Функционирование компании складывается из работы каждого сотрудника

Содержание
  1. Эффективность руководителя отдела продаж – признаки, мотивация, отчеты
  2. Зачем нужен РОП
  3. Мотивация руководителя отдела продаж
  4. Признаки эффективного руководителя
  5. Повышение личной эффективности руководителя
  6. Отчеты РОПа
  7. Организационная структура предприятия
  8. Почему необходимо разрабатывать организационную структуру предприятия?
  9. Элементы организационной структуры
  10. Традиционные организационные структуры
  11. Линейно-штабная организация
  12. Функциональная структура
  13. Дивизиональная структура
  14. Рыночная структура
  15. Матричная структура
  16. Какой коллектив работает продуктивно
  17. Этапы формирования продуктивного коллектива
  18. Факторы, влияющие на работу команды
  19. Как работать и не уставать?
  20. Топ 15 рекомендаций для продуктивной работы в коллективе
  21. Как повысить дисциплину и самоорганизованность
  22. Примеры успешных компаний и их стиль управления
  23. Планирование и контроль работы сотрудников – Деломатика
  24. Методы осуществления контроля
  25. Эффективность от внедрения таких систем
  26. Как наша компания может помочь
  27. Внедрение системы контроля и планирования задач
  28. Этапы внедрения системы
  29. Почему именно наша компания
  30. Хотите повысить производительность труда уже сейчас? Обращайтесь к нашим специалистам и устанавливайте системы планирования и контроля работы сотрудников!

Эффективность руководителя отдела продаж – признаки, мотивация, отчеты

Функционирование компании складывается из работы каждого сотрудника

Эффективность и прибыльность компании складываются из работы каждого сотрудника, но львиная доля результата зависит от правильного выбора руководителя отдела продаж.

Зачем нужен РОП

Грамотный, активный руководитель отдела продаж возглавляет, организует и обеспечивает работу коллектива менеджеров. Его функции разносторонни и многообразны.

Основные направления деятельности РОП:

  • планирование работы;
  • организация ежедневного процесса;
  • создание структуры отдела;
  • всесторонний и полный контроль каждого сотрудника;
  • выбор стратегии;
  • определение системы CRM и организация ее функционирования;
  • управление работой отдела на всех этапах;
  • сведение отчетности для анализа результативности.

Чаще всего на руководителя отдела продаж возлагаются функции по работе с кадрами, в том числе:

  • собеседование кандидата;
  • организация обучения новых сотрудников и повышения уровня работающих менеджеров;
  • контроль адаптации работников в коллективе;
  • обеспечение их мотивации и выбор материальных и нематериальных способов для этого;
  • ежедневный контроль работы подчиненных, выявление ошибок, определение слабых мест и определение способов их устранения;
  • организация работы с использованием различных способов управления, включая групповые и индивидуальные методы.

От правильной организации работы зависит эффективность деятельности руководителя и всей структуры, стабильный рост объемов продаж в ценовом и количественном выражении.

Мотивация руководителя отдела продаж

Недостаточно найти и привлечь к работе опытного и эффективного начальника отдела продаж. Обычно такие специалисты востребованы и фирмы принимают все меры, чтобы переманить профессионалов к себе.

Необходимо обеспечить его заинтересованность и желание работать именно в данной компании. Для этого используется система мотивации, которая:

  • по достоинству оценивает вклад руководителя;
  • поощряет его активность и инициативу;
  • обеспечивает стремление ежедневно увеличивать результативность работы.

Для этого используется комбинированная система оплата, состоящая из:

  • твердого гарантированного оклада;
  • гибкой оплаты в виде бонусов, размеры которых зависят от достигнутых показателей.

Наиболее эффективным считается комбинация, при которой на твердый оклад приходится не более 50 % ежемесячной зарплаты, остальная часть формируется в виде процентных или фиксированных выплат по различным оценочным показателям.

Наиболее сложная задача – определить оптимальное количество факторов оценки работы руководителя. Их не должно быть слишком много, так как это затрудняет оценку.

В то же время показатели должны обеспечивать всесторонний охват направлений деятельности и функций РОПа.

Не существует готового списка показателей для оценки, так как они зависят от специализации компании, ее направлений деятельности, видов товара, покупательской аудитории и других особенностей конкретного бизнеса.

В качестве примеров таких показателей можно назвать:

  • выполнение плана отделом и каждым из сотрудников;
  • расширение базы покупателей;
  • темпы роста продаж в разрезе товаров;
  • обеспечение равномерного выполнения плана в течение месяца, т. е. ритмичность работы отдела;
  • уровень дебиторской задолженности, темпы ее снижения;
  • достоверность, своевременность и наглядность отчетности;
  • работа по подбору и привлечению менеджеров;
  • количество мероприятий по обучению персонала;
  • отсутствие жалоб на сотрудников от покупателей.

Перечень показателей должен охватывать все направления деятельности, чтобы заинтересовать руководителя отдела в полном выполнении своих задач.

На практике оптимальным вариантом начисления бонусов считается следующая схема:

  • при выполнении плана продаж менее чем на 80 % руководитель и сотрудники получают только твердый оклад;
  • если план выполнен на 80–100 % то применяется коэффициент в размере оклада;
  • при показателях от 100 до 120 % выплаты увеличиваются в два или три раза.

Одновременно устанавливаются максимальные ограничения бонусов, чтобы не провоцировать сознательное занижение плановых показателей. Нормы регулярно, не реже одного раза в год, пересматриваются с учетом достигнутого уровня продаж, расширения ассортимента и роста цен.

При определении размера бонусов рекомендуется соблюдать соотношение:

  • определение планов для сотрудников с завышением до 20 %;
  • общий план отдела устанавливается примерно на 10 % ниже, чем суммарные показатели всех сотрудников.

Это позволит нивелировать низкие результаты деятельности новых, неопытных или неумелых менеджеров.

Признаки эффективного руководителя

Правильный выбор руководителя отдела продаж – это практически всегда гарантия успешной работы компании. Первая оценка будущего РОП происходит при его приеме на работу.

Недостаточно знать место предыдущей работы специалиста и размер получаемой им зарплаты.

Даже примерные сведения о темпах развития компании, из которой переходит менеджер, нельзя использовать при оценке его достижений, так как, возможно, это не его заслуга.

В ходе собеседования необходимо установить критерии эффективности руководителя:

  • проверить компетентность кандидата на рабочее место;
  • определить уровень его знаний и методы работы;
  • оценить личные характеристики, необходимые для руководителя (коммуникабельность, организованность, лидерские качества).

Чтобы сделать это, работу по подбору РОПа должен проводить непосредственно руководитель компании, или коммерческий директор.

В ходе собеседования нужно:

  • проверить знания кандидата в сфере организации работы отдела, т. е. установить какие функции он выполнял на предыдущем месте и как представляет свои задачи на должности руководителя отдела;
  • установить какими методами планирует пользоваться специалист для организации работы;
  • попросить представить примерный план работы на день (количество контактов с сотрудниками, определение контрольных точек, контроль операций по pipeline и так далее);
  • установить уровень его коммуникабельности, т. е. как часто он общается с подчиненными, как проверяет их работу, определяет сложности и недоработки, какими словами предлагает решение проблем;
  • определить его знания в техническом обеспечении, умение работать с CRM, проводить настройки, устанавливать фильтры, формировать отчеты, анализировать данные, интегрировать CRM с другими программными продуктами;
  • проверить теоретические знания и умение применять их на практике, например, настройку воронки продаж, ее конверсию, формы отчетности, виды мотивации сотрудников и так далее.

В большинстве случаев по содержательности ответов, манере говорить, уверенности специалиста можно судить о потенциале специалиста, присутствии у него качеств лидера.

Идеально, если руководитель отдела продаж:

  • способен удерживать в поле зрения весь коллектив и каждого сотрудника в отдельности;
  • легко вызывает на контакт;
  • быстро реагирует на нестандартные ситуации;
  • умеет держать людей под контролем.

Оценка РОПа должна исходить из того, что он должен быть самым сильным менеджером в отделе, т. е. обладать практическими навыками работы. Одновременно руководителю необходимы знания эксперта и умения руководителя.

Первоначальное впечатление, которое складывается в ходе собеседования, в дальнейшем необходимо проверять на практике, т. е. наблюдать и оценивать, насколько теоретические знания воплощаются в ходе ежедневной работы.

Повышение личной эффективности руководителя

Недостаточно просто назначить руководителя в отдел продаж. Необходимо сразу задать планку его полномочий, возможностей и ответственности.

https://www.youtube.com/watch?v=lFHzMkbhRqI

Особенность менталитета большинства коллективов – это изначальное недоверие к руководству, пришедшему со стороны. Сотрудники начинают испытывать его, проверять уровень компетентности. В этом случае достаточно много времени потребуется, чтобы наладить отношения в коллективе и обеспечить положительные показатели эффективности руководителя.

Поэтому руководитель или собственник предприятия должен обеспечить РОПа возможностями эффективно работать с первого дня.

Для этого необходимо изучить состав отдела, характер взаимоотношений между сотрудниками и наличие в нем неформальных лидеров. Если в коллективе есть сотрудники, влияющие на других, то необходимо оценить уровень приносимой ими пользы и результата влияния.

В идеальном случае функции формального и неформального лидера должны сосредотачиваться в руках одного человека – руководителя отдела продаж.

Решения в этом случае могут быть разными, например, перевод неформального лидера в другой отдел с выдвижением его на руководящие должности, или снижение возможностей его влияния в ущерб интересам компании, вплоть до увольнения сотрудника, не умеющего подчиняться. Результатом этой работы должна стать легитимность лидера.

Следующий шаг для обеспечения эффективной работы РОПа – это наделение его надлежащими полномочиями. Т. е. начальник отдела должен стать для рядовых сотрудников конечной инстанцией при решении любых производственных вопросов. Вышестоящее руководство не должно работать с менеджерами напрямую, отменять указания начальника отдела или решать вопросы продаж за его спиной.

В ведении начальника отдела продаж должна быть возможность материально поощрять или наказывать своих подчиненных. Для этого выделяется определенная сумма, которую РОП может распределять по своему усмотрению.

Эффективный руководитель при отсутствии подобного механизма в компании, иногда выделяет некоторую сумму из своей зарплаты.

Это позволяет РОПу повысить результаты работы сотрудников, но снижает заинтересованность самого руководителя.

Помимо материального вознаграждения нужны другие меры воздействия, например, распределение лидов между сотрудниками, в результате чего горячие лиды (клиенты, готовые к покупкам на большие суммы) и холодные лиды (клиенты, нерешительные, мало знающие о товаре, требующие длительных уговоров) распределяются так, чтобы поощрить одних или наказать других менеджеров.

Эффективный руководитель отдела должен обладать всеми качествами и знаниями эксперта, чтобы проводить оценку деятельности своих подчиненных.

Для этого необходимо обеспечить РОПу возможность постоянного обучения, открыть ему доступ к технической документации, решениям руководства в области политики расширения или другим организационным мероприятиям.

Это значительно повышает авторитет начальника отдела, а также позволяет ему правильно строить стратегию продаж, выбирать наиболее актуальные цели и эффективные методы работы.

Одновременно на руководителя отдела продаж необходимо возложить максимальную ответственность за работу своего отдела, т. е. он должен нести ответственность за результаты деятельности отдела и каждого сотрудника. За отрицательные показатели руководитель наказывается, а за положительные поощряется.

В результате перечисленных мер, грамотный начальник отдела обеспечивает наибольшую эффективность и результативность.

Отчеты РОПа

В своей деятельности руководитель отдела продаж имеет дело с различными видами отчетов. С одной стороны он собирает и анализирует ежедневную отчетность подчиненных. С другой стороны, на их базе готовит отчетные формы для руководства, в том числе, для начисления бонусов сотрудников.

Количество и виды отчетов могут отличаться в различных компаниях, но наиболее распространенные из них:

  • фотоотчет рабочего дня менеджеров;
  • ежедневный отчет каждого менеджера, который составляется на базе pipeline и включает показатели выполнения плановых показателей;
  • отчет по каналам, т. е. о пополнении количества лидов и об источниках расширения клиентской базы;
  • по лидам, с распределением их на горячие, теплые, холодные;
  • по количеству и продолжительности телефонных звонков;
  • по результативности звонков;
  • по состоянию работы в виде воронки продаж.

Большинство отчетов, составленных сотрудниками, объединяются в общий информационный документ о деятельности отдела. Возможности CRM позволяют составлять отчетность по любому из показателей:

  • в разрезе товаров;
  • по группам покупателей;
  • стоимости чека и так далее.

Использование программного обеспечения гарантирует достоверность и объективность отчетных данных.

Источник: https://blog.oy-li.ru/ehffektivnost-rukovoditelya-otdela-prodazh/

Организационная структура предприятия

Функционирование компании складывается из работы каждого сотрудника

Говоря об организационной структуре, мы имеем в виду концептуальную схему, вокруг которой организуется группа людей, основу, на которой держатся все функции.

Организационная структура предприятия — это, по сути, руководство для пользования, которое объясняет, как организация выстроена и как она работает.

Если говорить конкретнее, то организационная структура описывает, как в компании принимаются решения и кто является ее лидером. 

Почему необходимо разрабатывать организационную структуру предприятия?

  • Организационная структура дает четкое понимание того, в каком направлении движется компания. Ясная структура — это инструмент, с помощью которого можно придерживаться порядка в принятии решений и преодолевать различные разногласия.
  • Организационная структура связывает участников. Благодаря ей люди, присоединяющиеся к группе, имеют отличительные черты. В то же время и сама группа обладает определенными особенностями.
  • Организационная структура формируется неизбежно. Любая организация по определению подразумевает какую-то структуру.

Элементы организационной структуры

Организационная структура любой организации будет зависеть от того, кто является ее участниками, какие задачи она решает и как далеко организация зашла в своем развитии.

Независимо от того, какую организационную структуру вы выбираете, три элемента всегда будут присутствовать в ней.

Конкретный человек или группа людей, которые принимают  решения в организации.

  • Правила, по которым работает организация

Многие из этих правил могут быть заявлены явно, в то время как другие могут быть скрытыми, но при этом не менее обязательными для исполнения. 

Распределение труда может быть формальным или неформальным, временным или постоянным, но в каждой организации непременно будет определенный тип распределения труда.

Традиционные организационные структуры

Эти структуры основаны на функциональном подразделении и отделах. Они характеризуются тем, что на верхнем уровне сосредоточены полномочия стратегических и оперативных задач.

Существует несколько типов традиционных структур.

  • Линейная организационная структура

Самая простая структура из всех существующих. Характеризуется наличием определенной цепи инстанций. Решения спускаются сверху вниз. Этот вид структуры подходит для маленьких организаций вроде небольших бухгалтерских фирм и адвокатских контор. Линейная структура позволяет легко принимать решения.

Преимущества:

  • Самый простой вид организационной структуры.
  • В результате жесткого управления формируется жесткая дисциплина.
  • Быстрые решения приводят к быстрым и эффективным действиям.
  • В структурах власти и ответственности существует ясность.
  • Поскольку контроль лежит на одном начальнике, в ряде случаев он может проявлять гибкость.
  • Есть хорошие перспективы карьерного роста у людей, которые выполняют работу качественно.

Недостатки:

  • Есть возможности оказывать влияние на начальника отдела.
  • Постоянная проблема — отсутствие специализации.
  • Начальник отдела может быть перегружен работой.
  • Коммуникации осуществляются только сверху вниз.
  • Начальник, обладающий властью, может неправильно использовать ее для своей выгоды.
  • Решения принимаются одним человеком.

Линейно-штабная организация

Такая структура характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не имеют права принятия решений. их задача — оказывать помощь линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. Процесс принятия решений в такой структуре медленнее.

Преимущества:

  • Позволяет сотрудникам быстро выполнять задачи.
  • Помогает сотрудникам брать на себя ответственные функции и специализироваться на конкретных функциях.
  • Помогает линейным руководителям сконцентрироваться на определенных задачах.
  • При организационных изменениях минимален риск возникновения сопротивления.
  • Сотрудники чувствуют, что их вклад оценен.

Недостатки:

  • Среди сотрудников может возникать путаница.
  • У сотрудников недостаточно знаний, чтобы ориентироваться на результат.
  • Слишком много уровней иерархии.
  • Сотрудники могут расходиться во мнениях, что замедляет работу.
  • Более дорогостоящая структура, чем простая линейная организация, из-за наличия начальников подразделений.
  • Решения могут приниматься слишком долго.

Функциональная структура

Этот вид организационной структуры классифицирует людей согласно функции, которую они выполняют в профессиональной жизни.

Преимущества:

  • Высокая степень специализации.
  • Ясный порядок подчиненности.
  • Четкое понимание ответственности.
  • Высокая эффективность и скорость.
  • Отсутствие необходимости в дублировании работы.
  • Все функции одинаково важны.

Недостатки:

  • Коммуникация сталкивается с несколькими барьерами.
  • В центре внимания находятся люди, а не организация.
  • Решения, принятые единственным человеком, могут не всегда идти на пользу организации.
  • По мере роста компании становится труднее осуществлять контроль над действиями внутри нее.
  • Отсутствие командной работы между различными отделами или единицами.
  • Поскольку все функции отделены, сотрудники могут не знать о том, что творится у коллег.

Дивизиональная структура

Сюда относятся виды структур, которые основаны на различных подразделениях в организации. Они группируют сотрудников на основе продуктов, рынков и географического положения.

  • Продуктовая (товарная) структура

Такая структура основана на организации сотрудников и работы вокруг различных продуктов. Если компания производит три различных продукта, то у нее будут три различных подразделения для этих продуктов. Этот тип структуры лучше всего подходит для розничных магазинов с множеством продуктов.

Преимущества:

  • Структурные единицы, которые не работают, можно легко закрыть.
  • Каждая единица может управляться как отдельное структурное подразделение.
  • Быстрое и легкое принятие решений.
  • Большая независимость у лиц, принимающих решения.
  • Отдельные продукты привлекают отдельное внимание в зависимости от проблем, которые возникают.
  • Организация характеризуется высокой производительностью и эффективностью.

Недостатки:

  • Поскольку каждая структурная единица работает самостоятельно, организационные цели не могут быть достигнуты.
  • Нездоровая конкуренция среди внутренних подразделений.
  • Большое количество организационных уровней препятствует развитию бизнеса.
  • Все единицы не могут быть равнозначными.
  • Маркетинг отдельных продуктов может сильно отличаться по стоимости.

Рыночная структура

Сотрудники группируются исходя из того, на каком рынке работает компания. У компании может быть пять различных рынков, согласно этой структуре каждый из них будет отдельным подразделением.

Преимущества:

  • Сотрудники могут общаться с клиентами на местном языке.
  • Они доступны клиентам.
  • Проблемы на конкретном рынке могут решаться изолированно. 
  • Поскольку люди ответственны за конкретный рынок, задачи выполняются вовремя.
  • Сотрудники специализируются на работе на конкретном рынке.
  • Могут выводиться новые продукты для специализированных рынков.

Недостатки:

  • Может возникнуть острая конкуренция среди сотрудников.
  • Принятие решений может вызывать конфликты.
  • Трудно определить производительность и эффективность.
  • Все рынки могут не рассматриваться как равные.
  • Может отсутствовать связь между начальниками и сотрудниками.
  • Сотрудники могут неправильно использовать свои полномочия.
  • Географическая структура

У крупных организаций есть офисы в различных местах. Организационная структура в этом случае следует за зональной структурой.

Преимущества:

  • Хорошая коммуникация среди сотрудников в том же самом местоположении.
  • Местные работники лучше знакомы с местной деловой средой и могут приспосабливаться к географическим и культурным особенностям.
  • Клиенты чувствуют лучшую связь с местными менеджерами, которые могут говорить на их языке.
  • Отчеты по работе отдельных рынков.
  • Решения принимаются взвешенно.
  • Могут вводиться новые продукты или модификации продуктов, удовлетворяющие потребности определенной области.

Недостатки:

  • Может возникать нездоровая конкуренция среди различных географических зон.
  • Этика компании и ее принципы могут отличаться от региона к региону.
  • Отслеживание работы и прибыли каждой области может  отнимать много времени.
  • Возможна плохая коммуникация среди сотрудников в различных регионах.
  • Взаимодействие между сотрудниками различных регионов может не сложиться.

Матричная структура

Это комбинация продуктовой и функциональной структур. Она  объединяет преимущества обеих структур для большей эффективности. Эта структура самая сложная из существующих. Отличительная особенность матричной структуры — подчинение сотрудников двум или более руководителям одного уровня.

Существует функциональная матрица. В этом типе матричной структуры менеджеры по проекту следят за функциональными аспектами проекта. Однако они обладают очень ограниченной властью, фактически управляет ресурсами и проектом руководитель функционального подразделения.

Преимущества:

  • Сотрудники не работают на временной работе.
  • Руководитель функционального подразделения управляет проектом.
  • Руководитель функционального подразделения несет ответственность в случае, если что-либо идет не так, как надо.
  • Чем больше менеджер по проекту общается с сотрудниками, тем лучше результаты.
  • Менеджер по проекту может реально повлиять на ситуацию, не будучи под контролем.  
  • Принятие решений сосредоточено в руках руководителя функционального подразделения.

Недостатки:

  • Менеджер по проекту может столкнуться с апатией со стороны сотрудников.
  • Менеджер по проекту не имеет полной власти.
  • Будучи не контролируемыми, сотрудники могут показывать меньшую производительность всего подразделения.
  • Менеджер по проекту обладает слабой властью, которая не позволяет ему контролировать сотрудников.
  • Менеджер по проекту не имеет никакого контроля над управлением рабочей нагрузкой и определением приоритетов в задачах.
  • Менеджер по проекту не может дать отчет о работе.

Есть еще проектная матрица, когда прежде всего ответственен за работу менеджер по проекту, в то время как руководитель функционального подразделения может давать методические консультации и распределять ресурсы. 

Источник: https://kontur.ru/articles/4197

Какой коллектив работает продуктивно

Функционирование компании складывается из работы каждого сотрудника

Какой должен быть коллектив, чтобы работать продуктивно? В чем заключается залог продуктивной работы сразу всех участников команды? Решение задач по установленному алгоритму со своими коллегами, находясь при этом в зоне комфорта — вот что влияет на продуктивность и эффективность работы в любых, даже непредвиденных, ситуациях.

1. Этапы формирования продуктивного коллектива

2. Факторы, влияющие на работу команды

3. Как работать и не уставать?

4. Топ 15 рекомендаций для продуктивной работы в коллективе

5. Как повысить дисциплину и самоорганизованность

6. Примеры успешных компаний и их стиль управления

Далеко не каждая группа специалистов в одной фирме — это коллектив. И уж тем более, не всякая компания сотрудников достигает титула высокопрофессиональной и дружной команды.

Настоящий коллектив, который работает слаженно и продуктивно — это команда сотрудников взаимодополняющих друг друга, каждый из которых обладает отдельным видом навыков.

В результате получается группа людей, объединенные одним замыслом, стремящиеся к одной цели и несущие равномерную ответственность за рабочий процесс и результат.

Этапы формирования продуктивного коллектива

Итак, какой коллектив работает наиболее продуктивно и слаженно, получая высокие результаты от совместной работы? Ответ прост: тот, где рабочий процесс правильно организован и грамотно управляется. Чтобы достичь максимального взаимопонимания в профессиональной команде, коллективу необходимо пройти несколько важных стадий. Среди них:

  1. Адаптация. На этом этапе эффективность работы находится на низком уровне. Сотрудники поближе узнают друг друга, оценивают возможности и профессиональные качества каждого. Могут формироваться группы по два-три человека. Определяются взаимоприемлемые модели поведения.
  2. Группировка. Проявляются интересы каждого участника. Появляются симпатии. Выделяются люди, которых объединяет одна цель и наблюдаются несовпадения в мотивации. На этом этапе можно выявить уровень эмоциональности каждого сотрудника. Нередко руководитель или менеджер проверяет своих новых работников, создавая напряженную атмосферу: бросает с грохотом на пол кипу бумаг или громко хлопает дверью, наблюдая за реакцией каждого из них.
  3. Кооперация. Вместо «ты» появляется такое понятие, как «мы». Участники проекта начинают сами стремиться к успешному выполнению поставленной задачи. Общение приобретает конструктивный и открытый характер.
  4. Нормирование. Вырисовываются схемы взаимодействия в команде, появляется доверие участников друг к другу, повышается уважение.
  5. Функционирование. Каждый специалист получает отдельную роль. Конфликты проявляются и устраняются открыто. В коллективе формируется благоприятный микроклимат. Начинается общая работа.

Именно по достижении последней стадии формирования коллектива работа между его участниками будет наиболее успешной, эффективной и продуктивной.

Факторы, влияющие на работу команды

В наши дни кадры решают все! Нередко складывается ситуация, когда на определенном этапе коллективной деятельности компания нуждается в новом сотруднике или нужно повысить эффективность уже существующей команды, но руководитель или лидер группы не знает, как этого достичь. Чтобы понять, как работать более продуктивно, необходимо прежде всего разобраться в факторах, влияющих на работу команды.

Психологи выделяют несколько закономерностей в трудовой деятельности коллектива. Так, на работу влияет количество людей в группе, а результат будет куда успешнее, если в команду входят люди разного возраста и пола, но с одинаковыми или схожими социальными признаками.

Еще в команде должны соблюдаться нормы поведения, выработанные совместно всеми участниками.

Совместно должны обсуждаться и все новые идеи, поскольку самые рискованные решения рождаются именно в обоюдной дискуссии, тогда как каждая личность в отдельности вряд ли смогла бы решиться на подобный эксперимент.

Как работать и не уставать?

Вопрос о том, как работать продуктивно и не уставать, строится скорее на психологическом аспекте, а не на физическом. Понятное дело, что усталость после напряженной работы появляется у каждого сотрудника, что считается нормальным состоянием, доказывающим его старательность и усердие.

Другой вопрос касается психо-эмоциональной нагрузки, когда человек устает скорее морально, чем физически. Такое происходит во время выполнения нелюбимой работы или в случае, когда это коллективный труд при совместной деятельности с участниками, вызывающими неприятные эмоции.

Задача руководителя или лидера команды заключается в том, чтобы исключить подобные явления и организовать работу таким образом, чтобы всем членам коллектива было комфортно работать в одном пространстве.

Топ 15 рекомендаций для продуктивной работы в коллективе

Помимо создания благоприятной психологической атмосферы, можно выделить еще 15 не менее важных принципов достижения продуктивной работы в коллективе, среди которых:

  1. Автоматизация рабочих процессов — внедрение техники, приборов, компьютерных программ и сервисов для упрощения и ускорения выполнения рабочих задач.
  2. Мотивация — использование программ для учета времени и начисления заработной платы. Хорошо зарекомендовал себя удобный в использовании простой тайм-трекер Checkiant, который сразу же показывает количество заработанных денег, если установлен почасовой рейт. 
  3. Дополнительные выходные — внеплановый отпуск или дополнительный выходной день стимулирует к более скорому выполнению своей работы и с отличным результатом.
  4. Оплата обучения — повышение уровня квалификации, прохождение курсов для приобретения новых навыков — все это важно, как для сотрудника, так и для руководителя. Если начальник оплатит специалисту его занятия, в будущем он будет стараться максимально выкладываться на работе.
  5. Организация постоянного обмена знаниями — необходимо организовать работу таким образом, чтобы все проблемы и возникающие вопросы решались сразу на месте, и сотрудникам не приходилось справляться с ними в одиночку или тратить много времени на их устранение.
  6. Правильный подбор персонала — это важно в целях сведения рисков возникновения конфликтов к нулю.
  7. Правильный пример главного менеджера или начальника — руководитель компании, как и лидер команды должен показать лично, как работать продуктивнее и быстрее, какой результат должен быть и какие цели преследуются.                                             
  8. Создание доверительных отношений — неформальные отношения между членами команды помогают им чувствовать себя комфортно друг с другом на протяжении длительного времени.
  9. Отсутствие давления — каждый специалист должен делать то, что ему приносит удовольствие. То есть, процесс не должен быть рутиной, ведь продуктивность в таком случае никогда не будет высокой. Люди должны любить свою работу.
  10. Совместное принятие решений — это не значит, что от личного мнения нужно отказываться или им будут пренебрегать. Нет, скорее, собранные все мысли воедино, помогут найти наиболее правильный выход из ситуации и составить оптимальный план действий.
  11. Выражение эмоций — для создания комфортной обстановки на рабочем месте нужно позволять членам коллектива проявлять свои чувства, высказывать недовольство или выражать свои переживания, чтобы вместе со всеми преодолеть этот эмоциональный барьер.
  12. Учет личных особенностей каждого участника группы — индивидуальные характеристики, личностные качества, факты из семейной жизни, манера поведения, темперамент — все это помогает сформировать группу людей, подходящих друг другу по характеру.
  13. Коллективный отдых — необходимо награждать коллектив за проделанную работу поездкой на природу, походом в отличный ресторан или, как минимум, вечеринкой в офисе.
  14. Учет продуктивности каждой личности — кто-то лучше работает днем, кто-то — с утра, а для других оптимальным периодом наивысшей работоспособности является вечернее время.  Важно учитывать эти фазы работы.
  15. Фокусировка на результат — это именно то, что отличает стандартный коллектив от эффективного.

Если говорить о финансовой стороне вопроса, то денежное поощрение — мотивация №1 для любого сотрудника. Ведь что стимулирует людей работать более продуктивно, если не осознание того, что их труды окупятся в конце рабочего месяца или недели приличной заработной платой с добавкой, премией или бонусами от успешно завершенного проекта.

Как повысить дисциплину и самоорганизованность

Рабочее время — ресурс важный и ценный. Многие работающие люди постоянно испытывают в нем нехватку. При этом, работая на износ, они многое не успевают.

Если проанализировать свой трудовой день, станет понятно, почему так происходит: пять перерывов на перекур, три чашки кофе по 10 минут для раздумий, просмотр социальных сетей в рабочее время, а еще нужно зайти в соседний кабинет к коллеге обсудить последние новости в компании.

Так и получается, что на основную часть дел остается меньшее количество часов. Исправить ситуацию, повысить дисциплину и самоорганизованность помогут следующие методы:

  1. Внедрение системы автоматизированного учета рабочего времени, такой как тайм-трекер Checkiant — для фиксации времени присутствия каждого работника, когда он появился на работе, когда ушел домой, сколько перерывов делал и прочее.
  2. Создание плана и распорядка дел по часам — в этом тоже помогут приложения на мобильном телефоне, а также техники управления временем, как метод «Помидора», когда нужно работать 20 (до 40-ка) минут, после чего отдыхать на протяжении 5-10 минут и снова браться за работу. Такой подход поможет выяснить для каждого человека, сколько можно работать продуктивно без усталости и когда нужно сделать перерыв.
  3. Правильно расставлять приоритеты — с вечера записывать список дел, группируя их сверху вниз по важности и первоочередности. После этого следует выделить первые три-пять задач и концентрироваться большую часть дня конкретно на них, решая все в порядке записанной очередности.

Воспитать самодисциплину также помогает создание утреннего ритуала и следование режиму дня. Это должно быть одно и то же дело, выполняемое в одно и то же время. Например, пробежка в 6:30 утра. Или йога по видео-занятию в 7:00 и т.д.

Лучшие советы для руководителя, который желает повысить продуктивность своего коллектива — это введение поощрительных выплат в виде денежной премии, сертификата в СПА или совместного пикника, а также оказание внимания каждому сотруднику, которое может проявляться, к примеру, в поздравлении на День рождения или в связи с рождением ребенка.

Примеры успешных компаний и их стиль управления

Чтобы лучше понять, как повысить продуктивность и эффективность коллектива, лучше рассмотреть схемы подхода руководства к организации работы в самых успешных на сегодня компаниях:

  1. Microsoft — несмотря на то, что рабочий день длится с 9 до 18.00, многие сотрудники не находятся на рабочих местах. Это разрешается компанией, ведь человек должен «творить» в окружении, которое его вдохновляет. Внутри действует корпоративная соцсеть Yammer, которой пользуются исключительно руководители и сотрудники корпорации, что объединяет людей в одну команду.
  2. Google — возможность перейти в разряд удаленного сотрудника, еженедельные суммирования выполненной работы каждого сотрудника с планами на следующую неделю, регулярные совещания всем коллективом.
  3. IKEA — бонусы за результат, возможность совмещать работу с учебой, тренинги для новичков, пенсионные начисления для тех, кто проработал в компании 10 лет.

Теперь вы знаете, как продуктивно работать и что предпринять, чтобы повысить продуктивность коллектива. Вам помогут рекомендации экспертов и яркие примеры топовых мировых корпораций. 

Источник: https://blog.checkiant.com/ru/blog-o-produktivnosti/248-kakoj-kollektiv-rabotaet-produktivno

Планирование и контроль работы сотрудников – Деломатика

Функционирование компании складывается из работы каждого сотрудника

2. Предварительный контроль
Подразумевает вмешательство в производственный процесс ближе к его завершению. Т.е. основную работу сотрудник выполняет, но руководитель проверяет ее на этапе завершения. Метод позволяет вовремя определить, к той ли цели движется сотрудник и при необходимости направить его в нужное русло.

3. Контроль этапов работы
Заключается в делении производственного процесса на этапы и проверки результата работы на каждом этапе.

4. Периодический контроль
Подразумевает осуществление проверки деятельности подчиненных в периодичном режиме. Например, в определенные дни или часы. Такой мониторинг позволяет выявить причины, по которым сотрудник не справляется с теми или иными задачами и принять соответствующее решение.

5. Выборочный контроль
Заключается в выборочном мониторинге, при котором проверяются отдельные сотрудники и в отдельный период времени, о котором они не знают.

Методы осуществления контроля

Осуществить работы с задачами сотрудников можно используя следующие приемы:

Планерки

Позволяют мотивировать сотрудников и дают конкретное представление о результатах деятельности того или иного сотрудника.

Тайный покупатель

Способен проконтролировать весь производственный процесс изнутри.

Нормативы, KPI

За каждым сотрудником закрепляются определенные показатели, которые он обязан выполнить. Контроль заключается в проверке их выполнения.

Мотивирующая доска

На ней размещаются планы и результаты их достижения каждым сотрудником.

Наблюдение в режиме GPS

Эффективно для контроля передвижных сотрудников. Позволяет точно знать, где находится сотрудник и сколько времени она потратил на выполнение той или иной операции.

наблюдение

Позволяет в режиме реального времени следить за перемещением сотрудников.

Программы-шпионы или программы учета рабочего времени

Устанавливаются на компьютеры сотрудников и позволяют фиксировать время, проведенное за ПК и посещаемые ресурсы.

Инструменты, фиксирующие приход работника на службу и его отлучение с рабочего места

Могут быть представлены терминалами или биометрическим системами.

Программы, разграничивающие время, потраченное на решение производственных задач от пользования сетями

Устанавливаются на компьютер и на основе собранных данных рассчитывают КПД сотрудников.

Специализированные инструменты, позволяющие контролировать мобильных сотрудников

Электронные системы управления ставят производственные задачи, контролируют затраченное время. Они устанавливаются на ПК или как мобильные приложения.

Эффективность от внедрения таких систем

Данные инструменты позволяют руководителям точно знать, чем заняты их подчиненные как на рабочих местах за компьютерами, так и находясь за пределами компании. Эффективность контроля складывается из следующих моментов:

  1. Повышение производительности труда на 30-50%.
  2. Выявление сотрудников, чья деятельность противоречит политике безопасности и вредит компании.
  3. Возможность оперативного реагирования на новые вводные данные.

Как наша компания может помочь

Наша команда поможет вам организовать эффективный контроль над пероналом. Мы:

  1. Приедем к вам в офис и оценим «масштабы бедствия».
  2. Проанализируем ситуацию и, исходя из вашей деятельности, количества сотрудников и числа выполняемых бизнес процессов, выберем для вас наиболее подходящий инструмент мониторинга.
  3. Установим выбранную систему контроля и проконтролируем ее действие на практике.

Вы всегда сможете обратиться к нам за консультацией по эксплуатации инструментов контроля.

Внедрение системы контроля и планирования задач

На помощь для осуществления контроля работы сотрудников могут прийти системы контроля и планирования задач. Они заключаются в ежедневных или еженедельных планах и отчетах о проделанной работе.

Постановка задач заключается в следующем: работник на каждый день составляет план работы, а в конце рабочего дня отчитывается по его выполнению. При этом он должен показать не только результат, но и время на выполнение той или иной процедуры.

Такая организация работы позволит:

  1. Решать задачи по принципу важности для компании, а не исходя из желания.
  2. Исключить простои в работе.
  3. Оперативно заменить несущественные задачи на значимые.
  4. Уменьшить вероятность пустой траты времени.

Удобство систематизации задач в том, что при появлении новой задачи от руководителя работник сразу вносит ее в план своей базы данных. При этом он может освободить место для нее, переместив менее срочные задачи в хранилище задач.

Чтобы система контроля и планирования задач была более эффективной, рекомендуется:

  • каждой задаче присвоить свое название;
  • запланировать время на ее выполнение;
  • указать крайний срок выполнения;
  • добавить краткий план действий по ее выполнению;
  • определить приоритетность каждой задачи.

Программа сама будет отслеживать ход работ и сообщать об истечении срока той или иной задачи.

Этапы внедрения системы

Приобрести лицензию на ту или иную программу недостаточно. Важно четко представлять порядок внедрения системы на предприятие, который состоит из следующих этапов:

1. Выбор рабочей группы
Рабочая группа из числа сотрудников должна детально ознакомиться с системой, ознакомить с ней других сотрудников, вести тесное взаимодействие с поставщиком услуги.

2. Установка системы
Ответственный специалист устанавливает систему на компьютерах сотрудников.

3. Ввод данных
Осуществляется по мере поступления заказов. Для оперативного ввода необходимо разработать шаблоны типовых заказов и назначить ответственного сотрудника.

4. Анализ эксплуатации системы
В ходе адаптации выявляются и решаются проблемы, недочеты, вопросы.

Внедрение системы планирования и контроля связано с дополнительной нагрузкой на персонал: помимо выполнения основных задач им придется осваивать новый технический продукт. Поэтому процесс должен сопровождаться адекватной системой мотивации и материального стимулирования.

Почему именно наша компания

Обращение в нашу компанию гарантирует:

  1. Своевременную техническую помощь при внедрении системы планирования и контроля.
  2. Консультирование на каждом этапе работе.
  3. Высокое качество оказываемых услуг.
  4. Помощь в работе с сотрудниками, заключающуюся в их обучении и адаптации.

Хотите повысить производительность труда уже сейчас? Обращайтесь к нашим специалистам

и устанавливайте системы планирования и контроля работы сотрудников!

Источник: https://delomatika.ru/planirovanie-i-kontrol-raboty-sotrudnikov/

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: