвета.

Также существует множество нюансов относительно деталей указания подписи — того, как указывается заверительная подпись на документах, обеспечивается подписание документации по доверенности и ряда других ситуаций.

Подпись на документах — что это такое, основные сведения

Понятие «подпись», используемое в современном документообороте, означает один из важнейших реквизитов документа — непосредственно фамилию и инициалы человека, подписывающего документацию и упомянутого в ней, а также уникальную совокупность символов, написанных этим человеком от руки с использованием различных дополнительных приемов. С точки зрения юриспруденции подписью считается не только индивидуальная и фиксируемая в паспорте человека уникальная комбинация символов, но в обязательном порядке и в первую очередь — написанные им от руки фамилия и инициалы.

С точки зрения истории, подписание документов является одним из древнейших способов их верификации — подтверждения того, что с документом ознакомлен, или же того, что документ написан каким-либо конкретным лицом.

Подписи использовались наравне с печатями практически повсеместно и продолжают использоваться сейчас в качестве юридически значимого элемента практически любой документации.

Именно подпись с точки зрения законодательства обеспечивает установление связи используемого документа с каким-либо конкретным лицом и подтверждение факта ознакомления и/или согласия этого лица с текстом документации.

При этом, в рамках ведения документооборота подпись может применяться в различных целях. Существует множество тонкостей и нюансов, затрагивающих правильное использование подписи и ее указание на документации.

В случае нарушения этих нормативов, документ может быть признан недействительным. Идентификация соответствия подписи обеспечивается в случае различных спорных ситуаций применением почерковедческой экспертизы.

Подпись без отдельно указанной фамилии и инициалов человека не является юридически значимым элементом. Однако допускается указание фамилии и инициалов в печатном виде с местом для оставления подписи человека — в таком случае никаких нарушений законодательства в порядке ведения документооборота не происходит.

Необходимо понимать, что в рамках взаимоотношений между физическими лицами все документы, которые касаются непосредственно человека и требуют личного ознакомления или подтверждения, применяется подпись исключительно самого этого физического лица.

Единственным случаем, когда за физическое лицо может расписываться другой человек, является состояние недееспособности — в таком случае право подписи переходит к его опекуну.

Еще одним современным методом верификации подлинности документации и ее связи с каким-либо конкретным физическим или юридическим лицом может являться электронная подпись, более подробно о которой можно прочитать в отдельной статье.

Законодательные нормативы, рассматривающие использование подписи на документах

В Российском законодательстве подпись, как необходимый реквизит, упоминается в огромном количестве нормативно-правовых документов и актов.

При этом законодательство содержит достаточно прозрачные инструкции о том, как правильно использовать подпись и указывать ее в документах.

Всем участникам любых правовых взаимоотношений будет полезно ознакомиться с тем, какими именно нормативными актами регламентируется указание подписи в документах.

К значимым в этом контексте положениям законодательства можно отнести в первую очередь ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это — базовый документ, который устанавливает единый национальный стандарт по оформлению документации.

Несмотря на то, что данный стандарт не является обязательным к применению, большинство субъектов хозяйствования предпочитают ему следовать, так как его применение позволяет избежать различных правовых коллизий.

Кроме этого, при взаимодействии с любыми государственными органами применение этого стандарта является обязательным.

В остальных случаях, использование подписи рассматривается в первую очередь в контексте применения ее в отдельных видах правоотношений.

Например, указываются принципы того, как правильно подписывать документы в законе «О бухгалтерском учете», определяя перечень лиц и критерии правильного написания подписи на документах, касающихся бухгалтерской отчетности.

Отдельные нормативы могут иметь место и в ряде других случаев.  При этом иногда могут возникать правовые коллизии, связанные с различным толкованием понятия «подпись» в российском законодательстве.

Как правильно подписывать документы в общих случаях

В общих случаях, правила ведения документации и того, как именно должна ставиться подпись на документах, указаны в вышеприведенном национальном стандарте.

В частности, предполагается, что подпись является базовым реквизитом любого юридически значимого документа. Традиционно подпись должна устанавливаться в нижней части документа, после его основного содержания.

При этом сама по себе подпись в рамках деловых взаимоотношений должна содержать следующие элементы:

  • Наименование должности лица, подписывающего документ.
  • Собственноручную подпись.
  • Инициалы и фамилию.

В некоторых случаях может требоваться указание подписи и в иных местах документа. Например, если на документации используется гриф согласования, в котором в обязательном порядке должна устанавливаться подпись согласовывающего лица.

При ведении документации в рамках хозяйственной или иной официальной деятельности от имени какого-либо субъекта хозяйствования или организации, есть несколько нюансов, связанных с указанием самой организации и должности подписывающего лица.

Так, если документ является бланком организации и содержит ее наименование, то следует указывать только должность человека. Если же бланк является личным бланком определенного должностного лица и уже содержит его реквизиты — должность может и не указываться.

В случае же, если документ не является бланком и не содержит реквизитов организации и непосредственно должности самого должностного лица, то и наименование организации, и должность должны указываться в полном виде.

Военнослужащие и лица, обладающие различными специальными званиями, должны указывать и их при оформлении документов после наименования непосредственно должности.

Порядок подписания документации изначально предполагает наличие абсолютного права подписи у генерального директора или учредителя организации.

В случае государственных органов порядок подписей определяется внутренними нормативными актами этих государственных и муниципальных служб и документами, регламентирующими деятельность рассматриваемых ведомств в целом.

Индивидуальный предприниматель обладает правом абсолютной подписи в рамках своего субъекта хозяйствования, точно так же, как и генеральный директор иного субъекта хозяйствования.

При этом право подписи может быть делегировано при помощи различных правовых механизмов — и знать об этом необходимо для эффективной организации деятельности любого субъекта хозяйствования, так как наличие права подписи исключительно у директора или руководителя может быть допустимым только в отношении субъектов малого бизнеса.

Как правильно подписывать документы по доверенности и без нее другими лицами

Множество вопросов при ведении документации возникает в тех случаях, когда документ необходимо подписать другому лицу.

В первую очередь, необходимо понимать, что порядок передачи права подписи может обеспечиваться, как уже было упомянуто ранее, при помощи различных правовых механизмов.

Так, в отношении внутренней распорядительной документации вопросы, связанные с утверждением различных документов могут рассматриваться в рамках локальных нормативных актов компании.

Внешняя деятельность также может предполагать использование в качестве базы, доказывающей наличие права подписи локальные нормативные акты организации.

Однако, так как эту информацию стороннее лицо вряд ли сможет проверить, чаще всего право подписи внешней документации предоставляется на основании доверенности.

При этом допускаются различные способы и методы оформления доверенности с передачей права подписи.

Так, доверенность может быть выдана для выполнения разового действия или действовать в течение определенного продолжительного срока. Доверенность может передавать право подписи на абсолютно любой документации, как генеральная доверенность, а может предполагать предоставление права подписи лишь в рамках решения определенных конкретных вопросов.

Нотариальное заверение доверенности не является обязательным всегда и везде, однако является дополнительной гарантией взаимного несения ответственности всеми сторонами, участвующими в правоотношениях.

Отдельно следует рассмотреть ситуации, в которых лицо, которое должно подписать документ, отсутствует по тем или иным причинам.

Так, если на предприятии есть кто-то, временно исполняющий обязанности другого работника, и локальная документация позволяет этому лицу подписываться за работника, которого он заменяет, он действительно может обеспечить свою подпись. В таком случае порядок действий будет следующим:

  1. Если на документе уже проставлены инициалы и должность отсутствующего лица — они должны быть зачеркнуты.
  2. На документе устанавливаются наименование должности замещающего лица. Если ранее были зачеркнуты сведения об отсутствующем работнике, то новые сведения должны быть написаны от руки.
  3. Указывается либо текущая должность заместителя, либо формулировка «И.о. (наименование должности)» или «Исполняющий обязанности (наименование должности)». Другие формулировки, такие как «И.О.» (обе заглавных буквы), «ВРИО», «ИО», «Временно исполняющий обязанности» считаются недопустимыми.

Также есть ситуации, когда документ может требовать подписания его несколькими лицами.

В таком случае наименования должностей, а также иные реквизиты указываются по порядку в столбцах, причем порядок указания должностей должен предполагать сначала указание наиболее значимых сотрудников.

То есть, если документ требует подписей генерального директора, главного бухгалтера и заместителя главбуха, то в нем они указываются только в таком порядке.

В случае, если документ принимается комиссией, на нем указываются отдельно наименования должностей председателя комиссии и других значимых лиц (например, секретаря), а после чего единожды указывается наименование «Члены комиссии» и идет перечень фамилий и инициалов всех подписантов с местом для собственноручной подписи.

Нюансы и тонкости оформления подписи на документах

При оформлении подписи на документах существует множество тонкостей и нюансов, о которых будет полезно знать всем участникам любых деловых взаимоотношений. Так, в первую очередь следует знать об особенностях нотариального заверения документации.

В случае, если документ требует нотариального заверения, подписывать его третьи лица могут только на основании такой же нотариально заверенной доверенности. Доверенности без нотариального заверения, равно как и такие локальные нормативные акты предприятия, не имеющие нотариального заверения, не считаются действительными документами.

При этом любая подпись на документах ставится только в присутствии нотариуса и после его контроля всего процесса подписания документации.

Множество вопросов есть также в отношении того, какого цвета ручкой можно подписывать документы. Законодательство не дает единого ответа на данный вопрос.

Традиционно в большинстве случаев разрешается использовать чернила синего, черного и фиолетового цветов. Но в некоторых случаях может прямо предусматриваться лишь подпись на документах черной ручкой.

Например — это прямо предусмотрено инструкциями МВД по оформлению паспортов граждан Российской Федерации.

Заверительная подпись на документах обычно проставляется в конце текста листа и является дополнительным методом верификации сведений, указанных в документации. Так, может применяться заверительная подпись в том числе и в отношении копий.

Характер заверительной подписи требует обязательного указания на то, что данная подпись является именно таковой. Чаще всего, используется формулировка «Копия верна», написанная от руки. (33 голос.

, 4,12 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kadry/podpis-na-dokumentah-kak-pravilno-ee-stavit.html

Реквизит «Подпись»

Как правильно оформить реквизит «Подпись» в случае, если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует?

Всостав реквизита « Подпись» входятнаименование должности лица, подписывающегодокумент (полное, если документ оформленне на бланке и сокращенное – на документе,оформленном на бланке), личная подписьи ее расшифровка.

Приподписании документа несколькимидолжностными лицами, их подписирасполагают одну под другой впоследовательности, соответствующейзанимаемой должности, например:

Ректоруниверситета Подпись Расшифровка

Главныйбухгалтер Подпись Расшифровка

Еслидокумент подписывают несколькоравнозначных должностных лиц, их подписирасполагаются на одном уровне, например:

Юрист Юрист

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

Еслидолжностное лицо, подпись которого былапредусмотрена на проекте документа,отсутствует, то документ подписываетлицо, исполняющее его обязанности илиего заместитель. При этом обязательноуказывается фактическая должностьлица, подписавшего документ. Не допускаетсяставить косую черту перед наименованиемдолжности.

Реквизит « Виза»

Реквизит« Виза» включает личную подпись, еерасшифровку и дату, а при необходимости– должность визирующего. Отказдолжностного лица от визирования недопускается. При наличии разногласийточка зрения визирующего излагаетсяперед визой или на отдельном листе суказанием об этом в форме « Замечанияприлагаются».

Реквизит « Фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилиюисполнителя (составителя) документа иномер его служебного телефона располагаютна лицевой или оборотной сторонепоследнего листа документа в левомнижнем углу, например:

Исакова234557

Отметкаоб исполнителе документа позволяетполучателю документа (адресату) выяснитьпо телефону интересующие его вопросыили дать ответ, если решение вопроса нетребует документального закрепления.

Примечание – Номерателефонов указываются без черточек.

Текст письма

Текст – основной реквизит деловогописьма. Текст документа должен бытькратким, достоверным, аргументированным,не допускающим различных толкований.

Краткость текста достигается лаконичностьюизложения, заменой сложных предложенийпростыми, исключением повторений иизлишних подробностей. Максимальнаядлина стандартной строки официальногописьма равна 64 печатным знакам или около 17 см.

Обычная длина строки 60 – 62знака. Выбор такой длины строки объясняетсянаиболее употребимым форматом бумагиА4.

Тексты документов большого объемаделятся на разделы, подразделы, пункты,которые нумеруются арабскими цифрами.

Официальное письмо – один из важнейшихканалов связи предприятия, организации,учреждения с внешним миром.

Как целостная структура любой документдолжен отвечать определенным требованиям.Эти требования предполагают:

– краткость и компактность изложенияофициального материала;

– точность и определенность формулировок,однозначность и единообразие терминов;

– последовательность использованиятехнических приемов правотворчества.

Языки стиль официальной переписки принципиальноотличается от так называемых «доверительных»писем, в которых авторы выступают какличности. В официальном письме частноелицо или представитель фирмы, частнойили государственной, общественнойорганизации выступают как субъектыправоотношений. Правовая сущностьофициальной переписки и предопределяетхарактер содержания писем, их стиль иязык.

Сопроводительноеписьмо – часто составляемый документ,который информирует адресата о направлениик нему прилагаемых к письму документов.Составление сопроводительного письмадопустимо в том случае, если необходимочто-либо разъяснить или дополнить кприложенным документам: указать срокисполнения, объяснить причину задержки,разъяснить сложные моменты.

Реквизит“ Гербовая печать”.

Гербоваяпечать ставится на документах, гдевоспроизведение гербовой печатиспециально предусматривается нормативнымактом. В организациях, не имеющих гербовойпечати, основанных на негосударственной форме собственности, вместо гербовойпечати ставится простая круглая печать.

Реквизит“ Гриф согласования”.

Согласованиедолжно обеспечивать правильное ивсестороннее решение вопросов о качествеподготовленного документа, егоцелесообразности, своевременности,экономической и научно-техническойобоснованности его содержания, осоответствии документа действующемузаконодательству и правовым актам,определяющим компетенцию организации,издающей документ.

Согласованиепроектов документов производится сорганизациями, учреждениями ипредприятиями, структурными подразделениямии должностными лицами, которые всоответствии с их компетенцией имеютнепосредственное отношение к вопросам,содержащимся в проекте документа.

Согласованиеможет быть двух видов: внутреннее (сразличными подразделениями и должностнымилицами) и внешнее (с подчиненными инеподчиненными организациями).

Вопросыдля обсуждения

1 Что такоеделопроизводство?

2 Что такое реквизит?

3 Какие составныечасти (реквизиты) Вы знаете?

4 Расположениеосновных реквизитов в документах.

5 Назовите реквизиты,не обязательные для официального письма.

6Большинство документов имеют одни и теже реквизиты, но каждый вид документа– свой формуляр. Отчего это зависит?

7 Что такое формулярдокумента?

8 Что включает всебя понятие « утверждение документа»?Какие реквизиты входят в состав грифаутверждения? Где они располагаются?

9Назовите реквизит, который оформляетсяпри регистрации документов.

10 Объяснитеназначение реквизита «подпись», какиеэлементы входят в этот реквизит?

11 В каких случаяхобязательно надо заполнять реквизит «ссылка на индекс и дату входящегодокумента»?

12 Какие реквизитыпроставляются в правом верхнем углубланка?

13 Какой реквизитопределяет подлинность документа?

14 Объяснитеназначение реквизита « резолюция».

15 Что такое « виза»на документе?

16 Объяснитеназначение реквизита «согласованиедокумента». Из каких элементов состоитгриф согласования?

17Как формируется заголовок к тексту? Вкаких документах заголовок согласуетсяс наименованием вида документа в падеже?

18Оформите несколько заголовков к текстам:письма, акта, протокола, докладнойзаписки

19Сколько адресов можно максимальнопоместить на одном документе?

20Оформите несколько видов отметок: обисполнителе, об исполнении документаи направлении его в дело, о поступлениидокумента.

Источник: https://studfile.net/preview/5615615/page:4/

Оформление подписи в документах

Как правильно оформить реквизит «Подпись» в случае, если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует?

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову.

Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы.

Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно(!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора.

Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество.

Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно(!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия.

Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/oformlenie-podpisi/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: