Для чего российские компании используют аутсорсинг кадрового делопроизводства и что нужно знать при выборе провайдера

Содержание
  1. Аутсорсинг кадрового делопроизводства: плюсы и минусы, стоимость
  2. Аутсорсинг кадрового делопроизводства – что это такое
  3. Задачи аутсорсинга кадрового учета
  4. Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства
  5. Стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства
  6. Кадровый аутстаффинг – в чем его отличия
  7. Стоит ли переходить на кадровый аутсорсинг?
  8. Проблема 1: неравномерная нагрузка в малых, средних и крупных фирмах
  9. Проблема 2: низкая нагрузка на кадры
  10. Что такое кадровый аутсорсинг?
  11. Преимущества и недостатки кадрового аутсорсинга
  12. Какие задачи можно передать на аутсорсинг?
  13. Как перейти на кадровый аутсорсинг?
  14. Как контролировать работу аутсорсера?
  15. Возможные функции, которые можно передать на откуп сторонним специалистам
  16. Из чего состоит кадровый учет
  17. Основные причины обращения к сторонним специалистам
  18. Основные преимущества аутсорсинга кадрового учета
  19. Плюсы кадрового аутсорсинга
  20. Каким компаниям аутсорсинг кадрового учета наиболее выгоден
  21. Риски в случае некачественного ведения кадрового делопроизводства
  22. Кто может вести кадровый учет в компании?
  23. HR-аутсорсинг – как тренд на рынке
  24. Когда и кому необходим аутсорсинг кадрового учета?
  25. Причины передачи кадрового учета на аутсорсинг
  26. Выгоды от аутсорсинга кадрового учета
  27. Talent Pool – Состав услуги кадрового учета
  28. Talent Pool – Этапы аутсорсинга кадрового учета
  29. Аутсорсинг персонала, кадровый учет и делопроизводство в Москве
  30. Что такое кадровый аутсорсинг и кому он нужен?
  31. Ведение кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: плюсы и минусы, стоимость

Для чего российские компании используют аутсорсинг кадрового делопроизводства и что нужно знать при выборе провайдера

— Организация бизнеса — Кадры — Аутсорсинг кадрового делопроизводства

В качестве альтернативного метода разрешения вопросов, связанных с управлением персоналом и ведением документации, сейчас пользуется спросом аутсорсинг кадрового делопроизводства и HR-менеджмента.

Как и любой другой подход, аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет свои плюсы и минусы.

Однако его стоимость с каждым годом уменьшается и позволяет реализовывать практически полный спектр необходимых действий с минимальными затратами – именно поэтому аутсорсинг кадрового учета широко используют как крупные корпорации, так и индивидуальные предприниматели.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства – что это такое

Под аутсорсингом кадрового делопроизводства в современном бизнесе подразумевается передача ведения всех соответствующих мероприятий по оформлению и ведению документации сторонним компаниям или отдельным специалистам. Как и другие виды аутсорсинга, этот рынок появился в Российской Федерации относительно недавно, однако количество вовлеченных в него специалистов с каждым годом увеличивается, причем в геометрической прогрессии.

Более подробно о том, что такое аутсорсинг в целом можно прочитать в отдельной статье, далее же будут рассматриваться именно принципы, применяемые в сфере кадрового делопроизводства, а также особенности этого рынка. Также, следует отличать рассматриваемое понятие и от аутстаффинга, который в том числе может решать вопросы в сфере кадров – он тоже будет рассмотрен далее.

Взаимоотношения при кадровом аутсорсинге регламентируются двумя сферами деятельности.

Так, один субъект хозяйствования, который нуждается в ведении кадрового учета рассматривается исключительно как заказчик определенных услуг и его взаимоотношения с предоставляющим аутсорсинг лицом регулируются исключительно как гражданские соответственно положениям ГК РФ.

Тот же субъект, который предоставляет услуги по аутсорсингу кадрового учета, одновременно с этим может находиться в трудовых взаимоотношениях со своими сотрудниками, которые будут отвечать за непосредственное предоставление кадровых услуг.

При аутсорсинге кадрового делопроизводства компания заказчик фактически не имеет прямого отношения к работающим на нее кадровым специалистам, если только они не являются сами индивидуальным предпринимателем, выступающим как подрядчик.

Таким образом, гарантии, обязанности и права, устанавливаемые в рамках трудового законодательства, на их взаимоотношения не распространяются.

Это касается как отсутствия обязанности фактически работающих на заказчика кадровиков подчиняться его требованиям и распоряжениям, так и отсутствия обязанности заказчика обеспечивать предоставление таким сотрудникам социальных гарантий в виде отпусков, больничных и других преференций.

Задачи аутсорсинга кадрового учета

Прежде, чем рассматривать основные особенности рынка кадрового аутсорсинга, стоит обратить внимание на то, какой спектр задач может решать подобный подход.

В целом, кадровый аутсорсинг дает возможность не только обеспечить эффективное функционирование системы кадров на предприятии, но также предоставляет и ряд других преимуществ при выборе подходящего исполнителя.

Так, в полный спектр задач, решаемых при помощи аутсорсинга кадрового учета можно отнести:

  1. Аудит кадровой документации. Проведение детальной проверки качества имеющейся кадровой документации, соответствия ее нормативам законодательства РФ – это хороший повод обратиться к услугам аутсорсинга даже при наличии действующего на предприятии отдела кадров или соответствующих специалистов.
  2. Ведение кадрового учета в целом. Это – одна из главных причин оформления взаимоотношений с аутсорсерами, которая позволяет с нуля начать ведение всей документации в соответствии с требованиями законодательства и заказчика.
  3. Восстановление документации за предыдущие периоды. Утеря, порча документации или ее ненадлежащее состояние, в том числе и в архивах также являются популярными причинами для обращения за услугами кадрового аутсорсинга.
  4. Контакты с государственными органами. Кадровая служба предприятия обычно работает не только с внутренней документацией, но также и обеспечивает контакт с контролирующими органами в виде подачи и оформления соответствующей отчетности, равно как и взаимодействует с профсоюзами. И эту задачу аутсорсинговые организации также могут взять целиком и полностью в свое ведение.
  5. Консалтинговые услуги. Кадровый аутсорсинг позволяет также улучшить работу имеющегося на предприятии отдела кадров, разработать эффективные инструменты для управления внутренней документацией и обеспечить внедрение и контроль за использованием наиболее подходящих методик.

Традиционно под аутсорсингом кадрового производства подразумевается именно обращение за длительным обслуживанием, а не разовым выполнением одной или нескольких задач. Так, к аутсорсингу обычно относят долговременные контракты длительностью от одного года.

Помимо вышеозначенных услуг, многие компании, предоставляющие аутсорсинг отдела кадров, также могут брать на себя и другие функции.

Например – ведения HR-менеджмента и управления персоналом, а также оформление бухгалтерского учета и всей соответствующей документации.

Подобный комплексный подход дает возможность компаниям целиком сосредоточиться на фактическом ведении экономической деятельности вместо решения процессуальных и сугубо технических вопросов.

Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства как целостный подход, обладает своими определенными плюсами и минусами. Так, в отдельных ситуациях он может быть попросту неприменимым, в то время как в других – является куда более выгодной и удобной альтернативой содержанию специалистов в собственном штате. Так, к однозначным преимуществам кадрового аутсорсинга можно отнести:

  • Снижение расходов компании или перевод их из разряда постоянных в периодические. За счет того, что аутсорсинг кадрового делопроизводства в целом подразумевает решение конкретных проблем, а не непосредственно фактическое постоянное нахождение специалистов на рабочих местах с соответствующими расходами, может обеспечиваться оптимизация затрат субъекта хозяйствования. Особенно актуально это для небольших предприятий, где просто нет практической необходимости в наличии постоянного сотрудника, который занимался бы решением кадровых вопросов.
  • Уменьшение размеров штата. Многие виды налогообложения, а также иные нормативы законодательства привязываются к размерам штата компании. За счет использования системы аутсорсинга есть возможность сократить необходимый штат сотрудников, что может привести к уменьшению расходов, сокращению издержек и получению возможности пользоваться преференциями, предоставляемыми государством для организаций с меньшим числом работников.
  • Уменьшение затрат на техническое и материальное обеспечение. Работодателю при наличии собственных кадровых специалистов необходимо нести затраты на приобретение различных программ, упрощающих кадровый учет и на обустройство рабочих мест для таковых сотрудников. В то же время компании, предоставляющие услуги аутсорсинга, чаще всего уже имеют все необходимые инструменты для эффективной деятельности, что не требует несения дополнительных расходов заказчиком.
  • Упрощение подбора специалистов. При аутсорсинге все вопросы, связанные с подбором специалистов, их обучением и иными мероприятиями возлагаются не на заказчика, а на исполнителя, что позволяет уменьшить общую нагрузку на организацию.
  • Снижение рисков и возможность их возмещения. В компаниях, предоставляющих услуги кадрового аутсорсинга однозначно работают высококлассные специалисты, разбирающиеся в своих задачах и требованиях законодательства. Кроме этого, любые издержки из-за возможных ошибок в кадровом делопроизводстве могут согласно договору предусматривать компенсацию, в то время как оштрафовать штатного сотрудника работодатель не имеет права.
  • Отсутствие необходимости обеспечения социальных гарантий. Субъект хозяйствования, пользующийся услугами аутсорсинга кадрового делопроизводства не должен обеспечивать никаких социальных гарантий сотрудникам компании-аутсорсера. Таким образом также снижаются риски потери сотрудника и необходимости поиска замены при выходе его в декрет, болезни или уходе в отпуск.
  • Возможность сосредоточиться на экономической деятельности. Ведение кадрового аутсорсинга освобождает работодателя от необходимости решать сугубо технические вопросы, связанные с ведением кадрового учета и соблюдением требований законодательства. Это позволяет освободить личные ресурсы как основного руководителя, так и топ-менеджмента организации в целом.

Однако, как и любой другой подход, аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет и определенный ряд недостатков. К минусам аутсорсинга кадрового учета можно отнести следующие особенности такого взаимодействия:

  • Необходимость обеспечения контакта с аутсорсером. Полностью освободиться от решения кадровых вопросов и избавиться от технических проблем заказчику не удастся. Так, ему придется тратить свое время или выделять работников, которые бы обеспечивали связь с аутсорсером, проводили расчеты и выполняли иные соответствующие операции.
  • Сложность перехода. Перевод уже действующего бизнеса на модель аутсорсинга кадрового делопроизводства является задачей, которая будет сама по себе связана со значительными организационными издержками и необходимостью пересмотра практически всех бизнес-процессов.
  • Отсутствие механизмов воздействия на фактических исполнителей. Так как заказчик услуг кадрового аутсорсинга не будет состоять в трудовых взаимоотношениях с фактически занимающимися решением поставленных задач специалистами, он также не будет иметь никаких административных рычагов воздействия на них. Так, подобные сотрудники не должны будут ему подчиняться, соблюдать правила внутреннего распорядка и следовать иным локальным нормативам организации.
  • Снижение скорости выполнения задач. В случаях, когда важно оперативное разрешение поставленных вопросов, далеко не все механизмы аутсорсинга кадрового делопроизводства могут обеспечить решение проблемы, так как длительность связи часто может подразумевать отдельную постановку задачи компании-аутсорсеру и последующую ее передачу конкретным специалистам для исполнения, которое также может иметь более длительные сроки в сравнении с управлением сотрудниками из штата организации.
  • Неопределенность. При переходе на систему аутсорсинга, заказчику необходимо удостовериться в хорошей репутации исполнителя, квалификации его специалистов и возможности осуществлять все необходимые кадровые мероприятия, что может быть достаточно сложно и потребовать дополнительных усилий.
  • Меньшая территориальная доступность. В отдаленных населенных пунктах и некоторых регионах воспользоваться услугами аутсорсинга кадрового делопроизводства может быть намного сложнее, чем просто подобрать нескольких специалистов в штат.
  • Риски утечки информации. При работе с кадровой документацией возможна утечка конфиденциальных данных компании, что может быть недопустимо для некоторых организаций и видов деятельности. Обращение к аутсорсерам всегда повышает данные риски в сравнении с работой с собственными штатными сотрудниками.
  • Сложность в обработке персональных данных. Все сотрудники по умолчанию в соответствии с трудовым законодательством дают согласие на обработку их персональных данных в целях ведения кадрового учета на предприятии. Однако так как аутсорсер не является работодателем других штатных сотрудников, а фактически выступает как третье лицо, заказчик не может передавать ему персональные данные своих работников без их согласия. При отказе сотрудников от подобной передачи данных, использование системы аутсорсинга кадрового делопроизводства может быть просто невозможным.

Резюмируя плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства можно отметить, что большинство недостатков подобного подхода могут быть нивелированы эффективной компанией, предоставляющей подобные услуги.

Стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства

Для многих российских субъектов хозяйствования важнейшим аспектом в вопросах смены организационных механизмов является стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства. Она может значительно отличаться как в зависимости от региона, так и от конкретного исполнителя и объемов решаемых задач.

Например, для индивидуального предпринимателя стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства будет минимальной даже в сравнении с содержанием собственного специалиста.

Ведь фактический объем рабочего времени, необходимый для решения минимального спектра задач также является крайне низким – порой кадровому специалисту может потребоваться всего несколько часов, чтобы выполнить всю месячную работу по оформлению необходимой документации.

Для крупной же компании стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства может оказаться напротив – слишком большой в сравнении с содержанием собственного отдела кадров, что при иных недостатках подобного подхода может сделать его попросту нецелесообразным. Поэтому прежде, чем принимать решение об использовании подобной системы взаимодействия, следует однозначно как провести прямые экономические расчеты, так и оценить преимущества и недостатки ее применения в целом для конкретного предприятия.

Кадровый аутстаффинг – в чем его отличия

Сходным с аутсорсингом понятием является аутстаффинг. В сфере кадрового делопроизводства аутстаффинг распространен не так широко, однако все равно имеет место. Более подробно о том, что представляет собой аутстаффинг или аренда персонала можно прочитать в отдельной статьей.

В целом же, аутстаффинг кадрового делопроизводства не предполагает передачу всех функций кадрового отдела третьим лицам, а является простой альтернативой поиска временного или постоянного специалиста для дополнения штата. (24 голос.

, 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/autsorsing-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Стоит ли переходить на кадровый аутсорсинг?

Для чего российские компании используют аутсорсинг кадрового делопроизводства и что нужно знать при выборе провайдера

Что такое кадровый аутсорсинг, как он работает, в чем преимущества и как на него перейти – об этом читайте в нашей новой статье.

Грамотно и без потерь для организации выстроить работу отдела кадров удаётся не всегда. Есть несколько проблем, которые заставляют либо переплачивать, либо терпеть неудобства.

Проблема 1: неравномерная нагрузка в малых, средних и крупных фирмах

Допустим, в организации есть 1 специалист по кадровому учёту – и в штатном режиме работы компании его вполне хватает, но объем работы может резко возрасти. Например: открывается новый филиал, в компании начинает работу новый отдел,  или наоборот, в связи с кризисом руководство компании принимает решение о сокращении персонала и т.д. 

Ситуаций, в которых нагрузка на специалистов отдела кадров возрастает в несколько раз достаточно много – и все они требуют  решения. 

Можно нанять ещё несколько сотрудников в кадровый отдел для равномерной нагрузки на специалистов отдела кадров, но, когда ситуация разрешится, в них не будут нуждаться  до следующего подобного “кризиса”. А держать специалистов, которые в штатном режиме будут работать с нагрузкой в 50 % от нормы, просто ради «запаса прочности», не принося компании пользу – это нерационально.

Проблема 2: низкая нагрузка на кадры

У микробизнеса другие сложности: кадровое делопроизводство вести нужно, но объём работы так мал, что его не хватает даже для загрузки одного специалиста. В этой ситуации можно:

  • Нанять сотрудника и смириться с тем, что ему приходится платить полную ставку при низкой загрузке;
  • Передать функции кадрового отдела бухгалтеру, секретарю или любому другому сотруднику. 

Минусы очевидны: это будет не профессионал в кадровом делопроизводстве, а простой сотрудник, которому все равно нужно будет доплачивать. Доплачивать за неквалифицированную работу и при этом нести риски, за которые придется расплачиваться во время визита контролирующих органов.

Проблемы у микро-, малого, среднего и крупного бизнеса разные, но и те, и другие сложности решаются переходом на аутсорсинг.

Что такое кадровый аутсорсинг?

Делегирование всех функций кадрового учета сторонней организации. Фактически, фирма получает удалённо целый отдел кадров: передаёт все работы по кадровому делопроизводству выбранному подрядчику, который несет ответственность за полученный  результат.

Преимущества и недостатки кадрового аутсорсинга

Плюсы такого выбора очевидны:

Вы получаете услуги профессионалов ровно в том объёме, который вам нужен.

В штатном режиме с вашей компанией может работать один специалист, но, допустим, при найме сотрудников на новый объект к задаче могут моментально подключиться ещё специалисты и  в том количестве, которое необходимо для ее решения.

Вам не нужно искать кадровиков, проводить с ними собеседования, проверять их компетентность, нанимать их на работу: достаточно просто запросить больший объём услуг у подрядчика;

Вы платите ровно за тот объем работ, который необходим вашему предприятию.

Недостатки аутсорсинга достаточно условны и, как правило, они исчезают при выборе хорошего подрядчика.

Из возможных проблем стоит отметить:

Поверхностное представление о работе фирмы.

Аутсорсер не работает в вашей компании и может быть незнаком с её спецификой, но эта проблема сойдет на нет при выборе подрядчика, который имеет в своем портфеле клиентов из разных сфер бизнеса.

Его специалисты знают, как грамотно выстроить взаимодействие, и какие вопросы нужно вам задать, чтобы максимально быстро погрузиться в специфику вашей организации.

Удалённость сотрудников. Пугает то, что вы не можете контролировать работу удалённого работника – только её результаты.

Но будьте спокойны, вам и не нужно этим заниматься: аутсорсеры дорожат репутацией и несут материальную ответственность за результат своей работы.

Кроме того процесс взаимодействия с клиентами выстраивается таким образом, что качество и сроки выполнения задач регламентируются изначально;

Риск нарушения конфиденциальности. Данное сомнение снимается на стадии подписания договора: как правило, там указываются обязательства аутсорсера по сохранению конфиденциальной информации (в том числе коммерческой и банковской тайны), а также ответственность за её разглашение.

В конечном счёте – и при грамотном выборе подрядчика – риски сходят на нет, а выгода от перехода на аутсорсинг быстро окупает все затраты на поиск аутсорсера и организацию работы с ним.

Какие задачи можно передать на аутсорсинг?

Все. Если говорить об основных, то это:

Составление типовых документов – трудовых договоров, соглашений, штатных расписаний, должностных инструкций, положений о материальной ответственности, правил внутреннего распорядка и пр.

  • Кадровый учет первичной документации – табелей, приказов (формы Т-1, Т-8, Т-5, Т-6 и др.), личных карточек, графиков отпусков и пр.;
  • Ведение персонифицированного учета, который занимает важное место в эффективном кадровом учете;
  • Заполнение трудовых книжек и журнала их движения;
  • Консультирование по трудовым вопросам;
  • Взаимодействие с надзорными органами (Трудовая инспекция, Пенсионный Фонд, Фонд Социального страхования, Прокуратура в части соблюдения норм трудового законодательства и т.д.).

Все эти задачи необходимо закрывать даже тогда, когда трудоустроен всего один сотрудник, т.к. за отсутствие хотя бы одного документа предусмотрены серьёзные штрафы. Более того: они назначаются и суммируются за каждое выявленное нарушение. Поэтому у вас должна быть уверенность в качестве ведения кадрового учета.

Проще всего передать выполнение всех основных задач по кадровому делопроизводству профессиональным аутсорсерам: специалистам, которые отлично разбираются в законодательстве, специализируются именно на работе с кадрами и не допускают ошибок. Соответственно, собственный отдел кадров не нужен вообще (при большом объёме работ можно нанять 1 сотрудника, который и будет заниматься взаимодействием с аутсорсером).

Как перейти на кадровый аутсорсинг?

Можно разбить процесс на четыре основных этапа:

Аудит. Тщательно посчитайте, в какую сумму обойдётся создание собственного отдела кадров, удовлетворяющего все потребности компании. Потом проведите анализ рынка аутсорсинговых услуг, запишите средние тарифы наиболее крупных подрядчиков, предлагающих нужные Вам услуги, и сравните цифры: убедитесь в том, что переход на аутсорсинг будет целесообразен;

Выберите подрядчика. Это должна быть фирма, присутствующая на рынке несколько лет, имеющая хорошие отзывы (очень удачно, если можно связаться с текущими и прошлыми клиентами компании, чтобы получить по ней обратную связь).

Учтите, что некоторые организации работают только со средним и крупным бизнесом, некоторые – только с малыми и микропредприятиями.

И обязательно уточните, есть ли у подрядчика страховка профессиональной ответственности;

Обговорите условия контракта. Вам – совместно с выбранным подрядчиком – нужно составить максимально полное ТЗ на услуги аутсорсинга: опишите весь объём работ, условия сотрудничества в части оплаты при увеличении или уменьшении объема работ и обговорите ответственность сторон. 

Подпишитесь на блог и получите скидку
на ближайшее мероприятие!

Важные пункты, которые требуют обсуждения:

  • Минимальная квалификация специалистов аутсорсера, работающих с вашей компанией;
  • Сроки выполнения, сдачи и приёмки работ;
  • Условия и порядок взаиморасчёта;
  • Ответственность аутсорсера за качество услуг.

Подпишите договор. В присутствии профессионального юриста и при его участии: проверьте, что договор содержит все согласованные в процессе переговоров условия.
В большинстве случаев все условия достаточно типовые, поэтому проблем не будет.

Кстати, мы специализируемся на Планировании налогов

Как контролировать работу аутсорсера?

Для контроля достаточно:

  • Следить за тем, чтобы работа аутсорсера соответствовала заранее достигнутым договоренностям;
  • Периодически собирать обратную связь от менеджеров, контрагентов и сотрудников – всех, с кем контактируют представители аутсорсера.
  • При возникновении любых проблем свяжитесь с компанией-аутсорсером и обсудите сложившуюся ситуацию. Но, как показывает практика, проблем и сложностей не возникает.

Источник: https://Osnova.capital/blog/stoit-li-perehodit-na-kadrovyy-autsorsing

Возможные функции, которые можно передать на откуп сторонним специалистам

Для более лучшего восприятия все функции мы объединили в таблицу, которая представлена ниже:

Внутрикорпоративная культура — разработка мотивационных программ для персонала;— кадровое планирование и составление отчетности;— разработка и внедрение общей стратегии развития персонала.
HR-консалтинг — обучение сотрудников;— оценивание персонала;— подбор кадров, проведение собеседований;— проведение семинаров и тренингов.
Кадровый документооборот — размещение объявлений о наборе персонала;— обработка, сбор и формирование первичной кадровой документации;— формирование и ведение архива.
Управление выплатами — начисление заработной платы;— формирование премиального фонда и выплат из него.

Последний пункт, пожалуй, самый интересный. Тем более если на кадровый аутсорсинг переходит западная компания, работающая в нашей стране.

Запутанность действующего законодательства, включая и начисление заработной платы, часто зарубежных предпринимателей и руководителей ставит в тупик, поэтому именно такие компании, чаще всего отдают на откуп эту функцию сторонним специалистам.

Тем более что расчет оплаты труда не относится к стратегическому действию, но кадровики и бухгалтера тратят на это более 60% своего рабочего времени.

Из чего состоит кадровый учет

Кадровый учет регламентируется большим количеством законодательных актов, в которые постоянно вносятся изменения. Но основным нормативным документом в этой области является Трудовой Кодекс РФ (ТК РФ). Он устанавливает все базовые нормы, связанные с трудовыми отношениями, оплатой труда, разрешением конфликтов.

Кадровый учет можно разделить на следующие составляющие:

  • составление и ведение текущей кадровой документации;
  • работа с кадровыми документами, подлежащими сдаче в архив, а также ведение архива;
  • работа с документами, необходимыми для оформления нетрудоспособности;
  • работа с персональными данными сотрудников;
  • воинский учет;
  • оформление документов для начисления сотрудникам заработной платы и других видов доходов, а также НДФЛ и страховых взносов.

Основные причины обращения к сторонним специалистам

Последнее время аутсорсинг кадрового делопроизводства все больше становится популярным, и на это есть несколько причин:

  • на наш рынок «заходит» много зарубежных компаний, которые не в состоянии моментально вникнуть в особенности нашего законодательства;
  • учредители компании не желают нанимать много персонала, заботиться о покупке и обновлении специального программного обеспечения, проще говоря, желают сэкономить;
  • желание собственников фирмы сосредоточится на стратегических и приоритетных задачах, не отвлекаясь на подбор и контроль за персоналом;
  • быстро увеличение обслуживающих подразделений, в сравнении с малыми темпами роста основного бизнеса, то есть фактически сокращение расходов за счет снижения затрат на оплату труда персонала;
  • может быть и обратная ситуация, когда темпы основного производства намного быстрее, а обслуживающий персонал не успевает все обработать и упорядочить.
  • на предприятии множество филиалов, которые имеют разное месторасположение, разбросаны по стране, но все данные стекаются в основной (головной) офис;
  • необходимость срочного поиска квалифицированного персонала, к примеру, для запуска нового проекта;
  • отсутствие специалистов в сфере подбора персонала, начисления заработной платы.

Основные преимущества аутсорсинга кадрового учета

  1. причина «ухода» на аутсорсинг в любой сфере деятельности – сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и «забывает» обо всех дополнительных расходах на кадровую службу.
  2. Снижение рисков. Отдав кадровый учет «на сторону», организация может позволить себе не следить за постоянными новшествами в законодательстве.

    Изменения в трудовом праве станут «головной болью» аутсорсинговой компании, как и особенности их применения в кадровом делопроизводстве. Поэтому существенно снизится возможность «заработать» штраф.

  3. Профессиональный опыт. Компании, предлагающие услуги аутсорсинга, пользуются наработанными и эффективными методиками.

    Поэтому можно легко воспользоваться их опытом и совершенствовать систему управления, используя самые современные методы.

  4. Поддержка в любое время. Работников собственной кадровой службы необходимо отпускать на законный отдых или обучение. Также штатные сотрудники болеют, уходят в декрет или могут неожиданно уволиться.

    Специалисты аутсорсинговой компании, безусловно, также иногда «отключаются» от рабочего процесса, но они взаимозаменяемы, поэтому без помощи ни один клиент не останется.

  5. Согласованность кадрового учета с остальными службами. Как правило, в компаниях-подрядчиках работают не только специалисты в области кадров, но и сотрудники юридических и финансовых подразделений.

    Таким образом, возникающие проблемы решаются с поддержкой специалистов из «смежных» сфер деятельности.

Плюсы кадрового аутсорсинга

Прежде всего, если на предприятии все же остается отдел управления персоналом, то его сотрудники могут сосредоточиться на решении важных вопросов, то есть разрабатывать стратегические планы, касающиеся поиска персонала, его развития, оценивания и поощрения.

Второе преимущество: если даже в отделе персонала заболеет или уволится сотрудник, то не нужно сразу искать замену, отсутствующего сотрудника всегда может заменить сотрудник сторонней организации.

Большую часть ответственности за кадровый аутсорсинг несет привлеченная компания.

Источник: https://oaosvrc.ru/tk/kadrovyj-autsorsing-personala-2.html

Каким компаниям аутсорсинг кадрового учета наиболее выгоден

Для чего российские компании используют аутсорсинг кадрового делопроизводства и что нужно знать при выборе провайдера

В любой компании постановка и ведение кадрового учета является обязательным функционалом вне зависимости от численности компании и от её организационно-правовой формы.

Кадровый учет (могут встретиться также термины кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации) – это регламентированная законодательством деятельность компании с кадровой документацией.

Сюда можно отнести разработку и ведение согласно законодательным требованиям документации, которая касается учета персонала (принятия и увольнения, штатное расписание), управления персоналом (учет рабочего времени, отпусков, больничных и проч.), расчетами с персоналом.

Вся кадровая документация имеет коммерческую или юридическую ценность и в случае спорных ситуаций может быть представлена в суде в качестве доказательств.

Риски в случае некачественного ведения кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это трудозатратная и ответственная деятельность.

Сотрудник, занимающийся кадровым учетом, обязан быть профессионалом, ведь любые нарушения могут привести к крупным штрафам.

Сотрудник должен разбираться сразу в нескольких областях: в трудовом праве, налоговом праве гражданско-правовых нормах по кадровому делопроизводству, правилах оформления документов строгой отчетности.

Можно перечислить основные области, в которых могут быть допущены ошибки:

  • ошибки при работе с личными делами
  • ошибки при оформлении трудовых договоров
  • ошибки при ведении трудовых книжек

Каждая из ошибок может привести к штрафам и нежелательным последствиям для компании. Основные группы рисков при некачественном ведении кадрового учета – это финансовые и налоговые, судебные и репутационные.

Кто может вести кадровый учет в компании?

Как правило, крупные компании используют для этой функции отдельного человека либо целое подразделение. Можно назвать несколько стратегий ведения кадрового учета в компании:

  • Бухгалтер (Этой стратегией пользуется большинство компаний, однако риск в таком случае возникает по причине того, что бухгалтер не является специалистом в трудовом праве).
  • Секретарь или помощник-ассистент (Такое решение может также привести к нарушениям и штрафам в следствии недостаточной компетентности сотрудника).
  • Специалист по кадровому учету или аутсорсинг услуги кадрового учета.

HR-аутсорсинг – как тренд на рынке

Мы живем в мире, который стремительно меняется. Появляется много новой информации, в которой нужно уметь разбираться. Современному бизнесу приходится постоянно совершенствоваться и, одновременно с этим, искать пути оптимизации расходов.

Передача различных функций HR-департамента на аутсорсинг уже несколько лет является трендом на рынке.
www.delo.ua/lifestyle/autsorsing-i-marketing-v-hr-novye-trendy-2018-341330/

Ассоциация Частных Агентств Занятости (АЧАЗ) ежегодно проводит исследования рынка подбора, предоставления персонала и аутсорсинга. В 2019 году исследование было проведено с привлечением исследовательского агентства маркетинговых и социологических исследований MAGRAM Market Research.

По результатам исследования наибольший рост показал именно рынок аутсорсинга, который вырос на 15% и составил 51 092 млн. руб. Исследование ожидает продолжения роста этого сегмента. www.achaz.ru/press_center/420/

Как еще одно свидетельство стремительно меняющихся требований кадрового делопроизводства, можно отметить новость, что уже к сентябрю 2019 года Минтруд собирается представить проект об электронном документообороте внутри предприятий, который включает кадровый учет.

«… Что касается эксперимента уже о всем электронном кадровом делопроизводстве внутри предприятия… Я думаю, что мы к сентябрю уже будем готовы выйти в правительство, если останутся разногласия, то с какими-то разногласиями”, – сообщил журналистам глава Минтруда Максим Топилин. www.ria.

ru/20190704/1556206766.html

Переход на электронный документооборот рассматривает и пенсионный фонд. На сайте опубликована новость об обсуждении с разработчиками формата передаваемых сведений для электронных трудовых книжек. www.pfrf.ru/press_center~2019/07/09/185464

Когда и кому необходим аутсорсинг кадрового учета?

В России услугами аутсорсинга первоначально пользовались крупные международные компании, не обладавшие в достаточной мере знаниями российского законодательства и желавшие минимизировать финансовые и трудовые риски. В настоящее время аутсорсинг используют, как международные, так и российские компании. Компании могут быть как крупными, так и небольшими.

Для крупных компаний главной причиной привлечения аутсорсинговой компании может служить желание оптимизировать рабочее время и уделить внимание стратегических вопросам, а рутинную деятельность передать компетентным специалистам.

Для небольших компаний проблема может возникнуть как в недостаточной компетенции сотрудника, занимающегося кадровым учетом, так и в недостаточной загрузке такого специалиста. Лучшим, а зачастую и более оптимальным в финансовом отношении решением, может быть привлечение аутсорсингового специалиста.

Причины передачи кадрового учета на аутсорсинг

Можно назвать несколько основных причин передачи кадрового учета на аутсорсинг:

  • Недостаточно времени и/или возможностей
  • Квалификация, опыт, компетентность сотрудников не удовлетворяет требованиям
  • Вы хотите расстаться с сотрудником, который занимается кадровым учетом

Помимо глобальных причин могут существовать частные причины, по которым аутсорсинг кадрового учета будет более выгоден компании. Приведем пример нескольких частных случаев:

  • Существенные сезонные колебания или отдельные краткосрочные проекты могут потребовать набирать сотрудников на сезон или на время проекта. В частности, такими сотрудниками могут быть мигранты, и в этом случае нужно минимизировать риски.
  • Стартап, который начинает свою деятельность, может не иметь финансовой возможности содержать специалиста по кадровому учету либо полностью обеспечить его работой.
  • ИП, которому необходимо для сохранения УСН держать штат менее 100 человек.

Выгоды от аутсорсинга кадрового учета

К выгодам аутсорсинга кадрового учета можно отнести:

  • Снижаются риски в области трудовых правоотношений и появляется возможность их возмещения.
  • Кадровым учетом занимаются профессионалы, которые гарантируют корректность и прохождение проверок контролирующих органов; Любые запросы из контролирующих органов, касающиеся кадрового учета, быстро и корректно обрабатываются специалистом аутсорсинговой компании;
  • Снижаются расходы компании (сокращается фонд заработной платы и операционных расходов для специалиста по кадровому учету), повышается эффективность и прозрачность кадрового учета;
  • Уменьшается штат, что влечет за собой снижение налоговой нагрузки;
  • Снижаются затраты за материальное и техническое обеспечение. Это подразумевает под собой отсутствие необходимости в приобретении специализированного программного обеспечения;
  • Кадровым учетом занимаются профессионалы, которые работают объективно и беспристрастно, за счет того, что не находятся внутри компании. Любые конфликтные взаимодействия с работающими либо уволенными сотрудниками переходят в ответственность специалиста аутсорсинговой компании;
  • Оптимизируется процесс кадрового учета компании и высвобождает время как основного руководителя, так и топ-менеджмента компании в целом.

Talent Pool – Состав услуги кадрового учета

Специалисты нашей компании обеспечивают кадровый учет в полном объеме (от трудоустройства до увольнения сотрудника). Мы берем на себя не только осуществление кадрового учета, но и его организацию, систематизацию и хранение архивных документов.

Мы проводим аудит документации и, если необходимо, то восстанавливаем документацию за предыдущие периоды. В рамках услуги аутсорсинга кадрового учета мы разрабатываем необходимые внутренние документы (например, правила внутреннего трудового распорядка).

Также наши специалист берут на себя взаимодействие с государственными органами, прохождение проверок и выполнение различных запросов государственных органов, касающихся кадрового учета.

Специалисты нашей компании предоставят все виды отчетности по учету персонала с соблюдением установленных сроков.

Talent Pool – Этапы аутсорсинга кадрового учета

Если ваша компания примет решение обратиться за услугой аутсорсинга кадрового учета, мы совместно с вами пройдем следующие этапы:

  1. Первичное обращение. На этом этапе наши специалисты проконсультируют вас, презентуют услугу и подберут оптимальный вариант сотрудничества.
  2. Согласование. На этом этапе мы согласовываем процедуру взаимодействия – сроки, документы, ответственность сторон.
  3. Работа. Этот этап включает в себя непосредственно работу и отчетность перед компанией-заказчиком.
  4. Анализ результатов совместной работы.

Источник: https://talentpool.ru/articles/kakim-kompaniyam-vigoden-autsorsing/

Аутсорсинг персонала, кадровый учет и делопроизводство в Москве

Для чего российские компании используют аутсорсинг кадрового делопроизводства и что нужно знать при выборе провайдера

Что включает в себя аутсорсинг кадрового делопроизводства? Как формируется стоимость кадрового аутсорсинга? Как правильно перейти на аутсорсинг учета кадров?

Бизнес-журнал «ХитёрБобёр» и Анна Медведева приветствуют своих читателей! В этой статье предлагаем очередную интересную тему — кадровый аутсорсинг.

Кадровый аутсорсинг стал в последнее время весьма востребованной услугой и продолжает набирать популярность у коммерческих структур, поскольку любое предприятие имеет штат сотрудников и отдел кадров. Многие компании всерьёз задумываются о переходе на такой формат работы.

Читайте статью, изучайте нюансы и особенности кадрового аутсорсинга. Возможно, для вашей организации этот вид услуг будет верным и выгодным решением.

Давайте начнем!

  • 2. Какие задачи можно отдать на кадровый аутсорсинг — обзор ТОП-5 основных функций аутсорсинга кадрового учета

    Функция 1. Прием и увольнение сотрудников

  • Функция 2. Разработка трудовых договоров и должностных инструкций
  • Функция 3. Заполнение трудовых книжек
  • Функция 4. Составление штатного расписания и графика отпусков
  • Функция 5. Разработка правил внутреннего трудового расписания
  • 3. Как перейти на аутсорсинг кадрового делопроизводства — 5 основных этапов
      Этап 1. Оценка текущего положения дел компании
  • Этап 2. Выбор подрядчика
  • Этап 3. Формулирование условий сотрудничества
  • Этап 4. Заключение договора
  • Этап 5. Организация контроля за работой аутсорсера
  • 4. Аутсорсинг кадрового учета на выгодных условиях — обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг
  • 2)
  • 3)
  • 4) Аутсорсинговая
  • 5) Консалтинговая
  • 5. Как избежать ошибок при переходе на аутсорсинг — 4 простых совета новичкам
      Совет 1. Откажитесь от резкого перехода на кадровый аутсорсинг
  • Совет 2. Внимательно выбирайте компанию-подрядчика
  • Совет 3. Тщательно оцените выгоды от перехода на аутсорсинг
  • Совет 4. Четко пропишите ответственность сторон в договоре
  • Пример
  • 6. Заключение
  • Что такое кадровый аутсорсинг и кому он нужен?

    Аутсорсингом называется передача каких-либо функций предприятия другой компании на договорной основе. Нетрудно догадаться, что передается та сфера, которая не является для предприятия основной. Это позволяет сосредоточить внутренние ресурсы на основной деятельности.

    Кадровый аутсорсинг — это передача сторонней организации всей работы отдела кадров. То есть вы получите так называемый удаленный отдел кадров.

    Кому это может быть удобно? В первую очередь руководителям небольших и развивающихся предприятий, которые еще не могут себе позволить содержать полноценный отдел кадров.

    Обязанности кадровиков в таком случае возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).

    Но у такого распределения дополнительных обязанностей есть существенные недостатки:

    • безграмотное ведение дел, поскольку ими занимается не специалист;
    • требование работником дополнительной оплаты, что совершенно справедливо;
    • халатное отношение к дополнительной нагрузке, что естественно — ведь сотрудник сосредоточен на своих прямых обязанностях.

    Аутсорсинг кадрового делопроизводства очень актуален тогда, когда нужно срочно и быстро набрать новых сотрудников. Например, рабочих на новую отрасль производства или на строительный объект.

    Еще один вариант прямой выгоды аутсорсинга кадров — для иностранных компаний, недавно работающих российском рынке и не вникших еще в отечественное трудовое законодательство.

    Положительные и отрицательные стороны аутсорсинга отдела кадров:

    +
    1Профессионализм аутсорсеровПоверхностное представление о процессах производства
    2ЭкономичностьРиск нарушения конфиденциальности
    3Выполнение работы в срокУдаленность сотрудников
    4Соответствие количества сотрудников реальному объему работРиск низкого уровня подготовки сотрудников

    О других видах удалённого сотрудничества читайте публикацию «Аутсорсинг» на нашем сайте.

    Ведение кадрового делопроизводства

    Порядок в делах нужен везде. Корректное ведение кадрового делопроизводства избавит компанию от проблем с законодательством и сделает сотрудничество выгодным для обеих сторон трудового договора. Если составлением документов и выполнением функций инспектора HR-отдела заняты специалисты, то у руководства компании не будет поводов для беспокойств.

    Аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет 5 важных преимуществ:

    • отсутствие необходимости в расширении штата;
    • снижение налоговых рисков;
    • гарантия полной кадровой безопасности;
    • снижение издержек;
    • возможность концентрироваться на решениях, которые важны для бизнеса.

    Оказывая услуги по кадровому делопроизводству в Москве, мы выполняем все обязанности штатного сотрудника. Передача этих функций на аутсорсинг исключает проблемы с оформлением и хранением кадровых документов в случае болезни или увольнения специалиста.

    Ведение кадрового производства в полном объеме предполагает:

    Источник: https://FondBiz.ru/sozdanie-biznesa/autsorsing-kadrovoj-raboty.html

    Ваша работа
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: