8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

Уроки для начинающих в Интернете

8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

Категория: Урок 3.

Создание почтового ящика и работа с ним

Если читатель внимательно изучил все мои предыдущие уроки, то вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить корректно написанное электронное письмо возникнуть в принципе не должно.

Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ.

Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

  • Деловое предложение
  • Деловой запрос
  • Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

— С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные] [собственный e-mail адрес] [адрес вашего сайта]

Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной.

Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него.

Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

Более строгая форма, рекомендуемая при обращении в государственные органы. При этом весьма не лишним будет ознакомиться с необходимыми действующими законами, которые свободно можно скачать в сети Интернет.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

— С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные]

Дружеское обращение

Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!

Далее описываете суть обращения в дружеской свободной форме с несколькими, интересующими Вас вопросами.

При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.

— С наилучшими пожеланиями,

[Автор письма]

Пример электронного письма

Добрый день, Николай Васильевич!

Прошу предоставить информацию о товаре “Компьютер Apple iMac 21.5 MC309” под кодовым наименованием AMC0039281 в вашем прайс-листе. В письме, прошу изложить подробные технические характеристики и конкурентные преимущества в сравнении с аналогичными моделями других производителей.

На основании ответного письма и заключения технического отдела, нашей организацией будет принято решение о закупке партии компьютеров в количестве 50 шт. Будем рады рассмотреть Ваши предложения о скидках или бонусных программах, предоставляемых в рамках нашего дальнейшего сотрудничества.

— С уважением, Егоров Андрей Николаевич начальник службы технической поддержки ЗАО “Информационные системы”

тел. (423) 89-64-72

Источник: https://www.inetedu.ru/lessons/3-mail/191-template-of

20 советов для грамотной электронной переписки

8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

Общение по электронной почте – это не просто отправка и получение писем. Как и при любом другом общении в переписке нужно соблюдать некоторые правила этикета.

Можно досконально знать все инструменты Outlook и в совершенстве владеть всеми его функциями, но в глазах коллег всё равно прослыть человеком, не умеющим обращаться с электронной почтой.

Исходя из нашего опыта (накопленного за время работы в крупных компаниях самых разных отраслей), мы выделили несколько правил, которые следует соблюдать при электронной переписке, чтобы не усложнять себе жизнь и не бесить коллег ;)

Десять вещей, которые НУЖНО делать:

1) Читайте свои письма перед отправкой. Опечатки, описки и неудачные формулировки точно не прибавят Вам плюсов в карму. А если Вы отвечаете на важное письмо, то перечитать ответ стоит пару-тройку раз.

А если Вы часто вспоминаете о важной ошибке в письме сразу после отправки, то советуем настроить задержку отправки.

И помните, что любое сообщение может оказаться после пересылки у кого угодно (даже надежные коллеги иногда оказываются хитрее, чем мы думаем), поэтому личные темы и сплетни лучше обсуждать другим способом.

2) Старайтесь указывать максимально точную и понятную тему письма. Письмо с темой “Перенос” воспринимается гораздо хуже, чем с темой “FYI: Перенос собрания фин службы на след. неделю“. Конечно, использование префиксов (вроде FYI – For You Information) – это высший пилотаж, но адекватная тема – musthave для любого письма.

Также внимательно следите за темами писем, на которые Вы отвечаете. Если переписка ушла далеко от изначальной темы – следует изменить ее. А когда отправляете свой очередной отчёт путем создания сообщения из старого, не забывайте убирать “RE:” в начале письма. И не отправляйте письма без темы!

3) Пишите максимально чётко и коротко. Не растекайтесь мыслию по древу. Ваши лонгриды никому не нужны в суматохе типичного рабочего дня. Пишите коротко и по существу.

Самое важное пишите в самом начале письма, незначительное – в конце. Часто это позволит получателю обращать внимание на содержимое письма еще в окне предварительного просмотра.

При необходимости – делите текст на абзацы. Каждый новый посыл – новый абзац.

4) Выделяйте важное. Помечайте цветом или жирным шрифтом самые важные моменты. Это помогает получателю правильно расставить акценты и понять Ваш посыл.

Во многих случаях – дает дополнительную мотивацию на скорейший и верный ответ.

Если Вам кажется, что нужно пометить большую часть письма, то либо Вы не умеете выделять важное из общего потока, либо письмо лучше оставить без форматирования.

5) Выделяйте обращения в тексте письма.

Если у письма несколько адресатов, а Вы в тексте обращаетесь к кому-то конкретному, то обязательно выделите обращение (например, имя и отчество) жирным шрифтом или каким-то цветом.

Так человек быстрее поймёт, что Вы обращаетесь именно к нему. Кроме того, если в адресатах два Сергея, а Вы просите о чём то одного из них, то обратитесь по отчеству или фамилии, чтобы не возникло путаницы.

6) Правильно выбирайте адресатов. Разделение на адресатов и “Копию” придумана не просто так. В первую строку ставьте тех, для кого письмо носит первостепенную важность, непосредственных исполнителей, ответственных по вопросу сообщения или тех, кто должен на него ответить.

В копию ставьте тех, кто просто информируется о переписке, контролирует её, не принимая непосредственного участия (например, прямые руководители) или хочет быть в курсе событий. Если адресат не подходит ни в одну группу – не ставьте его в письмо, он явно тут лишний.

Также будьте осторожнее при работе с группами (в них могут присутствовать нежелательные адресаты). И помните про скрытую копию.

7) Когда нужен немедленный ответ – используйте телефон или чат.

Письма, отправленные по электронной почте, могут утонуть в огромном потоке сообщений получателя, ошибочно улететь не в ту папку (привет, неверная настройка правил) или просто остаться не замеченными по причине выключенного Outlook. Если нужно срочно получить ответ – звоните или пишите в час или мессенджер. Как показывает практика, такой способ в разы надежнее.

8) Используйте пометки, напоминания, категории для отправленных писем. Если у Вас действительно много работы, то отправленное по электронной почте поручение вполне может быть забыто.

Хорошо, если получатель всё сделал как надо и ответил Вам. А если нет? Чтобы не забывать про свои же письма, при отправке ставьте на них напоминания или категории.

Лишняя пара секунд, потраченная на это, может помочь избежать серьезных проблем в будущем.

9) Правильно реагируйте на ошибочные рассылки в Ваш адрес. Если к Вам пришло письмо, адресованное не Вам (опечатка в имени получателя или наличие вашего адреса в группе, в которой Вас уже не должно быть), важно предпринять контрмеры. Если проигнорировать сей факт, то вероятность получить новые чужие письма весьма высока.

К тому же, отправитель может не заметить ошибки и будет ждать ответа, которого никогда не дождется. Если Вы знаете, кому адресовано письмо – перешлите его верному получателю, поставив отправителя в копию. Если Вас надо исключить из группы рассылок, то напишите администратору или хозяину группы (чтобы спам-атака прекратилась).

Если Вы перешли на другую должность и десятки писем в день приходится пересылать вашему преемнику – настройте быстрое действие.

10) Уточняйте, на что именно отвечаете. Когда отвечаете на письмо и нужно прокомментировать конкретные пункты, можно выделять ответ и то, на что отвечаете, одинаковым цветом (но избегайте избыточного форматирования).

А можно отвечать прямо в тексте исходного письма, включив автоматическое добавление имени или иного примечания в настройках.

В любом случае, Ваша цель – ответить так, чтобы было понятно, на что именно Вы ответили. Способ подбирайте под собственный вкус и сложившийся в организации стиль переписки. И не удаляйте из письма при ответе то, что писали не Вы.

Десять вещей, которые НЕ НУЖНО делать:

1) Не используйте излишнее форматирование. Не нужно использовать кучу разных цветов, заливок, шрифтов и прочего. Старайтесь избегать курсива и шрифтов вроде Comic Sans MS. Они плохо читаются. Минимализм лучше творческого подхода.

Представления о красоте у всех разные, поэтому Ваше сообщение с заливками, картинками, 3-D фигурами и фоном может кому-то показаться безвкусным и избыточно загроможденным.

И неважно, чей вкус в итоге лучше и кто прав, просто избегайте таких ситуаций.

Кстати, это же касается подписи. Не пытайтесь создать супер-эффектный вариант. Это не всегда уместно. задача подписи – донести до получателя Вашу контактную информацию.

2) Не торопитесь с ответом. Не старайтесь мгновенно отвечать на сообщения. Лучше дать себе время на обдумывание и немного разочаровать отправителя письма отсутствием мгновенного ответа, чем поторопиться и крупно облажаться.

Если письмо уж очень важное, можете ответить, что обдумываете его. Так отправитель будет уверен, что сообщение получено и взято в работу и, возможно, не станет Вас торопить. И никогда не пишите в момент эмоционального всплеска (в приступах гнева или бурной радости).

Остыньте и подойдите к делу с холодной головой.

3) Не ставьте босса во все сообщения подряд. Совет по большей части для новичков. Научитесь определять, где нужно поставить в копию непосредственного начальника, а где это не так, чтобы обязательно.

Можете обсудить это с руководителем, чтобы не терроризировать его спамом. Ну и в личных целях это применять крайне полезно.

Этот навык хорошо развит у опытных сотрудников, а новичкам стоит его освоить как можно быстрее.

4) Не напоминайте о необходимости ответа ранее, чем через сутки. Не стоит засыпать коллегу требованиями быстрее ответить на письмо. Возможно, он его еще не видел. А возможно, ему некогда и Ваша настойчивость вызовет в нем стойкое желание затянуть сроки по максимуму. Если дело не терпит отлагательств – звоните или пишите в чат/мессенджер.

5) Не ставьте во все сообщения требование подтвердить получение. Эта функция должна использоваться только тогда, когда есть вероятность, что адресат может не получить письмо (что бывает не так уж часто, честно говоря).

6) Не ставьте везде пометку “Высокая важность”. Наличие такой пометки в каждом письме не сделает Вас важной шишкой в глазах коллег. Эффект будет обратный. Когда Вы отправите действительно значимое письмо, всего его просто проигнорируют, так как привыкли к Вашим бесконечным “важным” письмам.

7) Не делайте вложение, если можно дать ссылку. В большинстве случаев ссылка на файл, лежащий в общей локальной сети предпочтительнее, чем вложение этого файла в письмо.

Особенно, если документ большой (например, сложная таблица Excel). Со ссылкой работать проще, чем с вложением (да, для многих пользователей это проблема). К тому же, такое письмо не занимает место в почтовом ящике.

Но ссылку лучше давать на копию файла, чтобы получатель ничего не сломал в оригинале.

8) Не удаляйте адресатов из общей переписки. Если переписка запущена не Вами и Вы в ней не Big Boss, то не стоит удалять адресатов при очередном ответе. Раз их туда добавили – значит они там нужны. К тому же, это может повлиять на работу правил в почтовых клиентах коллег (многие создают правила по адресатам на отдельные переписки).

9) Не жмите всегда “Ответить всем”. Очень часто в общей переписке Вам нужно ответить какую-то мелочь, обратиться к кому-то лично или перекинуться идеей с парой коллег. В таких случаях научитесь различать кнопки “Ответить” и “Ответить всем”. Будьте уважительны, не рассылайте на всех подряд лишние письма. Перед ответом дважды подумайте, какую кнопку стоит нажать.

10) НЕ ВКЛЮЧАЙТЕ CAPS LOCK! ЭТО ЖУТКО БЕСИТ!

Несмотря на всю очевидность и разумность этих советов, наш опыт показывает, что пользуется ими в лучшем случае каждый пятый. Пополняйте эти светлые ряды!

Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно вот здесь.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOot

С уважением, команда tDots.ru

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/59affb7afd96b11e8eadd771/20-sovetov-dlia-gramotnoi-elektronnoi-perepiski-5ac71eea256d5c1389817f3c

8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

  • захватывающим и нервным потрясением одновременно. Это может быть первое впечатление вашего генерального директора о вас.
  • Чтобы помочь вам понять, как создать идеальное сообщение, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume.
  • Она выделила восемь ключевых шагов для отправки продуманного, читабельного электронного письма.

Отправляя электронное письмо своему генеральному директору, вы можете почувствовать, что приближаетесь к знаменитостям — это волнует и заставляет нервничать одновременно.

Это связано с тем, что, хотя вы можете произвести впечатление на вашего генерального директора вашим знанием компании и страстью к своей работе, вы также можете оттолкнуть его, демонстрируя признаки небрежности или бестактности.

Чтобы помочь вам в написании идеального письма, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume. Огастин изложила ключевые шаги для отправки продуманного, читабельного электронного письма и получения ответа, который нужен именно вам.

1. Сначала проконсультируйтесь с вашим непосредственным руководителем

Если генеральный директор не является вашим непосредственным начальником или вы не отвечаете на прямой запрос от него или нее, разумно сообщить своему руководителю, что есть что-то, о чем вы хотели бы написать генеральному директору.

Таким образом, ваш начальник сможет решить, действительно ли этот вопрос требует внимания генерального директора.

Ваш руководитель «вероятно, лучше понимает, что будет иметь смысл, а что нет», утверждает Огастин. Вам необходимо верно пройти по цепочке командования и общей линии связи.

Не имеет значения, обладаете ли вы какой-то замечательной идеей для компании, добавила Огастин – сперва вам необходимо, чтобы ваш руководитель проверил ее. После того, как вы получите подтверждение, что электронное письмо для генерального директора является подходящим, вы можете отправить копию письма своему руководителю или добавить его в список получателей.

2. Напишите короткую и ориентированную на действие тему письма

Вы всегда должны продумать тему письма, прежде чем писать само сообщение. В противном случае, вы запросто можете забыть о нем.

Огастин советует ограничить вашу тему до восьми или менее слов, тем более что ваш генеральный директор может читать электронное письмо на мобильном устройстве, которое отсекает часть текста.

Вы также захотите указать, требуется ли вам ответ к определенной дате, чтобы ваш начальник мог расставить приоритеты по запросам, которые он или она будет иметь в этот день.

Огастин предложила устанавливать крайний срок за день-два до того, как вам действительно понадобится ответ вашего генерального директора.

Таким образом, если ваш генеральный директор действительно занят и отвечает поздно, вы не попадете в неприятную ситуацию.

Вот пример идеальной темы: «Предложение по поводу проекта XYZ – пожалуйста, ответьте до конца дня».

И если у вас нет действительно веской причины, старайтесь не помечать свое сообщение, как очень важное или высокоприоритетное. «Это почти так же ужасно, как писать все заглавными буквами», – рассказала Огастин.

3. Используйте приветствие и прощание, которые подходят для вашей корпоративной культуры

Если вы не знаете, как обращаться к своему генеральному директору, Огастин предложила спросить у старших коллег, как они сами обращаются к нему или к ней, когда ранее отправляли свои собственные письма. Вы также можете обратиться за советом к своему непосредственному начальнику.

Еще один вариант заключается в том, чтобы изучить переписку между генеральным директором и другими сотрудниками, чтобы посмотреть, какие приветствия они использовали.

Но если вам все равно тяжело понять, что здесь будет уместным, Огастин сказала, что всегда лучше ошибаться в сторону избыточной формальности (например, «Уважаемый Евгений Сергеевич»).

Ваше прощание должно быть таким же коротким и простым. «С наилучшими пожеланиями, [ваше имя]» обычно работает отлично. Если ранее вы уже установили контакт со своим начальником, вы можете воспользоваться своими инициалами.

4. Сохраняйте текст коротким и конкретным

Вы определенно не хотите отправлять электронное письмо в виде блоков сплошного текста, утверждает Огастин, тем более, что ваш генеральный директор может читать сообщение на мобильном устройстве.

Чтобы сделать электронное письмо более удобным для чтения, Огастин рекомендует использовать короткий вступительный абзац, а затем очертить каждую тему, используя маркированные списки. Вы также можете использовать жирный шрифт для выделения или выделять призыв к действию (например, «Пожалуйста, ответьте до конца текущего дня»).

Хотя вам не нужно придерживаться определенного количества слов, как говорит сама Огастин: «Используйте только столько слов, сколько вам нужно, чтобы донести свою точку зрения, и ни одного предложения или буквы больше».

Представьте электронное письмо, как сводку новостей которую вы бы хотели обсудить.

В конечном счете, говорит Огастин, имейте в виду, что «если от вас захотят получить дополнительную информацию, вас обязательно об этом попросят».

5. Проверьте ваше сообщение на наличие орфографических и грамматических ошибок

Всегда перечитывайте свое электронное письмо, прежде чем отправлять его, особенно с учетом того, что некоторые слова не будут автоматически проверяться на соответствие орфографии вашим компьютером.

Во многих случаях, утверждает Огастин, это сообщение будет первым впечатлением вашего генерального директора о вас и вашем профессиональном бренде. «Вы же не хотите, чтобы о вас думали, как о человеке, который не умеет правильно писать и не может связать слова в предложения, не допустив при этом ошибок».

6. Избегайте шуток

Поскольку мы так привыкли общаться с помощью мессенджеров и социальных сетей, нам может не хватать формальности в важных электронных письмах.

В частности, как говорит Огастин, «Сарказм часто может быть не понят при чтении [электронного письма]», поэтому будьте осторожны в плане того, чтобы не написать ничего, что может быть неверно истолковано.

«Не оставляйте в своем письме мест для интерпретации», – сказала она.

7. Ждите ответа с вежливостью

Ваше электронное письмо должно содержать призыв к действию или крайний срок, когда вам нужен ответ. Установите напоминание в своем календаре, чтобы на следующий день следить за тем, ответит вам ваш генеральный директор или нет.

Вот пример соответствующего призыва (вы можете отредактировать его при необходимости): «Я слежу за [этой проблемой] и хотел бы убедиться в том, что вы знаете о ней. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна какая-либо дополнительная информация от меня, прежде чем вы можете ответить».

8. На протяжении всего процесса помните об этикете

Все профессиональные электронные письма, которые вы отправляете, должны быть отфильтрованы через определенные стандарты, которые применяются более интенсивно, когда вы общаетесь с кем-то выше.

Например, используйте восклицательные знаки экономно в своем сообщении вашему генеральному директору, чтобы не выглядеть чрезмерно эмоциональным или незрелым.

Когда вы составляете свое сообщение, изучите свою аудиторию и время, которое им понадобится для просмотра вашего письма. Убедитесь в том, что вы правильно подогнали свое сообщение.

Еще один полезный совет – добавить адрес электронной почты получателя уже в конце, после того, как вы тщательно проверили свое письмо и исправили все найденные ошибки. Вряд ли вы хотите, чтобы ваш генеральный директор получил наполовину составленное электронное письмо, которое вы не собирались отправлять.

Источник: https://hr-portal.ru/story/8-klyuchevyh-shagov-dlya-napisaniya-elektronnogo-pisma-vashemu-generalnomu-direktoru-i

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: