К выбору систем автоматизации документооборота

Содержание
  1. Как выбрать систему автоматизации делопроизводства?
  2. Определимся с понятиями
  3. В погоне за рейтингами
  4. Определитесь с требованиями
  5. Не скупитесь на «пилоте»
  6. Заключение
  7. Обзор систем электронного документооборота
  8. О разработчиках сэд
  9. Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»
  10. Стандарты в области СЭД
  11. Выбор системы документооборота #сравнение и выбор #СЭД #ECMJ
  12. Идентификация пользователей и работа в системе
  13. Организация хранилища документов
  14. Работа с документами
  15. Автоматизация документооборота в вопросах и ответах
  16. Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?
  17. Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?
  18. Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору
  19. Внедрение системы для автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги
  20. Экономическая эффективность – миф или реальность?

Как выбрать систему автоматизации делопроизводства?

К выбору систем автоматизации документооборота

Система автоматизации делопроизводства занимает одну из ключевых позиций среди всех систем автоматизации организации.

Любая работа с документами является частью “документального обеспечения управления”, что подчеркивает важность не самих документов, как таковых, а тех управленческих решений и действий, которые принимаются на их основании.

Система автоматизации делопроизводства способна перевести работу делопроизводителя на качественно новый уровень работы, распределяя нагрузку на каждого конкретного сотрудника, работающего с документами.

Определимся с понятиями

Прежде чем мы разберем вопрос, как выбрать систему автоматизации делопроизводства, давайте разберемся с терминами, которые определены такой наукой, как документоведение. Сделать нам это необходимо для того, чтобы четко понимать, что из себя представляет делопроизводство, а что, например, документооборот, и какие есть способы автоматизации этих областей.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – включает в себя все вопросы, связанные с документированием, организацией работы с документами, систематизацией и архивным хранением документов в процессе осуществления оперативного управления предприятием.

Делопроизводство – это комплекс мероприятий, направленный на обеспечение ДОУ предприятия или учреждения. ДОУ является основной функцией делопроизводства организации.

Три основных стадии делопроизводства:

  1. Создание документов;
  2. Организация движения и учета документов (документооборот);
  3. Хранение документов (архивное дело).

Документооборот – это деятельность по организации движения документов в рамках ДОУ по принятым в организации стандартам или бизнес-процессам.

Три основных потока документов:

  1. Документы, поступающие в организацию из других организаций (входящие);
  2. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  3. Документы, создаваемые в организации для внутреннего использования (внутренние).

Например, документы, поступающие в организацию, как правило, проходят следующие жизненные стадии:

  1. Первичная обработка;
  2. Предварительное рассмотрение;
  3. Регистрация;
  4. Рассмотрение руководством;
  5. Передача на исполнение;
  6. и т.д.

Электронный архив – решает задачи систематизации архивных документов, их хранения, быстрого доступа и анализа в рамках ДОУ.

Каждый тип документов в организации проходит свои жизненные стадии от момента первичной обработки и регистрации до архивации. Все стадии в большинстве случаев подлежат автоматизации с помощью специализированных систем. Это ускоряет процесс обработки документов и повышает уровень исполнительной дисциплины и прозрачности документооборота в организации.

Теперь, когда мы немного разобрались с терминами, у вас должно сложиться четкое представление, какую именно часть делопроизводства вам необходимо автоматизировать.

В погоне за рейтингами

После того, как в организации появилось четкое представление того, что же необходимо автоматизировать, как правило, переходят к выбору решения или платформы. И вот тут очень часто допускается первая ошибка. Я ее называю «в погоне за рейтингами».

Сотрудники, ответственные за выбор решения, начинают просматривать и анализировать всевозможные рейтинги систем, существующих на рынке, и отталкиваться именно от них. На них валится огромное количество рекламы и сладких обещаний и преимуществ, о том, что именно та или иная система – лидер на рынке и является самой лучшей.

Стратегия, основанная исключительно на рейтингах, как правило, не приводит к желаемому результату.

Я ни в коем случае не говорю, что рейтинги это плохо и на них не стоит обращать внимание. Я лишь хочу сказать, что рейтинги дают лишь общее представление о наличии вендоров и решений на рынке.

Для того, чтобы подобрать лучшее решение именно для вашей организации, нужно выбирать другую стратегию, которая переводит вопрос «Какая самая лучшая система на рынке?»  в вопрос «Какая из существующих систем лучше всего подходит именно нам?».

Изменив стратегию выбора именно таким образом, у вас будет гораздо больше шансов выбрать именно ваше решение.

На рынке представлено большое количество решений и вендоров, и выбирая исключительно по принципу рейтинга, вы рискуете приобрести систему с функционалом в разы превышающим ваши реальные потребности, в итоге вы переплатите и приобретете себе Феррари для езды по узким улочкам провинциального города, так никогда и не поняв всю прелесть мощного двигателя. Или наоборот, оформленная в красивую обложку система может оказаться  очень ограниченной в развитии, и хоть она и может быть очень привлекательна по цене, но впоследствии вы можете столкнуться с невозможностью развития системы в соответствии с требованиями вашей организации, или же ее доработка и адаптация просто съест всю экономию при покупке и в итоге выльется в большие расходы.

Определитесь с требованиями

Как же выбрать золотую середину? Выбор золотой середины и идеального для вас решения начинается с четкого определения ваших требований к системе.

На что здесь стоит обращать внимание? Так как конечные пользователи системы это все-таки сотрудники компании, чью деятельность вы пытаетесь автоматизировать, четко определите круг этих пользователей и их потребности. Какие еще могут быть требования?

  • Функциональные возможности системы

Сюда может входить – как и общая функциональность системы, так и такие вещи как, удобство использования, качество интерфейса, технологичность, простота и дополнительные возможности настройки, понятность выполнения действий в системе и др.

  • Положительный опыт внедрения в вашем секторе

Обязательно выясните, есть ли опыт внедрения выбираемой платформы именно в вашем секторе. Изучите истории успеха других клиентов. На этом этапе важно понять, есть ли опыт внедрения в вашем секторе и насколько он успешен.

Немаловажный фактор это стоимость владения системой автоматизации делопроизводства. Одно дело это купить и внедрить систему, другое дело этой системой владеть на протяжении всего срока эксплуатации (обновлять, поддерживать, развивать и т.д.)

Четко сформулировав требования к необходимой системе, вы сможете разговаривать с компанией, которая будет внедрять вам решение не на общем языке, а конкретно в разрезе того, что именно вам нужно и насколько та или иная система автоматизации делопроизводства вам подходит.

Не скупитесь на «пилоте»

Пилотом называют мини-копию вашего проекта или системы. Своеобразный тест-драйв системы. Как правило, пилот стоит небольших денег для разработки и содержит очень ограниченный набор самых необходимых функциональных возможностей и бизнес-процессов, обычно 3-5.

При этом пилот дает потрясающую возможность в мини-версии посмотреть, как будет выглядеть система в действии. Поработав с пилотом, вы сложите свое представление, о том, насколько система вам подходит и насколько в ней удобно работать.

Как правило, пилоты делаются для проектов с большим бюджетом и большого масштаба, но бывают исключения.

Заключение

Делопроизводство в России имеет свои особенности и требует особого подхода к его автоматизации. Итак, успешность выбора системы автоматизации документооборота зависит, прежде всего, от четкого понимания того, какую именно область делопроизводства вам необходимо автоматизировать.

Перевод вопроса из плоскости, «Какая система самая лучшая?» в плоскость, «Какая лучше всего подходит именно нам?» поможет избежать ошибок в концептуальном подходе к выбору системы автоматизации делопроизводства.

Четкое определение требований к системе, поможет сравнить вам выбираемые решения в разрезе потребностей конкретно вашей организации к ней, а небольшой пилотный проект даст вам возможность ощутить те вещи при работе с системой, которые невозможно ощутить на презентациях или при обсуждении функционала.

Придерживаясь этих советов, вы значительно повысите свои шансы на выбор правильной системы автоматизации делопроизводства и получите положительные отзывы, как от конечных пользователей, так и от руководства организации.

Источник: http://softforce.ru/blog/hot-to-chose-workflow-automation-system/

Обзор систем электронного документооборота

К выбору систем автоматизации документооборота

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Выбор системы документооборота #сравнение и выбор #СЭД #ECMJ

К выбору систем автоматизации документооборота

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭДО), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение.

На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными.

Определиться с тем, сможет ли программный продукт решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы.

В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя.

Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭДО на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

  • бизнес-требования
  • требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

  • пользователи системы
  • хранилище данных
  • работа с документами
  • работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. 

Идентификация пользователей и работа в системе

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных.

Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п.

Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие.

Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам.

С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие.

Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю. 

Организация хранилища документов

Организация хранилища документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных.

Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка.

В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы.

При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности.

Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%.

Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив.

Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) – 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта – 11340 документов.

Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами.

В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы.

Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого электронный документооборот не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск.

Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги.

Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам.

Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к электронному документообороту для проведения таких операций.

Существует несколько возможных способов проведения архивации – запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами – упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится.

Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи.

Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов.

Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру.

В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов.

Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота. 

Работа с документами

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами.

Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково.

Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей.

Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭДО. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

Пользователь Дата Операция

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Vybor-sistemy-dokumentooborota.aspx

Автоматизация документооборота в вопросах и ответах

К выбору систем автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

  • документы постоянно теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
  • часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
  • тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
  • создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
  • подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Внедрение системы автоматизации электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

  • обеспечивается слаженная работа всех подразделений;
  • повышается производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
  • повышается оперативность доступа к информации;
  • настраивается разграничение доступа к документам.

Автоматизированная система документооборота повысит эффективность процессов любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?

Каждый производитель систем автоматизации электронного документооборота, говорит, что его продукты самые функциональные, удобные и эффективные. Тем не менее, нужно обратить внимание на основные решаемые задачи:

  • автоматизация делопроизводства – решается лишь определенный класс задач, и, как правило, полноценной маршрутизации потоков работ не предусматривается;
  • управление потоками работ – обеспечивается автоматизацию бизнес-процессов, управление последовательностью действий в рамках процесса;
  • организация и управление архивами документов – это структурированное хранение и управление документами, причем как электронными, так и бумажными;
  • электронное управление документами (системы электронного документооборота (СЭД)) – объединяются возможности управления документами и процессами, при этом закрываются различные направления документооборота: делопроизводство, договоры, проекты и т.д.
  • управление ресурсами предприятия (системы класса ERP) – бытует ошибочное мнение, что ERP-решения закрывают все проблемы документооборота на предприятии, однако это не так. ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP и системы автоматизации документооборота.

Часто заказчик приходит с определенной проблемой, выслушав ее, производитель предлагает свою суперсистему, которая решит эту и все другие задачи.

В результате компания тратит деньги, зачастую немалые, на автоматизацию документооборота, но не получает того, что в действительности нужно.

Программный продукт может быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок на этапе выбора.

Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору

  1. Определитесь, решение каких задач вы хотите поручить системе автоматизации документооборота. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс программного продукта, то лучше обратиться за помощью к консультанту.

    Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на сайтах сообществ ИТ-специалистов.

  2. Изучите по возможности все предложения поставщиков.

    Обращайте внимание не только на наличие требуемой функциональности, но и на масштабируемость – чтобы в дальнейшем модно было расширить возможности и охват сотрудников.

  3. Проанализируйте с консультацией технического специалиста возможности программно-аппаратной платформы: какие СУБД поддерживаются, есть ли возможность организовать распределенную работу, насколько легко система будет интегрироваться в ИТ-окружение компании.
  4. Выбирайте решения, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
  5. Проверьте систему автоматизации документооборота в действии.

    Наверняка, у производителя есть демоверсия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите ее у себя и проверьте в действии до того, как будете покупать.

  6. Необязательно сразу приобретать мощную дорогую СЭД. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Внедрение системы для автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги

Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:

  • Класс системы.

    Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.

  • Масштаб внедрения.

    Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.

  • Удобство настройки и адаптации.

    Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов:

  • Исследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
  • Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
  • Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
  • Установка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
  • Окончательная настройка электронного документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
  • Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота может занять от 2 недель до полугода.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость электронного документооборота.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность – миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

  • Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
  • Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
  • Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы – все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота. Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Источник: https://www.directum.ru/blog-post/864

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: