3 совета, как увеличить эффективность совещаний в 3 раза

Содержание
  1. 8 принципов эффективного совещания | Фактор Роста
  2. Чем хороши совещания
  3. Принципы эффективных совещаний
  4. Признаки неэффективных совещаний
  5. 1. Проводите активную подготовку к совещаниям
  6. 2. Прорабатывайте цель совещания
  7. 3. Приглашайте на совещание ограниченный круг участников
  8. 4. Сокращайте время проведения совещаний
  9. 5. Сократите количество совещаний
  10. 6. Меняйте формат совещаний
  11. 7. Используйте эффективные технологии принятия решений на совещаниях
  12. 8. Используйте современные средства коммуникации
  13. 12 способов сделать совещания эффективными и короткими
  14. 1. Проводят совещания так, чтобы они запоминались
  15. 2. Повышают эффективность совещаний
  16. 3. Делают совещания короткими
  17. Повышаем эффективность совещаний #основы #СЭД #ECMJ
  18. Совещания в контуре управления компанией
  19. Использование СЭД для организации совещаний и заседаний
  20. Другие инструменты и новые тренды
  21. От хаоса к эффективности

8 принципов эффективного совещания | Фактор Роста

3 совета, как увеличить эффективность совещаний в 3 раза

Как часто вам приходилось сидеть на многочасовых совещаниях, целью которых было решение всех проблем на свете одновременно? Усталые лица, духота, ощущение бессмысленности встречи, нервное напряжение, перекрикивания друг друга и, в конечном итоге, впустую потраченное время и отсутствие какого-либо решения. Совещания не только должны, но и могут быть другими — продуктивными, быстрыми и максимально эффективными.

На самом деле, совещания — это чудесный, незаменимый формат работы, и каждому руководителю необходимо уметь проводить такие встречи эффективно, а не просто собирать вместе множество занятых людей, отвлекая их от работы.

Чем хороши совещания

Совещания служат идеальной площадкой для разъяснения сотрудникам целей, планов и стратегии компании, для повышения понятности общего курса направления и для принятия его сотрудниками. В результате грамотно проведенного совещания у сотрудников снижается сопротивление неизвестно, что благотворно влияет на их мотивацию и производительность.

Совещания также выступают помощниками в процессе внедрения изменений в организации. Благодаря качественным совещаниям все изменения пройдут максимально экологично и безболезненно для всех сотрудников.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью легче поддерживать связи внутри компании, проводить в жизнь принятые руководством решения, рушить барьеры между отделами и т.д.

Совещания активизируют эффект синергии, что при грамотном подходе позволяет сгенерировать больше идей и найти множество путей решения возникших проблем.

Совещания и планерки также являются мощным инструментом сплочения команды, формирования уважения к коллегам и руководству, а также обучения. Если вы стремитесь к тому, чтобы ваш коллектив был единым целым и работал слажено и дружно, то не стоит пренебрегать качественными совещаниями.

Принципы эффективных совещаний

Существует несколько форматов коллективных рабочих собраний и каждый из них преследует свои цели. Перед началом проведения собрания руководителю необходимо понять, какую именно цель он преследует: найти решение, поставить новые задачи, свериться о текущем состоянии процесса или обсудить важные нововведения? В соответствии с целью необходимо выбрать один из нижепредложенных форматов:

Совещание. Цель — предложить идеи, рассмотреть варианты, найти решения.

Планерка. Цель — проанализировать текущее состояние процесса, наметить новые задачи.

Пятиминутка. Цель — обозначить приоритеты, сформировать рабочий настрой.

Перед началом совещания очень важно четко обозначить его повестку и подготовить все необходимые материалы.

Если разослать повестку всем планируемым участникам совещания заранее, то у них также будет возможность подготовиться.

Такой подход, основанный на конкретике, позволит не сотрясать воздух впустую, придерживаться четкой линии совещания и к тому же точно уложиться в отведенное для совещания время.

Запомните, на любое совещание нужно отводить минимально возможное для него время. Не стоит брать про запас еще пару часов, потому как в любом случае вы затяните процесс до самого конца, чем невыносимо утомите всех собравшихся.

Идеальная длительность совещания — 30 минут, максимальная — час. Внимания любого человека хватает всего на 40 минут, после этого оно начинает рассеиваться. Если же процесс монотонный, то концентрации хватает всего на 20-30 минут, а при снижении внимания память начинает работать на порядок хуже.

Отсюда вывод — эффективность любого затянувшегося совещания сводится к нулю.

Обязательным условием, обеспечивающим эффективность совещания, является жесткий тайминг. Начать стоит с установки времени начала и окончания совещания.

Не ждите опаздывающих — так вы не нарушите установленные вами же правила жесткого тайминга с самого начала и приучите коллег не опаздывать. Важно установить дедлайн по времени и честно его соблюдать.

За 10 минут до дедлайна необходимо заканчивать встречу, вне зависимости от результатов. Устанавливайте таймер для каждого выступающего, пресекайте любые разговоры не по делу.

На совещании должны присутствовать только те сотрудники, кого непосредственно касается тема собрания. Не отступайте от принципа оптимальности: участников должно быть меньше, а уровень их влияния на вопрос выше.

Приходилось ли вам бывать на таких совещаниях, где сотрудником дозволено говорить только тогда, когда к ним обратится руководитель? В большинстве случаев их речь сводится к односложным ответам или сухим формулировкам. Такой способ общения в рамках совещания очень сильно снижает его эффективность.

Каждый присутствующий на совещании сотрудник должен понимать, что у него есть право голоса и право на мнение, идеи, сомнения и вопросы. Более того, начальнику необходимо не только предоставить право голоса своим коллегам, но и научиться отвечать на все их вопросы в процессе совещания, не откладывая это «на потом».

Каждое совещание, а в особенности то, в процессе которого ставились задачи, должно иметь письменный итог.

В процессе совещания можно вести протокол, который должен быть разослан всем его участникам по завершению встречи. Также важно узнать о том, как обстоят дела с задачами, поставленными на прошлом совещании.

Именно схема «анализ-задачи-контроль-анализ» позволяет перевести совещания из режима пустословия в формат работы.

Любой эффективный руководитель знает, что все, что можно перевести в плановый режим — надо перевести. Сотрудникам гораздо комфортнее работать в режиме осознанности.

Они должны четко понимать, когда с них спросят о выполнении ранее поставленных им задач и когда дадут новые указания. Внеплановые совещания возможны лишь в случае необходимости решения экстренных вопросов.

Доля таких совещаний должна быть крайне невысока.

Следуя этим восьми важным принципам, вы сможете сделать совещаний более эффективными, а также кардинально измените стереотипно-негативное отношение ваших коллег к подобным встречам.

Источник: https://piter-trening.ru/8-printsipov-effektivnogo-soveshhaniya/

Признаки неэффективных совещаний

3 совета, как увеличить эффективность совещаний в 3 раза
12.03.20

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 2 (118), март 2020.

Совещания занимают важное место в современном бизнесе. Затраты времени на их проведение очень высоки, поэтому вопрос эффективности с каждым днем стоит все более остро. Исследование лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training показало, что 67% совещаний не приносят никаких результатов.

В опросе, посвященном исследованию совещаний и проведенном на кафедре «Управление персоналом и психология» Финансового университета при Правительстве РФ в 2019 году среди слушателей МВА, приняли участие 214 человек (руководители среднего и высшего уровня управления).

Опрос показал:

  • около 8% рабочего времени на совещания тратят неруководящие работники, 25% — руководители среднего уровня, более 55% — руководители высшего уровня управления;
  • 37% совещаний проходит без подготовки содержательного материала;
  • более 63% совещаний проходит с участниками, которые не имеют к совещанию прямого отношения;
  • 72% участников хотели бы повысить эффективность проведения совещаний.

На Рисунке 1 представлены характеристики неэффективных совещаний, которые участники опроса выделили на примере своих организаций.

Данные показатели могут отличаться в различных сферах деятельности, однако на первый план здесь выходят организаторские характеристики руководителя и его профессиональная компетентность.

По мнению респондентов, к признакам эффективных совещаний относятся:

  • необходимость проведения;
  • цель;
  • повестка;
  • организатор;
  • регламент;
  • минимальное число участников;
  • результат.

Результатом эффективных совещаний будут не только решенные вопросы или намеченные пути решения, но и сплоченная команда, уважение к руководству и коллегам.

Проводить эффективные совещания непросто. Количество времени и средств, затрачиваемых на совещания, зависит от многообразия целей и задач проводимых произ­водственных совещаний.

От цели и задач совещания зависит его вид. Совещания могут быть информативными, оценочными, по планированию работы и распределению ресурсов или комбинированные совещания.

1. Проводите активную подготовку к совещаниям

Эффективность совещания может быть многократно повышена планированием совещания. До проведения совещания заполняйте формы «Приглашение на совещание» и «Повестка дня» в произвольном формате.

Это поможет убедиться в том, что цели совещания определены, повестка дня составлена, исходный материал подобран, обозначены ответственные лица, начальное и конечное время установлено.

Распространите эти формы всем участникам совещания заранее (за 24 часа), а также разошлите предстоящие презентации и подготовленный материал по содержанию повестки встречи. Тогда можно будет вовремя снять все воп­росы относительно организации совещания и увеличить время для дискуссий.

2. Прорабатывайте цель совещания

Например, в компании Intel, крупнейшем в мире производителе микропроцессоров, запрещено проводить совещания, если заранее не сформулирована четкая цель.

В Lenovo даже рядовые сотрудники могут прервать совещание, если выступающий нарушает регламент и уходит от обозначенного в повестке совещания вопроса и от цели совещания.

3. Приглашайте на совещание ограниченный круг участников

Используйте «правило двух пицц»: участников любой встречи должно быть столько, чтобы их можно было бы угостить всего двумя пиццами,​ — то есть менее восьми человек. Например, сооснователь агрегатора предложений турфирм Kayak Пол Инглиш считает, что для принятия любого адекватного решения требуется не более трех человек.

4. Сокращайте время проведения совещаний

24% опрошенных в нашем исследовании отметили, что время проведения совещаний составляет 2 часа или более, 35% — 1–2 часа, 22% — до 1 часа, 14% — 15–30 минут; только у 5% респондентов совещания длятся 15–30 минут, у 2% — до 15 минут (Рисунок 2).

Инвестор и консультант таких компаний, как Uber, Snapchat, , , Tumblr Гари Вайнерчук советует ограничить продолжительность совещания 15 минутами, а еще лучше — 3–5 минутами. Сотрудники могут удерживать свое внимание 15–20 минут, далее необходимо использовать приемы привлечения и удержания внимания.

5. Сократите количество совещаний

Совещание не должно проводиться, если можно обой­тись без него.

Партнер Google Ventures Кен Нортон рекомендует каждой компании отказаться от еженедельных совещаний и проводить их только по конкретному поводу.

6. Меняйте формат совещаний

Некоторые технопредприниматели США (основатель Марк Цукерберг, основатель Джек Дорси и др.) проводят совещания стоя или вовсе прогуливаясь, как некогда это делал философ Платон с учениками.

Как выяснили психологи Университета Вашингтона в Сент-Луисе, «стоячие» совещания намного эффективнее обычных: люди генерируют больше креативных идей, более вовлечены в процесс, а главное — такие совещания проходят быстрее.

7. Используйте эффективные технологии принятия решений на совещаниях

Прежде чем принимать какие-либо управленческие решения, а особенно если они касаются планирования деятельности, распре­деления и использования ресурсов, необходимо продумать, какую страте­гию использовать. В отечественной и зарубежной практике часто используется технология принятия решения РМР: «Результаты — Методы — Ресурсы». Чтобы принять решение, необходимо ответить на вопросы, представленные на Рисунке 3.

8. Используйте современные средства коммуникации

Останутся ли совещания как формат делового общения в эпоху мессенджеров и электронных планировщиков задач? «Совещания были необходимы в доцифровую эпоху.

С развитием интернета и систем по управлению проектами практика совещаний стала обременением для современного бизнеса, ведь любое совещание отнимает самое ценное — время», — считает Александр Першиков, председатель совета директоров инвестфонда Key Group.

Однако грамотно спланированное и проведенное совещание решает большое количество деловых задач: во время коллективной интеллектуальной деятельности проходит дискуссия, доводится информация, принимаются решения или намечаются пути решения, проходит контроль, повышается вовлеченность работников в трудовую деятельность.

До полного отказа от классических, традиционных совещаний пока еще далеко, однако многие, особенно молодые руководители, используют современные средства делового взаимодействия очень широко. Самое большое преимущество таких средств — снижение затрат времени на большие и массовые совещания.

Замените личные встречи конференц-звонками, онлайн-конференциями, чатами, в которых участвуют только те, кто причастен к конкретной проблеме, используйте электронные планировщики задач, системы управления проектами (онлайн-сервисы или программы). В итоге каждый сотрудник будет тратить на совещания на 3–5 часов в неделю меньше.

На информационной панели (дашборде) каждого работника описаны все задачи на определенный временной промежуток и прогресс их выполнения. Отчетность и контроль осуществляется внутри информационной системы.

Современные средства коммуникации, платформы по управлению проектами и информационные системы позволяют значительно сократить количество личных встреч.

Такой формат проведения совещаний необходим организациям, в которых значительная часть сотрудников работают удаленно.

Таким путем идут многие организации. Например, сеть магазинов цифровой техники «Фотосклад.ру» полностью ушла от офлайн-совещаний и перешла на отчетность на корпоративном портале, сделанном на онлайн-платформе «Битрикс». Там же проводятся видео- и ые совещания, а также обсуждения в форме онлайн-конференций и чатов.

В компании «Манго Телеком» тоже стремятся переместить общение сотрудников в мессенджеры. «Текст — это принципиально другая коммуникация. Вживую люди могут выступать по 10 минут и не сказать вообще ничего.

В тексте это сделать труднее, поэтому обсуждение становится более конкретным, предметным и качественным.

Плюс оно почти лишено ненужных эмоций, которые часто возникают на деловых встречах», — говорит руководитель отдела маркетинга «Манго Телеком» Андрей Козловский.

В заключение приведу рекомендации по правильному проведению совещаний от партнера Google Ventures Кена Нортона, которые станут лучшим советом в этом важном для современного бизнеса моменте.

1. Собирайтесь для решения конкретной проблемы.

Забудьте о еженедельных планерках: и раздавать задания, и собирать отчеты об их выполнении можно и без общих собраний. На совещания нужно выносить только по-настоящему важные вопросы.

2. У каждого совещания должен быть один «инициатор».

Собирать участников должен конкретный менеджер, который формирует повестку встречи и отвечает за результаты.

3. Совещание не должно длиться более 30 минут.

Используйте таймер: если обсуждение превысило намеченные рамки, остановите совещание. Более половины времени рабочих встреч оказывается посвящено не насущным делам, а пустым разговорам — обсуждению новостей и спортивных мероприятий, пересказыванию анекдотов.

4. Зовите только тех, кого нужно.

Участниками встречи должны быть только те, кто причастен к конкретной проблеме. Оптимальное число участников — не более пяти. Никаких общих планерок, на которых весь коллектив покидает рабочие места и уходит в переговорку, изображая интерес.

5. Следуйте письменному плану.

Заранее формируйте повестку собрания и не отступайте от нее, что бы ни случилось.

6. Не бойтесь эскалации разговора.

Спокойная и доброжелательная атмосфера порой свидетельствует о том, что всем присутствующим нет никакого дела до проблемы.

7. Запретите вход с гаджетами.

Смартфоны и планшеты — лучший способ сотрудника спрятаться от обсуждения, изображая деловитость.

Марина Владимировна ПолеваяДоктор экономических наук, доцент, зав. кафедрой «Управление персоналом и психология» Финансового университета при Правительстве РФ (г. Москва).
Сергей Анатольевич ПолевойДоктор технических наук, профессор департамента менеджмента Финансового университета при Правительстве РФ (г. Москва).

14.02.18

Источник: http://www.alventa.ru/content/effektivnoe-soveshchanie-glavnye-pravila

12 способов сделать совещания эффективными и короткими

3 совета, как увеличить эффективность совещаний в 3 раза

Рассмотрим необычные примеры 12 компаний. Как они проводят деловые встречи?

1. Проводят совещания так, чтобы они запоминались

  • Назначают совещания в необычное время

Сотрудники компании TINYpulse, которая занимается разработкой программного обеспечения, редко забывают о встречах, потому что руководство назначает их в необычное время. Например, ежедневная встреча работников начинается в 8:48.

Такой подход практически искоренил опоздания. Это удивительно, но со стороны это выглядит так: в 8:48 все сотрудники встают со своих мест и идут в комнату для совещаний. Необычное время встреч, как отмечают в компании, способствует выработке условного рефлекса.

  • Выдают сотрудникам раскраски

Каждый четверг производитель детского питания Plum Organics раздает своим сотрудникам книги-раскраски и проводит креативную встречу, во время которой персонал рисует, общается в расслабленной обстановке.

Директор по инновациям Джен Браш говорит, что эта часовая встреча играет важную роль для развития новых продуктов компании. «Доказано, что раскрашивание во время встреч развивает активное слушание.

Оно намного эффективнее, чем мультизадачность или электронная почта», — считает он.

  • Вытаскивают сотрудников из зоны комфорта

Руководство компании-разработчика программного обеспечения LivePerson решило, что совещания — это хорошая возможность для сотрудников узнать друг друга получше.

Используя технику «связь до контента» (connection before content), лидеры в начале встречи задают сотрудникам вопрос, который заставляет их выйти из зоны комфорта.

Вопрос может быть, например, такой: «Возникают ли у вас какие-либо сомнения по поводу текущей работы?» Этот прием оказался настолько эффективным, что компания поделилась им со своими клиентами.

  • Предлагают задавать вопросы

Джош Неблетт, сооснователь и CEO компании Etailz, оставляет последние десять минут каждого совещания на вопросы и ответы. «Все менеджеры обычно утверждают, что в офисе действует политика открытых дверей.

Конечно, это звучит приятно и поднимает вашу самооценку, но если вы не будете стимулировать сотрудников на то, чтобы они действительно обращались к вам с вопросами, большинство из них вряд ли воспользуются этим шансом, — говорит Неблетт. – Такая же логика распространяется и на собрания.

Если никто ничего не спрашивает, я просто начинаю неотрывно смотреть на сотрудников, пока не появятся первые несколько вопросов. Вопросы всегда оказываются очень полезными и актуальными. Иногда достаточно всего пары минут, чтобы плотину прорвало».

Компания Genera Games, которая создает мобильные игры, проводит совещания на баскетбольной площадке. Сотрудники даже могут играть в процессе обсуждения каких-то проблем. «Мы стараемся, чтобы наши встречи проходили продуктивно и весело, — говорит Даниэль Энтренас, менеджер в Genera Games. – Разгоняя кровь, мы начинаем нестандартно мыслить, идеи становятся более креативными».

2. Повышают эффективность совещаний

  • Выдают сотрудникам ракетки для пинг-понга

Компания Brivo, поставщик софта для управления безопасностью, делает встречи актуальными при помощи правила «Нет старым темам». Сотрудники сигнализируют друг другу о том, что какая-то тема уже поднималась, поднимая ракетку для пинг-понга, на которой написано «Нет старым темам».

«Я начал замечать, что мы часто обсуждали одно и то же, — говорит президент и CEO компании Стив Ван Тил, который и ввел это правило. – Ракетка — это визуальное напоминание, но что еще более важно — это дает всем работникам компании возможность блокировать контрпродуктивные предложения каждый раз, когда они возникают».

Сегодня сотрудники компании Cvent редко опаздывают на совещания, потому что вице-президент ввел необычное наказание.

«В определенный момент у большинства сотрудников сложилась привычка опаздывать на встречи как минимум на 10 минут, что подрывало весь процесс, — рассказывает он. – Тогда я ввел правило, согласно которому опаздывающий должен петь перед коллективом.

Мы уже успели послушать и гимн, и поздравления с днем рождения, и детские песни. Такая практика оказалась очень эффективной: сегодня сотрудники крайне редко поют».

  • Вводят правила о финансировании благотворительной организации

Во время встреч в Keller-Williams Realty любой, у кого во время совещания звонит телефон, должен сделать пожертвование в благотворительную организацию. Такая политика, как считает руководство, сводит к минимуму случаи, когда по какой-то причине совещание прерывается.

3. Делают совещания короткими

  • Внедряют технологии, ограничивающие время

Агентство O3 World установило в конференц-зале технологию под названием Roombot.

Она предупреждает участников о запланированном совещании, а также выполняет много других полезных функций. В частности, под конец совещания в конферен-зале начинает гаснуть свет.

По сути, Roombot структурирует рабочий календарь команд и позволяет избежать накладок.

  • Используют секундомер и вводят систему символических штрафов

Команда сервиса Tripping.com устанавливает секундомер на 30 минут в начале каждой встречи, что позволяет по максимуму использовать выделенное время. Если встреча затягивается, человек, который собрал сотрудников, должен бросить $5 в корпоративную копилку.

Основатель и генеральный директор Tripping.com Джен О'Нил говорит, что принцип экономии времени стал ключевым в корпоративной культуре компании: «Это делает наши встречи более продуктивными», — уточняет она.

Консалтинговая фирма Just Fearless тоже устанавливает время для встреч — обычно 30 минут. При этом если совещание затягивается, у сотрудников забирают стулья. Все оставшееся время им приходится общаться стоя.

Такой метод стимулирует не затягивать совещания без цели и конкретной повестки. Правило действует везде — и в офисе, и в общественном месте.

В последнем случае сотрудники особенно пунктуальны, потому что не хотят притягивать к себе взгляды посторонних.

Команда мобильного приложения Buddytruk встречается по утрам  каждую пятницу, чтобы обсудить еженедельные итоги работы. Чтобы встречи не затягивались, руководство ввело забавное правило: последний выступающий должен 50 раз отжаться. Как отмечает руководство, сначала это было просто развлечение, но со временем традиция стала неотъемлемой частью корпоративной культуры.

По материалам Fast Company

Стефани Возза 

Источник: https://kontur.ru/articles/2796

Повышаем эффективность совещаний #основы #СЭД #ECMJ

3 совета, как увеличить эффективность совещаний в 3 раза

Идея совершенствования бизнес-процессов посредством автоматизации давно владеет умами людей, в частности руководителей. Неотъемлемой частью управления любым предприятием являются совещания, эффективность которых зависит от их правильной организации.

В какой степени информационные системы могут помочь в правильной организации совещаний? Рассмотрим фактическую сторону вопроса: для чего и как проводятся совещания. И на каких этапах могут помочь информационные системы и ECM-системы в частности.

Совещания в контуре управления компанией

Служебные совещания должны стоять в центре системы менеджмента компании. Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного вакуума и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов.

Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно бОльшем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.

Как правило, совещания классифицируют по периодичности и тематике.

По периодичности

●    разовые

●    регулярные

●    периодические

По виду

●    собрания руководящего состава (собрания акционеров, совещания ГД);

●    производственные;

●    проектные

●    мозговые штурмы и другие нестандартные совещания.

По цели

●    инструктивные

●    оперативные (так называемые «летучки»)

●    проблемные

По количеству участников

●    в узком составе-до 5 человек,

●    в расширенном составе-до 20 человек,

●    представительные – более 20 человек.

Цель инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цель оперативных совещаний – получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления.

Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах.

Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2–3 дней (либо по итогам недели).

Цель проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.

Кроме того, имеются специфические совещания, которые подчиняются более строгим правилам, такие как:

●    Собрания акционеров акционерных обществ

●    Собрания и заседания в органах исполнительной и законодательной власти

●    Судебные заседания

Это темы для отдельных материалов. Рассмотрим более «ординарные» служебные совещания, которые во много похожи с той или иной долей специфики.

Часто специфика регламента даже в большей степени зависит от культуры управления и корпоративной культуры в конкретной организации.

В то же время имеются рекомендации и наиболее рациональные практики, которые позволят сделать совещания наиболее эффективными.

Рассмотрим типовой, наиболее правильный, порядок проведения совещаний:

1. Подготовка и организация:

●    формулирование цели, темы и  необходимого результата;

●    формирование повестки совещания и плана совещания;

●    определение места проведения и списка участников.

●    подготовка материалов и информирование участников о предстоящем собрании.

2.  Проведение совещания:

●    обсуждение запланированных тем и вопросов совещания;

●    выработка и принятие решений;

●    подведение итогов и оформление протокола совещания;

●    утверждение, рассылка протокола и поручений к исполнению.

3. Контроль исполнения поручений:

●    мониторинг исполнения поручений совещания;

●    фиксация результатов исполнения поручений;

●    оценка исполнительской дисциплины.

4. Анализ совещаний:

●    анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах;

●    получение статистики затрат временных и рабочих ресурсов;

●    оценка качества совещаний и их совершенствование.

Корпоративная культура в организации определяет, как будут регламентированы (или не регламентированы) правила проведения совещаний. И обычно имеются формально закрепленные правила организации различных совещаний либо определенные неформально.

Это же касается порядка документального отражения проведенных совещаний (повестка, протокол, стенография и т.д.).

Могут быть определены различные правила в зависимости от количества человек, цели и вида совещания.

Имеются и нормативные требования по хранению протоколов различных совещаний, например, согласно перечню типовых архивных документов с указанием сроков хранения от 2010 г. установлены сроки хранения протоколов:

●    совещаний у руководителя организации – постоянно (оперативных совещаний – 5 л. ЭПК)

●    собраний трудовых коллективов организации – постоянно   

●    собраний структурных подразделений организации – 5 л. (при сложной структуре организации (структура в структуре) – 5 л. ЭПК)

●    документы протоколы рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации  – 5 л. (ЭПК – после завершения деятельности рабочих групп)

●    и т.д.

Использование СЭД для организации совещаний и заседаний

Следовать установленному порядку на деле оказывается не так просто. Почему? Низкая исполнительская дисциплина, недостаточный контроль исполнения решений, плохая организация… Причин может быть множество. Так, совещания проходят сумбурно, решения не принимаются и должного эффекта деловое собрание не дает.

Главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний являются руководители. Инициативы рядовых сотрудников не получают должного воплощения и развития без их поддержки.  Как упомянуто выше, совещания – неотъемлемая часть управления, значит, они должны стать самостоятельным звеном системы управления.

Требуются определенные усилия, чтобы это звено работало, было  результативным. Если в компании используется система электронного документооборота (СЭД), то имеет смысл автоматизировать управление совещаниями. Это будет особенно актуально для крупных организаций, а так же для организаций с территориально распределенной структурой.

 Функционал многих СЭД позволяет автоматизировать рутинную работу на всех этапах проведения служебных заседаний.

Этап проведения совещаний

Возможности автоматизации

Подготовка и организация

●    хранение всей информации в карточке совещания, где указаны участники, повестка, место проведения, прикреплены материалы;

●    учет резервирования помещения (с учетом бронирования его другими сотрудниками);

●    ведение расписания совещаний;

●    согласование в СЭД времени, места и других параметров совещания;

●    контроль ознакомления участников с информацией по совещанию, обратная связь;

●    рассылка иллюстративного материала к совещанию;

●    автоматическое напоминание о времени.

Проведение совещания

●    формирование протокола в соответствие с типовым формуляром;

●    рассылка, согласование и коллективная работа над протоколом, хранение протокола;

●    учет времени совещаний, в том числе по отдельным темам и выдача соответствующих отчетов.

Контроль исполнения поручений

●    автоматическая рассылка поручений и постановка на контроль;

●    отслеживание этапов исполнения поручений в информационной системе.

Анализ совещаний

●    анализ статистики совещаний позволяет фиксировать основные параметры совещаний: длительность, число участников, трудозатраты; выявлять наиболее эффективные совещания.

●    анализ принятых решений дополняет базу знаний компании.

Конкретные советы и примеры по использованию СЭД для проведения совещаний и заседаний вы можете почерпнуть в следующих материалах:

●    Избавляемся от хронофагов

●    Совещание закончилось, но это еще не конец:)

●    Еще немного о коллективной работе над документом (протоколом совещания)

●    Управление совещаниями и заседаниями в бизнес-решении DIRECTUM

Другие инструменты и новые тренды

В зависимости от вида совещания, периодичности и количества человек могут быть применены различные информационные технологии и их сочетания. Например, если многие участники совещания активно используют календари Outlook, то для планирования совещания, удобно использовать этот популярный офисный пакет. Некоторые СЭД позволяют использовать его совместно с возможностями СЭД.

В каких-то случаях информационные технологии могут вообще исключить необходимость проведения очного совещания. Встреча участников может происходить виртуально (например,  в Skype или Microsoft Lync).

Говоря о совещаниях нельзя не упомянуть, что большинство вендоров рынка ECM предлагают мобильные решения для доступа к корпоративной информационной системе и документам.

Таким образом, мобильный пользователь может, используя свой устройство (телефон или планшет), удаленно ознакомиться с планируемыми совещаниями.

А так же и на очном совещании воспользоваться возможностью оперативного доступа к электронным документам и иллюстративным материалам для совещания.

От хаоса к эффективности

Безусловно, все «узкие места» совещаний современные технологии закрыть не смогут, так как немаловажную роль в проведении совещаний имеют личностные и организационные моменты (такие как  неявка, намеренное отхождение от темы, слабая подготовка окладчиков по повестке дня и так далее).

Но, по крайней мере, возможность потери информации исключена, будет обеспечен четкий контроль исполнения резолюций и сократится время на подготовку отчетности. Как и прежде руководителю придется решать вопросы дисциплинарного характера, следить за тем, чтобы участники не отклонялись от заданной темы, подводить итоги обсуждений и фиксировать их в протоколе.

Итак, что делает совещание эффективным инструментом управления:

●    четкая регламентация;

●    автоматизация;

●    анализ совещаний и устранение недостатков;

●    постоянный мониторинг исполнения поручений;

●    встраивание совещаний в контур управления компанией.

Комплексный подход к решению любых задач бизнеса, в том числе организации и проведения совещаний, является залогом результативной работы всей компании в целом. 

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Povyshaem-ehffektivnost-soveshhanijj.aspx

Ваша работа
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: