Фотография рабочего дня (образец)

Содержание
  1. Бланк фотографии рабочего дня. Образец и нюансы заполнения
  2. Какие цели и задачи решает
  3. Индивидуальная
  4. Групповая
  5. Бригадная
  6. Бланк фотографии рабочего времени — скачать образец заполнения
  7. Способы проведения
  8. Правила проведения
  9. Стадии проведения
  10. Подготовка
  11. Наблюдение
  12. Обработка полученных результатов
  13. Определение тяжести труда
  14. Действия после проведённого анализа
  15. Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации
  16. Виды ФРД
  17. Цели использования фрд
  18. Технология проведения фрд
  19. Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.
  20. Этап 2. Фотографирование рабочего дня.
  21. Как стать мастером в заполнении фотографии рабочего дня
  22. Что это такое?
  23. Хронометраж или фотография рабочего дня?
  24. Виды
  25. Недостатки методики ФРД
  26. Алгоритм проведения фотографии рабочего дня
  27. Определение целей
  28. Определение целевой группы исследуемых, временных рамок
  29. Подготовка и заполнение бланка
  30. Работа с результатами
  31. Порядок оформления отчета
  32. Вывод
  33. Фотография рабочего дня – образец заполнения
  34. Что такое фотография рабочего дня и зачем она нужна
  35. Как подготовить проведение фотографии рабочего дня
  36. Проведение фотографии рабочего дня – особенности и нюансы
  37. Обработка и анализ фотографии рабочего дня

Бланк фотографии рабочего дня. Образец и нюансы заполнения

Фотография рабочего дня (образец)

Сотрудники любого коммерческого предприятия в течение рабочего дня получают задания, которые необходимо выполнить в определённый промежуток времени. Не редки случаи, когда к поставленному сроку задача оказывается не решена.

Это может быть в силу разных причин: недостаточно опыта, большая нагрузка или устаревшие технологии. К тому же работник может и не заниматься поставленной задачей самовольно, а тратить рабочее время на личные дела. Для установки истинных причин необходимо заняться расследованием.

И одним из способов его проведения является фотография рабочего дня.

Скачать бланк фотографии рабочего дня

Фотография рабочего времени – это способ, который помогает отследить продуктивность каждого из работников предприятия. То есть её задача – сформировать данные о том, на что специалист тратит рабочие часы. Это является эффективным средством определения, какое время тратится на поставленную задачу.

ИНФОРМАЦИЯ. Это не фотография коллектива в прямом смысле этого слова, а всего лишь документ с аналогичным наименованием.

Такое название он получил в силу способности зафиксировать выполнение поручений сотрудниками с указанием всех деталей. То есть ставится задача, и отводится время на её выполнение. В документ допускается вносить пояснения.

Универсальность этого инструмента позволит отследить не только производственную загрузку, время, но и интеллектуальные ресурсы.

Использование хронометража обычно отдано самому специалисту. Он сам определяет, где и как будет фиксировать полученную информацию.

Проведение фотографии рабочего времени инициируется руководством. Полученная информация вносится в специальный бланк, форма которого утверждается внутри компании. Фотография формируется на основе документов, согласованными и подписанными руководителем организации.

Какие цели и задачи решает

Фотография рабочего времени помогает:

  • при формировании штата сотрудников, создания должностных инструкций и плана работы;
  • проанализировать необходимый объём работы для отдельно взятого специалиста;
  • точно установить структуру рабочего времени;
  • своевременно увидеть причины, по которым рабочее время тратится не на решение задач;
  • выполнить сравнительный анализ продуктивность специалистов схожей квалификации;
  • своевременно выявить причины невыполнения заданного плана работы;
  • установить действенные методы роста эффективности сотрудников;
  • оценить условия рабочего места и их непосредственное влияние на производительность;
  • проанализировать трату времени у передовиков производства.

Способ помогает достигнуть следующих целей:

  • выявить время, которое не было задействовано при работе в течение дня. Установить проблемы, связанные с этим;
  • провести мероприятия, на которых будут озвучены возможные решения этих проблем;
  • создать временные нормативы;
  • изучить деятельность и опыт других компаний, производительность которых выше;
  • организовать обучение сотрудников для увеличения производственных мощностей.

СПРАВКА! Фотография рабочего времени – это универсальный и комплексный подход, который решает далеко не одну задачу. Он помогает увеличить производительность труда при минимальных затратах.

Она не носит конфиденциальный характер, то есть принимать в работу всю имеющуюся информацию может любой заинтересованный в этом сотрудник. То есть данные доступны:

  • руководству организации и начальникам подразделений для установки уровня вовлечённости сотрудников в рабочий процесс;
  • сотрудникам отдела персонала и кадровых подразделений для определения количества требуемых людей в штате и проведения расследований при необходимости;
  • сотрудникам для повышения своей продуктивности и оптимизации своего рабочего времени.

Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

Индивидуальная

Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

Групповая

Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

  1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
  2. Анализируемое время делится на интервалы.
  3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

Бригадная

Такой метод обычно применим на производстве и по своей структуре не отличается от групповой фотографии.

Бланк фотографии рабочего времени — скачать образец заполнения

Скачать бланк фотографии рабочего дня

Скачать образец фотографии рабочего дня

Образец фотографии РД

Способы проведения

Состав наблюдательной комиссии утверждается руководителем организации. В него могут входить:

  • главный инженер и рядовые инженеры;
  • работники отдела персонала и кадровой структуры;
  • представители от бухгалтерии;
  • сотрудники от отдела по охране труда.

Комиссия при индивидуальном анализе может состоять из одного человека.

Правила проведения

Если в организации несколько специалистов делают почти одинаковую работу, то комиссия вправе объединить сведения о двух работниках в одном листе.

Например, если таких сотрудников двое, то первая половина дня отводится для наблюдения за одним, а вторая – за другим. В конечном итоге будет создана одна фотография на двоих.

Для более чёткой процедуры, наблюдение проводится несколько раз. В бланк заносят средние показатели.

Стадии проведения

Правильно организованное наблюдение – залог наиболее точных результатов. Оно включает в себя подготовку, наблюдение и обработку полученных результатов.

Подготовка

Члены комиссии должны понимать специфику работы того или иного специалиста, так как без этого сложно будет дать правильную оценку его деятельности и зафиксировать это в документе. Наблюдатели знакомятся с техническими нюансами и подготавливают листы наблюдения, в которые вписываются базовые параметры, подлежащие изучению.

Наблюдение

Комиссия производит замеры длительности всех процессов на рабочем месте. Например, перед сотрудником поставлены три задачи, которые включены в параметры листа наблюдения. Рядом с ними указывается сроки начала и окончания выполнения. При этом учитываются все перерывы, даже несанкционированные. На наблюдение отводится весь рабочий день.

Обработка полученных результатов

Является самым важным этапом, который состоит из:

  1. Подсчёта времени, которое специалист затратил на работу в совокупности. Одновременно выделяется время на выполнение поставленных задач и на перерывы.
  2. Оценивание итогов наблюдения. Работа сотрудника во вредных условиях обязательно должна быть учтена, так как работать долго в такой ситуации невозможно.
  3. Сравнение результатов с установленными нормативами.

В процессе обработки результатов особое внимание уделяется «проблемным местам».

Например, сотрудник с руководящей должностью уделяет больше внимание рутинным делам, игнорируя при этом действительно важные задачи. Это заметно снижает КПД.

В такой ситуации делается вывод, что рутинные дела ему стоит передать на решение специалисту среднего звена, чтобы самому сосредоточиться на первоочерёдных задачах.

Анализируя процесс, наблюдатели выделяют количество времени, которое бесполезно было потрачено. Например, наблюдаемый долго общался не по делу с коллегами. В этом случае необходимо будет пересмотреть корпоративную культуру и ещё раз донести правила до работников.

Вся информация подлежит отображению в специальном бланке. В нём должны быть указаны следующие сведения:

  • наименование документа;
  • наименование организации или структурного подразделения;
  • инициалы специалиста, за которым велось наблюдение, его должность, образование и уровень подготовки;
  • наименование выполняемой работы;
  • список поставленных задач.

Часто возникает вопрос, что указать в примечании? После столбца с кратким наименованием поставленной задачи, например, работа с входящей информацией, в примечании можно отметить, что сотрудник работал с электронной почтой и готовил ответы на письма. Внести можно и любую другую информацию, которая показалась важной в процессе наблюдения. Если у наименования работы есть кодовое обозначение, то это тоже можно внести в лист.

Под таблицей указывается следующая информация:

  • время, потраченное на подготовку к работе и на её окончание;
  • время, которое сотрудник потратил на обслуживание рабочего места, например, включение компьютера или уборка рабочего стола;
  • время, затраченное на оперативное решение задач;
  • время на перерывы.

То есть в бланке описывается вся последовательность действий специалиста, даже несколько минут, которые он потратил на включение компьютера.

После полной подготовки листа наблюдения, его передают на подпись руководителю структурного подразделения, чей сотрудник был под наблюдением. А затем передаётся на подпись руководителю организации.

Определение тяжести труда

Анализируя вышесказанное, можно ещё раз отметить, что фотография является комплексным инструментом. С её помощью оценивается не только рабочая деятельность специалистов организации, но и условия их труда.

Уровень работоспособности зависит не только от усилий работника, но и от обустройства его рабочего места, и исправное функционирование предоставленного оборудования. Выявление в результате наблюдения проблем в этой части позволяет оперативно их разрешить.

Помимо этого анализируется и тяжесть труда. Для этого в составе комиссии обязательно должен присутствовать специалист по охране труда, так как он обладает необходимыми знаниями для правильной оценки. Анализируется время, которое работник затратил, например, на включение рабочего оборудования. Устаревшая техника сильно затормаживает рабочий процесс.

СПРАВКА! Анализ может проводится не только комиссией, но и руководителем. На основе полученных данных и в силу своих полномочий, он может принять более масштабные решения.

Действия после проведённого анализа

На основе проведённого анализа генеральный директор может:

  1. Сократить или увеличить заработную плату. Например, при использовании группового метода выяснилось, что у одного показатели качества работы выше, а другой – неоднократно отвлекался. Первый заслуживает денежное поощрение, а второму понизят уровень дохода. Эта система позволяет дополнительно мотивировать персонал.
  2. Увеличить штат работников. При анализировании выяснится, что усилий специалистов не достаточно для своевременного решения поставленных задач. Результатом выявления такой проблемы может послужить набор дополнительного персонала.
  3. Изменить обязанности. Время может расходоваться нерационально в силу несоответствия своей должности. Например, у работника мало опыта. В этом случае его можно снять с должности, но лучшим решением будет проведение дополнительного обучения.
  4. Правильно распределить нагрузку. У одного подразделения может быть много работы, в то время как у другого работы мало. В результате задачи равномерно распределяются.

Методы фотографии рабочего времени способствуют обновлению оборудования и повышению комфортности рабочего места. С одной стороны это не сложный метод, на который тратится всего лишь один день, но в результате получается масштабный анализ состояния всего производства, выявление и устранение «слабых» мест.

Источник: https://www.rublanki.ru/kadri/blank-fotografii-rabochego-dnya-nyuansy-sostavleniya/

Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации

Фотография рабочего дня (образец)

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1.                  Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2.                  Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3.                  Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4.                  Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5.                  Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы.

Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

Цели использования фрд

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1.       Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2.        Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3.        Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4.        Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5.        Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6.        Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7.        Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

Технология проведения фрд

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка, то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени, оптимизировать бизнес-процессы компании, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1–3).

В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы.

Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Источник: https://www.profiz.ru/peo/8_2016/effektivnost_raboty/

Как стать мастером в заполнении фотографии рабочего дня

Фотография рабочего дня (образец)

Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает.

Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании.

Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется аналитический метод: фотография рабочего дня.

Что это такое?

Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.

Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.

Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:

  • определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
  • изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
  • установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие подобные специальности. Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
  • определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
  • оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.

Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.

Хронометраж или фотография рабочего дня?

Часто эти методы сравнивают, но они отличаются друг от друга. Так, хронометраж имеет продолжительность от недели до одного месяца, период определяет сам работник. То есть он знает о наблюдении и может делать все, как говорится, правильно.

Касательно рассматриваемого метода, а именно фотографии рабочего дня, он считается более официальным и эффективным. Инициирует его исключительно руководитель. К тому же наблюдатель зачастую внедряется в рабочий коллектив как агент, то есть о том, чем на самом деле он будет заниматься, никто из сотрудников не знает.

При проведении фотографии рабочего дня все данные вносятся в специальный бланк, с последующей их обработкой и анализом. На основании этих данных руководитель получает отчет согласно установленного образцу. Метод довольно старый, но по-прежнему не теряет своей актуальности, особенно при появлении новых профессий.

Необходимость применения методики полезна для всех:

  • руководитель/владелец компании получает информацию относительно загруженности персонала и рационального использования ресурсов, на рабочем месте. При помощи данного метода даже можно рассчитывать заработную плату за тот или иной труд;
  • менеджер по персоналу. Наблюдение помогает представителям отдела кадров составлять оптимальные должностные инструкции, а также формировать потребность в работниках, что особенно актуально для бригадных специальностей;
  • для сотрудников, заинтересованных в повышении эффективности  работы.

Виды

Существует несколько видов ФРД, разделение происходит с учетом количества объектов наблюдения.

Недостатки методики ФРД

Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево.

Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными.

Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.

Алгоритм проведения фотографии рабочего дня

Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.

Определение целей

Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:

  • составление перечня реально выполняемых задач конкретным сотрудником или группой;
  • поиск возможностей оптимизации труда;
  • определение потери эффективности;
  • разработка норм затрат рабочего времен;
  • выявление сотрудников с низкой квалификацией, не справляющимися с поставленными перед ними задачами.

Определение целевой группы исследуемых, временных рамок

Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.

Для определения норм выработки касательно отдельных видов работ требуется фиксировать каждый вид работ не меньше 10-15 раз, в таком случае, продолжительность исследования возрастет до 3-4 недель.

При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:

  • для коллектива менее десяти человек ФРД проводится для каждого сотрудника отдельно. При этом остаться без наблюдения могут: работники на испытательном сроке, беременные и инвалиды, если таковые есть на производстве;
  • если численность персонала более десяти человек, то можно исследовать только самых опытных работников. Конечно в этом случае все зависит от поставленных руководством целей.

Подготовка и заполнение бланка

Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:

Скачать бланк фотографии рабочего дня

Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.

В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.

Важно! При фотографировании фиксируется время начала действия и его завершение. Не должно быть «белых пятен», то есть если в 8:45 одно действие завершено, то в 8:45 должна быть начата следующая операция. Даже если сотрудник просто сидит за рабочим столом, ничего не делая – это тоже указывается.

Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается соответствующий приказ руководством.

Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.

Скачать пример ФРД бухгалтера

Работа с результатами

После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.

Порядок оформления отчета

Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:

  • название предприятия и структурного подразделения;
  • Ф.И.О. сотрудника (сотрудников);
  • уровень образования и квалификация;
  • занимаемая должность;
  • название выполняемой работы;
  • краткая характеристика работ;
  • в таблице фиксируют информацию по стадиям и временным затратам;
  • в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
  • под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и время перерыва в работе любого типа (перекур, обед, прочтение литературы не относящейся к работе).

Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.

Вывод

Фотография рабочего времени – эффективный метод отслеживания реально потраченного времени на работу, а также идеальный инструмент налаживания всего рабочего процесса. Подобное пристальное исследование поможет обнаружить проблемы по снижению производительности и оказать помощь в оптимизации рабочего процесса.

Источник: https://StranaZakonov.com/dokumenty/kak-stat-masterom-v-zapolnenii-fotografii-rabochego-dnya

Фотография рабочего дня – образец заполнения

Фотография рабочего дня (образец)

— Организация бизнеса — Кадры — Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня – это способ фиксации потерь рабочего времени и эффективности использования кадровых ресурсов, позволяющий максимизировать качество труда работников и минимизировать затраты, а также решить множество дополнительных организационных вопросов в деятельности предприятия. При этом ознакомиться с подробностями проведения данной процедуры следует каждому работодателю и кадровому специалисту, так как данный инструмент обладает множеством преимуществ. Пример заполнения фотографии рабочего дня может послужить хорошим образцом для внедрения её в любой организации.

Что такое фотография рабочего дня и зачем она нужна

Фотография рабочего дня не имеет ничего общего с процессом создания фотоснимков и фотографическим искусством. Это – сугубо кадровый термин, используемый для оптимизации и контроля затрат рабочего времени персонала.

Сама по себе фотография рабочего дня представляет собой процесс контролирования и измерения всех затрат рабочего времени сотрудника в течение определенного периода времени. При этом проводится фиксация всех без исключения действий работника – наиболее эффективным является метод поминутного контроля с занесением в соответствующий бланк фотографии рабочего дня.

Следует отметить, что законодательство никак не регламентирует данную процедуру, поэтому все особенности её проведения могут устанавливаться работодателем самостоятельно.

К целям осуществления фотографии рабочего дня можно отнести:

  • Нахождение наличествующих потерь рабочего времени, их измерение и последующее принятие определенных кадровых решений для их устранения и оптимизации затрат трудовых ресурсов.
  • Фиксация сведений для последующего проведения оптимизации обустройства рабочих мест и помещений.
  • Создание исходной базы данных для последующего введения различных трудовых нормативов, реорганизации рабочего времени.
  • Поиск причин невыполнения сотрудниками их должностных обязанностей и структурный анализ трудового дня на предприятии.

При этом порядок проведения фотографии рабочего дня подразумевает осуществление её в несколько этапов:

  • Подготовительный этап. Он подразумевает общее определение целей, с которыми осуществляется фотографирование рабочего времени, а также устанавливает непосредственные объекты наблюдения и регламентирует все последующие действия работодателя и ответственных лиц.
  • Проведение наблюдения. Это – непосредственно процедура фотографии рабочего дня выбранных объектов наблюдения, реализуемая в соответствии с разработанной программой.
  • Обработка результатов и их анализ. Это – заключительный этап фотографии рабочего дня, который, тем не менее, является важнейшим в данной процедуре, так как именно он позволяет впоследствии предпринимать определенные организационные и кадровые решения возникших проблем и проводить оптимизацию труда.

Рассмотреть каждый из вышеупомянутых этапов следует более подробно по отдельности.

Как подготовить проведение фотографии рабочего дня

Прежде, чем непосредственно проводить фотографирование рабочего дня, работодателю следует провести значительное количество подготовительных процедур, иначе весь процесс может оказаться бесполезным или малоэффективным.

При этом подготовительный этап должен в любом случае предусматривать решение индивидуальных для каждого предприятия вопросов.

Однако, вне зависимости от того, как именно будет проводиться фотография рабочего дня, чаще всего подготовительный этап будет включать в себя следующие мероприятия:

  • Определение целей. Задумывая проведение фотографии рабочего дня, работодатель, кадровый специалист или руководитель структурного подразделения должен точно осознавать цели данной процедуры, так как в соответствии с ними будут проводиться все последующие мероприятия. Например, если целью является оптимизация рабочего пространства, следует в первую очередь фиксировать периоды передвижения работника и иных затрат времени, связанных с окружающей обстановкой.
  • Установка ответственных лиц и выбор метода. В частности, фотография рабочего дня может осуществляться как самими работниками – данный процесс называется самофотографией, так и отдельно выделенными для него сотрудниками, например – кадровыми специалистами, или же приглашенными сторонними профессионалами. У каждого из означенных способов есть как свои преимущества, так и недостатки. Самофотография минимизирует затраты на проведение процедуры, но имеет минимальную точность, так как работники не всегда будут достоверно честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но не исключит влияния субъективных факторов, а также отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг же, хоть и обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, будет связан с дополнительными затратами.
  • Определение сроков и объектов исследования. На основании имеющихся у работодателя ресурсов и целей проведения фотографии рабочего дня осуществляется определение длительности процедуры фотографии и проводится выборка сотрудников, которые будут исследоваться. Если задачи исследования в первую очередь предусматривают оценку личностных качеств работников, то рационально будет привлечь к нему всех работников, в информации о которых заинтересован работодатель. В то же время для общей оценки потерь рабочего времени, достаточно будет обеспечить относительно небольшую выборку сотрудников – например, пяти человек из двадцати, занимающих аналогичную должность. В целом, чем большим будет время исследования, и чем большей будет выборка – тем большей точностью будут обладать полученные результаты, однако соответственно возрастут и расходы на проведение фотографии.
  • Разработка и подготовка бланков для фотографии рабочего дня. Для разработки бланков фотографии рабочего дня можно использовать как образец, так и составить их с нуля. В целом, пример заполнения фотографии рабочего дня может выглядеть как таблица, в строках которой проставляется временной период, а столбцы разделяются на непосредственно выполняемые процедуры, учетные периоды, комментарии проверяющего, коды осуществляемой деятельности.
  • Проведение инструктажа сотрудников. Данный этап фактически означает старт процедуры фотографирования рабочего времени и не является обязательным. Но чтобы избежать возможных эксцессов, рекомендуется проинструктировать проверяемых работников о том, как и зачем будет проводиться фотографирование рабочего времени. Однако в некоторых случаях, особенно при короткой длительности периода оценивания, более эффективной будет скрытая фотография рабочего времени, в том числе, например, получаемая путем использования средств автоматизации – но такие действия обязательно должны быть отражены в трудовом договоре или локальных актах организации.

Подготовительные мероприятия могут отличаться для различных структурных подразделений предприятия, для различных целей проведения фотографии рабочего дня. Работодатель сам вправе определять используемые методы и цели проведения означенной процедуры и изменять её под собственные нужды.

Проведение фотографии рабочего дня – особенности и нюансы

Проводя фотографию рабочего места, работодатель должен учитывать, что данный процесс не идеально отображает фактическую ситуацию на предприятии.

В первую очередь следует отметить, что при краткой длительности фотографии, сотрудники могут специально приспособиться для демонстрации лучших результатов, чем практические, а соответственно проведенная оценка не даст ожидаемых результатов и не сможет быть впоследствии заложена в процедуру улучшения эффективности организации труда. Эту особенность работодателям и ответственным за фотографию рабочего дня лицам следует учитывать в первую очередь.

Немаловажным моментом является и тот факт, что фотография рабочего дня сама по себе может поднять эффективность деятельности предприятия – это связано с вышеописанной особенностью таковой процедуры. Ведь работники, понимающие, что каждое их действие контролируется, чаще всего работают эффективнее, чем при отсутствии контроля.

Непосредственное проведение фотографии рабочего дня следует начинать с фактическим началом рабочего дня. Поэтому ответственный за её проведение специалист должен прибыть раньше, чем анализируемые работники.

В фотографию рабочего дня включаются все периоды трудовой деятельности работника, начиная от приготовления к труду и заканчивая процедурами его окончания.

Однако в некоторых случаях может быть целесообразным проведении фотографии лишь в отношении отдельных промежутков времени.

Скачать образец фотографии рабочего дня

Следует отличать метод хронометража рабочего времени от метода фотографии рабочего дня.

В первом случае замеряются исключительно циклические и одинаковые процедуры для выявления и установления общих нормативов выпуска товарных изделий или оказания одинаковых услуг, а во второй ситуации – оцениваются общие затраты рабочего времени на протяжении дня в комплексном виде.

Во время проведения процедуры, проверяющие лица должны быть оснащены необходимыми подготовленными бланками и строго фиксировать каждое действие сотрудника. Однако следует помнить, что на время предусмотренных законодательством перерывов и в случае, если работодатель предоставляет сотрудникам дополнительные перерывы в рамках рабочего времени – учитывать таковые промежутки времени в качестве потерь трудовых часов и минут нельзя.

Обработка и анализ фотографии рабочего дня

На основании полученной в ходе фотографии рабочего дня информации, работодатель, кадровик или руководитель отдела или предприятия может предпринимать определенные действия, направленные на реализацию изначально поставленных перед данной процедурой целей.

Методики воздействия будут зависеть как от изначальных целей, так и от результатов фотографии рабочего дня, особенностей деятельности конкретной организации и имеющихся ресурсов.

Так как работодатель получит полную структуру временных затрат, он может предпринять различные решения для улучшения показателей бизнеса, а именно:

  • В случае, если работники затрачивают слишком много времени на передвижение по территории предприятия, хорошим решением может стать оптимизация рабочих мест и самой территории, в том числе зданий. Также, оптимизация рабочих мест поможет сократить затраты на подготовку сотрудника к работе и её окончание.
  • Если работники отвлекаются на посторонние разговоры с коллегами, возможно будет иметь смысл как перепланировка рабочих мест, чтобы усложнить разговоры, так и небольшие кадровые перестановки. Однако следует помнить, что далеко не всегда посторонние разговоры слишком сильно негативно влияют на рабочее время. Во многих ситуациях они наоборот – позволяют найти нестандартные решения рабочих вопросов или же просто предоставляют работникам эмоциональную разрядку, с ограничением которой их эффективность труда может упасть гораздо сильнее.
  • В ситуации, когда работники не исполняют свои обязанности в связи с фактической невозможностью это сделать – работодателю в первую очередь следует обратить свое внимание на изучение причин такового простоя и в кратчайшие сроки избавиться от подобных ситуаций или предупредить их возможное повторение, либо же обеспечить занятость работников иной полезной для организации деятельностью.

Далеко не всегда наличие потерь рабочего времени свидетельствует о неэффективном управлении кадрами. Так, некоторые должности при фотографировании рабочего времени могут продемонстрировать большое количество часов, в которые они не занимаются своими обязанностями. Наиболее актуальны такие ситуации для сотрудников ремонтных и экстренных служб на предприятии – ведь пока они не работают, это значит, что в организации нет проблем. (38 голос., 4,10 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/fotografiya-rabochego-dnya.html

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: