Кадровый аудит

Содержание
  1. Кадровый аудит на примере организации
  2. Понятие кадрового аудита предприятия
  3. В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?
  4. Задачи и методы кадрового аудита
  5. Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?
  6. Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?
  7. Проверка наличия обязательной документации
  8. Экспертиза документации
  9. Подготовка отчета
  10. плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен
  11. Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении
  12. Кадровый аудит
  13. Что такое кадровый аудит
  14. Зачем требуется кадровый аудит
  15. Виды кадрового аудита
  16. Этапы аудита
  17. Кадровый консалтинг
  18. кадрового консалтинга
  19. Где заказать услуги кадрового аудита
  20. Отправить заявку на проведение кадрового аудита
  21. Кадровый аудит делопроизводства организации
  22. Аудит кадров – сущность понятия, задачи
  23. Целесообразность кадрового аудита организации
  24. Классификация видов кадрового аудита
  25. Объекты и методика аудита персонала
  26. Сроки и порядок проведения аудита
  27. Кадровый аудит персонала в организации – Проверка Труда
  28. Суть аудита кадровых процессов организации
  29. Цели проведения
  30. Когда нужен кадровый аудит персонала
  31. На чем фокусируется кадровый аудит
  32. Этапы проведения кадрового аудита персонала организации
  33. Методики кадрового аудита персонала организации
  34. Итоги аудита персонала

Кадровый аудит на примере организации

Кадровый аудит

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно.

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Изображение для статьи приобретено в фотобанке Shutterstock

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг.

Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах.

Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  • Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  • Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  • Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  • Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  • Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  • Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  • Формирование эффективных кадровых методов управления.
  • Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  • Сокращение кадровых затрат.
  • Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  • Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  • Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

  • Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  • Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  • Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  • Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  • Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  • Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  • Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  • Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  • Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  • Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  • Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя).

Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Скачать образец

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2018

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/nsovetnik/kadrovyi-audit-na-primere-organizacii-5bb5b5ff7b35de00aa667556

Кадровый аудит

Кадровый аудит

Кадровый аудит и консалтинг – деятельность профессиональных экспертов, выполняемая для улучшения результатов работы организаций.

С января 2018 года были приняты изменения в ТК РФ, регламентирующие правила проведения проверок на соблюдение трудового законодательства

Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

Задайте Ваш вопрос online

Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:

  • Оптимизация порядка управления коллективом организации
  • Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников
  • Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений
  • Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации
  • Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления
  • Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала
  • Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников
  • Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации
  • Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы
  • Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры
  • Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала
  • Установление комфортного рабочего микроклимата
  • Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции
  • Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство
  • Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний
  • Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки
  • Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

  • Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
  • Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
  • Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

  • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
  • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
  • Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
  • Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов

Виды кадрового аудита

Периодичность выполнения

Текущая

Основана на утвержденном регламенте. Выполняется в определенные промежутки времени

Оперативная

Основана на оперативном распоряжении руководящего персонала

Регулярная

Совершается периодически

Панельная

Выполняется в конкретные даты, с помощью установленных методик, в отношении определенных объектов и групп специалистов

Полнота исследования

Полная

Проверка касается всех объектов изучения

Локальная

Проводится в отношении отдельного вида трудовой документации. Аудит ориентирован на один объект или группу объектов

Методика анализа

Комплексная

Необходимо выделить и применять широкий арсенал методов

Тематическая

Подразумевает исследование всех документов по одному выделенному критерию соответствия

Выборочная

Проводится анализ статуса конкретных работников

Уровень

Стратегический

Анализ на уровне руководящего персонала

Управленческий

Исследование линейных менеджеров

Тактический

Проверка службы управления персоналом

Способ осуществления

Внешний

Привлекаются специалисты из сторонних аудиторских организаций

Внутренний

Аудитом занимаются сотрудники предприятия

Длительность аудита зависит от выбранного типа проверки и может составитьот 1 до 21 дня.

Исследованию могут подвергаться:

  • Управленческие и кадровые процессы, протекающие в организации
  • Элементы структуры компании
  • Персонал, включая его численность, качество, достаточность и распределение. Решается вопрос присутствия достойного кадрового резерва

Этапы аудита

  1. Проверка кадровых документов
  2. Каждый работодатель имеет обязанность сформировать и следить за соответствием следующего пакета кадровых документов:

    • Правила внутреннего распорядка
    • График отпусков
    • Инструкция по охране труда
    • Положение о защите персональных данных
    • Табель учета рабочего времени
    • Положение об оплате труда
    • Штатное расписание
    • Личная карточка работника
    • Трудовой договор
    • Трудовая книжка сотрудника

    Определенные документы должны быть разработаны работодателем при наличии соответствующих условий.

    Организациям может потребоваться утверждение:

    • Графика смен
    • Коллективного договора
    • Должностных инструкций
    • Положений о премировании
    • Положений о неразглашении
    • Перечня должностей с ненормированным рабочим графиком
    • Договора о коллективной или индивидуальной материальной ответственности
  3. Экспертиза документации
  4. Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям российского законодательства.

    Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку на такие критерии как:

    • Основанность на ТК РФ и других нормативных актах
    • Отсутствие признака нарушения прав работников
    • Объективное описание условий труда компании
    • Ознакомленность персонала с положениями
    • Правильность регистрации, учета и хранения документации
    • Актуальность внесенной информации
    • Наличие сведений о приеме и переводах работников
    • Указание всех необходимых кодов
    • Нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление документов печатью
  5. Аудит программного обеспечения
  6. Важную роль при выполнении аудита играет проверка бумаг с помощью специализированных программных продуктов. Электронные базы данные содержат унифицированные формы с актуальными сведениями.

    Специалисты анализируют:

    • Порядок доступа к программному обеспечению и подготовке кадровой документации
    • Полномочия отдельных сотрудников, наличие допуска к персональным данным
    • Варианты несанкционированного доступа или потери кадровой информации
    • Целесообразность использования определенных программных продуктов
  7. Оформление итогов кадрового аудита
  8. По результатам проверки эксперт составляет отчет. Документ содержит полное описание проведенных мероприятий. Отчет о состоянии кадрового учета описывает выявленные ошибки и риски.

    Экспертное заключение можно условно разделить на 2 блока:

    • Данные о проверке локальных актов, приказов, графика отпусков, штатного расписания
    • Сведения по делу каждого сотрудника, включая трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки

    В результате аудиторской проверки работодателю удается объективно оценить:

    • Структуру управленческого персонала
    • Эффективность стиля управления
    • Потребность в обучении работников
    • Кадровую обеспеченность фирмы
    • Социально-психологический климат на предприятии

Кадровый консалтинг

Систему мероприятий для совершенствования структуры юридического лица, улучшения корпоративной культуры называют кадровым консалтингом. Его целью является создание и внедрение действенных методик управления персоналом для повышения конкурентоспособности и прибыльности организации.

HR-консалтинг подразумевает широкий спектр задач, включающий:

  • Поиск сотрудников
  • Разработку программ развития
  • Анализ потребностей фирмы в персонале
  • Аттестацию и повышение квалификации
  • Оценку результатов трудовой деятельности
  • Применение мер для мотивации работников
  • Коррекцию социально-психологического климата

кадрового консалтинга

Выполнение кадрового консалтинга подразумевает под собой:

  • Аналитику текущего состояния и кадрового потенциала
  • Проверку должностных функций
  • Исследование организационно-кадровой структуры
  • Изучение деятельности кадрового менеджмента
  • Совершенствование управленческих технологий

При осуществлении своей профессиональной деятельности кадровые консультанты применяют следующие действенные методики:

  • Коучинг. Означает обучение персонала для улучшения деловых и личностных качеств. Профессиональный тренер помогает обучающимся самостоятельно находить решения для поставленных работодателем задач
  • НЛП. Психотерапевтическая техника позволяет разработать эффективную систему управления бизнесом. Нейролингвистическое программирование предлагает пути развития предприятия, основываясь на беседах и социальных исследованиях мнения сотрудников

Выделяют 2 этапа кадрового консалтинга:

  • Аналитический. Включает исследование истории компании, сбор дополнительной информации о кадровых процессах, определение программы консультирования
  • Программирующий. Необходим для активизации и обучения работников, создания оптимальных трудовых условий

Грамотное проведение кадрового консалтинга дает такие положительные результаты как:

  • Сокращение временных затрат на подбор персонала
  • Уменьшение издержек и расходов на ФОТ
  • Оценка системы управления кадрами
  • Улучшение психологического климата

Где заказать услуги кадрового аудита

Группа компаний “СЕРКОНС” оказывает компетентную помощь по проведению кадрового аудита и консалтинга. Мы обслуживаем компании различных организационно-правовых форм. Клиенты получают подробные отчеты с рекомендациями по устранению выявленных ошибок.

Отправить заявку на проведение кадрового аудита

Источник: https://www.serconsrus.ru/services/kadrovyy-audit/

Кадровый аудит делопроизводства организации

Кадровый аудит

— Организация бизнеса — Кадры — Кадровый аудит организации

Пожалуй, у руководства каждого хозяйствующего субъекта время от времени возникает потребность проверить эффективность работы подчиненных в целом, и кадровиков – в частности. Для этого и предназначен кадровый аудит. Что он собой представляет, какие цели преследует, каков механизм проведения кадрового аудита, а также другие, не менее важные, вопросы рассмотрены далее.

Аудит кадров – сущность понятия, задачи

Кадровый аудит — независимое и комплексное оценивание системы управления персоналом на предмет ее соответствия законодательным нормам.

Оно может быть узконаправленным (аудит кадрового делопроизводства или кадровый аудит персонала) либо комплексным, то есть затрагивать абсолютно все аспекты кадрового управления (начиная с документального оформления штатных единиц и заканчивая анализом экономических показателей работы коллектива).

Кадровый аудит на примере любого хозяйствующего субъекта демонстрирует, что у компании или фирмы имеются источники совершенствования кадрового потенциала, поскольку его задачами является:

  • определение правильности применения нормативной базы;
  • выявление нарушений норм трудового, налогового и иного законодательства с целью их устранения и минимизации рисков наложения санкций контролирующих органов;
  • определение эффективности кадровой политики субъекта для ее повышения;
  • поиск резервов совершенствования управления кадрами;
  • минимизация расходов на содержание штата сотрудников.

Целесообразность кадрового аудита организации

Аудит кадров целесообразен при:

  1. законодательных корректировках, поскольку все соответствующие изменения кадровой документации должны осуществляться своевременно и оперативно;
  2. смене кадровика и передаче дел новому сотруднику. Данная мера позволит выявить и устранить ошибки прошлого работника, что существенно облегчит вступление в должность новой штатной единицы;
  3. смене управленца, поскольку новый руководитель должен владеть ситуацией во избежание ответственности за недочеты предшественника;
  4. подготовке к различным внешним проверкам;
  5. комплектации кадровой документации для ее передачи архивариусу;
  6. резком усугублении ситуации с текучестью кадров;
  7. желании управленца улучшить работу кадров.

На практике, данная процедура осуществляется с определенной периодичностью (1 раз в квартал, полугодие, 2 раза в год), что обусловлено лучшей результативностью такого подхода по сравнению с единоразовыми проверками.

Классификация видов кадрового аудита

Аудит персонала классифицируется следующим образом:

Классификационный признакВид
Периодичность проведенияпостоянныйпроводится на регулярной основе
плановыйдата проведения определена заранее согласно сформированному перспективному плану
оперативныйоснованием для проведения является соответствующее распоряжение управленца
Охват объектов аудитасплошной (комплексный)максимальная проверка всех возможных объектов аудита, речь о которых пойдет далее
выборочный (локализованный)проверка корректного объекта или группы объектов. Используется при аудите потенциально слабых зон кадрового учета и не требует таких больших временных затрат, как сплошной
целевойанализ работы заранее набранной группы сотрудников
Уровень субъектов, осуществляющих проверкустратегическийпроводится высшим управленческим звеном либо руководителями структурных подразделений
тактическийосуществляется HR-отделом
Относительно хозяйствующего субъектавнешнийосуществляется приглашенными экспертами
внутреннийпроводится штатными специалистами

Объекты и методика аудита персонала

Различают следующие объекты аудиторской проверки кадров:

Наименование объектаНаправления аудита
Кадровые процессыпланирование кадрового резерва для реализации стратегических задач хозсубъекта (анализ соответствия квалификации подчиненных должностным требованиям; изучение механизма адаптации вновь принятых сотрудников, а также их обучения и аттестации с целью определения его эффективности и поиска способов улучшения; аудит системы мотивации и стимулирования работников с целью поиска действенных методов повышения работоспособности коллектива и улучшения показателей деятельности хозсубъекта; оценка социально-психологического климата в субъекте в разрезе его влияния на процессы, происходящие с кадрами)
Кадровый отделэффективность их работы и адаптированность к хозяйственным процессам данного субъекта
Штат сотрудниковколичество действующих штатных единиц соответствующей квалификации и вакантных должностей, наличие и использование штатного резерва

В ходе аудите кадров используются следующие методы:

Наименование метода метода
Экономическиесопоставление локально рассчитанных показателей с нормативными значениями для определения результативности работы персонала
Организационно-аналитическиеформальная и содержательная проверка трудовой отчетности с целью предотвращения или устранения ошибок, обуславливающих привлечение к ответственности
Социально-психологическиеопросы штатных единиц для оценки их желания работать в данном субъекте и общей атмосферы в коллективе, а также для выявления наиболее действенных способов мотивации

Сроки и порядок проведения аудита

Точное время, на протяжении которого осуществляется кадровый аудит, зависит от выбранного типа проверки и ее масштабов.

На аудит документации, заполняемой ответственным лицом в бумажном и электронном формате, уходит порядка 10-12 дней (2 дня отводится на заполнение отчета), что считается достаточно коротким сроком.

На выборочную проверку всех аудиторских объектов уйдет около 20 дней.

Комплексный кадровый аудит на хозсубъекте со штатом работников более 30 человек займет у комиссии до одного месяца.

Аудиторская технология подразумевает определенную последовательность стадий:

Административным органом определяется, кем будет проводиться аудит – работниками кадровой службы организации или привлеченными специалистами, оказывающими подобные услуги.

Оба варианта приемлемы для субъектов любой формы собственности.

В первом случае для проведения аудита распоряжением управленца создается комиссия, включающаяся штатных квалифицированных специалистов, имеющих соответствующий опыт, знания и навыки, которые позволят выявить ошибки и нарушения.

Для более независимой проверки управленцу стоит прибегнуть ко второму варианту.

Приглашенные эксперты, работающие на договорной основе, не только выявят малейшие нарушения, но и, благодаря своему опыту, осуществят процедуру достаточно оперативно, без потери в качестве.

Они действуют по четко определенной схеме, штатным же проверяющим следует определиться с целями, задачами, сроками проверки (для этого ими составляется специальный план-график), фронтом работ, а также с методикой и способом проведения аудита.

  1. Сбор и первичный анализ данных

В ходе аудита кадровой документации, наблюдения за штатными единицами, их опросов, анкетирований, тестирований аккумулируется и обрабатывается необходимая для проверки информация.

На этом этапе особое внимание следует уделить аудиту кадровых документов, оценив и определив:

  • организацию документооборота субъекта;
  • наличие таких кадровых документов и ЛНА, как административные распоряжения, личные карточки трудящихся, табеля отработанных работниками часов, инструкции, коллдоговор, Положение об обработке сведений о подчиненных, ПВТР и т.д.;
  • наличие и содержание документации, регламентирующей отношения нанимателя и особых категорий наемного персонала (нерезидентов, сменщиков и вахтовиков, имеющих ненормированный рабочий день);
  • соответствие формы и содержания каждого документа (особенно трудовых договоров и книжек) законодательным требованиям;
  • наличие оформленных в доступной трудящимся форме административных кадровых решений и подтверждений доведения до их сведения информации о рабочих изменениях.

Для удобства проверки следует сформировать список проверяемых документов, а затем проанализировать их согласно ему.

Во время аудита документов важно не только проанализировать документы на ошибки, но и оценить полноту их наличия. Отсутствующие на субъете документы желательно дооформить в короткие сроки.

Также на этом этапе комиссией или приглашенным аудитором определяется кадровый потенциал компании или организации с целью предложения, в дальнейшем, мероприятий по оптимизации локального механизма управления кадрами.

  1. Интерпретирование собранной информации

Собрать и поверхностно проанализировать сведения недостаточно. Необходимо привести их к удобному для глубокого анализа виду (списочному, табличному, графическому и так далее). Далее, используя методики обработки и сравнения данных, можно сформировать определенные выводы.

  1. Подведение итогов и формирование аудиторской отчетности

Форма аудиторского заключения может быть либо самостоятельно разработана комиссией, либо позаимствована из открытых источников и адаптирована.

Сторонние эксперты используют собственные бланки.

На практике, заключение содержит:

  • основания для проведения проверки;
  • список отделов, количество подчиненных, в ней участвовавших;
  • методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
  • сроки проведения;
  •  результаты проверки деятельности каждого сотрудника и структурного подразделения, ее оценку, а также итоги проверки документов, которые были предметом аудита;
  • выводы и предложения по устранению найденных недочетов (с указанием примерного срока) и использованию выявленных резервов.

Проверяющий также должен ссылаться на нормативные акты, которые были нарушены, указывать на риски компании.

После оценки аудитор может сопровождать внедрение управленческих технологий, оказываться управленцу консультационные услуги, мониторить эффективность предложенных корректировок и нововведений.

По истечении отведенного на исправление недочетов времени управленцу следует лично проверить глубину и правильность устранения ошибок.

Таким образом, кадровый аудит организации – один из важных инструментов минимизации рисков, обусловленных нарушениями ведения учета кадров и игнорированием постоянно меняющихся законодательных норм в этой сфере.

Считать его ненужной и затратной процедурой ошибочно, поскольку, на практике, накладываемые контролирующими органами санкции в виде штрафов – куда более существенная статья расходов.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-audit-organizatsii.html

Кадровый аудит персонала в организации – Проверка Труда

Кадровый аудит

Аудит кадрового состава организации – это комплексный анализ одной из сфер деятельности, итоги которого учитываются при принятии управленческих решений. Важно, чтобы результаты такой оценки были достоверными и точными. Поэтому стоит проводить аудит кадровых процессов регулярно. Компания «Проверка Труда» предлагает клиентам свои услуги в этой сфере.

Суть аудита кадровых процессов организации

Многие думают, что подобные проверки проводят, чтобы найти уже допущенные нарушения и ошибки. На самом деле это отличный способ оценить риски, предупредить сбои, а при желании даже повысить эффективность работы в исследуемой сфере.

В сфере управления персоналом экспертный анализ, аудит и кадровое планирование позволяют оценить потенциал бизнеса и обнаружить точки роста, работа с которыми позволит увеличить прибыли. Кроме того, это важная работа с рисками.

Изучив документацию в сфере подбора, оформления, обучения сотрудников, выплаты зарплат, организации отпусков, перемещений по должностям и увольнений, специалисты определяют, соответствует ли она требованиям действующего законодательства.

Цели проведения

Изучая эту сферу функционирования бизнеса, аудиторы оценивают:

  1. Степень эффективности кадровой политики компании.
  2. Соответствие документации законодательству.
  3. Оперативность организации работы с персоналом и управления ею.
  4. Наличие незадействованных резервов для повышения эффективности.
  5. Риски, отрицательные факторы и допущенные ошибки, из-за которых снижается рентабельность.
  6. Пути решения имеющихся проблем.

Когда нужен кадровый аудит персонала

Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.

Безусловная и срочная необходимость в проведении такого анализа наступает при следующих событиях:

— Смена руководителя предприятия или главы службы персонала.

— Подготовка к внешним проверкам: трудовой инспекции, прокуратуры и т.д.

— Подготовка базы данных организации для архивного хранения.

— Вступление в силу изменений в законодательстве.

— Планирование крупного набора персонала.

— Резкая непредвиденная динамика, например массовые увольнения.

На чем фокусируется кадровый аудит

Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:

  • Соответствие процессов, связанных с кадрами, стратегическим задачам развития бизнеса:
    • Работа с ресурсами. Хватает ли предприятию штатных единиц? Есть ли перспективное планирование в этой сфере? Налажена ли преемственность и система развития сотрудников?
    • Система пополнения кадров. Как ведется поиск кандидатов на вакантные должности? Какие требования есть к кандидатам? Как организовано трудоустройство на предприятие?
    • Адаптация новых сотрудников. Существует ли сформированный подход? Насколько он эффективен и можно ли его развить?
    • Обучение, повышение квалификации, аттестация. Имеются ли такие программы? Как они работают?
    • Система мотивации и стимулирования. Подобраны ли методы денежного поощрения, льготы и т.д.? Насколько они эффективны?
    • Социальный и психологический климат. Сформирована ли корпоративная культура? Присутствует ли социальная напряженность? Как эти факторы влияют на результаты работы?
  • Актуальность кадрового состава:
    • Структура персонала. Эффективна ли она для достижения задач бизнеса?
    • Как работают подразделения, отвечающие за прием, обучение, увольнение?
  • Персонал:
    • Сколько штатных единиц занято и свободно? Есть ли текучка кадров? Имеется ли резерв? Хватает ли квалификации сотрудников?

Этапы проведения кадрового аудита персонала организации

Эта работа всегда предполагает строгое соблюдение последовательности действий.

1. Подготовка.

На этой стадии нужно прописать цели и задачи анализа, ориентируясь на специфику работы конкретной организации и ее стратегические цели. Эксперты подбирают методики работы, руководитель предприятия издает приказ о проведении аудита.

2. Получение данных.

Специалисты изучают документацию, наблюдают за работой компании, организуют опросы, анкетирования, общаются с руководителями разных уровней. Проводят первый анализ собранной информации.

3. Обработка данных.

Эксперты систематизируют информацию, анализируют ее и формулируют выводы.

4. Формирование отчета.

В итоговом документе, который получает заказчик, содержится информацию о допущенных ошибках и рекомендации по совершенствованию работы организации в сфере кадров.

Методики кадрового аудита персонала организации

Эксперты могут выбирать методы работы в зависимости от масштабов бизнеса, сферы его деятельности и целей проверки. В их распоряжении разные методы:

— аналитические: изучение документов и статистики;

— социально-психологические: опросы, интервью, наблюдение за коллективом;

— экономические: оценка финансовых показателей в сравнении с социальными.

Итоги аудита персонала

Завершив анализ этой сферы функционирования предприятия, эксперт сделает ряд выводов об успешности его работы и имеющихся перспективах.

— Дефицит и профицит кадров

— Качество управления персоналом на всех этапах

— Тип руководящего стиля и его соответствие задачам

— Микроклимат в коллективе и его влияние на результат

— Потребности в развитии компетенций, повышении квалификации сотрудников.

— Потенциальные возможности для перевода работников на более высокие должности.

— Причины выявленных проблем, ошибок, рисков. Возможности для преодоления имеющихся проблем.

Анализ, аудит и кадровое планирование – это специализация экспертов компании «Проверка Труда». Мы предлагаем клиентам услуги по защите их интересов, в том числе при проведении проверок и после них. Мы знаем, как пройти обязательный кадровый аудит без штрафов и готовы помочь вам в этом!

Источник: https://proverkatruda.ru/2020/02/26/audit-kadrovogo-sostava/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: